Заявление о формате трудовой книжки

Заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде помогает работнику сообщить работодателю, какой формат сведений о трудовой деятельности он выбирает. Шаблон предусматривает переход на электронные сведения с выдачей бумажной книжки, а также продолжение её ведения на бумаге при сохранённом праве на этот вариант. Документ составляет работник и адресует своему работодателю.

Перед заполнением важно определить, доступен ли выбранный формат. Для впервые поступивших на работу действует ограничение, связанное с датой первого трудоустройства: после установленной даты бумажная книжка не оформляется. Переход с электронных сведений обратно на бумажную книжку также не предусмотрен. Поэтому наличие в конструкторе варианта о сохранении бумажного формата не означает, что им может воспользоваться любой работник. Этот вариант предназначен только для тех, у кого такое право сохранилось.

В конструкторе можно подготовить общее заявление, выбрать электронную трудовую книжку либо указать просьбу оставить бумажную. Отдельный вариант позволяет пояснить прежний выбор при переходе на электронные сведения. Сначала определите содержание обращения, затем последовательно внесите сведения о работодателе и о себе. Для адресной части понадобятся наименование работодателя или ФИО, а при обращении к руководителю — его должность и полное имя.

ФИО и должность руководителя для строки «Кому» указывают в дательном падеже. Сведения о работнике включают полное имя, должность и подразделение; для бывшего работника предусмотрено указание прежних должности и подразделения. Почтовые адреса и контактные данные заполняют с учётом содержания обращения и выбранного способа ответа. Условия появления отдельных вопросов зависят от ответов, поэтому не все предусмотренные сведения нужны в каждом случае.

В основной части выберите формат ведения сведений о трудовой деятельности. При наличии бумажной книжки в предусмотренное поле можно внести её серию и номер. Проверьте эти данные по самой книжке: они должны относиться именно к документу работника, от имени которого составляется заявление. Просьба о переходе на электронные сведения и просьба продолжить ведение бумажной книжки выражают разные решения, поэтому содержание заявления должно соответствовать выбранному варианту.

Если для обращения важна история прежнего выбора, её можно изложить отдельно. Шаблон позволяет сообщить, что ранее была выбрана бумажная книжка, или описать обстоятельства, препятствовавшие своевременному выбору. Такие пояснения добавляют при необходимости и формулируют полными предложениями. Для первого обращения без дополнительных обстоятельств предусмотрен вариант без пояснений: заполнять этот раздел только ради наличия текста не требуется.

В заявлении указывают дату документа. При необходимости можно обозначить просьбу направить ответ на электронную почту или по почтовому адресу либо оставить способ получения ответа без отдельного указания. Выбранный способ должен соответствовать порядку подачи заявления. Если к обращению прикладываются документы, внесите их в перечень приложений, указав число листов и экземпляров там, где это необходимо. В перечне должны остаться только фактически прилагаемые материалы.

Перед скачиванием сопоставьте выбранный формат, пояснения о прежнем решении и сведения о бумажной книжке. При переходе на электронные сведения бумажную трудовую книжку нужно получить и сохранить для подтверждения прежнего стажа. Готовое заявление фиксирует обращение работника к работодателю, а заполнение полей о контактах и приложениях помогает включить в него сведения, относящиеся к выбранной ситуации.

Когда пригодится

• Хотите выбрать электронные сведения о трудовой деятельности и попросить выдать бумажную трудовую книжку
• Ранее выбрали сохранение бумажной трудовой книжки, а теперь хотите перейти на электронные сведения
• Хотите продолжить ведение бумажной трудовой книжки при сохранённом праве на такой выбор
• Не смогли своевременно выбрать формат и хотите объяснить причины обращения при сохранённом праве выбора