Запрос о подлинности документа

Запрос о подтверждении подлинности документа — это письмо лицу, организации или органу, от имени которых предположительно выдан документ. В нём просят сообщить, выдавался ли указанный документ и совпадают ли содержащиеся в нём сведения с данными издателя. Такой запрос используют для проверки бумажного оригинала, копии бумажного документа или электронного документа.

Обращение может составить гражданин, индивидуальный предприниматель или организация. Предусмотрен и вариант проверки копии через представителя по доверенности. Адресатом выступает предполагаемый издатель: физическое лицо, предприниматель, организация или орган власти. При заполнении важно указать именно того адресата, от имени которого оформлен проверяемый документ, и его почтовый адрес.

Для подготовки запроса в конструкторе сначала определите вид проверяемого документа. Затем внесите его наименование, дату и номер, а при отсутствии номера укажите «без номера». Уточните, на чьё имя или в отношении кого он выдан, какие издатель и подписант обозначены в тексте. Эти сведения помогают описать предмет проверки. При этом в запрос не следует включать лишние персональные данные.

В обстоятельствах проверки опишите, с чем связано обращение: с договором, ранее направленным запросом, конкретным событием или иной ситуацией. Укажите относящиеся к ней даты и реквизиты. Если доступ к запрашиваемым сведениям зависит от особого статуса или полномочий, отразите их. Отдельное внимание нужно уделить основанию доступа к сведениям о третьих лицах: в зависимости от запроса могут понадобиться подтверждающие документы или согласие.

Содержание письма можно дополнить конкретными просьбами. Например, сформулировать, какие сведения требуется сообщить, какие документы предоставить и что разъяснить относительно проверяемого документа. Каждую просьбу удобно начинать соответствующим глаголом и связывать с определёнными данными, периодом и желаемой формой предоставления. Это позволит отделить вопрос о факте выдачи от уточнения отдельных сведений, указанных в документе.

В разделе заявителя укажите ФИО либо наименование организации и необходимые контактные данные. В зависимости от статуса заявителя могут использоваться ИНН и регистрационные реквизиты. Если запрос подписывает руководитель организации, предусмотрены поля для его ФИО и должности. Для представителя по доверенности внесите ФИО, дату выдачи доверенности и её номер, если он есть. Также укажите дату самого запроса и исходящий номер при его наличии.

Для проверки предусмотрите читаемую копию документа. Если проверяется электронный документ, подготовьте исходный файл и файл подписи при её наличии. Бумажный оригинал направляют только при необходимости по применимому порядку. В перечне приложений укажите исключительно те материалы, которые фактически прикладываете. Документы о полномочиях представителя и праве доступа к сведениям включают в состав приложений, когда они необходимы для этого обращения.

В завершение выберите желаемый способ получения ответа: электронную почту, почтовое письмо или другой вариант с нужными реквизитами. Способ можно также описать в тексте запроса, например указать получение лично или через представителя. Его допустимость зависит от порядка предоставления сведений и ограничений доступа. Перед скачиванием готового документа сопоставьте реквизиты проверяемого документа, вопросы, контакты и фактический состав приложений.

Когда пригодится

• Возникли сомнения, выдавал ли документ тот, от чьего имени он оформлен
• Нужно уточнить у предполагаемого издателя, совпадают ли сведения в копии с его данными
• Требуется запросить подтверждение выдачи и содержания электронного документа
• Нужно обратиться к предполагаемому издателю документа через представителя по доверенности