Нужен ли путевой лист, если автомобиль оформлен на физическое лицо, которое является ИП и используется для грузоперевозок

Обязателен ли путевой лист, если в СТС собственником указано физическое лицо (то же, что и ИП)

Обязанность оформлять путевой лист закон связывает не с тем, на кого зарегистрировано транспортное средство, а с фактом его использования при перевозке грузов и с тем, кто является владельцем (эксплуатантом) автомобиля:

1. Путевой лист подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае, если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем.
   — ч. 1 ст. 6 ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ (Устав автомобильного транспорта)

Норма прямо называет два основания оформления путевого листа: (1) перевозка грузов автомобильным транспортом в городском/пригородном/междугородном сообщениях и (2) принадлежность или владение транспортным средством. Регистрационная запись в СТС (на гражданина или на ИП) для этой обязанности значения не имеет — важно, кто осуществляет движение по дорогам при перевозке грузов. В вашей ситуации вы возите грузы по заявкам заказчиков (и по городу, и по области) — то есть имеет место перевозка грузов в городском и междугородном/пригородном сообщениях. Следовательно, путевой лист необходим.

Кто именно его оформляет, зависит от того, на каком праве вы используете машину:

Ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор в соответствии с правилами главы 59 настоящего Кодекса.
— ст. 648 ГК РФ, п. 2
Ответственность за вред, причиненный третьим лицам транспортным средством, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет арендатор в соответствии с правилами главы 59 настоящего Кодекса.
— ст. 648 ГК РФ, п. 2

По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
— п. 1 ст. 642 ГК РФ, п. 1
По договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
— п. 1 ст. 642 ГК РФ

Как правильно оформить путевой лист: реквизиты, порядок, журнал

Обязательные реквизиты путевого листа установлены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368:

1. Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты: 1) наименование и номер путевого листа; 2) сведения о сроке действия путевого листа; 3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства; 4) сведения о транспортном средстве; 5) сведения о водителе; 6) сведения о перевозке.
   — п. 1 Обязательных реквизитов путевого листа (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368)

Наименование путевого листа должно указывать тип транспортного средства, на которое он оформляется, номер — в хронологическом порядке по принятой у владельца системе нумерации, а сведения о сроке действия — включать дату (даты) использования. Для вас как предпринимателя ключевой реквизит — сведения о собственнике (владельце) ТС:

1. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают: 1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица; 2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.
   — п. 3 Обязательных реквизитов путевого листа (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368)

Обратите внимание: в сведениях о собственнике (владельце) для ИП указывается ОГРНИП. Поскольку машина по СТС на гражданине, который одновременно является ИП и передал вам её в аренду, в путевом листе указываются данные лица, оформившего путевой лист, — приведённые сведения об ИП. При аренде с экипажем (когда вместе с машиной предоставляется услуга по управлению) путевой лист оформляет арендодатель (ч. 1 ст. 6 Устава). При аренде без экипажа автомобиль идёт в ваше владение и пользование, и путевой лист оформляете вы как фактический владелец и эксплуатант:

1. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем. 9. Путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если длительность рейса водителя транспортного средства превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель транспортного средства совершает один или несколько рейсов.
   — п. 8 и 9 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368)

Далее — блок предрейсовых процедур, который заполняется в путевом листе:

1. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
   — п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368)
2. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.
   — п. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368)

1. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
   — п. 12–13 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368)
2. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, и заверяются их подписями с указанием фамилий и инициалов, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.
   — п. 12–13 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368)

Для вас как совмещающего функции водителя ИП: даты, время и показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё проставляются самим ИП (п. 13). Медосмотр перед рейсом, который вы уже проходите, — не ваша «добрая воля», а обязательный реквизит путевого листа. Наконец, оформленные путевые листы подлежат обязательной регистрации:

1. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее - журнал). Журнал ведется на бумажном носителе, страницы которого должны быть прошнурованы, пронумерованы, и (или) на электронном носителе. При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
   — п. 17 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов (Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368)

Обязанность вести журнал регистрации путевых листов — одна из тех, за которые чаще всего наказывают при проверках; вести его можно на бумаге или в электронной форме с возможностью печати страниц. Вывод: путевой лист — обязательный документ; он оформляется на каждое ТС и на каждый рейс (либо до выезда) со всеми шестью группами обязательных реквизитов, с отметками медика о предрейсовом осмотре и ответственного лица о выезде/заезде и техсостоянии, и регистрируется в журнале.

Обязанности ИП как эксплуатанта: медосмотры, предрейсовый контроль техсостояния

Поскольку машина используется в предпринимательской деятельности, на вас как на ИП распространяются обязанности, установленные статьёй 20 Федерального закона № 196-ФЗ:

1. Юридические лица, индивидуальные предприниматели, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств, обязаны: организовывать работу водителей в соответствии с требованиями, обеспечивающими безопасность дорожного движения. Действие данного требования может быть изменено или исключено в отношении участников экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций в соответствии с программой экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций, утверждаемой в соответствии с Федеральным законом от 31 июля 2020 года № 258-ФЗ "Об экспериментальных правовых режимах в сфере цифровых инноваций в Российской Федерации"; (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 331-ФЗ) не допускать управление транспортными средствами на основании иностранных национальных или международных водительских удостоверений при осуществлении предпринимательской и трудовой деятельности, непосредственно связанной с управлением транспортными средствами в соответствии с пунктом 13 статьи 25 настоящего Федерального закона. Действие данного требования может быть изменено или исключено в отношении участников экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций в соответствии с программой экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций, утверждаемой в соответствии с Федеральным законом от 31 июля 2020 года № 258-ФЗ "Об экспериментальных правовых режимах в сфере цифровых инноваций в Российской Федерации";
   — абз. 2, 6–7 п. 1 ст. 20 ФЗ от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»

1. Указанные в пункте 1 настоящей статьи юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки пассажиров на основании договора перевозки или договора фрахтования и (или) грузов на основании договора перевозки (коммерческие перевозки), а также осуществляющие перемещение лиц, кроме водителя, и (или) материальных объектов автобусами и грузовыми автомобилями без заключения указанных договоров (перевозки для собственных нужд автобусами и грузовыми автомобилями), кроме того, обязаны: соблюдать правила обеспечения безопасности перевозок автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утверждаемые федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта; создавать условия для повышения квалификации водителей и других работников автомобильного и городского наземного электрического транспорта, обеспечивающих безопасность дорожного движения. Действие данного требования может быть изменено или исключено в отношении участников экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций в соответствии с программой экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций, утверждаемой в соответствии с Федеральным законом от 31 июля 2020 года № 258-ФЗ "Об экспериментальных правовых режимах в сфере цифровых инноваций в Российской Федерации"; (В редакции Федерального закона от 02.07.2021 № 331-ФЗ) обеспечивать стоянку транспортных средств, принадлежащих им на праве собственности или ином законном основании, в границах городских поселений, муниципальных округов, городских округов, городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя по возвращении из рейса и окончании смены водителя на парковках (парковочных местах), соответствующих требованиям, установленным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, а также осуществлять техническое обслуживание и ремонт указанных транспортных средств в соответствии с требованиями, установленными статьей 18 настоящего Федерального закона; (В редакции Федерального закона от 26.05.2021 № 155-ФЗ) назначать ответственного за обеспечение безопасности дорожного движения, прошедшего аттестацию на право заниматься соответствующей деятельностью в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта; обеспечивать соответствие работников профессиональным и квалификационным требованиям, предъявляемым при осуществлении перевозок и установленным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта, и соответствовать указанным требованиям при осуществлении перевозок индивидуальным предпринимателем самостоятельно; организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта;
   — абз. 9 п. 2 ст. 20 ФЗ от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»

Таким образом, вы обязаны организовывать работу водителей, обеспечивающую безопасность дорожного движения, проводить обязательные медицинские осмотры (включая предрейсовые), обеспечивать соответствие техсостояния автомобиля требованиям и проводить предрейсовый (предсменный) контроль технического состояния ТС. Медосмотр перед рейсом, который вы уже проходите, и контроль техсостояния должны не просто проводиться, а фиксироваться в путевом листе — путём проставления соответствующих отметок (п. 15 и п. 16 Порядка № 368). Практический вывод: одного факта прохождения медосмотра недостаточно — нужно, чтобы он был оформлен документально (отметка медика в путевом листе; при проведении контроля — отметка «выпуск на линию разрешён»). Если вы совмещаете обязанности водителя, все эти процедуры всё равно сохраняются, но выполняются в упрощённом порядке (сам ИП проставляет показания одометра и время).

Ответственность за отсутствие путевого листа и за нарушения предрейсовых процедур

Обязанность водителя иметь путевой лист при себе прямо закреплена в ПДД:

2.1.1. Иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки * : (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 24.01.2001 № 67, от 06.10.2011 № 824, от 06.10.2022 № 1769) водительское удостоверение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории; (В редакции постановлений Правительства Российской Федерации от 28.03.2012 № 254, от 24.10.2014 № 1097, от 06.10.2022 № 1769) регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа - и на прицеп (кроме прицепов к мопедам); (В редакции Постановления Правительства Российской Федерации от 22.03.2014 № 221) абзац; (Исключен - Постановление Правительства Российской Федерации от 12.11.2012 № 1156) в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист и документы на перевозимый груз (транспортная накладная, заказ-наряд, сопроводительная ведомость), а также специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного транспортного средства, крупногабаритного транспортного средства либо транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов;
— абз. 5 п. 2.1.1 ПДД РФ (Постановление Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090)

За нарушение этой обязанности наказывается водитель:

1. Управление транспортным средством водителем, не имеющим при себе документов на право управления им, страхового полиса обязательного страхования гражданской ответственности владельцев транспортного средства, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 и 3 статьи 12.37 настоящего Кодекса, а в случаях, предусмотренных законодательством, путевого листа или товарно-транспортных документов, - (В редакции федеральных законов от 24.07.2007 № 210-ФЗ, от 01.07.2011 № 170-ФЗ, от 14.10.2014 № 307-ФЗ, от 08.06.2015 № 143-ФЗ, от 26.12.2024 № 490-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере пятисот рублей.
   — ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ

То есть если сотрудник полиции остановит вас и путевого листа при себе не окажется, вам как водителю грозит предупреждение или штраф 500 рублей. Но этим ответственность не исчерпывается — гораздо опаснее санкции для предпринимателя:

1. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением профессиональных и квалификационных требований, предъявляемых к работникам, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - ста тысяч рублей.
   — ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ

1. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсовых и послерейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей.
   — ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ

1. Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом с нарушением требований о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере трех тысяч рублей; на должностных лиц - пяти тысяч рублей; на юридических лиц - тридцати тысяч рублей.
   — ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ

За нарушение требований о медосмотрах (ч. 2) и о предрейсовом контроле техсостояния (ч. 3) предусмотрены штрафы для граждан 3 000 руб., для должностных лиц 5 000 руб., для юрлиц 30 000 руб. При этом по примечанию к ст. 2.4 КоАП РФ лица, осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, несут ответственность как должностные лица, если Кодексом не установлено иное:

Статья 2.4. Административная ответственность должностных лиц Административной ответственности подлежит должностное лицо в случае совершения им административного правонарушения в связи с неисполнением либо ненадлежащим исполнением своих служебных обязанностей. Примечание. Под должностным лицом в настоящем Кодексе следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации.
— абз. 11 примечания к ст. 2.4 КоАП РФ, п. 2

Значит, при проверке Ространснадзора вы (как ИП) отвечаете по ч. 2 и ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ именно как должностное лицо — 5 000 рублей за каждое нарушение. Вывод: без путевого листа риск состоит из двух частей — штраф водителю 500 руб. по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ и, что существеннее, штрафы 5 000 руб. по ч. 2 и ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ в отношении ИП при контроле перевозочной деятельности.

Развилки: аренда с экипажем / без экипажа, поездки для собственных нужд и необоснованные требования

Ветка 1. Аренда с экипажем. Если ваш договор аренды предусматривает предоставление услуг по управлению и технической эксплуатации, то путевой лист оформляет арендодатель — собственник-ИП (ч. 1 ст. 6 Устава). В таком случае обязанность оформить путевой лист лежит на нём, а вы лишь обязаны иметь его при себе.

Ветка 2. Аренда без экипажа. Здесь машина передаётся во владение и пользование без услуг по управлению (п. 1 ст. 642 ГК РФ), ответственность за вред несёт арендатор (ст. 648 ГК РФ) — и путевой лист оформляете вы как фактический владелец, эксплуатирующий ТС. Это наиболее вероятная квалификация вашей ситуации (вы сами управляете по заявкам).

Ветка 3. Поездки, не связанные с перевозкой грузов. Обязанность оформить путевой лист возникает по смыслу ч. 1 ст. 6 Устава именно при перевозке пассажиров/грузов, то есть при движении, связанном с перевозкой. Применительно к вашей деятельности это означает: на рейсы по заявкам заказчиков путевой лист обязателен; что касается поездок, которые перевозкой не являются, — для них оформление путевого листа под каждую поездку закон прямо не требует. Учитывая, что машина у вас используется преимущественно для рабочих грузоперевозок, на практике безопаснее оформлять путевой лист на каждый рейс.

Ветка 4. Необоснованные требования. Требование оформить путевой лист законно, но только если автомобиль фактически эксплуатируется при перевозке грузов. Если сотрудник требует документ, не предусмотренный Порядком № 368 и ПДД, отказ от его представления не является правонарушением по ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ, поскольку та устанавливает ответственность лишь за отсутствие путевого листа или товарно-транспортных документов «в случаях, предусмотренных законодательством». Вывод по всем веткам: определяйте режим аренды по тексту договора — от этого зависит, кто обязан оформить путевой лист; в любом случае во всех рейсах по заявкам путевой лист у вас должен быть при себе, а у ИП — оформлен, зарегистрирован в журнале и содержать отметки о медосмотре и контроле техсостояния.