Требование работодателя предоставить персональные данные членов семьи: законность и ваши права
Проанализируем вашу ситуацию с точки зрения действующего законодательства. Вы столкнулись с устным требованием работодателя предоставить СНИЛС и даты рождения ваших жены и детей для «внутренней отчетности» и подключения к программе ДМС. Давайте разберем, насколько это правомерно.
Анализ правового статуса запрашиваемых сведений
Прежде всего, определим, что такое персональные данные. Согласно закону, это:
"любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 3)
СНИЛС и дата рождения в совокупности с информацией о родственной связи с вами (женой, детьми) — это, безусловно, персональные данные ваших родственников. Вы как работник не являетесь их законным представителем, если речь не идет о малолетних детях, но и в этом случае вы действуете в их интересах, а не по требованию работодателя.
Общие требования при обработке персональных данных работника
Трудовое законодательство устанавливает жесткие рамки для работодателя. Ключевая норма, прямо регулирующая ваш вопрос, содержится в статье 86 Трудового кодекса РФ. Она гласит, что:
"все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие" (Источник: "Трудовой кодекс Российской Федерации", статья 86)
Эта норма защищает вас как работника, но она не дает работодателю права требовать данные о членах вашей семьи, так как это уже данные третьих лиц.
Прямой запрет на сбор данных о членах семьи
Закон содержит прямой запрет на получение работодателем персональных данных о членах семьи работника без его согласия. Важно понимать, что это означает на практике: ваш руководитель не вправе истребовать у вас сведения о семье, ссылаясь на внутренние нужды.
Более того, Конституция РФ устанавливает фундаментальный принцип:
"Сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются" (Источник: "Конституция Российской Федерации", статья 24)
Эта норма гарантирует каждому гражданину, включая ваших родственников, защиту от вмешательства в частную жизнь.
Необходимость согласия субъектов персональных данных
Федеральный закон "О персональных данных" четко определяет главное условие обработки персональных данных:
"Обработка персональных данных допускается в следующих случаях: 1) обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 6)
Само согласие должно соответствовать строгим требованиям:
"Субъект персональных данных принимает решение о предоставлении его персональных данных и дает согласие на их обработку свободно, своей волей и в своем интересе. Согласие на обработку персональных данных должно быть конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 9)
Таким образом, ваша жена и совершеннолетние дети должны лично и осознанно дать согласие на обработку их данных вашим работодателем. Вы не можете сделать это за них.
Если персональные данные получаются не от самого субъекта, закон обязывает оператора (вашего работодателя):
"до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить субъекту персональных данных следующую информацию: 1) наименование либо фамилия, имя, отчество и адрес оператора или его представителя; 2) цель обработки персональных данных и ее правовое основание; 2.1) перечень персональных данных; 3) предполагаемые пользователи персональных данных; 4) установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных; 5) источник получения персональных данных" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 18)
Просто попросить вас устно принести СНИЛСы родных — это грубое нарушение всей правовой процедуры.
Оценка целей сбора данных: ДМС и «внутренняя отчетность»
Работодатель заявляет две цели: подключение к ДМС и внутренняя отчетность.
Касательно ДМС: Если ваш работодатель действительно хочет подключить членов вашей семьи к корпоративной программе добровольного медицинского страхования, то это делается исключительно в интересах вас и вашей семьи, но требует заключения договора. В этом случае обработка данных может осуществляться на основании того, что:
"обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 6)
Однако, даже в этом случае, данные должны получаться от самих субъектов (ваших родственников) с их информированного согласия, а не через вас под принуждением. Никакой «внутренней отчетности» как законной цели для сбора персональных данных членов семьи не существует. Это формулировка, не предусмотренная законом, а значит, является незаконной.
Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора, а содержание и объем данных должны соответствовать заявленным целям и не быть избыточными.
Последствия отказа с вашей стороны и гарантии защиты
Ваш отказ предоставить запрашиваемые сведения не может быть основанием для каких-либо дисциплинарных взысканий. Почему?
Определение дисциплинарного проступка таково:
"За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания..." (Источник: "Трудовой кодекс Российской Федерации", статья 192)
Предоставление персональных данных ваших родственников не входит в ваши трудовые обязанности. Более того, работодателю запрещено:
"требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и иными федеральными законами" (Источник: "Трудовой кодекс Российской Федерации", статья 60)
А перечень документов, которые вы обязаны предоставить при трудоустройстве (и уж тем более в процессе работы), исчерпывающе определен статьей 65 ТК РФ. СНИЛСов, дат рождения членов семьи там нет. Закон однозначен:
"Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации" (Источник: "Трудовой кодекс Российской Федерации", статья 65)
Если работодатель попытается вас уволить, объявить выговор или иным образом ухудшить ваше положение из-за отказа, это будет считаться дискриминацией в сфере труда:
"Никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах... в зависимости от ... семейного ... положения ... а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника" (Источник: "Трудовой кодекс Российской Федерации", статья 3)
Любое незаконное воздействие на вас может быть обжаловано в суд или Государственную инспекцию труда.
Выводы и рекомендации
- Требование незаконно. Устное распоряжение руководства предоставить СНИЛС и даты рождения жены и детей для «внутренней отчетности» не имеет под собой правовых оснований. Это прямое нарушение федерального законодательства о персональных данных и Трудового кодекса.
- Согласие обязательно. Ваш работодатель обязан получить отдельное, письменное, информированное согласие от самих субъектов — вашей жены и детей. Вы не уполномочены давать такое согласие от их имени без соответствующей доверенности (для совершеннолетних).
- Вы имеете право отказаться. Ваш отказ не является дисциплинарным проступком. Требование не связано с вашими трудовыми обязанностями и не предусмотрено законом.
- Защищайте свои права. Если на вас оказывают давление, поступайте следующим образом:
- Запросите письменное основание. Вежливо попросите предоставить вам письменный запрос с указанием конкретных целей сбора данных, нормативного обоснования и разъяснением юридических последствий отказа. Это часто останавливает незаконные устные требования.
- Направьте письменный отказ. Сошлитесь на статью 86 ТК РФ и нормы Федерального закона «О персональных данных», указав, что предоставить данные без личного согласия субъектов и вне установленных законом целей вы не можете.
- Фиксируйте нарушения. Если последуют угрозы или притеснения, записывайте разговоры (предупредив об этом), сохраняйте документы.
- Обращайтесь за защитой. В случае реальных дисциплинарных взысканий или ухудшения условий труда немедленно обращайтесь с жалобой в Государственную инспекцию труда или к адвокату для подготовки иска в суд о восстановлении ваших прав, компенсации морального вреда и отмене незаконного приказа.
