Заявление о выдаче документов и сведений

Заявление в администрацию о предоставлении документов и информации используют, когда по жилищному вопросу нужны копии документов, выписка или письменные сведения. В обращении обозначают объект запроса, объясняют связь заявителя с ним и перечисляют, что требуется предоставить. Шаблон предназначен для граждан, индивидуальных предпринимателей и организаций. Предусмотрено заполнение как при личном подписании, так и через представителя по доверенности.

В конструкторе можно выбрать форму запрашиваемого материала: заверенную копию документа, выписку из документа либо письменную информацию в виде справки по поставленным вопросам. Вариант выписки охватывает сведения из реестра или книги учёта. Выбор формы помогает точно выразить просьбу: копия относится к указанному документу, выписка — к нужным сведениям из него, а для письменной информации необходимо сформулировать вопросы, на которые заявитель просит ответить.

Заявление адресуют местной администрации или уполномоченному жилищному органу. В шапке указывают полное наименование получателя и почтовый адрес. Если запрос обращён к конкретному должностному лицу, предусмотрены отдельные поля для его ФИО и должности. Наименование органа заполняют отдельно от сведений о должностном лице. Когда обращение направляют непосредственно в орган или организацию, поле должности можно не заполнять.

Основная часть запроса строится вокруг жилищного вопроса и конкретного объекта. Здесь указывают адрес, связь заявителя с жильём и обстоятельства, из-за которых понадобились документы или сведения. В отдельном поле раскрывают цель запроса. Эти части стоит согласовать между собой: из описания должно быть понятно, к какому объекту относится обращение и для чего запрашивается выбранная копия, выписка или справка. Сведения, относящиеся к запросу, можно изложить своими словами.

Для перечня документов или вопросов предусмотрено отдельное поле. В нём указывают названия нужных документов, известные реквизиты и период, за который требуются сведения. При запросе письменной информации формулируют сами вопросы. Перед завершением важно проверить, что перечень действительно заполнен и соответствует выбранной форме предоставления. Указание только общей темы обращения оставляет нераскрытым, какие именно материалы заявитель хочет получить.

В зависимости от жилищного вопроса могут понадобиться дополнительные сведения о помещении и пользователях. Форма предусматривает вид жилья, адрес, общую площадь и основание пользования с реквизитами подтверждающего документа. Если нужны сведения о членах семьи и других лицах с правом пользования, указывают их ФИО, даты рождения и родство, включая временно отсутствующих с сохранённым правом. Эти данные заполняют по ситуации; они дополняют описание объекта и не заменяют перечень запрашиваемых материалов.

Сведения о заявителе вносят с учётом его статуса: полные ФИО или наименование, почтовый адрес, телефон и электронную почту для ответа. Для организации или предпринимателя предусмотрены соответствующие регистрационные реквизиты, для организации — также ФИО и должность руководителя. Если действует представитель, указывают его ФИО, дату доверенности и номер при наличии. Номер доверенности не является обязательным: для документа без номера поле можно оставить пустым или указать «б/н».

В завершение ставят дату заявления и при необходимости исходящий номер организации или предпринимателя. Способ получения ответа выбирают с учётом порядка обращения: можно обозначить просьбу о направлении по почте или электронной почте либо получение результата по правилам услуги. Указанный адрес электронной почты не заменяет предусмотренный канал электронной подачи. В список приложений включают только фактически прилагаемые документы или копии, при необходимости с числом листов и экземпляров. После заполнения шаблон можно скачать и проверить, совпадают ли объект запроса, перечень материалов, период и выбранная форма их предоставления.

Когда пригодится

• По жилищному вопросу нужны заверенные копии документов из администрации или уполномоченного жилищного органа
• Нужна выписка из документа, реестра или книги учёта по вопросу, связанному с жильём
• Требуется запросить письменную информацию в форме справки по конкретным жилищным вопросам
• Нужно запросить документы или сведения по жилищному вопросу через представителя по доверенности