Акт приема-передачи документов

Акт приема-передачи документов нужен передающей и принимающей сторонам, чтобы подтвердить передачу конкретного комплекта бумаг или файлов. В нем перечисляют фактически полученные документы и отражают результаты проверки, если она проводилась. Шаблон подходит для документов общего назначения, документации по соглашению о переводе долга и технической документации. Передача может происходить между гражданами, ИП и организациями.

В конструкторе выбирают вид каждого участника и того, кто подпишет акт. Гражданин или ИП может действовать лично, организацию может представлять руководитель, а любую сторону — представитель по доверенности. В зависимости от ситуации указывают имена или наименования, адреса, паспортные либо регистрационные данные, сведения о подписантах и их полномочиях. Для несовершеннолетних и недееспособных требуется особый порядок участия. При участии представителя важно сверить объем полномочий и дату доверенности.

Состав описи зависит от формы передачи: на бумаге, в виде файлов или одновременно обоими способами. Каждую позицию описывают отдельно, указывая название документа, его номер, серию или шифр, дату и количество с единицей учета. Отсутствие номера или даты прямо отмечают. В бумажной описи уточняют количество экземпляров и листов в каждом экземпляре, а также передан ли подлинник или копия. Для копий указывают вид заверения, а при смешанном комплекте форму передачи обозначают по каждой позиции.

Для файлов предусмотрена подробная опись: полное имя и формат файла, размер в байтах, алгоритм и контрольная сумма, сведения о файле электронной подписи. Если реквизит отсутствует или не определялся, это прямо указывают. Для электронных подлинников добавляют сведения об электронной подписи. Канал передачи описывают через идентификатор отправления или носителя: например, данные пакета в системе ЭДО, письма либо носителя. Пароли в акт не включают. Выбор подлинников или копий сам по себе не подтверждает проверку подлинности.

Полноту комплекта и состояние полученных документов отражают отдельно. Можно указать, что комплектность не проверялась, либо сопоставить полученное с документом-основанием и отметить полную или частичную передачу. В опись включают только фактически полученное. Непереданные документы перечисляют отдельно с реквизитами, количеством и единицами учета. Такой порядок позволяет описать и передачу с недостачей, и получение файлов без проверки.

Результат проверки состояния также выбирают по факту: проверка не проводилась, замечаний не выявлено или замечания обнаружены. В описании проверки уточняют, что именно сделали: сверили реквизиты, пересчитали экземпляры и листы, оценили читаемость бумаг или проверили открытие файлов. Замечания связывают с конкретными позициями описи. Не следует подтверждать проверку подлинности, если ее не проводили. Заявление об отсутствии претензий ограничивают фактически проверенными обстоятельствами.

Для технической документации указывают объект, к которому она относится: оборудование с моделью и заводским номером либо иной объект с точным обозначением и адресом. Если по документу-основанию комплект передают во временное пользование с возвратом, вносят согласованные дату и место возврата. Предусмотрен и вариант, при котором возврат настоящим актом не согласован. Цель передачи описывают отдельно; сама передача документации не означает переход права на описанный в ней объект.

По ситуации акту присваивают номер, добавляют документ-основание, время передачи и перечень других сопроводительных документов. Перед скачиванием готового акта сверяют описи с общим количеством бумажных листов и файлов. Бумажные листы учитывают по всем переданным экземплярам, а файлы электронной подписи включают и в опись, и в общее число файлов. Если бумаги или файлы не передавались, для соответствующего общего количества указывают ноль.

Когда пригодится

• При передаче документов, относящихся к соглашению о переводе долга
• Когда техническую документацию передают во временное пользование с согласованным возвратом
• При передаче комплекта одновременно на бумаге и в виде файлов
• Когда передана только часть согласованного комплекта и нужно зафиксировать недостачу
• Когда документы принимают без проверки полноты или состояния и важно отразить пределы приемки