Как решить вопрос со справкой о смене фамилии при противоречивых требованиях загсов разных стран?

Подтверждение цепочки смены фамилий для получения дубликата аттестата: как действовать при отказе ЗАГСов

Анализ ситуации

Вы столкнулись с бюрократическим тупиком, когда украинский ЗАГС требует справку о первом браке из Беларуси, а белорусский ЗАГС отказывается её выдавать, мотивируя это ненадобностью для украинской стороны. Это привело к «разрыву» в документальном подтверждении всей цепочки фамилий:
(добрачная) → фамилия первого мужа (после брака в Беларуси) → фамилия второго мужа (после развода и нового брака в Украине).

При этом у Вас есть свидетельство о разводе и свидетельство о втором браке, выданные в Украине, но они напрямую не связывают новую фамилию со старой (из белорусского аттестата). Формально украинский ЗАГС должен выдавать справки о перемене имени на основе тех документов, которые хранятся в его архиве, однако Ваша первая смена фамилии зарегистрирована за границей, и украинский архив таких сведений не содержит. Вместе с тем действующие международные договоры между Украиной и Беларусью дают Вам право решить эту проблему через официальные каналы взаимодействия органов ЗАГС.

Применимые нормы (из Конвенции о правовой помощи стран СНГ)

Обе страны являются участницами Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам (заключена в Минске 22.01.1993, с последними изменениями от 26.06.2025). Именно она регулирует вопросы взаимного признания документов и обмена информацией между учреждениями юстиции, включая органы ЗАГС.

Наиболее важные для вашего дела положения:

1. Обязанность пересылать документы о гражданском состоянии напрямую через органы ЗАГС

   «Договаривающиеся Стороны обязуются пересылать друг другу по просьбе без перевода и бесплатно свидетельства о регистрации актов гражданского состояния непосредственно через органы регистрации актов гражданского состояния Договаривающихся Сторон с уведомлением граждан о пересылке документов.» (Конвенция, статья 14)

   Это означает, что украинский ЗАГС не только вправе, но и обязан по Вашей просьбе напрямую запросить у белорусского ЗАГСа необходимый документ (повторное свидетельство о заключении первого брака или архивную справку). Такая пересылка производится бесплатно и без перевода.

2. Действительность официальных документов без дополнительного удостоверения

   «Документы, которые на территории одной из Договаривающихся Сторон изготовлены или засвидетельствованы учреждением или специально на то уполномоченным лицом в пределах их компетенции и по установленной форме и скреплены гербовой печатью, принимаются на территориях других Договаривающихся Сторон без какого-либо специального удостоверения.» (Конвенция, статья 13)

   Поэтому свидетельство (или справка) из белорусского ЗАГСа не нуждается в легализации и должно приниматься украинскими органами как полноценный официальный документ.

3. Общий порядок сношений и отказа в помощи
   Запрашиваемое учреждение (белорусский ЗАГС) может отказать только в строго ограниченных случаях:

   «В просьбе об оказании правовой помощи может быть отказано полностью или частично, если оказание такой помощи может нанести ущерб суверенитету или безопасности либо противоречит законодательству запрашиваемой Договаривающейся Стороны. В случае отказа в просьбе об оказании правовой помощи запрашивающая Договаривающаяся Сторона незамедлительно уведомляется о причинах отказа.» (Конвенция, статья 19)

   Отказ белорусского ЗАГСа с формулировкой «в Украине эта справка не нужна» не подпадает ни под одно из этих оснований. Более того, при отсутствии у Вас прямого запроса от украинского органа отказ на устном обращении – это, скорее, бытовой ответ, а не официальное процессуальное решение.

4. Сношения через центральные органы, если прямой порядок не работает
   Обычно компетентные учреждения сносятся через свои центральные органы (статья 5 Конвенции). Однако для документов о гражданском состоянии Конвенция установила упрощённый прямой порядок (статья 14). Если по какой-то причине прямой обмен буксует, всегда можно задействовать вышестоящее звено – Министерство юстиции Украины, которое направит официальный запрос в рамках правовой помощи.

Рекомендации и пошаговый план действий

Шаг 1. Подайте письменное заявление в украинский ЗАГС.
Обратитесь в тот орган ЗАГС (РАГС) Украины, который требует справку, с письменным ходатайством. В заявлении:

• Опишите всю цепочку смены фамилий.
• Укажите, что лично получить справку о первом браке в белорусском ЗАГСе Вы не можете из-за отказа последнего, однако существует установленный международным договором механизм.
• Просите на основании статьи 14 Конвенции о правовой помощи (Минск, 1993) самостоятельно направить запрос в компетентный орган ЗАГС Беларуси о предоставлении повторного свидетельства (или архивной справки) о заключении Вашего первого брака.
• Приложите к заявлению копии имеющихся документов (свидетельство о разводе, свидетельство о втором браке, копия паспорта), а также, по возможности, точные данные о первом браке (дата, место регистрации, ФИО бывшего мужа).

Образец формулировки:
«На основании ст. 14 Конвенции о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам от 22.01.1993, обязывающей Договаривающиеся Стороны пересылать друг другу свидетельства о регистрации актов гражданского состояния непосредственно через органы ЗАГС, прошу Ваш отдел направить запрос в [наименование белорусского ЗАГСа] о выдаче повторного свидетельства о заключении брака…»

Шаг 2. Если украинский ЗАГС отказывается направлять запрос.
Получите письменный отказ с обоснованием. Такой отказ можно обжаловать в вышестоящий орган ЗАГС (областное управление юстиции) или в суд. В жалобе ссылайтесь на прямое предписание статьи 14 Конвенции, которое не оставляет свободы усмотрения – это обязанность.

Шаг 3. Альтернативный способ – судебное установление факта тождественности личности.
Если административный путь затягивается, можно обратиться в суд (по месту Вашего жительства) с заявлением об установлении юридического факта принадлежности Вам документа об образовании (аттестата). В суде Вы сможете представить косвенные доказательства (свидетельские показания, справки из учебного заведения, фото, даже документы о разводе, в которых, как правило, указывается, что брак с таким-то лицом расторгнут, и это лицо – Ваш первый муж). Суд исследует всю совокупность доказательств и может вынести решение, подтверждающее, что лицо с девичьей фамилией из аттестата и Вы – одно и то же лицо. Это решение будет обязательным для всех органов, включая ЗАГС и школу.

Шаг 4. Если белорусский ЗАГС продолжает отказывать даже при запросе от украинского коллеги.
В этом редком случае следует подключить Министерство юстиции Украины – именно оно выступает центральным органом в рамках Конвенции. Обратитесь туда с просьбой оказать содействие в истребовании документа через дипломатические каналы либо напрямую в порядке правовой помощи (ст. 5 Конвенции).

Важно: Все коммуникации с ЗАГСами ведите в письменной форме. Устные разъяснения не имеют юридической силы, а письменный запрос и отказ станут основанием для дальнейшего обжалования.

Конкретные выводы

• Действующие международные обязательства обязывают украинский ЗАГС по Вашей просьбе самостоятельно запросить справку о первом браке у белорусского ЗАГСа. Это наиболее простой и законный путь выхода из тупика.
• Белорусский ЗАГС не вправе отказывать в выдаче такой справки, если запрос поступил официально от украинского учреждения. Их ссылка на «ненужность» несостоятельна и противоречит Конвенции.
• Если добиться взаимодействия между ЗАГСами не удаётся, остаётся судебный способ – установление факта тождественности личности, который полностью «закроет» вопрос без бесконечного хождения по инстанциям.

Если на каком-то этапе Вы встретите упорное игнорирование своих законных требований, стоит проконсультироваться с адвокатом, специализирующимся на семейном и международном праве, для подготовки процессуальных документов и представления интересов в суде.