Работа под чужой ЭЦП по 44-ФЗ: обязан ли работодатель создать отдельную подпись и кто несет ответственность

Обязан ли работодатель оформить сотруднику собственную ЭЦП; законно ли подписывать чужой

Документы в контрактной системе 44-ФЗ подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), сертификат которой содержит сведения о её владельце.

1. использование усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - усиленная электронная подпись) для подписания электронных документов, предусмотренных настоящим Федеральным законом; (В редакции Федерального закона от 31.12.2017 № 504-ФЗ ) 4) (Пункт утратил силу - Федеральный закон от 31.12.2017 № 504-ФЗ ) 2. Порядок функционирования единой информационной системы, предоставления информации и документов из единой информационной системы, требования к технологическим и лингвистическим средствам единой информационной системы, в том числе требования к обеспечению автоматизации процессов сбора, обработки информации в единой информационной системе, порядок информационного взаимодействия единой информационной системы с иными информационными системами, в том числе в сфере управления государственными и муниципальными финансами, устанавливаются Правительством Российской Федерации. (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 360-ФЗ ) 3. Единая информационная система содержит: 1) (Пункт утратил силу - Федеральный закон от 01.05.2019 № 71-ФЗ ) 2) планы-графики; 3) информацию о реализации планов-графиков; (В редакции Федерального закона от 01.05.2019 № 71-ФЗ ) 4) (Пункт утратил силу - Федеральный закон от 08.08.2024 № 318-ФЗ ) 5) информацию о закупках, предусмотренную настоящим Федеральным законом, об исполнении контрактов; 6) реестр контрактов, заключенных заказчиками; 6 1 ) единый реестр участников закупок;
   — п. 3 ч. 1 ст. 4 ФЗ № 44-ФЗ

Ключевой момент — кто является «владельцем сертификата». По 63-ФЗ владелец сертификата — лицо, которому сертификат выдан.

1. владелец сертификата ключа проверки электронной подписи - лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи; 5) ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи; 6) ключ проверки электронной подписи - уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее - проверка электронной подписи); 7) удостоверяющий центр - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель либо государственный орган или орган местного самоуправления, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом; (В редакции Федерального закона от 30.12.2015 № 445-ФЗ) 8) аккредитация удостоверяющего центра - признание соответствия удостоверяющего центра требованиям настоящего Федерального закона; (В редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ) 81) аккредитация доверенной третьей стороны - признание уполномоченным федеральным органом соответствия юридического лица требованиям настоящего Федерального закона к доверенной третьей стороне;
   — п. 4 ст. 2 ФЗ № 63-ФЗ

Из этого следует: ЭЦП (ключ электронной подписи) — это персональный инструмент конкретного физического лица, указанного в квалифицированном сертификате. Если новый сотрудник подписывает закупочные документы подписью другого работника, он тем самым выдаёт в документах не своё, а чужое лицо как автора волеизъявления — то есть фактически совершает действия под видом другого человека. Сам по себе 44-ФЗ и 63-ФЗ такого «делегирования» ЭЦП без надлежащего правового основания не предусматривают.

При этом работодатель не обязан выдавать «отдельную подпись» каждому сотруднику, если у того нет функции подписания документов. Но как только сотрудника фактически заставляют подписывать закупочные документы, у него должно быть одно из двух законных оснований действовать от имени организации:

1. Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.).
   — п. 1 ст. 182 ГК РФ

То есть законный механизм — это доверенность (в т.ч. машиночитаемая, МЧД) либо прямое полномочие, явствующее из обстановки/приказа, а при этом у самого подписанта должен быть собственный квалифицированный сертификат (его личная УКЭП), которым он и подписывает документ, будучи уполномоченным лицом организации. Подписывать чужой личной ЭЦП без доверенности или приказа — значит действовать без полномочий.

Вывод: подписание документов чужой ЭЦП при отсутствии приказа и доверенности — незаконно. Работодатель не обязан «заводить» подпись каждому работнику, но, допуская сотрудника до подписания закупочных документов, он обязан либо оформить его полномочия (приказ/доверенность) и обеспечить его собственной УКЭП, либо не допускать его к подписанию вовсе.

Гражданско-правовые последствия: сделка/контракт, подписанный неуполномоченным лицом

Если работник подписал документ чужой ЭЦП без полномочий, с точки зрения гражданского права он действовал как неуполномоченное лицо. Последствия регулируются ст. 183 ГК РФ:

1. При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении. (Пункт в редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 2. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. 3. Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков.
   — п. 1 ст. 183 ГК РФ

Применительно к ситуации это означает: контракт или иной юридически значимый документ, «подписанный» таким работником, считается совершенным от имени и в интересах самого работника (а не организации), если только организация впоследствии его не одобрит. Для государственного/муниципального заказчика (бюджетное учреждение, ГУП и т.п.) такая конструкция крайне рискованна: контракт может оказаться заключённым не с заказчиком, а с частным лицом, что влечёт проблемы при приёмке, оплате и проверках (ФАС, казначейство).

Если полномочия формально были (например, приказ/доверенность существуют), но подписант «вышел за пределы», возможна недействительность по ст. 174 ГК:

1. Если полномочия лица на совершение сделки ограничены договором или положением о филиале или представительстве юридического лица либо полномочия действующего от имени юридического лица без доверенности органа юридического лица ограничены учредительными документами юридического лица или иными регулирующими его деятельность документами по сравнению с тем, как они определены в доверенности, в законе либо как они могут считаться очевидными из обстановки, в которой совершается сделка, и при ее совершении такое лицо или такой орган вышли за пределы этих ограничений, сделка может быть признана судом недействительной по иску лица, в интересах которого установлены ограничения, лишь в случаях, когда доказано, что другая сторона сделки знала или должна была знать об этих ограничениях. 2.
   — п. 1 ст. 174 ГК РФ

Здесь ключевая развилка по факту: если доверенности/приказа нет вообще — действует ст. 183 (сделка от имени работника, требует одобрения); если полномочия есть, но ограничены и нарушены — ст. 174 (оспоримость по иску). В описанной клиентом ситуации (приказа и доверенности нет) применима именно ст. 183 ГК РФ.

Вывод: подписание чужой ЭЦП без полномочий ставит под удар действительность и адресата сделок: документы считаются совершёнными неуполномоченным лицом, и юридические последствия для организации наступают лишь при последующем одобрении. Контракт, заключённый по 44-ФЗ, при отсутствии одобрения уполномоченным органом заказчика может быть признан не соответствующим требованиям закона, что влечёт риски признания его недействительным и претензии контрольных органов.

Уголовная ответственность для работника и должностных лиц

Использование чужой ЭЦП для подписания официальных документов образует в ряде случаев состав уголовного преступления. Главный риск — неправомерный доступ к компьютерной информации (ст. 272 УК РФ), поскольку вход в ЕИС под чужой учётной записью/ключом есть неправомерный доступ к охраняемой информации:

1. Неправомерный доступ к охраняемой законом компьютерной информации, если это деяние повлекло уничтожение, блокирование, модификацию либо копирование компьютерной информации, за исключением случаев, предусмотренных статьей 272 1 настоящего Кодекса, - (В редакции Федерального закона от 30.11.2024 № 421-ФЗ) наказывается штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо исправительными работами на срок до одного года, либо ограничением свободы на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на тот же срок.
   — ст. 272 УК РФ, п. 1

Если работник — должностное лицо (осуществляет организационно-распорядительные функции либо состоит на государственной/муниципальной службе), заведомое подписание чужих документов при корыстной или иной личной заинтересованности может квалифицироваться как служебный подлог (ст. 292 УК РФ):

1. Служебный подлог, то есть внесение должностным лицом, а также государственным служащим или муниципальным служащим, не являющимся должностным лицом, в официальные документы заведомо ложных сведений, а равно внесение в указанные документы исправлений, искажающих их действительное содержание, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности (при отсутствии признаков преступления, предусмотренного частью первой статьи 292 1 настоящего Кодекса), - (В редакции федеральных законов от 08.04.2008 № 43-ФЗ; от 05.05.2014 № 96-ФЗ) наказываются штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо обязательными работами на срок до четырехсот восьмидесяти часов, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо принудительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет. (В редакции Федерального закона от 07.12.2011 № 420-ФЗ) 2.
   — ч. 1 ст. 292 УК РФ

Для руководителей (должностных лиц) возможно также злоупотребление или превышение должностных полномочий (ст. 285, 286 УК РФ), если действия повлекли существенное нарушение охраняемых законом интересов:

1. Совершение должностным лицом действий, явно выходящих за пределы его полномочий и повлекших существенное нарушение прав и законных интересов граждан или организаций либо охраняемых законом интересов общества или государства, - наказывается штрафом в размере до восьмидесяти тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до шести месяцев, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, либо принудительными работами на срок до четырех лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до четырех лет.
   — ч. 1 ст. 286 УК РФ

Вывод по квалификации уголовной ответственности: работник, использующий чужую ЭЦП, рискует по ст. 272 УК РФ (неправомерный доступ), а если он должностное лицо и действует из личной заинтересованности — дополнительно по ст. 285/286 или 292 УК РФ. Ответственность несёт сам работник (непосредственный исполнитель), а руководитель — если он дал такое указание (как организатор/подстрекатель) или сам является должностным лицом, допустившим это. При отсутствии умысла, корысти и существенного вреда уголовная ответственность, как правило, не наступает (нет состава) — тогда сфера ограничивается административной и дисциплинарной ответственностью.

Административная ответственность должностных лиц заказчика

С 28.12.2024 статьи 7.29–7.32 КоАП РФ, касавшиеся нарушений законодательства о контрактной системе, утратили силу и заменены статьями 7.30.1–7.30.3 КоАП (ФЗ от 28.12.2024 № 500-ФЗ). Подписание документов неуполномоченным лицом влечёт ответственность как нарушение порядка определения поставщика и требований к документам, формируемым при закупках.

Нарушение требований к содержанию документов, формируемых при закупках, и к порядку размещения информации (куда входит и требование о подписании УКЭП уполномоченного лица) наказывается по ч. 5 ст. 7.30.1 КоАП:

1. Нарушение установленных законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок требований к содержанию документов, формируемых (составляемых) при осуществлении закупок, к порядку и сроку размещения информации и документов, за исключением случаев, предусмотренных частями 1, 2 и 9 настоящей статьи, либо неразмещение информации и документов в нарушение порядка, установленного законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, за исключением случаев, предусмотренных частями 1 и 9 настоящей статьи, - влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от трех тысяч до десяти тысяч рублей.
   — ч. 5 ст. 7.30.1 КоАП РФ

Если нарушение правил определения поставщика совершено с грубыми отступлениями (например, заключение контракта ненадлежащим лицом, фактически в обход установленных процедур), применяется более строгая норма:

1. Выбор способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя) с нарушением требований, установленных законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, либо применение закрытого конкурентного способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя) без согласования с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации, либо проведение закрытого конкурентного способа определения поставщика (подрядчика, исполнителя) на условиях, отличных от согласованных с указанным органом, либо заключение контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами о контрактной системе в сфере закупок, либо заключение контракта с единственным поставщиком (подрядчиком, исполнителем) без согласования с контрольным органом в сфере закупок в случаях, если необходимость такого согласования предусмотрена указанными законодательством и нормативными правовыми актами, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.
   — ч. 4 ст. 7.30.1 КоАП РФ

Вывод: административную ответственность несут должностные лица заказчика (руководитель, работники контрактной службы/контрактные управляющие) — штраф от 3 000 до 10 000 руб. по ч. 5, а за грубые нарушения порядка определения поставщика — от 30 000 до 50 000 руб. по ч. 4 ст. 7.30.1 КоАП РФ. Тот работник, который фактически подписал, отвечает, если он наделён организационно-распорядительными функциями либо является контрактным управляющим; в противном случае — отвечает должностное лицо, допустившее нарушение. Штрафы налагает контрольный орган в сфере закупок (ФАС/уполномоченный региональный орган).

Дисциплинарная ответственность работника по трудовому праву

Подписание закупочных документов чужой ЭЦП без поручения — это нарушение трудовых обязанностей, за которое работодатель вправе применить дисциплинарное взыскание.

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания: 1) замечание; 2) выговор; 3) увольнение по соответствующим основаниям.
— ст. 192 ТК РФ

Порядок применения взыскания и сроки установлены ст. 193 ТК РФ:

До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Непредоставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.
— ст. 193 ТК РФ

Если нарушение допущено руководителем организации (его заместителем, руководителем филиала/представительства) и является грубым, возможно увольнение по п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ:

1. однократного грубого нарушения руководителем организации , его заместителями, руководителем филиала, представительства , его заместителями своих трудовых обязанностей; (В редакции Федерального закона от 13.12.2024 № 470-ФЗ) 11) представления работником работодателю подложных документов при заключении трудового договора; (В редакции Федерального закона от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 12) (Пункт утратил силу - Федеральный закон от 30.06.2006 № 90-ФЗ) 13) предусмотренных трудовым договором с руководителем организации, членами коллегиального исполнительного органа организации; 13 1 ) невыхода работника на работу по истечении трех месяцев после окончания прохождения им военной службы по мобилизации, службы в войсках национальной гвардии Российской Федерации по мобилизации или военной службы по контракту, заключенному в период мобилизации, в период военного положения или в военное время, либо после окончания действия заключенного работником контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы Российской Федерации или войска национальной гвардии Российской Федерации, с учетом продления этого срока на период временной нетрудоспособности работника; (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 07.10.2022 № 376-ФЗ) (В редакции федеральных законов от 25.12.2023 № 642-ФЗ, от 26.12.2024 № 498-ФЗ, от 29.09.2025 № 364-ФЗ) 14) в других случаях, установленных настоящим Кодексом и иными федеральными законами. Порядок проведения аттестации (
   — п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ

Вывод: работодатель вправе применить к работнику замечание, выговор или увольнение (по соответствующим основаниям). Взыскание применяется в течение одного месяца со дня обнаружения проступка (не позднее 6 месяцев со дня совершения), с обязательным предварительным истребованием письменного объяснения. Если нарушитель — руководитель (заместитель, руководитель филиала), при грубом однократном нарушении возможно увольнение по п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ. Одновременно работодатель вправе применить и иные меры — дисциплинарное взыскание не исключает административной/уголовной ответственности.

Законный порядок оформления полномочий сотрудника (профилактика)

Чтобы устранить нарушение, работодателю следует оформить полномочия сотрудника надлежащим образом. Основанием выступают нормы о представительстве и об оформлении доверенности от юрлица:

1. Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. (Дополнение статьей - Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Статья 186. Срок доверенности 1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. 2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность. Статья 187. Передоверие 1. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие. 2. Лицо, передавшее полномочия другому лицу, должно известить об этом в разумный срок выдавшее доверенность лицо и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшее полномочия лицо ответственность за действия лица, которому оно передало полномочия, как за свои собственные. 3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.
   — п. 4 ст. 185.1 ГК РФ

Дополнительно при подписании электронных документов несколькими лицами применяется ч. 3.1 ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ:

Если федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами предусмотрено, что документ должен подписываться несколькими лицами, электронный документ должен быть подписан лицами (уполномоченными должностными лицами органа, организации), изготовившими этот документ, тем видом подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания изготовленного электронного документа электронной подписью. (Дополнение частью - Федеральный закон от 23.06.2016 № 220-ФЗ) 4. Одной электронной подписью могут быть подписаны несколько связанных между собой электронных документов (пакет электронных документов). При подписании электронной подписью пакета электронных документов каждый из электронных документов, входящих в этот пакет, считается подписанным электронной подписью того вида, которой подписан пакет электронных документов. Исключение составляют случаи, когда в состав пакета электронных документов лицом, подписавшим пакет, включены электронные документы, созданные иными лицами (органами, организациями) и подписанные ими тем видом электронной подписи, который установлен законодательством Российской Федерации для подписания таких документов.
— ч. 3.1 ст. 6 ФЗ № 63-ФЗ

На практике законная схема выглядит так: 1) работодатель издаёт приказ о наделении сотрудника правом подписи закупочных документов (либо оформляет доверенность/МЧД); 2) сотруднику выдаётся его собственная УКЭП (квалифицированный сертификат на имя этого физического лица), выпущенная аккредитованным УЦ; 3) сотрудник регистрируется в ЕИС как пользователь с правом подписи именно своим сертификатом. Только в этом случае подписанный документ юридически корректно атрибутируется и организации, и конкретному уполномоченному лицу.

Вывод: обязанности «выдать каждому работнику подпись» закон не устанавливает — подпись нужна только тем, кто реально подписывает документы. Но если работника допускают к подписанию, его полномочия должны быть оформлены приказом/доверенностью (в т.ч. МЧД), а подписывать он должен собственной УКЭП. Использование чужого ключа в обход этой схемы — самостоятельное нарушение со стороны и работника, и допустившего его должностного лица.