Объяснительная записка работника

Объяснительная записка работника нужна, чтобы изложить работодателю обстоятельства опоздания, отсутствия на рабочем месте или невыполнения поручения. Документ позволяет описать событие, объяснить его причины и отдельно обозначить свою позицию. Шаблон предусматривает как объяснение, запрошенное перед применением дисциплинарного взыскания, так и другую процедуру или добровольное изложение обстоятельств.

Составителем выступает работник, а получателем обычно указывают работодателя и конкретного адресата, которому направляется записка. В форме предусмотрены наименование работодателя или органа, ФИО и должность адресата. О себе работник сообщает ФИО, должность и подразделение. Эти сведения помогают связать объяснение с определённым сотрудником и местом работы. Личное объяснение подписывает сам составитель.

При заполнении шаблона онлайн сначала определяют повод: отсутствие на рабочем месте, опоздание, невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей либо другое событие. Если готового варианта недостаточно, предмет объяснения можно кратко назвать в отдельном поле. Причины и последовательность действий раскрывают далее в описании обстоятельств, поэтому краткое обозначение повода не нужно превращать в повтор всего текста записки.

Для описания события понадобятся дата, а при необходимости — время или период. В случае вопроса об исполнении работы указывают конкретную обязанность или поручение, выполнение которых поставлено под сомнение. Подробности излагают своими словами и по порядку: что произошло, когда и кем были совершены или не совершены действия. Такая последовательность позволяет сопоставить предмет объяснения с описанными обстоятельствами.

Шаблон подходит для разных позиций работника. Можно признать нарушение, указать, что нарушения не было, назвать причину уважительной либо выразить мнение о незаконности требования или поручения работодателя. Предусмотрен и собственный вариант позиции. Эти формулировки передают точку зрения составителя, поэтому при выборе важно ориентироваться на то, что он намерен сообщить по описанному событию.

Собственную позицию вводят отдельно от обстоятельств. В этом поле не требуется повторно пересказывать событие и его причины: здесь раскрывают отношение работника к произошедшему или предъявленному требованию. Например, при объяснении отсутствия описание события содержит соответствующие даты и причины, а выбранная позиция показывает, считает ли работник эту причину уважительной. Содержание этих частей должно быть согласовано.

Если к записке прилагаются подтверждающие документы, их перечисляют в едином поле приложений. Для каждой позиции указывают наименование, число листов и экземпляров. Отдельный перечень подтверждений для этого шаблона не заполняется. При отсутствии приложений можно выбрать соответствующий ответ. Если используется сохранённый перечень, его стоит проверить и отредактировать с учётом документов, которые фактически будут приложены к записке.

При выборе основания подготовки объяснения важно различать запрос работодателя перед дисциплинарным взысканием и другую процедуру или добровольное объяснение. Этот ответ описывает повод составления записки и должен соответствовать ситуации. Дата самого документа указывается отдельно от даты события: при проверке текста следует убедиться, что эти сведения не перепутаны, а названная обязанность или поручение соответствует изложенным обстоятельствам.

Перед скачиванием готовой объяснительной проверьте ФИО работника и адресата, должности, подразделение, даты и приложения. Убедитесь, что текст последовательно раскрывает выбранный повод и позицию, без противоречий между ответами и свободным описанием. При необходимости можно обозначить наличие просьб или предложений и выбрать пожелание о направлении ответа по электронной почте либо почтовому адресу. Такое пожелание касается способа связи; порядок и сроки ответа определяются процедурой рассмотрения документа.

Когда пригодится

• Нужно объяснить работодателю причины опоздания на работу.
• Работник отсутствовал на рабочем месте и хочет изложить причины, которые считает уважительными.
• Работодатель требует объяснить невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанности либо поручения.
• Работник не согласен с требованием работодателя и хочет изложить свою позицию в объяснительной.