Как районный отдел образования получает данные о вновь прибывших и выбывших гражданах, если человек к ним не обращался: передают ли сведения другие службы или они сами делают запросы?

Обязан ли орган управления образованием вести учёт детей и отслеживать их движение

Ключевой ответ на ваш вопрос: орган управления образованием не просто «может» знать о детях района — он обязан вести их персональный учёт независимо от того, обращались ли к нему родители. Это не инициатива конкретного отдела, а его полномочие, закреплённое законом.

1. учет детей, подлежащих обучению по образовательным программам дошкольного, начального общего, основного общего и среднего общего образования, закрепление муниципальных образовательных организаций за конкретными территориями муниципального района, муниципального округа, городского округа; (В редакции Федерального закона от 30.04.2021 № 114-ФЗ ) 7) осуществление иных установленных настоящим Федеральным законом полномочий в сфере образования. 2. В субъектах Российской Федерации - городах федерального значения Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе полномочия органов местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в сфере образования, в том числе по закреплению образовательных организаций субъектов Российской Федерации за конкретными территориями, устанавливаются законами субъектов Российской Федерации - городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя. (В редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 84-ФЗ ) 2 2 . В федеральной территории "Сириус" полномочия органов местного самоуправления в сфере образования, предусмотренные частью 1 настоящей статьи, осуществляются органами публичной власти федеральной территории "Сириус". (Дополнение частью - Федеральный закон от 02.07.2021 № 351-ФЗ ) 3. Органы местного самоуправления муниципальных районов имеют право на осуществление функций учредителей муниципальных образовательных организаций высшего образования, находящихся в их ведении по состоянию на 31 декабря 2008 года. 4.
   — п. 6 ч. 1 ст. 9 ФЗ № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Для муниципального района учёт детей, подлежащих обучению, — прямое полномочие по решению вопроса местного значения (подп. 6 ч. 1 ст. 9 ФЗ № 273-ФЗ). Именно поэтому районный отдел образования по определению «в курсе» детского населения своей территории и не может ждать, пока к нему придут сами.

Органы местного самоуправления муниципальных районов , муниципальных округов и городских округов ведут учет детей, имеющих право на получение общего образования каждого уровня и проживающих на территориях соответствующих муниципальных образований, и форм получения образования, определенных родителями (законными представителями) детей. При выборе родителями (законными представителями) детей формы получения общего образования в форме семейного образования родители (законные представители) информируют об этом выборе орган местного самоуправления муниципального района , муниципального округа или городского округа, на территориях которых они проживают. (В редакции Федерального закона от 30.04.2021 № 114-ФЗ )
— ч. 5 ст. 63 ФЗ № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Отдельно закон обязывает органы местного самоуправления вести учёт детей, имеющих право на общее образование и проживающих на территории муниципалитета, а также форм получения образования, выбранных родителями. То есть основание учёта — факт проживания ребёнка на территории, а не факт обращения в школу или садик. Отсюда и берётся «осведомлённость» отдела: он собирает сведения обо всех проживающих детях, а не только о тех, кто пришёл сам.

1. ведут учет несовершеннолетних, не посещающих или систематически пропускающих по неуважительным причинам занятия в образовательных организациях; (В редакции Федерального закона от 14.10.2014 № 301-ФЗ) 5) разрабатывают и внедряют в практику работы образовательных организаций программы и методики, направленные на формирование законопослушного поведения несовершеннолетних; (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 185-ФЗ) 6) (Подпункт утратил силу - Федеральный закон от 02.07.2013 № 185-ФЗ) 7) обеспечивают проведение мероприятий по раннему выявлению незаконного потребления наркотических средств и психотропных веществ обучающимися в общеобразовательных организациях и профессиональных образовательных организациях, а также образовательных организациях высшего образования. (Дополнение подпунктом - Федеральный закон от 07.06.2013 № 120-ФЗ) 2. Организации, осуществляющие образовательную деятельность: (В редакции Федерального закона от 02.07.2013 № 185-ФЗ) 1) оказывают социально-психологическую и педагогическую помощь несовершеннолетним с ограниченными возможностями здоровья и (или) отклонениями в поведении либо несовершеннолетним, имеющим проблемы в обучении; (В редакции Федерального закона от 30.06.2007 № 120-ФЗ) 2) выявляют несовершеннолетних, находящихся в социально опасном положении, а также не посещающих или систематически пропускающих по неуважительным причинам занятия в образовательных организациях, принимают меры по их воспитанию и получению ими общего образования;
   — подп. 4 п. 1 ст. 14 ФЗ № 120-ФЗ «Об основах системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних»

Наконец, по линии профилактики безнадзорности (ФЗ № 120-ФЗ) органы управления образованием ведут отдельный учёт несовершеннолетних, не посещающих или систематически пропускающих занятия. Это второй, «контрольный» контур: он выявляет тех, кто формально проживает на территории, но в школу не ходит.

Вывод: районный отдел образования узнаёт о детях не только от тех, кто сам к нему обратился. Он ведёт обязательный персональный учёт всех детей, проживающих на территории района (ст. 9, 63 ФЗ № 273-ФЗ), а также отдельно учитывает детей, не посещающих школу (ст. 14 ФЗ № 120-ФЗ). Поэтому отдел располагает сведениями о движении детского населения своего района, причём независимо от обращения граждан.

Как сведения о прибытии и выбытии фактически поступают в отдел, если гражданин к нему не обращался

Механика проста: государство получает информацию о переезде не от самого гражданина «в отдел образования», а через регистрационный учёт населения, который ведёт МВД.

Федеральный орган исполнительной власти в сфере внутренних дел ведет базовый государственный информационный ресурс регистрационного учета граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации (далее - база данных), содержащий в себе информацию, полученную от граждан, федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных полномочных органов, органов местного самоуправления, а также учреждений, осуществляющих в соответствии со статьей 5 настоящего Закона регистрацию и снятие граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания. (Дополнение частью - Федеральный закон от 28.12.2013 № 387-ФЗ) (В редакции Федерального закона от 27.12.2018 № 528-ФЗ) Федеральный орган исполнительной власти в сфере внутренних дел и его территориальные органы вправе осуществлять обработку персональных данных, содержащихся в базе данных, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
— ст. 3 Закона РФ № 5242-1 о регистрационном учёте граждан

Все данные о регистрации и снятии с регистрационного учёта аккумулируются в базовом государственном информационном ресурсе, который ведёт федеральный орган исполнительной власти в сфере внутренних дел, причём туда стекается информация от федеральных органов, органов власти субъектов, органов местного самоуправления и иных учреждений. Это и есть первичный источник сведений о прибытии и выбытии: переезд фиксируется при регистрации по новому месту жительства или пребывания.

1. В целях обеспечения реализации права всех граждан на получение общего образования, повышения ответственности органов государственной власти , государственных и муниципальных образовательных учреждений за полный охват детей и подростков общим образованием и сохранение контингентов обучающихся до окончания ими образовательных учреждений, реализующих основные и дополнительные общеобразовательные программы, ежегодно проводится персональный учет детей в возрасте до 18 лет, а также проверка приема и явки детей в возрасте от 6 до 18 лет в образовательные учреждения. (В редакции законов Москвы от 09.12.2009 № 11 , от 04.07.2012 № 35 , от 25.06.2014 № 37 , от 08.05.2024 № 15 ) 2. Учет детей осуществляют территориальные органы исполнительной власти города Москвы. (В редакции законов Москвы от 04.07.2012 № 35 , от 08.05.2024 № 15 ) Отраслевые органы исполнительной власти, органы местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве , органы внутренних дел в пределах своей компетенции оказывают содействие территориальным органам исполнительной власти города Москвы в проведении данной работы.
   — ч. 1-2 ст. 16 Закона г. Москвы № 14 «Об общем образовании в городе Москве»

Органы внутренних дел прямо названы среди тех, кто оказывает содействие органам, ведущим учёт детей, — то есть ОВД передают свои данные в систему учёта. А единая информационная база данных о детях, создаваемая органом управления образованием, сводит эти сведения воедино и используется, в частности, для уточнения планов приёма и организации приёма детей, прибывших в регион. Так сведения из ОВД и других служб попадают к органам образования без обращения гражданина.

Вывод: данные о прибывших и выбывших поступают в отдел образования не «сами по себе» и не от гражданина, а по двум каналам — (1) через регистрационный учёт МВД (ст. 3 Закона РФ № 5242-1), данные которого доступны уполномоченным органам, и (2) через межведомственное взаимодействие с ОВД и иными службами при ведении единой информационной базы данных о детях (ст. 16 Закона г. Москвы № 14; ст. 9 ФЗ № 273-ФЗ). Поэтому отдел узнаёт о движении населения и о детях, которые к нему не обращались. В вашем регионе порядок ведения такого учёта детализируется нормативным актом субъекта РФ (положением, утверждаемым правительством региона), и именно там закреплены конкретные источники сведений — ЗАГС, медорганизации, ОВД.

Границы: на каком основании отдел обрабатывает эти данные и что он не вправе делать

То, что отдел получает сведения о детях без вашего обращения, не означает произвола: обработка персональных данных допускается только при наличии законного основания и лишь в необходимом объёме.

1. обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей; 3) обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах; (В редакции Федерального закона от 29.07.2017 № 223-ФЗ) 3 1 ) обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного акта);
   — подп. 2 и 4 п. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

Обработка данных без согласия законна, если она необходима для выполнения возложенных законом на оператора функций, полномочий и обязанностей (подп. 2 п. 1 ст. 6), а также для исполнения полномочий органов местного самоуправления (подп. 4 п. 1 ст. 6). Поскольку учёт детей — это прямая обязанность органа образования по ст. 9, 63 ФЗ № 273-ФЗ и ст. 14 ФЗ № 120-ФЗ, отдел не нуждается в отдельном согласии родителей на сбор этих сведений: он действует в рамках закона. Обратное означало бы, что орган не может исполнить свою обязанность.

Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом. (Статья в редакции Федерального закона от 25.07.2011 № 261-ФЗ)
— ст. 7 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

Но у этой медали есть вторая сторона: получившие доступ к персональным данным обязаны не раскрывать их третьим лицам и не распространять без согласия, если иное не установлено законом. То есть отдел вправе собирать и обрабатывать данные для учёта, но не вправе «раздавать» их кому попало или использовать в иных целях.

1. Информация, указанная в пункте 2 настоящей статьи, подлежит хранению и использованию в порядке, обеспечивающем ее конфиденциальность. 4. Родители или иные законные представители несовершеннолетних, должностные лица органов и учреждений системы профилактики безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних и иные лица несут ответственность за нарушение прав несовершеннолетних, а также за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей по их воспитанию, обучению и (или) содержанию в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации. (В редакции федеральных законов от 01.12.2004 № 150-ФЗ; от 27.06.2018 № 170-ФЗ)
   — п. 3 ст. 9 ФЗ № 120-ФЗ и подп. 7 п. 2 ст. 9

По линии профилактической работы закон прямо требует обеспечивать конфиденциальность информации о выявленных детях и семьях и устанавливает ответственность должностных лиц за нарушение прав несовершеннолетних. Это означает: сведения о конкретном ребёнке, попавшем в поле зрения отдела (например, как не посещающий школу), — не публичная информация, и её разглашение влечёт ответственность.

Вывод: отдел образования обрабатывает данные о детях на законном основании — для выполнения своей обязанности по учёту (подп. 2, 4 п. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ), и отдельного согласия родителей для этого не требуется. Однако обработка ограничена целями учёта и профилактики, а доступ к таким данным конфиденциален (ст. 7 ФЗ № 152-ФЗ, п. 3 ст. 9 ФЗ № 120-ФЗ). Использование или раскрытие данных за этими пределами неправомерно.

Что делать, если данные о вас используются или передаются неправомерно, и как проверить основания

Если у вас есть сомнения, что отдел образования получил или использует данные о вашей семье неправомерно, ваши возможности распадаются на две ветки: проверка законности обработки и обжалование.

Ветка 1 — вы согласны, что учёт ведётся, но хотите знать, какие данные и на каком основании обрабатываются. Вы как субъект персональных данных вправе получить информацию об обработке. Если оператор неправомерно обрабатывает данные, он по вашему обращению или запросу обязан заблокировать их на период проверки, а при подтверждении неправомерности — прекратить обработку или уничтожить данные.

1. обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей; 3) обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах; (В редакции Федерального закона от 29.07.2017 № 223-ФЗ) 3 1 ) обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного акта);
   — подп. 2 и 4 п. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

Это право подкреплено обязанностью должностных лиц: за невыполнение оператором требования об уточнении, блокировании или уничтожении данных установлена ответственность (ч. 5 ст. 13.11 КоАП РФ). Обратиться можно и в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) — ст. 21 ФЗ № 152-ФЗ прямо называет его запрос основанием для блокирования.

Ветка 2 — обработка ведётся в случаях, не предусмотренных законом, либо несовместима с целями сбора. Это самостоятельное правонарушение:

Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, либо обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частями 2, 11 - 18 настоящей статьи и статьей 17.13 настоящего Кодекса , если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, - (В редакции федеральных законов от 11.06.2021 № 206-ФЗ, от 30.11.2024 № 420-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от десяти тысяч до пятнадцати тысяч рублей; на должностных лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей; на юридических лиц - от ста пятидесяти тысяч до трехсот тысяч рублей. (В редакции федеральных законов от 24.02.2021 № 19-ФЗ, от 30.11.2024 № 420-ФЗ) 1 1 . Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на должностных лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей; на юридических лиц - от трехсот тысяч до пятисот тысяч рублей. (В редакции Федерального закона от 30.11.2024 № 420-ФЗ) (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.02.2021 № 19-ФЗ) 2.
— ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ

Штраф по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ для должностных лиц достигает 100 000 руб., для юридических лиц — до 300 000 руб. То есть если данные используются вне целей учёта или получены без законного основания, виновные должностные лица и орган несут административную ответственность. Если же обработка затрагивает ваши права и свободы как гражданина, действия (бездействие) органа можно обжаловать в вышестоящий орган либо в суд.

Вывод: вы вправе запросить у оператора информацию об обработке своих данных и потребовать их блокирования или уничтожения при неправомерности (ст. 21 ФЗ № 152-ФЗ), а также обратиться в Роскомнадзор и (или) обжаловать действия органа в вышестоящий орган или в суд (ст. 9 Закона РФ № 5242-1). Обработка данных вне установленных законом случаев влечёт административную ответственность по ст. 13.11 КоАП РФ. «Не знать, откуда у отдела сведения» и «не иметь возможности проверить законность их использования» — не одно и то же: сам учёт законен, но его рамки вы можете контролировать.

Условия правомерности, риски должностных лиц и что делать при отказе

Условия, при которых данные о детях обрабатываются без согласия родителей. Обработка допустима, только если она совершается в рамках законных целей и полномочий оператора. Основание — подп. 2 (исполнение возложенных законом функций) и подп. 4 п. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ (исполнение полномочий органов местного самоуправления). Состав данных должен соответствовать цели и не быть избыточным. Если отдел собирает сведения сверх целей учёта и профилактики (например, «на всякий случай» тянет полные данные семьи), это уже за пределами правомерности.

1. обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей; 3) обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах; (В редакции Федерального закона от 29.07.2017 № 223-ФЗ) 3 1 ) обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного акта);
   — подп. 2 и 4 п. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

Именно поэтому корректный ответ на «откуда у них данные» звучит так: данные законны постольку, поскольку обслуживают конкретную цель — учёт детей, подлежащих обучению, и профилактическую работу. Как только цель утрачивается или данные используются иначе, правомерность исчезает.

Риски и санкции для должностных лиц и органа. Уклонение от обязанности предоставить субъекту информацию об обработке его данных — самостоятельное правонарушение.

1. Невыполнение оператором предусмотренной законодательством Российской Федерации в области персональных данных обязанности по предоставлению субъекту персональных данных информации, касающейся обработки его персональных данных, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц - от восьми тысяч до двенадцати тысяч рублей; на индивидуальных предпринимателей - от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от сорока тысяч до восьмидесяти тысяч рублей. (В редакции Федерального закона от 24.02.2021 № 19-ФЗ) 5. Невыполнение оператором в сроки, установленные законодательством Российской Федерации в области персональных данных, требования субъекта персональных данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об уточнении персональных данных, их блокировании или уничтожении в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от двух тысяч до четырех тысяч рублей; на должностных лиц - от восьми тысяч до двадцати тысяч рублей; на индивидуальных предпринимателей - от двадцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до девяноста тысяч рублей. (В редакции Федерального закона от 24.02.2021 № 19-ФЗ) 5 1 .
   — ч. 4 ст. 13.11 КоАП РФ

Причём здесь два независимых состава: по ч. 4 ст. 13.11 КоАП РФ наказывается непредоставление информации об обработке (для должностных лиц — до 12 000 руб.), а по ч. 5 — невыполнение требования о блокировании/уточнении/уничтожении (для должностных лиц — до 20 000 руб., для юрлиц — до 90 000 руб.). А за саму неправомерную обработку действует ч. 1 ст. 13.11 (штраф до 100 000 руб. для должностных лиц, до 300 000 руб. для юрлиц). То есть у органа есть стимул ответить на ваш запрос и исполнять его — иначе наступает административная ответственность.

Если откажут в информации или бездействуют. При обращении субъекта данных оператор обязан заблокировать неправомерно обрабатываемые данные на период проверки.

В случае выявления неправомерной обработки персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по запросу субъекта персональных данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование неправомерно обрабатываемых персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки. В случае выявления неточных персональных данных при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо по их запросу или по запросу уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных оператор обязан осуществить блокирование персональных данных, относящихся к этому субъекту персональных данных, или обеспечить их блокирование (если обработка персональных данных осуществляется другим лицом, действующим по поручению оператора) с момента такого обращения или получения указанного запроса на период проверки, если блокирование персональных данных не нарушает права и законные интересы субъекта персональных данных или третьих лиц. 2.
— п. 1 ст. 21 ФЗ № 152-ФЗ «О персональных данных»

Если отдел не исполняет эту обязанность и не даёт ответ, вы вправе обратиться: (1) в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (Роскомнадзор) — его запрос для оператора обязателен; (2) в вышестоящий орган управления образованием; (3) в прокуратуру — по общему надзору за соблюдением прав; (4) в суд. Если обжалуются действия (бездействие) органа, публичный спор рассматривается по правилам административного судопроизводства (КАС РФ); требования о защите личных неимущественных прав и компенсации морального вреда рассматривает суд общей юрисдикции.

Вывод: обработка данных о детях правомерна только в пределах законных целей учёта и профилактики (подп. 2, 4 п. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ). Нарушения наказуемы по ст. 13.11 КоАП РФ — отдельно за неправомерную обработку, отдельно за непредоставление информации субъекту и за неисполнение требования о блокировании данных. При отказе или бездействии вы последовательно обращаетесь в Роскомнадзор (ст. 21 ФЗ № 152-ФЗ), в вышестоящий орган, в прокуратуру и в суд; сроки и порядок обжалования определяются избранной процедурой (КАС РФ — для оспаривания действий органа, ГПК РФ — для требования о компенсации морального вреда).

Как источник сведений зависит от региона и от вида учёта (развилки)

Картина «откуда у отдела данные» неодинакова в разных субъектах и в разных звеньях учёта, поэтому ответ распадается на две развилки.

Развилка 1 — регион. Полномочие по учёту детей и порядок его ведения зависят от того, где вы живёте.

1. учет детей, подлежащих обучению по образовательным программам дошкольного, начального общего, основного общего и среднего общего образования, закрепление муниципальных образовательных организаций за конкретными территориями муниципального района, муниципального округа, городского округа; (В редакции Федерального закона от 30.04.2021 № 114-ФЗ ) 7) осуществление иных установленных настоящим Федеральным законом полномочий в сфере образования. 2. В субъектах Российской Федерации - городах федерального значения Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе полномочия органов местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в сфере образования, в том числе по закреплению образовательных организаций субъектов Российской Федерации за конкретными территориями, устанавливаются законами субъектов Российской Федерации - городов федерального значения Москвы, Санкт-Петербурга и Севастополя. (В редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 84-ФЗ ) 2 2 . В федеральной территории "Сириус" полномочия органов местного самоуправления в сфере образования, предусмотренные частью 1 настоящей статьи, осуществляются органами публичной власти федеральной территории "Сириус". (Дополнение частью - Федеральный закон от 02.07.2021 № 351-ФЗ ) 3. Органы местного самоуправления муниципальных районов имеют право на осуществление функций учредителей муниципальных образовательных организаций высшего образования, находящихся в их ведении по состоянию на 31 декабря 2008 года. 4.
   — п. 6 ч. 1 ст. 9 ФЗ № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

По общему правилу учёт ведёт орган местного самоуправления муниципального района или округа (подп. 6 ч. 1 ст. 9, ч. 5 ст. 63 ФЗ № 273-ФЗ). Но в городах федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) полномочия внутригородских муниципалитетов задаются законом субъекта. В Москве, например, это прямо детализировано:

1. В целях обеспечения реализации права всех граждан на получение общего образования, повышения ответственности органов государственной власти , государственных и муниципальных образовательных учреждений за полный охват детей и подростков общим образованием и сохранение контингентов обучающихся до окончания ими образовательных учреждений, реализующих основные и дополнительные общеобразовательные программы, ежегодно проводится персональный учет детей в возрасте до 18 лет, а также проверка приема и явки детей в возрасте от 6 до 18 лет в образовательные учреждения. (В редакции законов Москвы от 09.12.2009 № 11 , от 04.07.2012 № 35 , от 25.06.2014 № 37 , от 08.05.2024 № 15 ) 2. Учет детей осуществляют территориальные органы исполнительной власти города Москвы. (В редакции законов Москвы от 04.07.2012 № 35 , от 08.05.2024 № 15 ) Отраслевые органы исполнительной власти, органы местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве , органы внутренних дел в пределах своей компетенции оказывают содействие территориальным органам исполнительной власти города Москвы в проведении данной работы.
   — ч. 1-2 ст. 16 Закона г. Москвы № 14 «Об общем образовании в городе Москве»

Если вы в Москве или ином регионе с собственным законом об учёте детей — то источником сведений будет региональная единая информационная база данных, а порядок учёта утверждает правительство субъекта (в Москве — ч. 3 ст. 16 Закона № 14). Если вы в обычном муниципальном районе — действует общий порядок ст. 9, 63 ФЗ № 273-ФЗ, а конкретные источники сведений (ЗАГС, медорганизации, ОВД) определяются актом региона и регламентом отдела.

Развилка 2 — вид учёта. Ваш вопрос «дети пошли в новую школу или садик» покрывает разные звенья учёта, и от этого зависит, какой именно орган задействован.

Правила приема в государственные образовательные организации субъектов Российской Федерации и муниципальные образовательные организации на обучение по основным общеобразовательным программам должны обеспечивать также прием в образовательную организацию граждан, имеющих право на получение общего образования соответствующего уровня и проживающих на территории, за которой закреплена указанная образовательная организация. (В редакции Федерального закона от 18.03.2020 № 53-ФЗ) 3 1 . Ребенок, в том числе усыновленный (удочеренный) или находящийся под опекой или попечительством в семье, включая приемную семью либо в случаях, предусмотренных законами субъектов Российской Федерации, патронатную семью, имеет право преимущественного приема на обучение по основным общеобразовательным программам в государственную или муниципальную образовательную организацию, в которой обучаются его брат и (или) сестра (полнородные и неполнородные, усыновленные (удочеренные), дети, опекунами (попечителями) которых являются родители (законные представители) этого ребенка, или дети, родителями (законными представителями) которых являются опекуны (попечители) этого ребенка, за исключением случаев, предусмотренных частями 5 и 6 настоящей статьи. (Дополнение частью - Федеральный закон от 02.12.2019 № 411-ФЗ) (В редакции Федерального закона от 21.11.2022 № 465-ФЗ) 4.
— ч. 3, 4, 4.1 ст. 67 ФЗ № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Для школьного звена приём обеспечивает приём именно проживающих на закреплённой за школой территории (ч. 3 ст. 67), поэтому о прибывшем на территорию ребёнке отдел узнаёт в рамках учёта по закреплению территорий. Для дошкольного звена порядок иной:

Прием на обучение по образовательным программам дошкольного образования в государственные или муниципальные образовательные организации, реализующие образовательные программы дошкольного образования, осуществляется по направлению исполнительного органа субъекта Российской Федерации, осуществляющего государственное управление в сфере образования, или органа местного самоуправления, осуществляющего управление в сфере образования, посредством использования региональных информационных систем, указанных в части 14 статьи 98 настоящего Федерального закона. (Дополнение частью - Федеральный закон от 27.12.2019 № 515-ФЗ) (В редакции Федерального закона от 08.08.2024 № 232-ФЗ) 5. Организация индивидуального отбора при приеме либо переводе в государственные и муниципальные образовательные организации для получения основного общего и среднего общего образования с углубленным изучением отдельных учебных предметов или для профильного обучения допускается в случаях и в порядке, которые предусмотрены законодательством субъекта Российской Федерации. 6.
— ч. 4.1 ст. 67 ФЗ № 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»

Приём в детский сад идёт по направлению органа управления образованием (регионального или муниципального) через региональную информационную систему (ч. 4.1 ст. 67). Это означает, что в очередь в садик вы попадаете именно через орган образования, и он в любом случае фиксирует ребёнка как проживающего на территории — даже если вы не обращались «лично» в отдел, а подавали заявление через портал.

Вывод: механизм получения сведений единый по смыслу (регистрационный учёт + межведомственный обмен + единая база данных о детях), но его конкретное оформление зависит от региона и звена учёта: если вы в городе федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) — применяется региональный закон и положение правительства субъекта; если в обычном районе — общий порядок ФЗ № 273-ФЗ и акты региона. Отдельно: школьное звено завязано на приём по закреплённой территории (ч. 3 ст. 67), а дошкольное — на приём по направлению органа образования через региональную информационную систему (ч. 4.1 ст. 67). Конкретные источники сведений и порядок межведомственного обмена в вашем муниципалитете закреплены в региональном положении об учёте детей и в регламенте органа образования субъекта.