Может ли архив при администрации района отказаться принимать дела постоянного хранения и на каких основаниях

Является ли немотивированный отказ архива правомерным и какие основания отказа существуют

Ключевой момент для вашей ситуации: фирма — негосударственная организация, а принимающая сторона — архив как структурное подразделение органа местного самоуправления (администрации района). Обязанность и право архива принять документы зависят от того, в каком правовом режиме вы их передаёте, — в режиме «источника комплектования» (публичная обязанность) либо в режиме договорных отношений (документы частной/иной формы собственности).

Сначала — о том, что именно относится к Архивному фонду РФ: форма собственности на документы не исключает их из состава фонда.

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
— ст. 5 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Это означает: даже документы, находящиеся в частной собственности вашей фирмы, если они по своей ценности отнесены к Архивному фонду РФ (например, по личному составу или управленческой документации, прошедшей экспертизу ценности), подлежат режиму ФЗ № 125-ФЗ. Сам факт «частной формы собственности» не снимает с организации обязанности по обеспечению их сохранности и по передаче в архив в определённых случаях.

Разграничение двух режимов прямо установлено статьёй 20 закона:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. 2. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.
   — ст. 20 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 1

Здесь ключевая норма для негосударственных организаций — последнее предложение: включение вашей фирмы в список источников комплектования (а значит, и возникновение у муниципального архива корреспондирующей обязанности принимать ваши документы) осуществляется только на основании договора. Если договор с администрацией заключён (а он у вас заключён), то архив обязан принимать ваши документы на условиях этого договора — немотивированное уклонение от исполнения договора неправомерно.

Статья 21 закона прямо описывает два разных пути поступления документов в архив:

1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. 2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ) 3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, научными организациями, включенными в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и собственниками указанных документов.
   — ч. 1 ст. 21 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Для документов, находящихся в частной собственности (а именно таковы документы вашей частной фирмы), поступление в муниципальный архив происходит на основании договора (ч. 3 ст. 21). Этот договор у вас есть. Следовательно, архив при наличии действующего договора не вправе произвольно отказаться принимать документы — отказ может быть обоснован только несоответствием передаваемых дел требованиям договора и правилам упорядочения, а не немотивированным «не примем».

Обязанность же организации передавать документы именно в упорядоченном состоянии закреплена статьёй 23:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации обеспечивают в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, отбор, подготовку и передачу в упорядоченном состоянии документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственные и муниципальные архивы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств органов и организаций, передающих документы. (В редакции Федерального закона от 18.06.2017 № 127-ФЗ) 3. Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления. 4.
   — ч. 2 ст. 23 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

1. Негосударственные организации обеспечивают отбор и передачу в упорядоченном состоянии в государственные и муниципальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности, с правом возмещения произведенных на эти цели расходов за счет средств соответственно федерального бюджета в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, бюджета субъекта Российской Федерации в порядке, установленном органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, и бюджета муниципального образования в порядке, установленном органом местного самоуправления. 4. При реорганизации государственных органов архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых государственных органов. 5. При изменении структуры органов местного самоуправления архивные документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам местного самоуправления. 6. При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций.
   — ч. 3 ст. 23 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Практический вывод из этих норм: закон не даёт архиву права на произвольный, немотивированный отказ. Отказ правомерен только при наличии конкретных законных оснований. Законные основания, на которые архив вправе сослаться, сводятся к следующему закрытому (по сути) перечню:

1. Отсутствие действующего договора или утрата договором силы (ч. 2 ст. 20, ч. 3 ст. 21 ФЗ № 125-ФЗ) — если организация не включена в список источников комплектования и нет договора, у архива нет обязанности принимать документы (кроме документов, отнесённых к муниципальной собственности).

2. Неупорядоченное состояние дел — передача производится только «в упорядоченном состоянии» (ч. 2 и ч. 3 ст. 23). Если дела не подшиты/не пронумерованы/не соответствуют правилам, архив вправе вернуть их на доработку.

3. Отсутствие утверждённых в надлежащем порядке описей — для дел постоянного хранения и по личному составу описи должны быть согласованы с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения и утверждены руководителем организации. Основание — Правила, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24 (их соблюдение обязательно для архива):

1.2. Государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации (далее - архивы) осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - архивные документы) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и настоящими Правилами. 1.3. В настоящих Правилах используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе № 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2019, № 12, ст. 1221) (далее - Федеральный закон № 149-ФЗ). 1.4. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности 2 , архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы. 1.5.
— п. 1.2 Правил, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24

1. Несоответствие сроков хранения — документы с истёкшими, но не достигшими предельного временного срока хранения (ст. 22 ФЗ № 125-ФЗ) архив вправе не принимать досрочно в качестве документов постоянного хранения, если договором не предусмотрено досрочное депонирование.

2. Отсутствие надлежащего оформления ярлыков и справочного аппарата — Правила № 24 требуют оформления первичных средств хранения:

6.5. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем. Допускается дополнение ярлыка: полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой; названием архивного фонда; штрих-кодом, радиочастотным идентификатором; отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время; отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения. Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром. VII. Особенности хранения электронных документов 7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется: на физически обособленных носителях - в двух экземплярах, один из которых является основным, другой - рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей; в информационной системе архива - на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов. 7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются: применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;
— п. 6.5 Правил, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24

Итог: немотивированный отказ «по устному указанию» не имеет законного основания. Если договор действует и дела упорядочены, архив обязан их принять, а его отказ должен быть мотивирован конкретной нормой (неупорядоченность, отсутствие согласованных ЭПК описей, отсутствие договора и т. п.). Требуйте письменный мотивированный отказ.

Кто утверждает описи дел постоянного хранения: ЭК организации или ЭПК архива — и как это влияет на правомерность отказа

Это, по-видимому, наиболее вероятная «скрытая» причина отказа в вашем случае, даже если её не называют. Вы указали, что «описи согласованы с нашей экспертной комиссией и утверждены». Важно: собственная экспертная комиссия (ЭК) организации — не то же самое, что экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного учреждения.

Из совокупности норм ФЗ № 125-ФЗ следует двухступенчатая процедура экспертизы ценности и утверждения описей:

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. (В редакции федеральных законов от 18.06.2017 № 127-ФЗ, от 14.07.2022 № 339-ФЗ) 2. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается. 3. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов. 4. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. (В редакции Федерального закона от 11.06.2021 № 170-ФЗ) 5. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к уникальным документам, порядок учета, хранения и использования таких документов определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
   — ч. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Обязанность обеспечить сохранность (включая надлежащий учёт, составление и утверждение описей) лежит на организации. Но для документов, отнесённых к Архивному фонду РФ и передаваемых на постоянное хранение, окончательное решение о ценности принимает не ЭК организации, а ЭПК уполномоченного органа в сфере архивного дела (либо ЦЭПК/ЭПК соответствующего архивного учреждения). Описи дел постоянного хранения и по личному составу должны быть согласованы ЭПК и лишь затем утверждены руководителем организации. На это прямо указывает порядок работы архивов и источников их комплектования, установленный Правилами № 24:

1.2. Государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации (далее - архивы) осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - архивные документы) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и настоящими Правилами. 1.3. В настоящих Правилах используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе № 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2019, № 12, ст. 1221) (далее - Федеральный закон № 149-ФЗ). 1.4. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности 2 , архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы. 1.5.
— п. 1.2 Правил, утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24

Практическое следствие для вас: если ваши описи согласованы только с ЭК фирмы, а не с ЭПК муниципального архивного учреждения, у архива появляется формальное законное основание для отказа — «описи не согласованы в установленном порядке». Это самый распространённый на практике случай отказа. Поэтому перед спором проверьте именно этот момент:

• Если ЭПК архивного учреждения описи согласовала — отказ немотивирован и неправомерен.
• Если описи согласованы только ЭК фирмы — архив вправе вернуть их на процедуру согласования с ЭПК, и это уже не «самоуправство», а исполнение действующих правил. В этом случае отказ следует оформить письменно с указанием именно этого основания.

Вывод: утверждение описей вашей ЭК недостаточно для передачи дел постоянного хранения в муниципальный архив — требуется согласование ЭПК архивного учреждения; отсутствие такого согласования является законным основанием для отказа, и это надо отличить от произвольного немотивированного отказа.

Порядок действий при отказе: письменное требование, жалоба, оспаривание в суде

Архив как структурная единица органа местного самоуправления обязан отвечать на обращения и давать мотивированный письменный ответ. Направьте письменное заявление о приёме документов с приложением договора, описей, сведений об упорядочении дел — и потребуйте письменного ответа.

1. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо: 1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение; 2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия; (В редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ ) 3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина; 4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов
   — ч. 1 ст. 10 ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случая, указанного в части 1 1 настоящей статьи. (В редакции Федерального закона от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 1 1 . Письменное обращение, поступившее высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения. (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 настоящего Федерального закона, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
   — ч. 1 ст. 12 ФЗ от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Из этих норм следует: на ваше письменное обращение архив обязан дать письменный ответ по существу в течение 30 дней (с возможным продлением не более чем на 30 дней с уведомлением). Немотивированное «не примем» без письменного документа — нарушение порядка рассмотрения обращений, на которое можно ссылаться.

Если письменный отказ получен или ответ в срок не дан — отказ можно оспорить. Поскольку отказ архивного органа (действующего от имени органа местного самоуправления) затрагивает ваши права, защита возможна по двум направлениям:

1. Административно-судебное — оспаривание отказа (бездействия) органа местного самоуправления по правилам КАС РФ как действий органа публичной власти. Основание — отказ должен быть мотивирован законом и не нарушать ваши права.

2. Гражданско-правовое — поскольку между вами и администрацией заключён договор, уклонение архивной стороны от его исполнения даёт право требовать понуждения к исполнению обязанности в натуре и возмещения убытков:

Защита гражданских прав осуществляется путем: признания права; восстановления положения, существовавшего до нарушения права, и пресечения действий, нарушающих право или создающих угрозу его нарушения; признания оспоримой сделки недействительной и применения последствий ее недействительности, применения последствий недействительности ничтожной сделки; признания недействительным решения собрания; (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 30.12.2012 № 302-ФЗ) признания недействительным акта государственного органа или органа местного самоуправления; самозащиты права; присуждения к исполнению обязанности в натуре; возмещения убытков; взыскания неустойки; компенсации морального вреда; прекращения или изменения правоотношения; неприменения судом акта государственного органа или органа местного самоуправления, противоречащего закону; иными способами, предусмотренными законом.
— ст. 12 ГК РФ

1. Лицо, право которого нарушено, может требовать полного возмещения причиненных ему убытков, если законом или договором не предусмотрено возмещение убытков в меньшем размере. 2. Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода). Если лицо, нарушившее право, получило вследствие этого доходы, лицо, право которого нарушено, вправе требовать возмещения наряду с другими убытками упущенной выгоды в размере не меньшем, чем такие доходы.
   — п. 1 ст. 15 ГК РФ

Способ «присуждение к исполнению обязанности в натуре» прямо назван в ст. 12 ГК — это и есть требование обязать архив принять документы по договору. А отказ от исполнения договора при отсутствии на то законных оснований — это форма злоупотребления правом и недобросовестного поведения, которая запрещена:

Не допускаются осуществление гражданских прав исключительно с намерением причинить вред другому лицу, действия в обход закона с противоправной целью, а также иное заведомо недобросовестное осуществление гражданских прав (злоупотребление правом). Не допускается использование гражданских прав в целях ограничения конкуренции, а также злоупотребление доминирующим положением на рынке. 2. В случае несоблюдения требований, предусмотренных пунктом 1 настоящей статьи, суд, арбитражный суд или третейский суд с учетом характера и последствий допущенного злоупотребления отказывает лицу в защите принадлежащего ему права полностью или частично, а также применяет иные меры, предусмотренные законом. 3. В случае, если злоупотребление правом выражается в совершении действий в обход закона с противоправной целью, последствия, предусмотренные пунктом 2 настоящей статьи, применяются, поскольку иные последствия таких действий не установлены настоящим Кодексом. 4. Если злоупотребление правом повлекло нарушение права другого лица, такое лицо вправе требовать возмещения причиненных этим убытков. 5. Добросовестность участников гражданских правоотношений и разумность их действий предполагаются. (Статья в редакции Федерального закона от 30.12.2012 № 302-ФЗ)
— п. 1 ст. 10 ГК РФ

Дополнительно: при незаконном отказе органа местного самоуправления причинённые вам убытки (например, расходы на хранение, доработку, аренду) возмещаются за счёт казны муниципального образования:

Вред, причиненный гражданину или юридическому лицу в результате незаконных действий (бездействия) государственных органов, органов местного самоуправления либо должностных лиц этих органов, в том числе в результате издания не соответствующего закону или иному правовому акту акта государственного органа или органа местного самоуправления, подлежит возмещению. Вред возмещается за счет соответственно казны Российской Федерации, казны субъекта Российской Федерации или казны муниципального образования.
— ст. 1069 ГК РФ

Вывод: первым шагом требуйте письменный мотивированный отказ (срок ответа — 30 дней). При неправомерном отказе — оспаривание в суде (административном порядке — оспаривание отказа органа публичной власти; гражданско-правовом — понуждение к исполнению договора и взыскание убытков за счёт казны муниципального образования). Подсудность — районный (городской) суд общей юрисдикции по месту нахождения органа; срок на обращение в суд — 3 месяца со дня, когда стало известно о нарушении права.

Риски для организации и ответственность сторон

Вам важно учитывать и оборотную сторону: пока документы не переданы в архив, обязанность обеспечить их сохранность лежит на вашей фирме. Отказ архива не освобождает вас от этой обязанности и не даёт права уничтожать или забрасывать документы.

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. (В редакции федеральных законов от 18.06.2017 № 127-ФЗ, от 14.07.2022 № 339-ФЗ) 2. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается. 3. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов. 4. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. (В редакции Федерального закона от 11.06.2021 № 170-ФЗ) 5. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к уникальным документам, порядок учета, хранения и использования таких документов определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
   — ч. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Уничтожение документов Архивного фонда РФ запрещено (ч. 2 ст. 17). Поэтому, даже споря с архивом, вы обязаны продолжать хранить дела надлежащим образом. Нарушение правил хранения, комплектования и учёта архивных документов влечёт административную ответственность:

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - (В редакции Федерального закона от 09.02.2009 № 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей. (В редакции Федерального закона от 15.10.2020 № 341-ФЗ)
— ст. 13.20 КоАП РФ

Эта норма важна в обе стороны: (1) она подтверждает, что на негосударственной организации лежит публичная обязанность по правильному хранению — и если вы после отказа архива перестанете хранить дела, штраф будет применён к вам; (2) она же показывает, что вся конструкция архивирования носит публично-правовой характер, поэтому произвольное поведение архива (немотивированный отказ принять документы, подлежащие приёму по договору) — не частное, а публичное правонарушение со стороны должностных лиц, и его можно обжаловать, в том числе через прокуратуру.

Сроки временного хранения (на случай, если архив ссылается на «преждевременность» передачи) прямо установлены:

Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы: 1) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций - 15 лет; (В редакции Федерального закона от 11.02.2013 № 10-ФЗ) 2) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет; 3) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет; 4) для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов: а) записей актов гражданского состояния - 100 лет;
— ст. 22 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Для органов местного самоуправления и муниципальных организаций срок — 5 лет; для иных категорий — по пунктам ст. 22. Если ваши дела имеют постоянный срок хранения и договор предусматривает их приём, ссылка архива на «рановато» неправомерна — постоянные сроки не ограничены предельным сроком временного хранения.

Вывод: невыполнение фирмой обязанности по сохранности документов Архивного фонда РФ — административно наказуемо (ст. 13.20 КоАП РФ), поэтому до урегулирования спора храните дела надлежащим образом; одновременно немотивированный отказ архива принять документы при действующем договоре неправомерен и подлежит обжалованию (судебному и через органы прокуратуры/уполномоченный орган в сфере архивного дела).