Требование о письменном отказе

Требование о выдаче письменного отказа используют, когда заявителю отказали в просьбе, действии или услуге и ему нужен письменный ответ с причинами. Документ адресуют тому, от кого исходил отказ: нотариусу, органу власти, должностному лицу, организации или иному лицу. В требовании описывают первоначальное обращение и отказ, а затем выражают просьбу предоставить письменный ответ.

Начните заполнение с выбора того, кто отказал. Для нотариуса и для отказа органа ЗАГС в регистрации акта гражданского состояния предусмотрены специальные варианты. В частности, шаблон можно использовать при устном отказе нотариуса. Вариант для ЗАГС относится именно к отказу в регистрации акта. Для остальных адресатов форма решения и срок зависят от предмета обращения, поэтому важно выбрать подходящий вариант и точно описать свою просьбу.

В поле о предмете отказа укажите, какое действие, услугу, выплату или иной результат вы запрашивали. Для общего бланка опишите отказ полным предложением, например: «Отказано в выдаче документа». При заполнении специального варианта следуйте формулировке соответствующего вопроса. Из этого фрагмента должно быть понятно, в чём состоял отказ. Сведения о том, когда и как вы обращались, внесите в описание обстоятельств.

Подготовьте дату и способ первоначального обращения, его номер при наличии и сведения о документах, относящихся к отказу. Опишите обстоятельства так, чтобы они согласовывались с предметом требования и выбранным адресатом. Если отказ был устным, отразите это при изложении событий. В тексте важно различать первоначальную просьбу и нынешнее обращение: сейчас вы запрашиваете письменный отказ с указанием причин, а описание предыдущего обращения поясняет, к чему относится этот запрос.

Для шапки понадобятся полные ФИО адресата либо наименование органа или организации и почтовый адрес. Затем внесите сведения о заявителе, его адрес и контактный телефон. Шаблон предусматривает обращение гражданина, ИП или организации; регистрационные реквизиты используют в зависимости от выбранного статуса. ФИО и наименования согласуйте с текстом шапки. После обозначений «Адресат:» и «Заявитель:» используйте именительный падеж.

Отдельно определите, кто подписывает требование. Гражданин или индивидуальный предприниматель подписывает его лично. От имени организации без доверенности подписывает уполномоченный руководитель, чьи ФИО и должность указывают в соответствующих полях. Если обращение подписывает представитель по доверенности, внесите его ФИО и данные доверенности. Номер доверенности не является обязательным реквизитом: если он не присвоен, в строке номера можно указать «б/н».

Выберите, куда просите направить ответ: на электронную почту заявителя или письмом по его почтовому адресу. Для электронного ответа укажите адрес почты и проверьте его написание. Можно также оставить требование без строки с просьбой о направлении ответа. При необходимости предусмотрена отдельная строка о сроке исполнения требования либо сроке ответа. Указание запрашиваемого срока не изменяет срок, установленный законом или договором; доступен и вариант без такой строки.

Перед подготовкой готового документа укажите его дату и исходящий номер, если он используется. В список приложений добавляйте только фактически прилагаемые документы или копии. При подписании представителем укажите документ о его полномочиях. Перечень можно редактировать, а копии прилагаются самостоятельно. Перед скачиванием сверьте адресата, предмет отказа и сведения о первоначальном обращении. Убедитесь, что выбранный вариант соответствует ситуации: устному отказу нотариуса, отказу ЗАГС в регистрации акта или отказу другого адресата.

Когда пригодится

• Нотариус отказал устно, и нужно потребовать письменное изложение причин отказа.
• Орган власти или должностное лицо отказали в обращении, и нужен письменный ответ с причинами.
• ЗАГС отказал в регистрации акта гражданского состояния, и нужно запросить письменный отказ.
• Организация или иное лицо отказали в действии или услуге, и заявитель хочет получить причины отказа письменно.