Акт приема-передачи

Акт приема-передачи нужен передающей и принимающей сторонам, чтобы подтвердить, что, когда и кому передано. В нем обозначают предмет передачи, участников и фактические обстоятельства вручения. Шаблон позволяет составить краткий акт без дополнительных сведений или включить документ-основание, информацию о представителях, приложения и заявление об отсутствии претензий в пределах проведенной проверки. Готовый документ можно скачать после заполнения полей.

Участниками передачи могут быть граждане, индивидуальные предприниматели и организации. Акт оформляют между передающей и принимающей сторонами; для каждой отдельно указывают, кто участвует и кто подписывает документ. Предусмотрены личное подписание, подписание руководителем организации и участие представителя по доверенности. Вариант «Лично» предназначен для дееспособного гражданина или предпринимателя. Для несовершеннолетних и недееспособных требуется особый порядок участия, поэтому обычный вариант личного подписания к ним не применяют.

При заполнении в конструкторе понадобятся полные имена или наименования сторон и их адреса. Состав остальных сведений зависит от выбранного участника: для гражданина предусмотрены паспортные данные и дата рождения, для организации или предпринимателя — соответствующие регистрационные и налоговые реквизиты. Не нужно заполнять все возможные поля подряд. Сведения следует соотнести с видом стороны и способом подписания, чтобы в акте были указаны именно участник передачи и фактический подписант.

Если документ подписывает представитель, вносят его имя, должность или статус, дату доверенности, ее номер при наличии и объем полномочий. Для руководителя организации указывают основание полномочий в родительном падеже, например «устава». Перед завершением заполнения важно проверить компетенцию руководителя, полномочия представителя и дату доверенности. Имя фактического подписанта и его должность или статус заполняют в именительном падеже, как предусмотрено соответствующими полями.

Предмет передачи обозначают кратко, а подробную опись заполняют в самом акте. Если передаются деньги, указывают сумму и валюту; если документы — вид комплекта. Далее вносят дату и точное место фактической передачи: полный адрес или другое однозначное описание места вручения. При необходимости добавляют время и часовой пояс. Дату и место составления акта указывают отдельно: место составления может отличаться от того, где фактически передали предмет.

Номер акта и сведения о документе-основании включают по ситуации. Если основание указывается, понадобятся его название, номер и дата; название заполняют в форме, подходящей после слов «на основании». Также можно определить количество экземпляров и записать, кому и сколько экземпляров передано. Эти данные стоит сверить между собой до скачивания, как и даты, сведения об участниках и описание предмета передачи.

Заявление об отсутствии претензий добавляют только в отношении фактически проверенных обстоятельств без выявленных нарушений. Например, можно подтвердить проверенное количество мониторов и наличие кабелей питания. Перечень должен точно обозначать предел подтверждения: оно не охватывает другие обстоятельства и скрытые недостатки. Выявленные замечания фиксируют отдельно, поэтому общая фраза об отсутствии претензий не должна подменять описание результатов проверки.

К акту можно добавить перечень готовых сопроводительных документов, в том числе копий доверенностей или иных подтверждений, если они нужны в конкретной ситуации. Указывают только фактические приложения, а уже перечисленные в самом акте документы повторять не требуется. Готовые документы прилагают стороны. Перед скачиванием проверьте, что перечень приложений соответствует подготовленным материалам, а сведения о передаче и пределах проверки отражают то, что стороны действительно зафиксировали.

Когда пригодится

• При передаче имущества между организациями с фиксацией фактически полученного
• Когда граждане передают комплект документов и хотят подтвердить его получение
• Когда передачу или приемку осуществляет представитель по доверенности
• Когда стороны хотят подтвердить отсутствие претензий только по фактически проверенным обстоятельствам