Уведомление о даче объяснений

Уведомление о предоставлении объяснений используют, когда работодателю нужно запросить у работника письменное объяснение конкретных обстоятельств. Поводом может быть отсутствие на рабочем месте, опоздание, невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанности либо поручения. Документ адресуют работнику, от которого хотят получить объяснение. В нём описывают событие и обозначают, в какой срок и куда представить письменный ответ.

В конструкторе сначала выбирают, что именно работник должен объяснить. Для отсутствия и опоздания важны дата и время события либо соответствующий период. Если речь идёт о выполнении работы, указывают неисполненную обязанность или поручение. Вариант «Другое» позволяет описать иные обстоятельства для объяснения. Формулировка должна давать адресату понятное представление о том, по какому событию запрашивается его письменное объяснение.

Для связи события с условиями работы предусмотрено поле о документах, устанавливающих обязанность. Здесь можно привести относящиеся к ситуации положения и реквизиты правил внутреннего трудового распорядка, трудового договора или должностной инструкции. Отдельно указывают документы, подтверждающие основание уведомления. Сведения об обязанности, времени события и подтверждающих документах стоит сверить между собой, чтобы запрос последовательно описывал одни и те же обстоятельства.

Особого внимания требует срок представления объяснения. Работнику необходимо предоставить установленный срок для объяснения, учитывая полные рабочие дни по его графику. При заполнении срок сопоставляют с графиком и фактической датой вручения; если уведомление вручено позднее намеченного, срок переносят. В подсказке предлагается вести отсчёт с рабочего дня, следующего за вручением. В соответствующее поле вносят срок с предлогом «до», затем место и адрес представления объяснения.

Для оформления адресной части понадобятся полное имя работника и сведения о работодателе. В зависимости от ситуации заполняют почтовые и электронные адреса, телефон и регистрационные реквизиты отправителя. Наименование работодателя или ФИО указывают в именительном падеже. В документе также предусмотрены дата и исходящий номер. Контактные данные следует согласовать с выбранным способом передачи уведомления и местом, куда работнику предлагается представить объяснение.

Основной текст можно дополнить обращением с просьбой предоставить объяснение. От организации используется форма «просим», от гражданина или ИП — «прошу». Отдельная строка о способе ответа позволяет попросить направить его на электронную почту или по почтовому адресу работодателя; эту строку можно исключить. Она сама по себе не устанавливает общей обязанности отвечать. Если строка включена, проверьте её согласованность с указанными сроком и местом представления объяснения.

Уведомление подписывает работодатель либо его представитель. Для организации предусмотрены ФИО и должность руководителя; при подписании по доверенности вносят ФИО представителя, дату выдачи доверенности и её номер, если он есть. Отсутствие номера не препятствует использованию доверенности. Документ о полномочиях включают в приложения, когда его направляют адресату. Другие приложения также перечисляют только при фактической передаче, указывая названия, количество листов и экземпляров. Копии документов прикладывают самостоятельно.

При подготовке выбирают способ вручения: лично под подпись на втором экземпляре, почтовым отправлением с подтверждением доставки, через нотариуса или электронной почтой при допустимости такого способа. Требования к передаче для конкретного уведомления проверяют отдельно. Доказательства содержания, направления и доставки сохраняют у работодателя. Перед скачиванием готового документа ещё раз проверьте описание события и срок: работнику должен быть предоставлен установленный срок для объяснения с учётом его графика и фактического вручения.

Когда пригодится

• Работодателю нужно запросить письменное объяснение причин отсутствия работника на рабочем месте
• Нужно получить от работника письменное объяснение причин опоздания на работу
• Работодатель запрашивает объяснение по факту невыполнения работником возложенной на него обязанности
• Нужно запросить объяснение обстоятельств ненадлежащего выполнения конкретного поручения