Иконка поиска
Логотип Все адвокаты

Краткий ответ

Ваша ситуация отличается?Опишите её своими словами — Нейроадвокат ответит за 5 минут
Опишите ситуацию своими словами — ответ за 5 минут

Рекомендуемые действия

  1. 1
    Подайте директору школы письменное заявление о выдаче заверенных копий заявлений и справок.descriptionЗаявление директору школы о выдаче заверенных копий заявлений родителей о выбытии обучающегося и об отсутствии обучающегося на уроках, а также подтверждающих сп (свободная форма)
  2. 2
    Запросите выписку из номенклатуры дел школы по этим документам и срокам хранения.descriptionЗапрос директору школы о предоставлении выписки из номенклатуры дел со сроками хранения заявлений родителей о выбытии обучающихся, подтверждающих справок и заяв (свободная форма)
  3. 3
    Проверьте, что документы отнесены к обращениям граждан со сроком 5 лет ЭПК.
  4. 4
    Если возникновение спора или проверки: При споре или проверке письменно требуйте сохранять документы до окончательного решения.descriptionПисьменное требование директору школы о сохранении заявлений родителей о выбытии обучающихся и подтверждающих справок до окончания проверки или разрешения спора (свободная форма)
  5. 5
    При отказе выдать копии или подтвердить хранение подайте жалобу в орган управления образованием.descriptionЖалоба в орган управления образованием (свободная форма)

Документы и доказательства

  • Выписка из номенклатуры дел школы — подтверждает дело и срок хранения документов.
  • Заявление о выбытии (переводе) обучающегося и подтверждающие справки о прибытии/убытии.
  • Заявления родителей об отсутствии ребёнка на уроках (по семейным обстоятельствам, по болезни).
  • Медицинские справки об освобождении от занятий, приложенные к заявлениям.
  • Если наличие разногласий или спора: Письменные доказательства спора (переписка, претензии) — при разногласиях хранение продлевается.

  • Сроки и риски

    • Заявления о выбытии и справки к ним хранятся в школе 5 лет ЭПК (ст. 154 Перечня № 236).
    • Заявления об отсутствии по семейным обстоятельствам — тот же срок 5 лет ЭПК.
    • Если документ фактически учтён как первичный оправдательный: Медицинские справки и заявления по болезни — 5 лет, если учтены как первичные оправдательные (ст. 277).
    • Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом выбытия или окончания учебного года.
    • Если возникновение спора или проверки: При споре или проверке документы хранятся до принятия окончательного решения по делу.
    • Риск: при иной квалификации документов срок определяется номенклатурой дел школы — запросите выписку.

  • Когда нужен адвокат

    • Если отказ школы в выдаче копий или заявление об уничтожении документов: Школа отказывает в выдаче копий заявлений и справок или заявляет об их уничтожении — нужен адвокат.
    • Если возникновение судебного или административного спора: Возник судебный или административный спор о выбытии либо отсутствии ребёнка — без адвоката не обойтись.
    • Если наличие спора и отказ школы продлевать хранение: Школа ссылается на истечение 5 лет и отказывается продлевать хранение при наличии спора — привлекайте адвоката.
    • Если отказ школы предоставить номенклатуру дел или документы: Требуется истребовать номенклатуру дел школы и оспорить отказ в предоставлении документов — поможет адвокат.
    • Если факт утраты документов школой: Готовите жалобу в орган управления образованием или прокуратуру по факту утраты документов — целесообразен адвокат.

  • Региональные особенности

    • Сроки хранения заявлений и справок едины по РФ, региональных особенностей нет.
    • Уточните в номенклатуре дел школы, в какое дело подшиты заявления и справки.
    • Запросите выписку из номенклатуры дел — она хранится постоянно.
    • При отказе выдать копии жалуйтесь в местный орган управления образованием.
    • При уничтожении документов ранее срока обращайтесь в прокуратуру.

Столкнулись с похожей ситуацией?

Подробно опишите детали, и Нейроадвокат подберёт решение

Развёрнутый ответ Нейроадвоката

Клиент — родитель (законный представитель) обучающегося общеобразовательной организации. Предмет обращения — определение сроков хранения в школе двух категорий документов: (1) заявлений родителей о выбытии (переводе) обучающегося в другую школу и подтверждающих справок; (2) заявлений родителей об отсутствии ребёнка на уроках по семейным обстоятельствам или по болезни. Школа является организацией, на которую распространяется Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, независимо от её организационно-правовой формы и формы собственности. Из этого следует, что школа обязана обеспечивать сохранность указанных документов в течение нормативно установленных сроков и не вправе уничтожать их ранее.

Затронутые правоотношения:

  • Архивные правоотношения — определяют обязанность школы хранить документы, образующиеся в её деятельности, в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) и Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Это означает, что сроки хранения заявлений и справок носят императивный характер и не могут быть произвольно сокращены локальным актом школы.

  • Правоотношения в сфере образования — заявления родителей о выбытии, переводе и отсутствии обучающегося фиксируют юридически значимые действия в образовательном процессе и влияют на ведение личных дел, учёт посещаемости и документальное оформление движения обучающихся. Это определяет отнесение таких документов к управленческой документации школы, подлежащей архивному хранению.

  • Правоотношения по рассмотрению обращений граждан — заявления родителей по своей правовой природе являются обращениями граждан в организацию, что влечёт применение специального срока хранения, установленного ст. 154 Перечня (5 лет ЭПК).

Юридически значимые обстоятельства, которые решают дело:

  1. Школа является организацией, на которую распространяется Перечень типовых управленческих архивных документов (п. 1.2 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), — следовательно, установленные им сроки хранения обязательны для школы.

  2. Заявления родителей о выбытии (переводе) обучающегося и заявления об отсутствии на занятиях являются обращениями граждан — для них ст. 154 Перечня установлен срок хранения 5 лет с отметкой «ЭПК».

  3. Подтверждающие справки (о прибытии/убытии, о зачислении в другую школу) и медицинские справки об освобождении от занятий подшиваются вместе с соответствующими заявлениями и хранятся в том же деле, что влечёт применение к ним того же 5-летнего срока.

  4. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом завершения дела делопроизводством — конкретное распределение документов по делам и уточнённые сроки фиксируются в номенклатуре дел школы, которая хранится постоянно (ст. 157 Перечня).

  5. При возникновении спора, разногласия или проверки документы сохраняются до принятия окончательного решения по делу — это следует из оговорки к ст. 277 Перечня и исключает уничтожение заявлений и справок, ставших предметом разбирательства, даже по истечении 5 лет.

  6. Отметка «ЭПК» означает, что по истечении 5 лет документы не уничтожаются автоматически — вопрос об их уничтожении либо оставлении на дальнейшее хранение решается экспертно-проверочной комиссией.

Каким актом установлены сроки хранения и обязательны ли они для школы

Сроки хранения документов, образующихся в деятельности школы (как организации независимо от формы собственности), установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

1.2. Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее - документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее - организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения
— п. 1.2 Перечня типовых управленческих архивных документов (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236)

Поскольку Перечень распространяется на все организации «независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности», он в полной мере обязателен и для государственных, и для муниципальных, и для частных школ. Обязанность школы обеспечивать сохранность таких документов в течение установленных сроков прямо закреплена федеральным законом.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1 1 статьи 23 настоящего Федерального закона
— ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

Это означает: школа не вправе уничтожать заявления родителей и связанные с ними документы раньше срока, определённого Перечнем, а обязанность вести учёт и хранение возложена на неё непосредственно законом, а не только локальным актом.

Срок хранения заявлений родителей о выбытии (переводе) обучающегося и подтверждающих справок

Заявление родителей о выбытии ребёнка в другую школу и заявления об отсутствии на занятиях — это письменные обращения граждан в адрес школы. Для обращений граждан Перечень устанавливает срок хранения 5 лет с отметкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

  1. Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы, претензии); переписка по их рассмотрению 5 лет ЭПК
    — ст. 154 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 1.2

Применение к ситуации: заявление о выбытии обучающегося и заявления родителей об отсутствии ребёнка «по семейным обстоятельствам» имеют правовую природу обращения гражданина (родителя) к организации (школе). Поэтому основной архивный срок их хранения — 5 лет. Отметка «ЭПК» означает, что по истечении 5 лет документы не уничтожаются автоматически: вопрос об их уничтожении либо оставлении на дальнейшее хранение решается экспертно-проверочной комиссией, и документы, имеющие научно-историческое или социально-правовое значение, могут быть оставлены на постоянное хранение.

Подтверждающие справки (например, справка о прибытии/убытии, выписка о зачислении в другую школу), поступающие с заявлением, хранятся вместе с ним как документы к нему — то есть тот же 5-летний срок, исчисляемый по завершении соответствующего дела делопроизводством.

Что касается заявления об отсутствии по болезни и медицинских справок, подтверждающих освобождение от занятий: эти документы касаются состояния здоровья обучающегося и, как правило, подшиваются в личное дело ребёнка либо в отдельное дело по учащимся. Отдельной специальной строки для них типовая часть Перечня не содержит, поэтому к ним применим либо общий срок для обращений граждан (5 лет, ст. 154), либо — если документ учтён как первичный оправдательный при ведении учёта — общий 5-летний срок с оговоркой о сохранении до разрешения спора.

  1. Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) 5 лет (1) (1) При условии проведения проверки; при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу
    — ст. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 2.5

Практический итог: независимо от того, подшиты ли эти заявления и справки в личное дело обучающегося или в папку (дело) класса/канцелярии, минимальный срок их хранения составляет 5 лет, а при возникновении спора, разногласия или проверки документы сохраняются до принятия окончательного решения по делу.

С какого момента исчисляется срок и роль номенклатуры дел школы

Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело завершено делопроизводством (с даты выбытия обучающегося либо окончания учебного года). Конкретное распределение документов по делам и уточнённые сроки фиксируются в номенклатуре дел, которую школа обязана вести.

  1. Номенклатуры дел организации Постоянно (1) (1) Структурных подразделений - 3 года
    — ст. 157 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 1.5

Это означает, что конечный срок хранения конкретного заявления определяется по записи в номенклатуре дел школы: например, дело «Заявления родителей об отсутствии обучающихся на занятиях» или «Документы о выбытии обучающихся» за 2024 год начинает отсчёт 5 лет с 01.01.2025 и подлежит экспертизе не ранее 2030 года. Номенклатура дел организации хранится постоянно (а структурных подразделений — 3 года), поэтому проверить, в какое дело и с каким сроком школа поместила документ, всегда возможно.

Развилка: документы, ставшие предметом спора или судебного дела

Если по факту выбытия/отсутствия ребёнка возник спор (например, об академической задолженности, о невыдаче личного дела, об оспаривании отчисления), заявление и подтверждающие документы приобретают значение доказательств и подлежат хранению до завершения разбирательства, независимо от истечения 5 лет.

  1. Документы (исковые заявления, заявления, жалобы, ходатайства и документы к ним, судебные акты, решения третейских судов) по делам, рассматриваемым в судебном порядке, третейскими судами. Копии (2) 5 лет
    — ст. 143 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, п. 1.2

Применение к ситуации: если заявление о переводе ребёнка стало основанием судебного или административного разбирательства, срок его хранения продлевается до принятия окончательного решения по делу. Это прямо вытекает и из оговорки в ст. 277 Перечня: «при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу».

Вывод по вопросу: заявления родителей о выбытии (переводе) обучающегося, подтверждающие справки к ним, а также заявления об отсутствии на занятиях (по семейным обстоятельствам или по болезни с медицинскими справками) хранятся в школе не менее 5 лет (с отметкой «ЭПК»), исчисляемых с года, следующего за завершением дела; при споре или проверке — до принятия решения по делу. Точное распределение по делам и срокам фиксируется в номенклатуре дел школы (ст. 154, 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236; ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ).

Заявления родителей о выбытии (переводе) обучающегося, подтверждающие справки и заявления об отсутствии ребёнка на занятиях хранятся в школе не менее 5 лет с отметкой «ЭПК», если школа квалифицирует их как обращения граждан; при иной квалификации (например, как документов к личному делу обучающегося) срок определяется номенклатурой дел школы. При возникновении спора или проверки — до принятия окончательного решения по делу.

Заявление о выбытии (переводе) обучающегося и подтверждающие справки. Если школа квалифицирует эти документы как обращения граждан в организацию, к ним применяется срок хранения 5 лет ЭПК (ст. 154 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). Отметка «ЭПК» означает, что по истечении 5 лет документы не уничтожаются автоматически — вопрос об их уничтожении или оставлении на дальнейшее хранение решает экспертно-проверочная комиссия. Подтверждающие справки (о прибытии/убытии, о зачислении в другую школу), как правило, хранятся вместе с заявлением как документы к нему — то есть тот же 5-летний срок.

Заявления об отсутствии на занятиях по семейным обстоятельствам. Если школа квалифицирует такие заявления как письменные обращения родителей, применяется тот же срок — 5 лет ЭПК (ст. 154 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236). При ином отнесении документа срок определяется номенклатурой дел школы.

Заявления об отсутствии по болезни и медицинские справки. Отдельной специальной строки для них типовая часть Перечня не содержит, поэтому точный срок определяется номенклатурой дел школы. Срок 5 лет как первичного оправдательного документа (ст. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) применим только если документ фактически учтён как первичный оправдательный, что требует проверки; при возникновении споров и разногласий такие документы сохраняются до принятия решения по делу.

Исчисление срока. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело завершено делопроизводством (дата выбытия обучающегося либо окончание учебного года). Конкретное распределение документов по делам и уточнённые сроки фиксируются в номенклатуре дел школы, которая хранится постоянно (ст. 157 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Обязательность хранения. Школа обязана обеспечивать сохранность этих документов в течение установленных сроков в силу прямого указания закона (ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»). Перечень распространяется на все организации независимо от организационно-правовых форм и формы собственности, поэтому он обязателен для государственных, муниципальных и частных школ (п. 1.2 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Если возник спор. Если по факту выбытия или отсутствия ребёнка возник спор (судебный или административный), заявление и подтверждающие документы приобретают значение доказательств и подлежат хранению до принятия окончательного решения по делу, независимо от истечения 5 лет (ст. 277, ст. 143 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Пошаговые действия

  1. Запросите копии документов у школы. Если вам нужны копии заявлений или справок, подайте письменное заявление на имя директора школы с просьбой выдать заверенные копии. Школа обязана хранить эти документы в течение установленного срока, и вы вправе получить их копии.

  2. Проверьте номенклатуру дел школы. Если школа ссылается на то, что документы уже уничтожены или срок хранения истёк, запросите выписку из номенклатуры дел, чтобы установить, в какое дело и с каким сроком хранения был помещён документ. Номенклатура дел организации хранится постоянно (ст. 157 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

  3. При отказе школы выдать копии или подтвердить хранение обращайтесь с жалобой в орган управления образованием (по месту нахождения школы) либо в прокуратуру — школа обязана обеспечивать сохранность архивных документов в силу ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

  4. Если документы уничтожены до истечения 5-летнего срока и это повлекло для вас негативные последствия (например, невозможность подтвердить факт перевода или уважительность отсутствия), вы вправе обратиться в суд с требованием о восстановлении нарушенных прав. Документы, ставшие предметом спора, должны были храниться до принятия окончательного решения по делу (ст. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

  5. При возникновении судебного или административного разбирательства по факту выбытия или отсутствия ребёнка заявите ходатайство об истребовании у школы соответствующих документов — школа обязана их представить, поскольку они подлежат хранению до завершения разбирательства.