Докладная записка

Докладная записка предназначена для сообщения вышестоящему руководству о нарушении, происшествии или проблеме в работе. Её составляет сотрудник или руководитель, которому нужно изложить обстоятельства и последствия события. В документе можно только сообщить о случившемся для рассмотрения либо дополнить описание предложениями по изложенным обстоятельствам.

В конструкторе предусмотрены два направления содержания: нарушение работником трудовых обязанностей и другие обстоятельства, включая происшествие, рабочую проблему или предложение. Выберите вариант, соответствующий предмету докладной. Если речь идёт о конкретном нарушении, понадобятся сведения о работнике и событии. Для общей формы основное внимание уделяется описанию обстоятельств и их последствий.

Для адресной части подготовьте ФИО составителя, его должность и подразделение, наименование организации, должность и ФИО руководителя. Имена и должности вводятся в именительном падеже, а нужную форму конструктор подставляет при составлении документа. Звание или классный чин указываются при наличии. Сведения о получателе должны соответствовать тому руководителю, которому предназначено сообщение.

В основной части последовательно опишите, что произошло, когда и кем было сделано или не сделано. Отдельное поле позволяет изложить последствия события. Держитесь известных фактов и не заменяйте описание оценками участников. Проверьте, согласуются ли даты и действия в разных частях текста: руководителю должно быть понятно, какое именно событие стало поводом для докладной и какие последствия вы сообщаете.

Для докладной о нарушении работником предусмотрены его должность и ФИО, дата и время нарушения, а также сведения о документе и пункте, устанавливающем соответствующую обязанность. Эти данные относятся к выбранному варианту и не требуются для каждой общей докладной. Заполняя их, сверьте сведения о сотруднике и формулировку обязанности с тем событием, которое описано в основной части записки.

В варианте о нарушении можно выбрать, предлагаете ли вы затребовать объяснение и рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании либо только сообщаете о нарушении для рассмотрения. Выбранная формулировка отражает содержание обращения составителя и не предрешает результат рассмотрения. Для других обстоятельств предусмотрено поле предложений; дополнительную просьбу в нём указывают при необходимости.

Шаблон позволяет оформить документ по месту работы или службы, а также выбрать объяснение во внешний орган или организацию. При выборе внешнего адресата проверьте его наименование, известные сведения о должностном лице и адрес. Контактные и регистрационные данные отправителя заполняются в зависимости от того, от чьего имени направляется документ. Для организации предусмотрены исходящий номер, должность и ФИО подписанта.

Способ подписания выбирается отдельно. Личное объяснение работника или военнослужащего подписывает сам составитель; для предусмотренного варианта с представителем заполняются его ФИО и сведения о доверенности. При необходимости можно добавить пожелание о направлении ответа по почте или электронной почте. Такая строка обозначает способ связи, а порядок и сроки ответа определяются процедурой рассмотрения документа.

Если к докладной прилагаются документы, включите в перечень их названия, количество листов и экземпляров. Добавляйте только то, что действительно будет приложено; строки списка и ранее введённый перечень можно редактировать. Копии готовых документов прилагаются самостоятельно. Перед скачиванием сверьте дату докладной, данные составителя и руководителя, обстоятельства и последствия события, предложения и выбранную формулировку о рассмотрении нарушения.

Когда пригодится

• Нужно сообщить вышестоящему руководству о нарушении работником трудовых обязанностей.
• Произошло происшествие, об обстоятельствах и последствиях которого нужно доложить руководству.
• В работе возникла проблема, и нужно изложить её руководителю вместе с предложениями по решению.
• Нужно предложить затребовать у работника объяснение и рассмотреть вопрос о дисциплинарном взыскании.