Как найти архив ликвидированного вуза, если есть правопреемник, но нет его контактов и местный архив дела не принимал

Куда юрлицо обязано сдать архив при ликвидации/реорганизации — зависит от формы собственности вуза

Закон по-разному регулирует судьбу архивов «государственных/муниципальных» и «негосударственных» организаций, поэтому обязанность и адрес архива определяются прежде всего формой собственности ликвидированного вуза.

1. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
   — ч. 10 ст. 23 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Эта норма касается негосударственных организаций: при их ликвидации документы по личному составу (а это как раз приказы о зачислении/отчислении, личные дела, книги выдачи дипломов, на основании которых выдается архивная справка) передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим на основании договора в соответствующий государственный или муниципальный архив. То есть для частного вуза конечным хранителем документов тоже является государственный/муниципальный архив — а не «офис» ликвидируемой организации.

1. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.
   — ч. 8 ст. 23 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Для государственного или муниципального вуза (госучреждения, функции учредителя по которому выполняет орган власти / ОМСУ) документы по личному составу при ликвидации «в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив» — то есть обязанность сдачи безусловна, без договора.

1. При реорганизации государственных и муниципальных организаций архивные документы в упорядоченном состоянии передаются правопреемникам реорганизуемых организаций. При этом в случае преобразования государственных и муниципальных организаций с изменением форм собственности имущества этих организаций архивные документы могут быть переданы на временное хранение вновь возникшим организациям-правопреемникам на основании договоров между данными организациями и соответствующими государственными или муниципальными архивами.
   — ч. 6 ст. 23 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Если вуз не ликвидирован, а реорганизован (присоединен/слит — что и подтверждается наличием правопреемника в реестре), то для государственного/муниципального вуза архивные документы передаются правопреемнику; при преобразовании со сменой формы собственности — могут быть переданы правопреемнику на временное хранение по договору с архивом.

1. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
   — ч. 9 ст. 23 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Для негосударственного вуза при реорганизации место дальнейшего хранения определяют учредители (уполномоченные учредительными документами органы) — поэтому документы могут остаться у правопреемника, а не в государственном архиве.

Вывод для вашей ситуации. Ключевой факт, которого не хватает в вопросе, — форма прекращения и форма собственности вуза. Если вуз ликвидирован (а «правопреемник» указан в реестре, но юридически прекращенная организация правопреемника по ликвидации не имеет) — документы по личному составу по закону должны были поступить в государственный или муниципальный архив по месту нахождения вуза, и именно туда надо писать запрос, а не искать «живых» сотрудников. Если же вуз реорганизован (присоединен/слит) и правопреемник действующий — то документы находятся у правопреемника, и нужно получить его адрес из ЕГРЮЛ (см. следующий блок). Ответ местного архива «дела не поступали» при ликвидации означает, что ликвидатор/ликвидационная комиссия не исполнила обязанность по ч. 8 или ч. 10 ст. 23 — это основание для жалобы в архивный орган и прокуратуру.

Как официально установить адрес и реквизиты правопреемника (ЕГРЮЛ открыт)

Отсутствие контактов правопреемника — не препятствие: сведения о юридическом лице, включая адрес и сведения о правопреемстве, содержатся в ЕГРЮЛ и являются общедоступными.

ж) сведения о правопреемстве - в отношении юридического лица, созданного путем реорганизации, прекращенного путем реорганизации, продолжающего деятельность в результате реорганизации;
— подп. «ж» п. 1 ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

В реестре прямо фиксируются сведения о правопреемстве — как для организации, прекращенной путем реорганизации, так и для продолжающей деятельность в результате реорганизации. Это позволяет по ОГРН/ИНН ликвидированного вуза установить его правопреемника, а по ОГРН/ИНН правопреемника — его текущий статус.

в) адрес юридического лица в пределах места нахождения юридического лица; (В редакции Федерального закона от 29.06.2015 № 209-ФЗ) в 1 ) адрес электронной почты юридического лица (при указании таких сведений в заявлении о государственной регистрации); (Дополнение подпунктом - Федеральный закон от 02.04.2014 № 59-ФЗ) в 2 ) сведения о том, что юридическим лицом принято решение об изменении места нахождения; (Дополнение подпунктом - Федеральный закон от 30.03.2015 № 67-ФЗ) г) способ образования юридического лица (создание или реорганизация);
— подп. «в» п. 1 ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

Адрес юридического лица в пределах места нахождения — обязательный реквизит ЕГРЮЛ. Поэтому утверждение «в реестре правопреемник указан, а адреса нет» означает лишь, что адрес не отобразился в конкретном сервисе; в самом ЕГРЮЛ он есть и подлежит выдаче.

1. Содержащиеся в государственных реестрах сведения и документы являются открытыми и общедоступными, за исключением решений об учреждении личных фондов и уставов таких фондов, сведений об учредителях личных фондов, а также сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с абзацами вторым, третьим, пятым и шестым настоящего пункта , Федеральным законом от 3 августа 2018 года № 290-ФЗ "О международных компаниях и международных фондах" и Федеральным законом от 29 декабря 2014 года № 473-ФЗ "О территориях опережающего развития в Российской Федерации" . (В редакции федеральных законов от 08.08.2024 № 251-ФЗ, от 28.12.2024 № 529-ФЗ, от 31.07.2025 № 285-ФЗ) Сведения о номере, о дате выдачи и об органе, выдавшем документ, удостоверяющий личность физического лица, содержащиеся в государственных реестрах, могут быть предоставлены исключительно органам государственной власти, иным государственным органам, судам, органам государственных внебюджетных фондов, государственной корпорации "Агентство по страхованию вкладов" в случаях, предусмотренных федеральными законами, и в порядке, установленном актами Правительства Российской Федерации. Данное ограничение не применяется при предоставлении содержащих указанные сведения копий учредительных документов юридических лиц, а также сведений о месте жительства индивидуальных предпринимателей, которые предоставляются в порядке, установленном пунктом 5 настоящей статьи. (В редакции федеральных законов от 27.07.2010 № 227-ФЗ;
   — абз. 1 п. 1 ст. 6 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

1. Отказ в предоставлении содержащихся в государственных реестрах сведений и документов, за исключением сведений, доступ к которым ограничен в соответствии с пунктом 1 настоящей статьи, не допускается.
   — п. 4 ст. 6 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

Отказ в предоставлении сведений из реестра не допускается. Практически: данные ЕГРЮЛ бесплатно и открыто доступны на сайте ФНС (сервис «Предоставление сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП» — egrul.nalog.ru); выписка в электронном виде о конкретном юрлице предоставляется бесплатно.

Вывод. Вам не нужно разыскивать «хоть одного сотрудника» правопреемника — нужно получить выписку из ЕГРЮЛ на правопреемника (по его ОГРН/ИНН), в которой будет юридический адрес и имя руководителя/лица, действующего без доверенности. Если правопреемник действующий — направляете ему письменный запрос (архивную справку/справку о периоде обучения) по этому адресу с описью вложения; при игнорировании — жалоба в Росархив/уполномоченный орган субъекта и в прокуратуру. Если правопреемник также прекратил деятельность (ликвидирован/исключен) — см. блок 3 про архив и блок 4 про установление факта в суде.

Право запросить справку и обязанность хранителя документов её выдать; что делать при отказе архива

Вы как пользователь архивными документами вправе искать и получать документы, а хранитель обязан их предоставить, в ряде случаев — бесплатно.

1. Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы. (В редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ) 1 1 . Доступ к архивным документам обеспечивается: 1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в электронном виде ; (В редакции Федерального закона от 13.12.2024 № 469-ФЗ) 2) путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в электронном виде ; (В редакции Федерального закона от 13.12.2024 № 469-ФЗ) 3) путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с возможностью их копирования. (Дополнение частью - Федеральный закон от 27.07.2010 № 227-ФЗ) 2. Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством Российской Федерации, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов. 3.
   — ч. 1 ст. 24 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Право свободно искать и получать архивные документы — основание для направления запроса в любой государственный/муниципальный архив, а также правопреемнику.

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации. Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.
   — ч. 3 ст. 26 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Закон прямо обязывает организации и архивы при наличии у них соответствующих документов бесплатно предоставлять архивные справки, связанные с социальной защитой граждан (пенсионное обеспечение, льготы, компенсации). Архивная справка о периоде обучения и о факте выдачи диплома нужна именно для реализации социальных/трудовых прав — здесь действует безвозмездный режим.

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. (В редакции федеральных законов от 18.06.2017 № 127-ФЗ, от 14.07.2022 № 339-ФЗ) 2. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается. 3. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов. 4. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. (В редакции Федерального закона от 11.06.2021 № 170-ФЗ) 5. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к уникальным документам, порядок учета, хранения и использования таких документов определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
   — ч. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Обязанность хранения документов по личному составу лежит на организации в течение установленных сроков, а уничтожение документов Архивного фонда РФ прямо запрещено. Значит, документы о вашем обучении не могли быть законно уничтожены — они либо у правопреемника, либо в архиве.

Что если сам архив отвечает «не поступали». Ответ архива о том, что дела не поступали, при том что вуз ликвидирован, означает неисполнение ликвидатором/ликвидационной комиссией обязанности по сдаче документов (ч. 8, ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ). Правильный путь — не «искать сотрудников», а:

1. направить письменный запрос-розыск в уполномоченный орган исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела (региональное управление/комитет по делам архивов) с просьбой установить место хранения документов фондообразователя (укажите полное название вуза, период обучения, ФИО);
2. параллельно запросить у Росархива (и/или регионального архива) письменный ответ о местонахождении фонда;
3. при подтверждении факта, что документы в архив не переданы и правопреемник их не выдает — обратиться в прокуратуру (нарушение законодательства об архивном деле) и при необходимости в суд об обязании передать документы.

Ответственность за неисполнение обязанности хранения/передачи архивных документов подтверждается и специальной нормой об административной ответственности:

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, - (В редакции Федерального закона от 09.02.2009 № 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
— ст. 13.20 КоАП РФ

Юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
— ст. 27 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 8

Вывод. Вы вправе требовать архивную справку, а хранитель (правопреемник либо государственный/муниципальный архив) обязан её предоставить; в части социально значимых справок — бесплатно. Отказ архива «не поступали» — не финал: он лишь фиксирует, что ликвидатор не сдал документы, и переключает вас на требование к уполномоченному органу в сфере архивного дела и прокуратуре восстановить надлежащее хранение и розыск.

Если правопреемник действует, но не отвечает, и архив не может помочь — правопреемство и судебный механизм

Когда вуз не ликвидирован, а реорганизован, универсальное правопреемство означает, что все права и обязанности вуза (включая обязанность хранить личные дела и выдавать справки) перешли к правопреемнику.

1. При присоединении юридического лица к другому юридическому лицу к последнему переходят права и обязанности присоединенного юридического лица. (В редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ) 3. При разделении юридического лица его права и обязанности переходят к вновь возникшим юридическим лицам в соответствии с передаточным актом. (В редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ) 4. При выделении из состава юридического лица одного или нескольких юридических лиц к каждому из них переходят права и обязанности реорганизованного юридического лица в соответствии с передаточным актом. (В редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ) 5. При преобразовании юридического лица одной организационно-правовой формы в юридическое лицо другой организационно-правовой формы права и обязанности реорганизованного юридического лица в отношении других лиц не изменяются, за исключением прав и обязанностей в отношении учредителей (участников), изменение которых вызвано реорганизацией. К отношениям, возникающим при реорганизации юридического лица в форме преобразования, правила статьи 60 настоящего Кодекса не применяются. (Пункт в редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 99-ФЗ) Статья 59. Передаточный акт 1.
   — п. 2 ст. 58 ГК РФ

1. При слиянии юридических лиц права и обязанности каждого из них переходят к вновь возникшему юридическому лицу.
   — п. 1 ст. 58 ГК РФ

Это правовое основание требовать справку именно от правопреемника: он не «чужой», а обязанное лицо по всем обязательствам присоединенного/слившегося вуза, включая обязанности в сфере архивного дела и выдачи документов об обучении.

Какая справка вам нужна по сути (документ об образовании). Если вы окончили вуз, вам требуется дубликат документа об образовании; если не окончили (отчислены) или освоили часть программы — справка об обучении/о периоде обучения.

1. Лицам, не прошедшим итоговой аттестации или получившим на итоговой аттестации неудовлетворительные результаты, а также лицам, освоившим часть образовательной программы и (или) отчисленным из организации, осуществляющей образовательную деятельность, выдается справка об обучении или о периоде обучения по образцу, самостоятельно устанавливаемому организацией, осуществляющей образовательную деятельность.
   — ч. 12 ст. 60 ФЗ от 29.12.2012 № 273-ФЗ

1. Лицам, успешно прошедшим государственную итоговую аттестацию, выдаются, если иное не установлено настоящим Федеральным законом, документы об образовании и документы об образовании и о квалификации. Образцы документов об образовании (аттестата об основном общем образовании и аттестата о среднем общем образовании), документов об образовании и о квалификации (диплома о среднем профессиональном образовании) и приложений к ним, описание указанных документов и приложений, порядок заполнения, учета и выдачи указанных документов и их дубликатов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере общего образования. Образцы документов об образовании и о квалификации (диплома бакалавра, диплома специалиста, диплома магистра и приложений к ним, описание указанных документов и приложений, порядок заполнения, учета и выдачи указанных документов и их дубликатов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере высшего образования.
   — ч. 4 ст. 60 ФЗ от 29.12.2012 № 273-ФЗ

Дубликат и справка выдаются бесплатно; порядок выдачи дубликатов документов о высшем образовании устанавливает Минобрнауки России (и Рособрнадзор), но сам факт выдачи дубликата/справки правопреемником основан на том, что к нему перешли обязанности и архивы вуза.

Если все внесудебные пути исчерпаны. При невозможности получить документы иным способом (правопреемник молчит, архив не имеет дел, документы не восстановить) факт обучения может быть подтверждён в судебном порядке — в порядке особого производства.

1. В порядке особого производства суд рассматривает дела: 1) об установлении фактов, имеющих юридическое значение;
   — ч. 1 ст. 262 ГПК РФ

1. Суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан, организаций. 2. Суд рассматривает дела об установлении: 1) родственных отношений; 2) факта нахождения на иждивении; 3) факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти; 4) факта признания отцовства; 5) факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении; 6) факта владения и пользования недвижимым имуществом; 7) факта несчастного случая; 8) факта смерти в определенное время и при определенных обстоятельствах в случае отказа органов записи актов гражданского состояния в регистрации смерти; 9) факта принятия наследства и места открытия наследства; 10) других имеющих юридическое значение фактов. Статья 265. Условия, необходимые для установления фактов, имеющих юридическое значение Суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов. Статья 266.
   — ст. 264 ГПК РФ, п. 1

Вывод. Если правопреемник действующий, он обязан выдать справку/дубликат как универсальный правопреемник (п. 1, 2 ст. 58 ГК РФ, ч. 6 ст. 23 ФЗ № 125-ФЗ). Если правопреемник не отвечает, а документы ни у него, ни в госархиве не находятся и восстановить их нельзя — вы вправе обратиться в районный суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта обучения/имеющего юридическое значение факта (ст. 262, 264 ГПК РФ), приложив доказательства исчерпания внесудебных способов (ответы архива, правопреемника, уполномоченного органа в сфере архивного дела).