Заявление о нотариальном дубликате

Заявление нотариусу о выдаче дубликата нотариального документа составляют при утрате документа. В нём указывают, какой документ требуется восстановить в виде дубликата, и приводят сведения для поиска экземпляра, который хранится у нотариуса. Обращение может исходить от гражданина, индивидуального предпринимателя или организации. В шаблоне также предусмотрен вариант заполнения через представителя по доверенности.

Применимость формы зависит от вида утраченного документа, хранения его экземпляра у нотариуса и права заявителя на получение дубликата. Эти обстоятельства нужно уточнить до подготовки обращения. Шаблон рассчитан на документы, для которых предусмотрена выдача дубликата. Адресатом указывают нотариуса — держателя экземпляра документа, а также адрес его конторы. Нотариус, совершивший действие, может отличаться от того, кому направляется заявление.

При заполнении онлайн сначала подготовьте известные сведения об утраченном документе. Его вид и название вносят отдельно от даты или периода совершения нотариального действия, реестрового номера и ФИО нотариуса. Если точная дата неизвестна, можно указать период либо написать «неизвестна»: отсутствие точной даты не является условием, исключающим обращение. Для неизвестных ФИО нотариуса и реестрового номера также предусмотрено прямое указание на отсутствие этих сведений.

В форме есть поле для ФИО гражданина или наименования организации, относящихся к нотариальному действию. При необходимости к ним добавляют сведения для поиска документа. Важно согласовать эти данные с названием утраченного документа и известными реквизитами. Если часть информации отсутствует, обозначьте это в соответствующем поле, чтобы в заявлении было понятно, какие сведения известны заявителю, а какие ещё не установлены.

Отдельно описывают статус заявителя, его связь с нотариальным действием и подтверждающие документы. Доступ к сведениям ограничен нотариальной тайной, поэтому одной цели получения дубликата недостаточно для подтверждения права на него. Цель можно включить в заявление при необходимости. При обращении через представителя указывают как основание права представляемого лица, так и документы о полномочиях самого представителя.

Состав сведений о заявителе зависит от выбранного варианта. Для гражданина предусмотрены полные ФИО, адрес для корреспонденции и контакты. Предприниматель или организация могут внести соответствующие регистрационные реквизиты; для организации предусмотрены ФИО и должность руководителя. Сведения о документе, удостоверяющем личность, заполняют, если они нужны для рассмотрения обращения. Все доступные поля не становятся обязательными только потому, что присутствуют в форме.

Вариант подписания выбирают с учётом того, кто обращается за дубликатом. Для представителя по доверенности указывают ФИО, дату выдачи доверенности и её номер, если он имеется. Если номера нет, поле допускает отсутствие значения или обозначение «б/н». Возможность подписания представителем зависит от вида заявления. В список приложений включают только документы или копии, которые действительно будут приложены, в том числе подтверждение полномочий по порядку подачи.

В завершение вносят дату заявления и при необходимости номер, проверяют перечень приложений и контактные данные. Если требуется, для приложений указывают количество листов и экземпляров; копии документов прилагают самостоятельно. В форме можно выразить просьбу о почтовом или электронном ответе либо не указывать способ отдельно. Выбор должен соответствовать порядку рассмотрения обращения. После проверки сведений готовое заявление можно скачать для дальнейшего обращения к нотариусу.

Когда пригодится

• Нотариальный документ утрачен, и нужно попросить дубликат у нотариуса, хранящего экземпляр, при наличии права на его получение.
• Нужен дубликат утраченного документа, право на который подтверждено, но точная дата действия или реестровый номер неизвестны.
• Экземпляр утраченного документа хранится у другого нотариуса, и за дубликатом нужно обратиться к нынешнему держателю при наличии права.
• За дубликатом утраченного нотариального документа обращается представитель, подтверждающий полномочия и право представляемого лица.