Гарантийное письмо

Гарантийное письмо используют, чтобы письменно подтвердить собственное обязательство и указать срок его исполнения. Отправителем может быть гражданин, индивидуальный предприниматель или организация. Письмо адресуют получателю, перед которым подтверждают оплату, погашение своего долга либо исполнение другого обязательства по договору. Этот шаблон рассчитан на обязательство, у которого уже есть основание.

В конструкторе выбирается, что именно подтверждает отправитель: оплату по заключённому договору, признание и погашение своего долга или исполнение своего договорного обязательства. Для оплаты предусмотрены товары, работы, услуги, аренда и иное исполнение. Так можно подготовить письмо об оплате услуг предпринимателем, погашении задолженности организацией или оплате товаров с указанием НДС. Содержание зависит от выбранного основания и предмета обязательства.

Опишите, что именно должен исполнить отправитель, включая предмет и объём. Для связи письма с основанием предусмотрены наименование договора или иного документа, его номер и дата. Укажите дату, не позднее которой гарантируется исполнение, и при необходимости место исполнения. Если обещанный срок отличается от договорного, сверьте условия согласования его изменения. При заполнении важно различать срок, указанный в письме, и условия документа, на котором основано обязательство.

Если письмо касается денег, укажите подтверждаемую сумму в рублях. Для признания долга предусмотрены дата, на которую он подтверждается, и состав задолженности. В составе можно отразить основной долг, проценты и неустойку с соответствующими суммами, если именно эти требования входят в подтверждаемую задолженность. Сверьте состав с общей суммой. Для перечисления денег предусмотрены счёт получателя, наименование банка, БИК и корреспондентский счёт.

НДС отражается по договору, счёту или иному основанию подтверждаемой суммы. Если налог включён в сумму, предусмотрены поля для его ставки и суммы в рублях. Для суммы без НДС указывается основание такого отражения. Статус отправителя сам по себе не определяет наличие налога в цене покупки. Если сведения о НДС неизвестны, предусмотрен вариант без их указания; не подставляйте ставку или основание по предположению.

В зависимости от предмета письма понадобятся дополнительные сведения. Для оплаты товаров указывается, какие товары оплачиваются. В письме об аренде предусмотрены адрес объекта, кадастровый номер, площадь и начало и окончание оплачиваемого периода. Эти данные помогают конкретизировать подтверждаемое обязательство. Заполняйте их по относящимся к нему документам и проверяйте, что объект, период и сумма соответствуют описанию оплаты.

Сведения об отправителе и получателе заполняются с учётом их статуса. Предусмотрены ФИО или наименование, адрес и соответствующие регистрационные реквизиты. Паспортные данные и дата рождения гражданина добавляются по отдельному выбору. Отправитель указывается в именительном падеже, адресат — в дательном. Для конкретного получателя в организации можно выбрать должность и ФИО; выбранное пустое поле оставляет место для заполнения от руки.

Перед завершением выберите подписанта: гражданина или ИП лично, руководителя по уставу либо представителя по доверенности. При необходимости добавьте подпись главного бухгалтера с его ФИО, тему письма, контакты, приложения и место для печати. Проверьте обращение, основание обязательства, сумму и обещанную дату исполнения. После заполнения полей онлайн готовое гарантийное письмо можно скачать.

Когда пригодится

• Нужно письменно признать собственную задолженность и подтвердить намерение ее погасить.
• Покупатель хочет подтвердить свое обязательство по оплате товаров по заключенному договору.
• Заказчику нужно письменно подтвердить оплату работ или услуг по действующему договору.
• Арендатору нужно подтвердить обязательство по оплате аренды конкретного объекта.
• Отправитель хочет подтвердить предмет и объем собственного неденежного обязательства по договору.