Заявление о дубликате трудовой книжки

Заявление работодателю о выдаче дубликата трудовой книжки в связи с отсутствием записей о предыдущей работе составляет работник, обнаруживший недостающие сведения. В обращении он просит выдать дубликат с такими сведениями и описывает, какие периоды работы не отражены в книжке. Для этого в шаблоне предусмотрены данные самой трудовой книжки, описание прежней работы и реквизиты подтверждающих документов.

Шаблон охватывает пропущенные записи об основной работе и сведения о работе по совместительству. При заполнении выбирают вариант, который соответствует отсутствующим записям. Для совместительства в описании периода работы отдельно обозначают этот характер занятости. Если пропущены сведения об основной работе, указывают соответствующего работодателя, должность и даты событий, которые требуется отразить.

Перед использованием шаблона необходимо проверить, вправе ли выбранный работодатель внести недостающие сведения. Наличие в форме подходящего варианта само по себе не подтверждает такую возможность. Для обращения нужны подтверждающие документы; работа по совместительству также подтверждается документом. Поэтому сведения о прежней работе и материалы, на которые опирается просьба, следует подготовить до заполнения соответствующих полей.

В конструкторе указывают серию, номер и дату заполнения трудовой книжки. Эти данные позволяют обозначить книжку, в которой отсутствуют записи. Отдельное поле предназначено для обстоятельств её заведения: в нём описывают фактическую ситуацию, связанную с появлением книжки. Реквизиты и описание обстоятельств должны относиться к той трудовой книжке, по поводу которой работник обращается за дубликатом.

Недостающие сведения раскрывают через наименование прежнего работодателя, период работы и должность. В зависимости от содержания пропуска указывают даты приёма, перевода или увольнения. Важно описать именно те события, записи о которых отсутствуют, и сверить их с подтверждающими материалами. Указание конкретного периода и должности делает содержание просьбы понятным без общей формулировки о недостающем стаже.

Для подтверждающих документов предусмотрено поле с их наименованиями и реквизитами. Здесь можно указать справки, копии приказов или сведения о трудовой деятельности, обозначив дату, номер и выдавшую организацию. Сами приложения перечисляют отдельно. Описание документа в содержательной части заявления и его включение в перечень приложений должны соответствовать тому материалу, который фактически подготовлен работником.

Адресную часть заполняют по данным работодателя, которому направляется просьба: указывают наименование или ФИО и почтовый адрес. Если обращение адресовано руководителю, его ФИО и должность вносят в дательном падеже. Работник сообщает полные ФИО, должность и подразделение, а при обращении бывшего работника — прежние. Почтовый адрес, телефон и электронную почту используют в соответствующих полях с учётом способа связи.

В заявлении ставят дату составления и при необходимости выбирают способ получения ответа: почтовым письмом, на электронную почту либо без отдельного указания способа. Выбор должен соответствовать порядку подачи обращения. Если заявление подписывает представитель и такой способ допустим, заполняют его ФИО и данные доверенности. Номер доверенности указывают при наличии, а документ о полномочиях учитывают в составе приложений.

После заполнения шаблона готовое заявление можно скачать. Перед использованием проверьте реквизиты трудовой книжки, выбранный вид отсутствующих сведений, работодателей, периоды работы и должности. Затем сопоставьте даты и описание пропущенных записей с подтверждающими документами. В перечне приложений оставьте только фактически прилагаемые материалы, при необходимости указав число листов и экземпляров; ранее сохранённый список можно отредактировать.

Когда пригодится

• В трудовой книжке пропущены записи о прежней основной работе, и вы хотите запросить дубликат
• Нужно попросить дубликат трудовой книжки с недостающими сведениями о работе по совместительству
• В просьбе о выдаче дубликата нужно отразить пропущенные сведения о переводах у прежнего работодателя
• Нужно объяснить работодателю обстоятельства заведения неполной трудовой книжки при обращении за дубликатом