Уведомление

Уведомление используют, чтобы письменно сообщить адресату о факте, принятом решении или намерении. Его может составить гражданин, индивидуальный предприниматель, организация или орган власти. Получателем также может быть гражданин, ИП, организация либо орган власти. В тексте важно обозначить само сообщение и его связь с конкретным событием, договором или иным отношением, чтобы адресат понимал, о чём и в связи с чем его уведомляют.

Шаблон предусматривает общий вариант уведомления, составление от имени предпринимателя или организации, подписание представителем по доверенности и личное вручение под подпись. При этом для конкретного уведомления могут действовать специальные требования к содержанию, срокам и способу направления. Перед заполнением следует проверить, подходит ли общий текст для нужного случая. Сам выбор способа вручения в конструкторе не означает, что он допустим для любого сообщения.

Для начала укажите тип отправителя и адресата, их ФИО полностью либо наименования организаций или органов власти. Подготовьте почтовые адреса и необходимые контактные сведения. В зависимости от выбранных сторон могут использоваться ИНН, ОГРН или ОГРНИП, телефон и электронная почта. Адрес получателя нужно сверить с требованиями к направлению конкретного уведомления: от него зависит, куда будет адресован подготовленный документ.

Основная часть заполняется связным текстом. Опишите факт, решение или намерение полными предложениями, укажите относящиеся к ним даты и основания. Если сообщение связано с договором или иным отношением, обозначьте эту связь. Полезно различать дату события и дату, с которой решение вступает в силу, если в вашей ситуации это разные даты. Отдельно вносят дату самого документа, а для организации или предпринимателя при наличии — исходящий номер.

К сообщению можно добавить обращение с просьбой или предложением. Оно должно быть самостоятельным полным предложением: от гражданина и ИП используется форма «прошу», от организации — «просим». Если документ только сообщает сведения, дополнительное обращение можно оставить пустым. Предусмотрена и строка о способе ответа: по электронной почте, письмом по почтовому адресу либо без такой строки. Само по себе уведомление не устанавливает общей обязанности отвечать.

Подписание настраивается отдельно. При личном подписании гражданин или ИП подписывает уведомление сам; от организации выступает руководитель или другое лицо, уполномоченное действовать без доверенности. Для руководителя предусмотрены ФИО и должность. Если документ подписывает представитель по доверенности, указывают его ФИО, дату выдачи доверенности и номер, если он присвоен. Отсутствие номера не препятствует использованию этого варианта, поэтому выдумывать его для заполнения не нужно.

В качестве способа вручения можно выбрать личную передачу под подпись адресата на втором экземпляре, почтовое отправление с подтверждением доставки, передачу через нотариуса или допустимый для данного уведомления электронный способ. Выбор должен учитывать специальные требования и условия договора, если сообщение с ним связано. После подготовки документа направление организуют отдельно. Для уведомления важно сохранить подтверждения его содержания, направления и доставки.

Если вместе с уведомлением направляются документы, включите перечень приложений. Указывайте только фактически прилагаемые материалы, их названия, количество листов и экземпляров. Сохранённый перечень можно отредактировать, а отдельные строки списка — изменить или удалить. Документ о полномочиях представителя включают, когда он направляется адресату. Копии приложений подготавливают самостоятельно. Перед скачиванием сверьте перечень с комплектом документов, проверьте адрес получателя, даты, основания сообщения и сведения о подписанте.

Когда пригодится

• Нужно письменно сообщить о событии, связанном с договором или иными отношениями с адресатом
• Нужно уведомить гражданина, предпринимателя или организацию о принятом решении
• Нужно сообщить адресату о своём намерении и основаниях планируемых действий
• Нужно дополнить сообщение просьбой или предложением и указать удобный способ ответа