Документы

Объяснительная записка работодателю об ошибке кассира при выдаче денежных средств по кассовым ордерам и последующем урегулировании с клиентами

Письменное объяснение работника кассы руководителю о расхождении при выдаче денег клиенту по кассовым документам: что произошло, как ошибка обнаружена и чем устранена. Помогает показать ситуацию открыто и отделить её от сокрытия недостачи.

Начните прямо здесь

Ответьте кнопками или Опишите своими словами

С чем вы обращаетесь к работодателю?

Так будет выглядеть готовый документГотовый документ

В Наименование работодателя

Должность и ФИО руководителя

Адрес работодателя: Адрес работодателя

от ФИО заявителя

Адрес заявителя для ответа: Адрес заявителя для ответа

Ваша должность: Ваша должность

Телефон для связи: Телефон для связи

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснение по факту расхождения суммы, выданной клиенту по кассовому документу

Обращаюсь как работник, в чьи обязанности входит работа с наличными денежными средствами и оформление кассовых документов при обслуживании клиентов. Дата документа мною была допущена ошибка при выдаче денежных средств клиенту: сумма, фактически выданная по кассовому ордеру, отличалась от суммы, указанной в кассовом документе (В чью сторону расхождение), на Сумма расхождения. Ошибка выявлена мною самостоятельно, о чём сообщаю до проведения проверки и до предъявления каких-либо претензий, чтобы расхождение по кассе не рассматривалось как скрытая недостача. Расхождение урегулировано с клиентом Дата урегулирования с клиентами: излишне выданные денежные средства возвращены клиентом, недостающая сумма доплачена клиенту в полном объёме. По итогам урегулирования получены письменные подтверждения отсутствия претензий: Чем подтверждено урегулирование. Исправления в уже подписанные кассовые документы мною не вносились.

Что ещё важно сообщить

Прошу принять настоящую объяснительную записку и учесть изложенные обстоятельства при оценке расхождения по кассе, а также дать указание оформить исправление кассовых документов надлежащим способом — путём составления новых кассовых ордеров (Какие кассовые документы требуют исправления) без изменения ранее подписанных документов.

Приложения:

Зелёное — предзаполнено Сиреневое — уточним в конструкторе

Любое поле можно отредактировать — и в чате, и прямо в предпросмотре

Оплата — после того, как проверите готовый документ

Ошибка при выдаче денег клиенту по кассовым документам — ситуация, в которой важна не только арифметика, но и то, как работник о ней сообщит. Если расхождение всплывёт позже, оно может выглядеть как скрытая недостача. Объяснительная записка позволяет изложить всё самому: в чём состояла ошибка, когда и как она обнаружилась, что уже сделано для устранения.

Шаблон подходит, когда нужно описать саму ситуацию и порядок её урегулирования с клиентами. В нём есть место и для просьбы о том, чтобы кассовые документы были исправлены надлежащим образом — новыми документами, а не правкой уже подписанных. А если работодатель уже ставит вопрос о возмещении расхождения, документ можно использовать как основу для письменных возражений: деньги возвращены клиентами, ущерба нет.

Готовьте записку по фактам: даты, суммы и формулировки сверяйте с кассовыми документами и своими записями, а правовые выводы и оценки оставляйте за специалистом. Шаблон задаёт структуру и тон — спокойный, деловой, без оправданий и обвинений.

Что регулирует документ

Выдали клиенту больше или меньше, чем указано в кассовом документе, и хотите сообщить об этом первым
Нужно объяснить, как расхождение обнаружено и чем устранено, чтобы оно не выглядело скрытой недостачей
Просите руководителя дать указание исправить кассовые документы новыми ордерами, а не правкой подписанных
Работодатель ставит вопрос о возмещении расхождения, а вы письменно возражаете: деньги возвращены клиентами
Хотите зафиксировать урегулирование с клиентами документально и в спокойном деловом тоне