Заявление об оплате поездки в отпуск

Заявление о компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно составляет работник для обращения к работодателю. В нём можно попросить предварительную оплату до поездки либо возмещение уже понесённых расходов. Шаблон предусматривает отдельные варианты для оплаты только проезда, только провоза багажа или обоих видов расходов.

При выборе шаблона учитывайте его назначение: он связан с работой в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности и компенсацией проезда в пределах России. Для заполнения предусмотрены населённый пункт и регион места работы. До подготовки обращения нужно уточнить северный статус места работы и право на компенсацию с учётом установленной периодичности. Также учитывается связь возникновения права на компенсацию с правом на ежегодный оплачиваемый отпуск. Само заполнение заявления не подтверждает наличие права на выплату.

Содержание просьбы зависит от момента обращения. До поездки указывается сумма по примерной стоимости, а также расчёт по выбранному маршруту и тарифам и дата отъезда. После поездки вносится сумма к возмещению с учётом действующего порядка компенсации. Если ранее была получена предварительная оплата, её нужно указать при окончательном расчёте и учесть в запрашиваемой сумме. Расчёт примерной стоимости и сведения о фактических расходах заполняются для соответствующей ситуации.

Для описания поездки понадобятся период отпуска, маршрут и вид транспорта. В маршруте обозначьте пункты отправления и назначения, место использования отпуска и обратный путь. Проверьте, чтобы описание отражало поездку в обе стороны и соответствовало расходам, об оплате которых идёт речь. Выбор только провоза багажа означает, что просьба касается именно этой части расходов; при выборе проезда и багажа сведения должны охватывать оба вида затрат.

После поездки подготовьте сведения о подтверждающих документах: билетах, багажных квитанциях и иных подтверждениях расходов. В предусмотренном поле можно указать их наименования, номера, даты и суммы. Фактически прилагаемые документы перечислите также в приложениях, при необходимости обозначив число листов и экземпляров. Сопоставьте перечень с тем, что будете прилагать самостоятельно: упоминание документа в заявлении не заменяет его приложение.

Порядок компенсации зависит от работодателя. Для федеральных, региональных и муниципальных работодателей учитываются соответствующие правила, для других — положения коллективного договора, локальных актов и трудового договора. При подготовке заявления имеют значение ограничения по транспорту, багажу и подтверждающим документам. Возможность предварительной оплаты также нужно соотнести с применимым порядком. Наличие такого варианта в шаблоне само по себе не определяет условия выплаты.

В адресной части укажите работодателя, а при обращении к руководителю — его должность и ФИО в дательном падеже. Внесите полное ФИО работника, должность и подразделение, дату заявления и нужные контактные данные. При необходимости выберите допустимый способ получения ответа: по электронной почте, почтовым письмом или без отдельного указания. Перед скачиванием проверьте выбранный момент оплаты, состав расходов, маршрут, сумму с учётом ранее полученных средств и перечень приложений. Эти сведения должны согласовываться между собой и отражать вашу поездку.

Когда пригодится

• Работаете на Крайнем Севере или в приравненной местности и просите предварительно оплатить отпускную поездку по России, если применимый порядок это допускает
• При наличии права на северную компенсацию хотите возместить только стоимость проезда по России к месту отпуска и обратно
• При наличии права на северную компенсацию хотите возместить только расходы на провоз багажа в отпускной поездке по России
• После отпускной поездки по России нужен окончательный расчёт северной компенсации с учётом ранее полученной предварительной оплаты