Уведомление о смене реквизитов

Уведомление контрагента об изменении реквизитов составляют, чтобы передать партнёру по договору новые данные для платежей или переписки. Документ нужен при смене адреса, банковских реквизитов либо нескольких видов сведений одновременно. В нём можно связать изменения с конкретным договором и обозначить дату, с которой следует учитывать обновлённую информацию.

Уведомление направляет сторона, у которой изменились реквизиты. Отправителем может быть гражданин, индивидуальный предприниматель или организация, а адресатом — её контрагент. В конструкторе предусмотрены варианты для изменения адреса, банковских и иных реквизитов. Если обновилось несколько видов данных, выберите соответствующий вариант и опишите изменения вместе, сохраняя понятную связь между прежними и новыми сведениями.

Для заполнения подготовьте номер и дату договора. Если номер не присвоен, укажите дату и предмет договора, чтобы адресат мог определить, к каким отношениям относится сообщение. Отдельно внесите дату уведомления и исходящий номер, если он используется. Дату самого документа и дату применения новых реквизитов следует различать: для начала использования обновлённых данных предусмотрено отдельное поле.

Содержание уведомления должно ясно показывать, что именно изменилось. Приведите прежние и новые реквизиты так, чтобы контрагент мог сопоставить их без догадок. Изложите сведения полными предложениями, укажите, когда произошло изменение или когда оно вступает в силу. Если обращение содержит просьбу учитывать новые данные, сформулируйте её прямо. Для гражданина и ИП используется «прошу», для организации — «просим»; отдельное обращение можно не добавлять, если документ только сообщает сведения.

В сведениях о сторонах укажите полные ФИО или наименования и адреса для корреспонденции. В зависимости от выбранного статуса могут понадобиться ИНН, ОГРН или ОГРНИП, телефон и электронная почта. Эти данные помогают обозначить отправителя и получателя. Перед завершением проверьте, что новые реквизиты в основном тексте согласуются со сведениями об отправителе и что прежний адрес не оказался указан как актуальный по ошибке.

Выбор подписанта зависит от того, кто оформляет уведомление. Гражданин или ИП может подписать его лично. От организации при выборе личного подписания действует руководитель или другое лицо, уполномоченное действовать без доверенности; для руководителя предусмотрены ФИО и должность. Если подписывает представитель по доверенности, внесите его ФИО и дату доверенности. Номер доверенности указывается при его наличии.

При необходимости добавьте просьбу направить ответ по электронной почте или почтовому адресу отправителя. Можно выбрать вариант без такой строки. Эта просьба сама по себе не устанавливает общей обязанности контрагента отвечать. Проверьте контактные сведения в шапке: именно из них берётся адрес для ответа, поэтому он должен соответствовать выбранному способу связи.

В шаблоне можно указать способ вручения: лично под подпись на втором экземпляре, почтовым отправлением с подтверждением доставки, через нотариуса или электронной почтой, если такой способ допустим для уведомления. При выборе учитываются требования договора и применимые требования к направлению сообщения. Адрес доставки и электронную почту получателя нужно проверить отдельно, а доказательства содержания, направления и доставки — сохранить.

Если вместе с уведомлением направляются документы, включите их в перечень приложений с названием, количеством листов и экземпляров. Документ о полномочиях представителя укажите, когда он также передаётся адресату. В перечне должны оставаться только фактически направляемые материалы. После заполнения проверьте договор, состав изменений, дату их применения и данные сторон, затем скачайте готовое уведомление для выбранного способа вручения.

Когда пригодится

• Изменились банковские реквизиты, и нужно передать контрагенту новые данные для платежей
• После смены адреса нужно сообщить партнёру по договору, куда направлять корреспонденцию
• Одновременно изменились несколько реквизитов, и нужно сообщить о них в одном уведомлении
• Нужно уведомить контрагента, с какого момента использовать новые реквизиты по договору