Служебная записка

Служебная записка нужна, чтобы письменно изложить обстоятельства руководителю или другому адресату. Её составляет сотрудник, которому необходимо сообщить о событиях по месту работы или службы. Шаблон также предусматривает объяснение во внешний орган или организацию. В тексте можно ограничиться изложением фактов либо дополнить его просьбой или предложением.

При заполнении онлайн сначала выберите, куда предназначен документ: по месту работы или службы либо внешнему адресату. От этого зависит состав сведений об отправителе и получателе. Для внутренней записки предусмотрены должность и подразделение составителя, наименование организации, должность и ФИО руководителя. Если имеются воинское или специальное звание, классный чин, их можно указать отдельно.

Имена, должности и наименования вводятся в именительном падеже: конструктор подставляет их в нужной форме. При обращении к конкретному должностному лицу укажите его должность и известные ФИО, а название органа, организации или воинской части внесите в сведения об адресате. Для внешнего объяснения предусмотрен почтовый адрес получателя. Не все сведения нужны одновременно: ориентируйтесь на выбранный вариант документа.

Основная часть записки — последовательное описание произошедшего. Подготовьте даты, сведения об участниках и действиях: что было сделано или не сделано, когда это произошло и кем. Излагайте обстоятельства своими словами, без оценок. Перед переходом к просьбе проверьте, понятен ли порядок событий и можно ли из текста определить, к кому и к какому эпизоду относится каждое сообщение.

Если записка содержит просьбу или предложение, выберите соответствующий вариант и сформулируйте их законченными предложениями. Вводные слова тоже входят в текст поля: например, «Прошу…» или «Предлагаю…», а для организации — «Просим…» или «Предлагаем…». Когда задача состоит только в объяснении или докладе, поле просьбы можно оставить пустым. Дополнительное обращение к адресату не является обязательной частью каждой записки.

Состав сведений об отправителе зависит от того, выступает ли он как гражданин, индивидуальный предприниматель или организация. Для выбранного варианта могут понадобиться контактные данные, регистрационные реквизиты или исходящий номер. Если документ подписывается от организации, предусмотрены должность и ФИО подписанта. Личное объяснение работника или военнослужащего подписывает сам составитель.

В шаблоне предусмотрен и вариант подписания представителем по доверенности. Для него указываются ФИО представителя, дата выдачи доверенности и её номер, если он есть. Эти сведения заполняются при соответствующем способе подписания. Перед завершением документа проверьте данные подписанта и основание его полномочий; если документ о полномочиях фактически прилагается, его можно включить в перечень приложений.

Отдельно можно выразить пожелание получить ответ по почтовому адресу или электронной почте либо выбрать вариант без такой просьбы. Укажите адрес, соответствующий выбранному способу связи. Строка о направлении ответа обозначает пожелание отправителя: порядок и сроки ответа зависят от процедуры рассмотрения документа. Сам выбор способа связи не определяет, когда и в каком порядке будет рассмотрена записка.

При наличии приложений перечислите только фактически прилагаемые документы, указав названия, количество листов и экземпляров. Строки перечня можно изменять и удалять; ранее введённый текст приложений также доступен для редактирования. Копии документов прилагаются самостоятельно. Перед скачиванием готовой записки сверьте адресата, сведения об отправителе, дату, изложение обстоятельств и перечень приложений, а также проверьте подпись и её расшифровку.

Когда пригодится

• Нужно письменно сообщить руководителю об обстоятельствах события по месту работы или службы.
• Требуется изложить объяснение произошедшего для внешнего органа или организации.
• Нужно обосновать просьбу к руководителю обстоятельствами рабочего вопроса.
• Есть предложение по рабочему вопросу, которое нужно изложить вместе с пояснениями.