Куда обратиться за справкой о переименовании города в стране СНГ и какие документы нужны, если в старых документах указан прежний адрес?

Кто и в каком порядке может подтвердить факт переименования города

Ключевой момент: переименование населённого пункта — это акт публичной власти суверенного государства, на территории которого находится город. Российское законодательство о наименованиях географических объектов действует только в отношении объектов на территории РФ (плюс континентальный шельф, ИЭЗ, Антарктика):

Действие настоящего Федерального закона распространяется на деятельность в области установления, нормализации, употребления, регистрации, учета и сохранения наименований географических объектов, указанных в статье 1 настоящего Федерального закона, географических объектов континентального шельфа и исключительной экономической зоны Российской Федерации, а также географических объектов, открытых или выделенных российскими исследователями в пределах открытого моря и Антарктики, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.
— ст. 3 Федерального закона от 18.12.1997 № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов»

Это означает, что наименования и переименования городов, расположенных в государствах СНГ, российскими органами не устанавливаются, не регистрируются и не подтверждаются: полномочным источником справки о переименовании является орган того государства, где находится город (органы статистики/топонимики, архив, местная администрация, орган ЗАГС — в зависимости от того, какой орган в этой стране принимал акт о переименовании и ведёт соответствующий реестр). Российские органы (Росреестр, МИД России, МВД, ЗАГС) такой «справки о тождестве» старого и нового названия иностранного города выдать не могут — у них нет для этого ни компетенции, ни информационного ресурса.

Для объектов на территории РФ путь был бы иным: переименования фиксируются в Государственном каталоге географических названий, а изменение адреса происходит автоматически на основании информации этого каталога:

Изменение адреса объекта адресации в случае изменения наименований и границ субъектов Российской Федерации, федеральных территорий, муниципальных образований и населенных пунктов осуществляется на основании информации Государственного каталога географических названий и государственного реестра муниципальных образований Российской Федерации, предоставляемой оператору федеральной информационной адресной системы в установленном Правительством Российской Федерации порядке межведомственного информационного взаимодействия при ведении государственного адресного реестра.
— п. 13 Правил присвоения, изменения и аннулирования адресов, утв. Постановлением Правительства РФ от 19.11.2014 № 1221

Но поскольку ваш город находится за пределами РФ, этот механизм неприменим.

Вывод: справку о переименовании следует запрашивать у компетентного органа того государства СНГ, где находится город (как правило, через прямое обращение, либо с использованием местного официального дистанционного сервиса, либо через российское консульское учреждение в этой стране). Российский орган такой справки не выдаёт и законно может отказать, сославшись на отсутствие компетенции.

Обращение в российское консульское учреждение (содействие в истребовании документа)

Если вы находитесь за рубежом либо вам трудно самостоятельно получить документ иностранного органа, используется консульский канал. Консульские учреждения РФ выполняют, в частности, функции по легализации иностранных официальных документов и содействию в истребовании личных документов:

легализация иностранных официальных документов, предназначенных для представления на территории Российской Федерации; (В редакции Федерального закона от 22.06.2024 № 146-ФЗ) 9) оказание содействия в истребовании личных документов граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства
— п. 8 ст. 5 Консульского устава РФ от 05.07.2010 № 154-ФЗ

При этом порядок приёма самих иностранных документов российскими органами и нотариусами урегулирован Основами законодательства о нотариате:

Документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии их легализации федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере международных отношений Российской Федерации . (В редакции Федерального закона от 01.04.2022 № 84-ФЗ) Без легализации такие документы принимаются нотариусом в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации.
— ст. 106 Основ законодательства РФ о нотариате

Нотариус в соответствии с законодательством Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации применяет нормы иностранного права. (В редакции Федерального закона от 29.12.2015 № 391-ФЗ) Нотариус принимает документы, составленные в соответствии с требованиями международных договоров, а также совершает удостоверительные надписи в форме, предусмотренной законодательством других государств, если это не противоречит международным договорам Российской Федерации.
— ст. 104 Основ законодательства РФ о нотариате от 11.02.1993 № 4462-1

Практическая цепочка для вашей ситуации: (1) получить у компетентного органа иностранного государства официальный документ (выписку из реестра административно-территориального деления, архивную справку, копию акта о переименовании); (2) если документ исходит от государства — участника Конвенции о правовой помощи 1993 г. (большинство стран СНГ), он принимается без легализации; в ином случае — пройти консульскую легализацию в консульском учреждении РФ или проставить апостиль (если государство — участник Гаагской конвенции 1961 г.); (3) сделать нотариально удостоверенный перевод на русский язык:

Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если нотариус владеет соответствующими языками. В случае, если лицо обращается за свидетельствованием верности перевода удаленно, изготовленный нотариусом перевод в электронной форме направляется лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия удаленно, в порядке, установленном статьей 44 3 настоящих Основ. (В редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 480-ФЗ) Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус. При свидетельствовании подлинности подписи переводчика нотариус проверяет у переводчика наличие документов, предусмотренных Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования. (Дополнение частью - Федеральный закон от 08.08.2024 № 251-ФЗ) Требование, установленное частью третьей настоящей статьи, не распространяется на случаи свидетельствования подлинности подписи переводчика, если перевод осуществлен с одного языка, относящегося к языкам народов Российской Федерации, на другой язык, относящийся к языкам народов Российской Федерации.
— ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате

Вывод: консульское учреждение РФ в стране нахождения города — легитимный посредник для содействия в истребовании документа о переименовании и для его легализации (когда она требуется). Документ, составленный компетентным органом иностранного государства и должным образом оформленный (легализация/апостиль + нотариальный перевод), принимается российскими органами и нотариусами.

Обращение в российские органы и сроки рассмотрения

Если вы планируете направить обращение в российские органы (например, в МИД России либо консульское учреждение, либо — применительно к адресным данным — в Росреестр), оно подаётся и рассматривается по правилам Федерального закона о порядке рассмотрения обращений граждан, в том числе дистанционно:

Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения
— ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ»

Обращение, поступившее по компетенции, подлежит обязательному рассмотрению с письменным ответом по существу. Применительно к адресной информации дополнительно учитывайте: сведения об адресах в РФ общедоступны и обязательны для использования органами власти, однако они касаются только адресов на территории Российской Федерации:

Содержащиеся в государственном адресном реестре сведения об адресах являются общедоступной информацией, размещаемой в том числе в форме открытых данных. 2. Содержащиеся в государственном адресном реестре сведения об адресах обязательны для использования органами государственной власти, органами местного самоуправления, в том числе при предоставлении государственных услуг и муниципальных услуг
— ч. 1-2 ст. 8 Федерального закона от 28.12.2013 № 443-ФЗ «О федеральной информационной адресной системе»

Это ещё раз подтверждает, что российский адресный реестр и Государственный каталог географических названий не содержат и не удостоверяют сведений о переименовании городов иностранных государств.

За нарушение порядка рассмотрения обращений должностные лица несут административную ответственность:

Нарушение установленного законодательством Российской Федерации порядка рассмотрения обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, должностными лицами государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений и иных организаций, на которые возложено осуществление публично значимых функций, за исключением случаев, предусмотренных статьями 5.39, 5.63 настоящего Кодекса, - влечет наложение административного штрафа в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.
— ст. 5.59 КоАП РФ, п. 2

Вывод: обращение в компетентный российский орган подаётся письменно (в том числе через госуслуги) и рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации; ответ обязателен и бесплатен. Если орган нарушит порядок либо срок — это основание для жалобы в вышестоящий орган или прокуратуру и для привлечения виновного должностного лица по ст. 5.59 КоАП РФ.

Что делать, если российский орган отказал или не принимает документ со старым адресом

Если российский орган (например, при оформлении документов) необоснованно отказывается принять документ с прежним названием города либо отказывает в выдаче подтверждения без законных на то оснований, его решение (действие/бездействие) может быть оспорено в судебном порядке:

Гражданин, организация, иные лица могут обратиться в суд с требованиями об оспаривании решений, действий (бездействия) органа государственной власти, органа местного самоуправления, иного органа, организации, наделенных отдельными государственными или иными публичными полномочиями (включая решения, действия (бездействие) квалификационной коллегии судей, экзаменационной комиссии), должностного лица, государственного или муниципального служащего (далее - орган, организация, лицо, наделенные государственными или иными публичными полномочиями), если полагают, что нарушены или оспорены их права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к осуществлению их прав, свобод и реализации законных интересов или на них незаконно возложены какие-либо обязанности. Гражданин, организация, иные лица могут обратиться непосредственно в суд или оспорить решения, действия (бездействие) органа, организации, лица, наделенных государственными или иными публичными полномочиями, в вышестоящие в порядке подчиненности орган, организацию, у вышестоящего в порядке подчиненности лица либо использовать иные внесудебные процедуры урегулирования споров.
— ч. 1 ст. 218 КАС РФ

Кроме того, если разрешить вопрос через справку иностранного органа не удаётся (документ утрачен, орган не отвечает, выдать справку невозможно), остаётся судебный путь: установление факта, имеющего юридическое значение (тождества прежнего и нового наименования города), — по правилам ГПК РФ (ст. 264, 265), поскольку от этого факта зависит правовая судьба ваших документов и прав.

Вывод: при отказе либо невозможности внесудебного подтверждения вы вправе (1) обжаловать действия/бездействие органа в вышестоящий орган или в суд в порядке КАС РФ (гл. 22), а также (2) заявить в суд общей юрисдикции требование об установлении юридического факта (тождества города) по правилам ГПК РФ, приложив имеющиеся доказательства переименования и обосновав цель установления факта.

Условия, стоимость и практические риски

Условия приёма иностранного документа. Необходимость легализации зависит от договорного режима между РФ и государством, выдавшим документ: если государство — участник Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (Минск, 22.01.1993) либо иного двустороннего договора о правовой помощи, документы, выданные (засвидетельствованные) его компетентными органами, принимаются без легализации. Это прямо закреплено в ст. 106 Основ о нотариате — «без легализации такие документы принимаются… когда это предусмотрено… международными договорами» > Документы, составленные за границей с участием должностных лиц компетентных органов других государств или от них исходящие, принимаются нотариусом при условии их легализации федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере международных отношений Российской Федерации . (В редакции Федерального закона от 01.04.2022 № 84-ФЗ) Без легализации такие документы принимаются нотариусом в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством Российской Федерации и международными договорами Российской Федерации.

— ст. 106 Основ законодательства РФ о нотариате. Если такого договора нет и государство не участник Гаагской конвенции 1961 г., потребуется консульская легализация > легализация иностранных официальных документов, предназначенных для представления на территории Российской Федерации; (В редакции Федерального закона от 22.06.2024 № 146-ФЗ) 9) оказание содействия в истребовании личных документов граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства
— п. 8 ст. 5 Консульского устава РФ от 05.07.2010 № 154-ФЗ; если участник Гаагской конвенции — апостиль. Поскольку большинство стран СНГ участвует в Минской конвенции, для них легализация, как правило, не требуется, но всегда проверяйте конкретное государство.

Стоимость. Обращение гражданина рассматривается бесплатно (ч. 3 ст. 2 ФЗ № 59-ФЗ). Плата возникает за консульские действия (легализация, истребование — по ставкам консульских сборов) и за нотариальное действие — удостоверение верности перевода > Нотариус свидетельствует верность перевода с одного языка на другой, если нотариус владеет соответствующими языками. В случае, если лицо обращается за свидетельствованием верности перевода удаленно, изготовленный нотариусом перевод в электронной форме направляется лицу, обратившемуся за совершением нотариального действия удаленно, в порядке, установленном статьей 44 3 настоящих Основ. (В редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 480-ФЗ) Если нотариус не владеет соответствующими языками, перевод может быть сделан переводчиком, подлинность подписи которого свидетельствует нотариус. При свидетельствовании подлинности подписи переводчика нотариус проверяет у переводчика наличие документов, предусмотренных Регламентом совершения нотариусами нотариальных действий, устанавливающим объем информации, необходимой нотариусу для совершения нотариальных действий, и способ ее фиксирования. (Дополнение частью - Федеральный закон от 08.08.2024 № 251-ФЗ) Требование, установленное частью третьей настоящей статьи, не распространяется на случаи свидетельствования подлинности подписи переводчика, если перевод осуществлен с одного языка, относящегося к языкам народов Российской Федерации, на другой язык, относящийся к языкам народов Российской Федерации.

— ст. 81 Основ законодательства РФ о нотариате, которое оплачивается по нотариальному тарифу.

Сроки. Письменное обращение в российский орган — 30 дней с возможным продлением не более чем на 30 дней > Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения

— ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ». Сроки выдачи документа иностранным органом и судопроизводства определяются соответственно иностранным и российским процессуальным законодательством.

Риски. Главные риски: (1) российский орган откажет в выдаче «справки о тождестве» города, поскольку это вне его компетенции > Действие настоящего Федерального закона распространяется на деятельность в области установления, нормализации, употребления, регистрации, учета и сохранения наименований географических объектов, указанных в статье 1 настоящего Федерального закона, географических объектов континентального шельфа и исключительной экономической зоны Российской Федерации, а также географических объектов, открытых или выделенных российскими исследователями в пределах открытого моря и Антарктики, если иное не предусмотрено международными договорами Российской Федерации.

— ст. 3 Федерального закона от 18.12.1997 № 152-ФЗ «О наименованиях географических объектов»; (2) иностранный орган не ответит или документ окажется утрачен — тогда применяется судебный путь установления факта (ст. 264, 265 ГПК РФ) либо оспаривание действий органа по > Гражданин, организация, иные лица могут обратиться в суд с требованиями об оспаривании решений, действий (бездействия) органа государственной власти, органа местного самоуправления, иного органа, организации, наделенных отдельными государственными или иными публичными полномочиями (включая решения, действия (бездействие) квалификационной коллегии судей, экзаменационной комиссии), должностного лица, государственного или муниципального служащего (далее - орган, организация, лицо, наделенные государственными или иными публичными полномочиями), если полагают, что нарушены или оспорены их права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к осуществлению их прав, свобод и реализации законных интересов или на них незаконно возложены какие-либо обязанности. Гражданин, организация, иные лица могут обратиться непосредственно в суд или оспорить решения, действия (бездействие) органа, организации, лица, наделенных государственными или иными публичными полномочиями, в вышестоящие в порядке подчиненности орган, организацию, у вышестоящего в порядке подчиненности лица либо использовать иные внесудебные процедуры урегулирования споров.
— ч. 1 ст. 218 КАС РФ. Исполнение: полученная надлежаще оформленная справка (оригинал + нотариально удостоверенный перевод) предъявляется в орган, рассматривающий ваши документы, как доказательство тождества прежнего и нового наименования города; при необходимости тот же документ используется в суде.

Вывод: режим легализации определяется участием государства в Минской конвенции 1993 г. / ином договоре (тогда легализация не нужна) либо Гаагской конвенции 1961 г. (апостиль); обращение гражданина бесплатно, оплачиваются лишь консульские и нотариальные действия; при отказе либо утрате документа доступен судебный порядок по ГПК РФ и КАС РФ.