Заявление об изменении личных данных

Заявление работника об изменении персональных данных используют, чтобы сообщить работодателю о новых личных сведениях и попросить обновить документы. Его составляет работник, чьи данные изменились, и адресует своему работодателю. В тексте отражают, какие сведения были указаны раньше, какими они стали и какой документ служит основанием для изменения.

В шаблоне предусмотрены два конкретных варианта просьбы: внести изменения в личное дело и кадровые документы либо дополнительно выдать копии документов с новыми данными. Выбор зависит от того, какой результат рассмотрения вы запрашиваете. Если нужны копии, их перечень указывают отдельно, чтобы просьба об обновлении сведений и просьба о выдаче документов были понятны из самого заявления.

Для заполнения шаблона онлайн подготовьте сведения о работодателе и о себе. В адресной части указывают наименование или ФИО работодателя, а при обращении к руководителю — его должность и полное имя в дательном падеже. В сведениях о работнике можно обозначить свою должность и подразделение. Проверьте написание имён и названий: адресат и автор обращения должны быть указаны последовательно во всём документе.

Главная часть заявления посвящена изменившимся персональным данным. Сначала обозначьте, какие именно сведения требуется обновить, затем внесите прежнее и новое значения в предназначенные для них поля. Если меняется несколько сведений, изложите их так, чтобы было ясно, какое новое значение заменяет каждое прежнее. Это особенно важно при заполнении свободного текста: общая фраза об изменении данных не передаёт содержание самой просьбы.

Отдельно укажите дату изменения данных и сведения о документе-основании: его наименование, номер и дату. Дату составления заявления заполните в своём поле. Она относится к обращению работника, а дата изменения — к обновляемым сведениям. Перед завершением сверьте новые данные и реквизиты основания с соответствующим документом, чтобы в заявлении не оказалось разных вариантов написания или случайно переставленных дат.

Просьбу работодателю сформулируйте в соответствии с выбранным вариантом. Если требуется обновить личное дело и кадровые документы, это действие должно быть прямо обозначено в тексте. При запросе копий перечислите, какие именно документы с новыми сведениями вы хотите получить. Перечень запрашиваемых копий отличается по назначению от списка приложений: в первом указывают то, что просят выдать, во втором — то, что прилагают к заявлению.

При необходимости можно добавить связанную с изменением данных просьбу. Формулируйте её через конкретное действие работодателя, чтобы она дополняла основное обращение. Если вы указываете желаемый срок выполнения просьбы, проверьте, что он выражен именно как запрос работника. Наличие такой формулировки в заявлении само по себе не означает согласование срока или подтверждение того, что документы уже изменены.

Контактные сведения и способ получения ответа заполняют с учётом порядка подачи заявления. Можно указать просьбу ответить по электронной почте или почтовому адресу либо обойтись без отдельного указания способа ответа. Если прилагаете подтверждающие документы или их копии, внесите их в список приложений; число листов и экземпляров укажите, когда это необходимо. Копии, названные в перечне, прилагаются самостоятельно.

Не все предусмотренные поля нужны в каждой ситуации: состав сведений зависит от выбранной просьбы и наличия приложений. Перед скачиванием готового документа проверьте, совпадают ли прежние и новые значения с вашим описанием изменений, верно ли указан документ-основание и ясно ли сформулирована просьба об обновлении кадровых документов. Если запрашиваются копии, убедитесь, что их перечень заполнен и относится к документам с новыми данными.

Когда пригодится

• Ваши персональные данные изменились, и нужно сообщить работодателю об изменении и документе, который его подтверждает
• Нужно обозначить, какие прежние сведения о вас следует заменить новыми в документах работодателя
• Вы хотите попросить работодателя внести изменившиеся сведения в личное дело и кадровые документы
• После изменения персональных данных вам нужны копии кадровых документов с обновлёнными сведениями