Заберут ли оригинал нотариальной доверенности при подаче аттестата на апостиль и как его вернуть

Вправе ли уполномоченный орган изъять (оставить в деле) подлинник нотариальной доверенности

Проставление апостиля на аттестат — это государственная услуга, оказываемая компетентным органом по запросу заявителя. Закон прямо причисляет документы, выданные организациями, осуществляющими образовательную деятельность, к российским официальным документам, на которых проставляется апостиль:

1. В качестве российских официальных документов в целях применения настоящего Федерального закона рассматриваются документы, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации: 1) федеральными органами исполнительной власти, территориальными органами федеральных органов исполнительной власти; 2) федеральными судами, конституционными (уставными) судами и мировыми судьями субъектов Российской Федерации; 3) органами прокуратуры Российской Федерации; 4) органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации; 5) организациями, осуществляющими образовательную деятельность; 6) органами местного самоуправления при осуществлении отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления; 7) государственными и муниципальными учреждениями. 2. В качестве российских официальных документов также рассматриваются документы, оформленные нотариусами Российской Федерации при совершении нотариальных действий или иными лицами, имеющими право совершать нотариальные действия, и документы, выданные многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг. 3. Апостиль не проставляется на документах, совершенных дипломатическими представительствами и консульскими учреждениями, а также на документах, имеющих прямое отношение к коммерческой или таможенной операции, в том числе в случаях, если указанные документы выполнены в виде копий, верность которых засвидетельствована нотариусами.
   — п. 1 ст. 5 ФЗ № 330-ФЗ

Обратите внимание: здесь принципиально, что апостиль ставится именно на сам документ (или на отдельный лист, скрепляемый с ним), а не просто «выдаётся справка»:

1. апостиль - штамп, соответствующий требованиям Конвенции и настоящего Федерального закона, проставляемый компетентным органом на российском официальном документе или на отдельном листе, скрепляемом с этим документом, и удостоверяющий подлинность подписи и должность лица, подписавшего документ, и в надлежащем случае подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ;
   — п. 4 ст. 2 ФЗ № 330-ФЗ

Для вопроса об изъятии доверенности важно, что порядок и перечень принимаемых документов устанавливаются не произвольно «по окну», а нормативным актом — административным регламентом органа:

1. Порядок проставления апостиля компетентными органами устанавливается нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в том числе административными регламентами предоставления государственных услуг в сфере проставления апостиля, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации, регулирующим предоставление государственных услуг.
   — ч. 2 ст. 4 ФЗ № 330-ФЗ

Это означает: любые действия с доверенностью (в том числе её удержание) должны иметь основание в регламенте органа, оказывающего услугу. Ни ФЗ № 330-ФЗ, ни приведённые нормы не возлагают на заявителя обязанность сдавать подлинник доверенности в дело. Сама доверенность — это не предмет услуги (услуга оказывается в отношении аттестата) и не документ, подлежащий обязательной сдаче; это лишь документ, подтверждающий полномочия представителя. Отраслевой закон определяет именно «запрос заявителя о проставлении апостиля» как основание процедуры, и именно на сам официальный документ (аттестат) ставится штамп.

Проверяемая ветка: если в регламенте конкретного компетентного органа прямо закреплено, что подлинник документа, удостоверяющего полномочия представителя, приобщается к делу, — требование будет законным в этой части. Но и тогда орган обязан обеспечить заявителю сохранение его прав: изъятие подлинника без выдачи заверенной копии лишает доверителя возможности пользоваться доверенностью. Следовательно, при отсутствии прямого указания в регламенте на обязательную сдачу подлинника требование оставить доверенность в деле неправомерно; надлежит подшить в дело копию (при необходимости — заверенную), а подлинник вернуть заявителю после сличения.

Вывод: норма, обязывающая заявителя безвозвратно сдавать подлинник нотариальной доверенности в дело, отсутствует. По общему правилу орган вправе ознакомиться с подлинником и удостовериться в полномочиях, но обязан вернуть его, приобщив к делу копию; безвозвратное удержание подлинника допустимо только при прямом закреплении этого в административном регламенте органа, а при удержании орган должен выдать заверенную копию.

Правовое значение подлинника доверенности и возможность замены его копией

Доверенность — это письменное уполномочие для представительства перед третьими лицами; полномочие, основанное на доверенности, создаёт права и обязанности для представляемого (супруга), а не для представителя:

1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. 2. Доверенности от имени малолетних (статья 28) и от имени недееспособных граждан (статья 29) выдают их законные представители. 3. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя. Письменное уполномочие на получение представителем гражданина его вклада в банке, внесение денежных средств на его счет по вкладу, на совершение операций по его банковскому счету, в том числе получение денежных средств с его банковского счета, а также на получение адресованной ему корреспонденции в организации связи может быть представлено представляемым непосредственно банку или организации связи. 4. Правила настоящего Кодекса о доверенности применяются также в случаях, когда полномочия представителя содержатся в договоре, в том числе в договоре между представителем и представляемым, между представляемым и третьим лицом, либо в решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений. 5. В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно. 6.
   — п. 1 ст. 185 ГК РФ

1. Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). 2. Не являются представителями лица, действующие хотя и в чужих интересах, но от собственного имени, лица, лишь передающие выраженную в надлежащей форме волю другого лица, а также лица, уполномоченные на вступление в переговоры относительно возможных в будущем сделок. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 3. Представитель не может совершать сделки от имени представляемого в отношении себя лично, а также в отношении другого лица, представителем которого он одновременно является, за исключением случаев, предусмотренных законом. Сделка, которая совершена с нарушением правил, установленных в абзаце первом настоящего пункта, и на которую представляемый не дал согласия, может быть признана судом недействительной по иску представляемого, если она нарушает его интересы. Нарушение интересов представляемого предполагается, если не доказано иное. (Пункт в редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 4.
   — п. 1 ст. 182 ГК РФ

Отсюда следует: супруг как доверитель заинтересован в сохранении контроля над выданной им доверенностью; подлинник доверенности — это его документ, подтверждающий объём переданных полномочий и позволяющий ему самому распоряжаться доверенностью (в том числе отозвать её в любой момент):

1. Лицо, которому выдана доверенность, во всякое время может отказаться от полномочий, а лицо, выдавшее доверенность, может отменить доверенность или передоверие, за исключением случая, предусмотренного статьей 188 1 настоящего Кодекса. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 3. С прекращением доверенности теряет силу передоверие. Статья 188 1 . Безотзывная доверенность 1. В целях исполнения или обеспечения исполнения обязательства представляемого перед представителем или лицами, от имени или в интересах которых действует представитель, в случаях, если такое обязательство связано с осуществлением предпринимательской деятельности, представляемый может указать в доверенности, выданной представителю, на то, что эта доверенность не может быть отменена до окончания срока ее действия либо может быть отменена только в предусмотренных в доверенности случаях (безотзывная доверенность). Такая доверенность в любом случае может быть отменена после прекращения того обязательства, для исполнения или обеспечения исполнения которого она выдана, а также в любое время в случае злоупотребления представителем своими полномочиями, равно как и при возникновении обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что данное злоупотребление может произойти. 2. Безотзывная доверенность должна быть нотариально удостоверена и содержать прямое указание на ограничение возможности ее отмены в соответствии с пунктом 1 настоящей статьи. 3.
   — п. 2 ст. 188 ГК РФ

Для подачи апостиля органу достаточно удостовериться в полномочиях представителя. Доверенность на подачу и получение документов не требует нотариальной формы по общему правилу (нотариальная форма обязательна лишь для сделок, требующих нотариальной формы, и для регистрационных действий — п. 1 ст. 185.1 ГК РФ); поскольку доверенность уже нотариальная, её копия при необходимости может быть заверена любым нотариусом или самим органом, и этого достаточно для приобщения к делу — сам апостиль касается аттестата, а не доверенности.

Практический вывод для фактов клиента: в дело достаточно подшить копию доверенности, а подлинник предъявить для сличения и получить обратно. Если орган настаивает на оставлении подлинника, потребуйте либо возврата оригинала после сличения, либо выдачи заверенной органом копии доверенности с отметкой о принятии подлинника.

Вывод: подлинник доверенности — документ доверителя, а не предмет услуги; закон не обязывает сдавать его в дело. Полномочия представителя могут быть подтверждены копией, при необходимости заверенной; требование о безвозвратной сдаче подлинника должно быть основано на регламенте, иначе неправомерно.

Если подлинник доверенности всё же удержан — как восстановить права доверителя и поверенного

Обязанность вернуть доверенность возникает, в частности, при её прекращении:

1. По прекращении доверенности лицо, которому она выдана, или его правопреемники обязаны немедленно вернуть доверенность. Подраздел 5. Сроки. Исковая давность Глава 11. Исчисление сроков
   — п. 3 ст. 189 ГК РФ

Также доверитель вправе в любое время отменить доверенность, когда бы она ни находилась у представителя или у третьего лица:

1. Лицо, которому выдана доверенность, во всякое время может отказаться от полномочий, а лицо, выдавшее доверенность, может отменить доверенность или передоверие, за исключением случая, предусмотренного статьей 188 1 настоящего Кодекса. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 3. С прекращением доверенности теряет силу передоверие. Статья 188 1 . Безотзывная доверенность 1. В целях исполнения или обеспечения исполнения обязательства представляемого перед представителем или лицами, от имени или в интересах которых действует представитель, в случаях, если такое обязательство связано с осуществлением предпринимательской деятельности, представляемый может указать в доверенности, выданной представителю, на то, что эта доверенность не может быть отменена до окончания срока ее действия либо может быть отменена только в предусмотренных в доверенности случаях (безотзывная доверенность). Такая доверенность в любом случае может быть отменена после прекращения того обязательства, для исполнения или обеспечения исполнения которого она выдана, а также в любое время в случае злоупотребления представителем своими полномочиями, равно как и при возникновении обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что данное злоупотребление может произойти. 2. Безотзывная доверенность должна быть нотариально удостоверена и содержать прямое указание на ограничение возможности ее отмены в соответствии с пунктом 1 настоящей статьи. 3.
   — п. 2 ст. 188 ГК РФ

Из этих норм следует, что даже если подлинник доверенности остался в деле органа, доверитель (супруг) не лишается возможности распорядиться своими полномочиями: он может отменить доверенность (при необходимости — нотариально, с внесением сведений в реестр отмены доверенностей), а поверенный обязан вернуть доверенность. Для самой процедуры апостиля это означает, что доверитель сохраняет контроль над доверенностью и может выдать новую доверенность, если подлинник удерживается необоснованно. Однако удержание подлинника создаёт для супруга неудобство: без документа на руках он не может предъявить его для иных действий.

Смежное право (гражданско-правовое последствие): если в результате неправомерного удержания подлинника доверителю или поверенному причинены расходы (например, на повторное оформление доверенности, нотариальные действия), они могут быть возмещены как убытки лицом, неправомерно удерживающим документ, — но это уже самостоятельный имущественный спор, требующий доказательств причинной связи.

Вывод: удержание подлинника не парализует права доверителя — он вправе отменить доверенность и потребовать её возврата, а также выдать новую. Но поскольку подлинник нужен и клиенту, и супругу, целесообразно добиваться возврата оригинала после сличения или выдачи заверенной копии, а не оставлять его в деле.

Что делать, если отказываются вернуть оригинал или выдать заверенную копию

Если орган требует документ, не предусмотренный нормативными актами (в том числе настаивает на изъятии подлинника доверенности), это самостоятельное основание для жалобы:

1. требование у заявителя документов или информации либо осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления государственной или муниципальной услуги;
   — п. 3 ч. 1 ст. 11.1 ФЗ № 210-ФЗ

Стандарт услуги должен содержать исчерпывающий перечень документов, которые заявитель обязан представить, — то есть список закрытый:

1. исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной или муниципальной услуги с разделением на документы и информацию, которые заявитель должен представить самостоятельно, и документы, которые заявитель вправе представить по собственной инициативе, так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия; (В редакции Федерального закона от 01.07.2011 № 169-ФЗ) 7) исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной или муниципальной услуги; 8) исчерпывающий перечень оснований для приостановления предоставления государственной или муниципальной услуги или отказа в предоставлении государственной или муниципальной услуги; (В редакции Федерального закона от 29.12.2017 № 479-ФЗ) 9) размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении государственной или муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
   — п. 6 ч. 1 ст. 14 ФЗ № 210-ФЗ

Заявитель вправе на досудебное (внесудебное) обжалование:

1. досудебное (внесудебное) рассмотрение жалоб в процессе получения государственных и (или) муниципальных услуг; (В редакции Федерального закона от 03.12.2011 № 383-ФЗ) 5) получение государственных и муниципальных услуг в многофункциональном центре в соответствии с соглашениями, заключенными между многофункциональным центром и органами, предоставляющими государственные услуги, и соглашениями, заключенными между многофункциональным центром и органами, предоставляющими муниципальные услуги (далее - соглашения о взаимодействии), с момента вступления в силу соответствующего соглашения о взаимодействии. 2. При получении результатов предоставления государственной или муниципальной услуги в отношении несовершеннолетнего законным представителем несовершеннолетнего, являющимся заявителем, реализация права на получение результатов предоставления государственной или муниципальной услуги в отношении несовершеннолетнего, оформленных в форме документа на бумажном носителе, может осуществляться законным представителем несовершеннолетнего, не являющимся заявителем. В этом случае заявитель, являющийся законным представителем несовершеннолетнего, в момент подачи заявления о предоставлении государственной или муниципальной услуги указывает фамилию, имя, отчество (при наличии), сведения о документе, удостоверяющем личность другого законного представителя несовершеннолетнего, уполномоченного на получение результатов предоставления соответствующей услуги в отношении несовершеннолетнего.
   — п. 4 ч. 1 ст. 5 ФЗ № 210-ФЗ

Нарушение этого порядка влечёт административную ответственность должностного лица, в том числе за требование документов сверх предусмотренных:

1. Требование лицами, указанными в частях 1 и 1 1 настоящей статьи, для предоставления государственных услуг документов и (или) платы, не предусмотренных федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния, -
   — ч. 2 ст. 5.63 КоАП РФ

Если вопрос не решается на месте, клиент может подать письменное обращение (жалобу) руководителю органа; такое обращение рассматривается в течение 30 дней:

1. Граждане имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, в государственные органы, органы местного самоуправления и их должностным лицам, в государственные и муниципальные учреждения и иные организации, на которые возложено осуществление публично значимых функций, и их должностным лицам.
   — ч. 1 ст. 2 ФЗ № 59-ФЗ

1. Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случая, указанного в части 1 1 настоящей статьи.
   — ч. 1 ст. 12 ФЗ № 59-ФЗ

Вывод: при неправомерном требовании сдать подлинник или при отказе вернуть его / выдать заверенную копию следует подать жалобу руководителю органа в порядке досудебного (внесудебного) обжалования по ФЗ № 210-ФЗ; такое требование образует состав административного правонарушения по ч. 2 ст. 5.63 КоАП РФ. Обращение в письменной форме рассматривается в течение 30 дней (ФЗ № 59-ФЗ). При безрезультатности возможна жалоба в вышестоящий орган (Рособрнадзор — уполномоченный орган по координации) и обжалование в суд в порядке КАС РФ.

Компетентный орган и сроки проставления апостиля на аттестат

Апостиль проставляет компетентный орган, определяемый по перечню, устанавливаемому Правительством РФ, а не обязательно орган по месту выдачи аттестата:

1. компетентный орган - федеральный орган исполнительной власти, орган прокуратуры Российской Федерации, орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации, наделенные в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочиями на проставление апостиля;
   — п. 3 ст. 2 ФЗ № 330-ФЗ

Порядок проставления (включая перечень принимаемых документов и действия с документом, удостоверяющим полномочия представителя) устанавливается административным регламентом органа:

1. Порядок проставления апостиля компетентными органами устанавливается нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в том числе административными регламентами предоставления государственных услуг в сфере проставления апостиля, принятыми в соответствии с законодательством Российской Федерации, регулирующим предоставление государственных услуг.
   — ч. 2 ст. 4 ФЗ № 330-ФЗ

Срок проставления апостиля на документах об образовании — до 45 рабочих дней:

1. Срок проставления апостиля на российских официальных документах, выданных организациями, осуществляющими образовательную деятельность, не может превышать сорок пять рабочих дней со дня регистрации компетентным органом запроса заявителя о проставлении апостиля. Указанный срок включает в себя время, необходимое компетентному органу для получения информации, предусмотренной частью 1 статьи 9 настоящего Федерального закона.
   — ч. 4 ст. 6 ФЗ № 330-ФЗ

Для фактов клиента это означает: подача через местный уполномоченный орган (то есть не по месту выдачи аттестата) допустима — апостиль вправе проставить компетентный орган, определённый перечнем Правительства РФ. Действия с доверенностью (в том числе требование оставить оригинал) должны быть описаны именно в регламенте этого органа, и именно на его положения нужно ссылаться при отстаивании права на возврат подлинника. Срок ожидания апостиля на аттестат — до 45 рабочих дней.

Вывод: подача через местный уполномоченный орган законна; перечень документов и порядок работы с доверенностью закрепляются регламентом органа, поэтому требование оставить подлинник правомерно лишь при прямом указании в регламенте. Срок услуги по апостилю аттестата — до 45 рабочих дней.

Денежные последствия: возмещение расходов, возникших из-за удержания подлинника доверенности

Если неправомерное удержание подлинника доверенности вынудит доверителя или поверенного нести расходы (например, повторное нотариальное удостоверение доверенности, иные нотариальные действия), такие расходы отвечают признакам реального ущерба:

1. Под убытками понимаются расходы, которые лицо, чье право нарушено, произвело или должно будет произвести для восстановления нарушенного права, утрата или повреждение его имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо получило бы при обычных условиях гражданского оборота, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода).
   — п. 2 ст. 15 ГК РФ

Возмещение строится на общем правиле о полном возмещении убытков — потерпевший должен быть поставлен в положение, в котором находился бы при надлежащем поведении нарушителя:

1. Должник обязан возместить кредитору убытки, причиненные неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательства. Если иное не установлено законом, использование кредитором иных способов защиты нарушенных прав, предусмотренных законом или договором, не лишает его права требовать от должника возмещения убытков, причиненных неисполнением или ненадлежащим исполнением обязательства. (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 08.03.2015 № 42-ФЗ) 2. Убытки определяются в соответствии с правилами, предусмотренными статьей 15 настоящего Кодекса. Возмещение убытков в полном размере означает, что в результате их возмещения кредитор должен быть поставлен в положение, в котором он находился бы, если бы обязательство было исполнено надлежащим образом.
   — п. 1 и п. 2 ст. 393 ГК РФ

Важная оговорка по характеру спора: удержание документа органом, оказывающим государственную услугу, — это в первую очередь административно-публичное отношение. Поэтому основной механизм защиты здесь не частноправовой иск о взыскании убытков «по ст. 393 ГК РФ в чистом виде», а досудебная жалоба по ФЗ № 210-ФЗ и административно-правовая ответственность должностного лица по ч. 2 ст. 5.63 КоАП РФ (см. блок о порядке обжалования). Требование о возмещении имущественного вреда, причинённого незаконными действиями (бездействием) государственного органа или его должностных лиц, реализуется в порядке ст. 1069 ГК РФ и при наличии доказательств причинной связи между удержанием документа и понесёнными расходами. При этом сама по себе необходимость «повторно оформить доверенность» возникает лишь тогда, когда орган не вернул подлинник и не выдал заверенную копию — то есть при доказанном неправомерном поведении.

Вывод: при неправомерном удержании подлинника доверенности расходы на её повторное оформление могут быть взысканы как реальный ущерб в порядке возмещения вреда, причинённого незаконными действиями органа (ст. 1069 ГК РФ, ст. 15, 393 ГК РФ), при доказанности причинной связи; однако первичный и наиболее эффективный путь — досудебная жалоба по ФЗ № 210-ФЗ и привлечение должностного лица к ответственности по ч. 2 ст. 5.63 КоАП РФ.