Могут ли самозанятые тренеры проводить тренировки в зале ИП без договора и какой договор нужен, чтобы избежать претензий налоговой и трудовой инспекции

Вправе ли ИП допускать в зал самозанятых тренеров, которые сами находят клиентов и берут деньги напрямую

Да, запрета на это нет. Гражданский кодекс прямо исходит из свободы договора и равенства сторон: самозанятый тренер — самостоятельный субъект, который может либо арендовать у вас зал, либо оказывать собственные услуги своим клиентам. Ключевой вопрос — не «можно ли», а «как оформить», чтобы отношения не были переквалифицированы.

По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование.

По договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. Плоды, продукция и доходы, полученные арендатором в результате использования арендованного имущества в соответствии с договором, являются его собственностью. Статья 607. Объекты аренды 1. В аренду могут быть переданы земельные участки и другие обособленные природные объекты, предприятия и другие имущественные комплексы, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (непотребляемые вещи). Законом могут быть установлены виды имущества, сдача которого в аренду не допускается или ограничивается. 2. Законом могут быть установлены особенности сдачи в аренду земельных участков и других обособленных природных объектов. 3. В договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды. При отсутствии этих данных в договоре условие об объекте, подлежащем передаче в аренду, считается не согласованным сторонами, а соответствующий договор не считается заключенным. Статья 608. Арендодатель Право сдачи имущества в аренду принадлежит его собственнику. Арендодателями могут быть также лица, управомоченные законом или собственником сдавать имущество в аренду. Статья 609.
— ст. 606 ГК РФ, п. 2

Для вашей схемы («платят за аренду зала по часам») подходит именно конструкция аренды части нежилого помещения/рабочего места. При этом ст. 607 ГК РФ требует, чтобы объект аренды был определён: в договоре должны быть указаны данные, позволяющие определённо установить передаваемое имущество — иначе условие об объекте не согласовано и договор не считается заключённым.

1. В аренду могут быть переданы земельные участки и другие обособленные природные объекты, предприятия и другие имущественные комплексы, здания, сооружения, оборудование, транспортные средства и другие вещи, которые не теряют своих натуральных свойств в процессе их использования (непотребляемые вещи). Законом могут быть установлены виды имущества, сдача которого в аренду не допускается или ограничивается. 2. Законом могут быть установлены особенности сдачи в аренду земельных участков и других обособленных природных объектов. 3. В договоре аренды должны быть указаны данные, позволяющие определенно установить имущество, подлежащее передаче арендатору в качестве объекта аренды.
   — ст. 607 ГК РФ, п. 1

Это означает, что нельзя ограничиться устной договорённостью «оплата за час»: в тексте договора аренды (или в приложении к нему) обязательно закрепите, какая именно часть зала/зона и какое оборудование передаются (площадь, место, инвентарь), время использования и размер платы. Тогда у вас будет подтверждение того, что тренер пользуется залом как арендатор, а не выполняет ваше задание.

Отдельно учтите: самозанятый, сдающий вам деньги за зал, получает «доход от использования имущества», что прямо относится к профессиональному доходу по НПД.

Профессиональный доход - доход физических лиц от деятельности, при ведении которой они не имеют работодателя и не привлекают наемных работников по трудовым договорам, а также доход от использования имущества. 8. Физические лица, применяющие специальный налоговый режим, освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц в отношении доходов, являющихся объектом налогообложения налогом на профессиональный доход (далее - налог). 9. Индивидуальные предприниматели, применяющие специальный налоговый режим, не признаются налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, за исключением налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией (включая суммы налога, подлежащие уплате при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории Особой экономической зоны в Калининградской области). 10. Индивидуальные предприниматели, применяющие специальный налоговый режим, не освобождаются от исполнения обязанностей налогового агента, установленных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах. 11. Индивидуальные предприниматели, указанные в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 Налогового кодекса Российской Федерации , не признаются плательщиками страховых взносов за период применения специального налогового режима. Статья 3. Информационный обмен с налоговыми органами (Наименование в редакции Федерального закона от 28.06.2022 № 206-ФЗ) 1.
— ч. 7 ст. 2 ФЗ № 422-ФЗ

Значит, схема «тренер-самозанятый арендует зал» внутренне непротиворечива: арендная плата, которую вы получаете, — это ваш доход (арендный), а доходы тренера от тренировок, оказанных его клиентам напрямую, — его профессиональный доход, и чек клиентам обязан пробивать он сам через «Мой налог».

Вывод: вы вправе допускать самозанятых тренеров в свой зал без трудового договора, но не на «устной» основе, а по письменному договору аренды части помещения/рабочего места с согласованным предметом (зона, оборудование, часы). «Договор им не нужен» — позиция, которая лишает вас доказательств на случай спора с налоговой или ГИТ.

Какой договор заключать: аренды или оказания услуг

Сначала определяем границу трудовых отношений — иначе любой выбранный вами договор может быть переквалифицирован.

Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы) в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором. (В редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 116-ФЗ) Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
— ст. 15 ТК РФ

Трудовые отношения отличаются наличием трудовой функции, подчинения правилам внутреннего трудового распорядка и контроля со стороны работодателя. Если тренер сам находит клиентов, сам определяет, как и что делать, сам получает деньги — этих признаков нет, и ваши отношения с ним не трудовые.

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
— ст. 56 ТК РФ

Разница важна в деталях: по трудовому договору работодатель платит работнику зарплату и обеспечивает условия труда, а работник подчиняется правилам распорядка. У вас всё наоборот: платит тренер — вам, и распоряжается собой сам. Значит, конструкция «услуг» (где вы — заказчик) вам тоже не подходит: вы не заказываете у тренера тренировку для себя и не являетесь исполнителем его услуг.

1. По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. 2. Правила настоящей главы применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных, за исключением услуг, оказываемых по договорам, предусмотренным главами 37, 38, 40, 41, 44, 45, 46, 47, 49, 51, 53 настоящего Кодекса. Статья 780. Исполнение договора возмездного оказания услуг Если иное не предусмотрено договором возмездного оказания услуг, исполнитель обязан оказать услуги лично. Статья 781. Оплата услуг 1. Заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг. 2. В случае невозможности исполнения, возникшей по вине заказчика, услуги подлежат оплате в полном объеме, если иное не предусмотрено законом или договором возмездного оказания услуг. 3. В случае, когда невозможность исполнения возникла по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, заказчик возмещает исполнителю фактически понесенные им расходы, если иное не предусмотрено законом или договором возмездного оказания услуг. Статья 782. Односторонний отказ от исполнения договора возмездного оказания услуг 1.
   — п. 1 ст. 779 ГК РФ

Договор возмездного оказания услуг предполагает, что услугу исполнитель оказывает заказчику по его заданию. У вас заказчик — клиент тренера, а не вы. Поэтому правильная конструкция для описанной схемы — именно аренда рабочего места (зала по часам), где вы — арендодатель, а тренер — арендатор.

Если же вы хотите встроить тренера в свою услугу (продвигать его, продавать его тренировки через свой абонемент), то правильным будет уже договор между вами и тренером об оказании вами фитнес-услуг клиентам с привлечением третьего лица — но это принципиально другая модель: клиент платит вам, а вы рассчитываетесь с тренером, что резко повышает риск переквалификации.

Вывод: при описанной вами модели (тренер сам находит клиентов и берёт деньги) заключайте договор аренды части помещения / рабочего места по часам с приложением-спецификацией (зона, оборудование, часы, плата). Договор оказания услуг уместен только в другой схеме — когда вы продаёте тренировки от своего имени, а тренер работает на вас.

Риски переквалификации в трудовые отношения и ответственность

Даже при верном названии договора рискует тот, у кого фактически есть признаки трудовых отношений. Ключ к переквалификации — подчинение и контроль.

Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе,
— ст. 67 ТК РФ

Трудовой договор считается заключённым, если работник фактически допущен к работе с вашего ведома. Это значит, что просто назвать договор «арендой», но при этом ставить тренера в график, заставлять подчиняться администратору и отчитываться, — опасно: суд/ГИТ может увидеть трудовые отношения.

Ответственность за это прямая:

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей;
— ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ

Для ИП штраф за уклонение от оформления трудового договора или подмену его гражданско-правовым, фактически регулирующим трудовые отношения, — от 5 000 до 10 000 руб. (а повторно — по ч. 5 ст. 5.27 КоАП РФ, от 30 000 до 40 000 руб.).

Дополнительно действует норма о последствиях фактического допущения к работе неуполномоченным лицом:

Если физическое лицо было фактически допущено к работе работником, не уполномоченным на это работодателем, и работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (заключить с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), работодатель, в интересах которого была выполнена работа, обязан оплатить такому физическому лицу фактически отработанное им время
— ст. 67.1 ТК РФ

То есть даже если тренера пустил в зал ваш администратор «нелегально», вы обязаны оплатить фактически отработанное время — иначе добавится ответственность по ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ. А заёмный труд прямо запрещён:

Заемный труд запрещен. Заемный труд - труд, осуществляемый работником по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем физического лица или юридического лица, не являющихся работодателем данного работника.
— ст. 56.1 ТК РФ

Практический вывод: не следует допускать схему, при которой тренер формально числится у третьего лица, но фактически работает под вашим управлением и контролем в интересах вашего бизнеса — это признаки запрещённого заёмного труда.

Вывод: чтобы не получить штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ и не попасть под переквалификацию, договор должен отражать реальную самостоятельность тренера: у него свой график и свои клиенты, вы не даёте обязательных заданий, не подчиняете его правилам внутреннего трудового распорядка и не платите ему — наоборот, он платит вам арендную плату. Любые устные «пожелания по расписанию» лучше не превращать в обязательные требования.

Налоговые риски: статус самозанятого тренера и запрет наёмного труда по НПД

Самозанятый не вправе применять НПД, если у него есть работники по трудовым договорам.

Не вправе применять специальный налоговый режим: 1) лица, осуществляющие реализацию подакцизных товаров , за исключением сахаросодержащих напитков, указанных в подпункте 23 пункта 1 статьи 181 Налогового кодекса Российской Федерации , и товаров, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации в соответствии с законодательством Российской Федерации; (В редакции Федерального закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ) 2) лица, осуществляющие перепродажу товаров, имущественных прав, за исключением продажи имущества, использовавшегося ими для личных, домашних и (или) иных подобных нужд; 3) лица, занимающиеся добычей и (или) реализацией полезных ископаемых; 4) лица, имеющие работников, с которыми они состоят в трудовых отношениях;
— ч. 2 ст. 4 ФЗ № 422-ФЗ (пп. 4)

Это относится и к вам, если вы работаете как плательщик НПД: привлечение наёмных работников по трудовым договорам лишает вас права на НПД. Но самозанятые тренеры — не ваши работники: специалисты, оказывающие вам услуги по гражданско-правовым договорам (в т.ч. аренда), не относятся к «работникам, с которыми состоят в трудовых отношениях». Профессиональный доход прямо определён как доход от деятельности без работодателя и без привлечения наёмного труда.

Профессиональный доход - доход физических лиц от деятельности, при ведении которой они не имеют работодателя и не привлекают наемных работников по трудовым договорам, а также доход от использования имущества. 8. Физические лица, применяющие специальный налоговый режим, освобождаются от налогообложения налогом на доходы физических лиц в отношении доходов, являющихся объектом налогообложения налогом на профессиональный доход (далее - налог). 9. Индивидуальные предприниматели, применяющие специальный налоговый режим, не признаются налогоплательщиками налога на добавленную стоимость, за исключением налога на добавленную стоимость, подлежащего уплате при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией (включая суммы налога, подлежащие уплате при завершении действия таможенной процедуры свободной таможенной зоны на территории Особой экономической зоны в Калининградской области). 10. Индивидуальные предприниматели, применяющие специальный налоговый режим, не освобождаются от исполнения обязанностей налогового агента, установленных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах. 11. Индивидуальные предприниматели, указанные в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 Налогового кодекса Российской Федерации , не признаются плательщиками страховых взносов за период применения специального налогового режима. Статья 3. Информационный обмен с налоговыми органами (Наименование в редакции Федерального закона от 28.06.2022 № 206-ФЗ) 1.
— ч. 7 ст. 2 ФЗ № 422-ФЗ

Из этого следует важное для вас: если тренер сам оказывает услуги своим клиентам и получает деньги напрямую — он применяет НПД к своим доходам (чек через «Мой налог» пробивает он), а вы получаете арендный доход. Ваши чеки покупателям абонементов касаются только ваших абонементов.

Ключевой риск — бывшие работники. Доход самозанятого, полученный по гражданско-правовому договору от лица, бывшего его работодателем менее двух лет назад, вообще не признаётся объектом НПД:

от оказания (выполнения) физическими лицами услуг (работ) по гражданско-правовым договорам при условии, что заказчиками услуг (работ) выступают работодатели указанных физических лиц или лица, бывшие их работодателями менее двух лет назад;
— пп. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ № 422-ФЗ

Из этого следует два практических последствия для вас. Во-первых, если тренер ранее был вашим работником и уволен менее двух лет назад, его доходы от работы с вами не облагаются НПД — а значит, на вас как заказчике лежат обязанности налогового агента по НДФЛ (ст. 226 НК РФ) и страховым взносам. Во-вторых, именно поэтому в договоре обязательно берите письменное заверение тренера о том, что он не состоял с вами в трудовых отношениях последние два года, и проверяйте его статус в сервисе ФНС.

Вывод: при корректной модели (тренер — самостоятельный арендатор/исполнитель своих услуг, не ваш бывший работник) ни ваш НПД, ни статус тренера не страдают, и вы не становитесь налоговым агентом. Исключение — тренеры, бывшие вашими работниками менее 2 лет: их доходы от вас не облагаются НПД (пп. 8 ч. 2 ст. 6 ФЗ № 422-ФЗ), и обязательства по НДФЛ и взносам ложатся на вас.

Ответственность за вред здоровью клиента и последствия отсутствия договора

Если тренер — самостоятельный арендатор, за вред клиенту отвечает он сам. Но если суд увидит, что он действовал по вашему заданию и под вашим контролем, отвечать будете вы.

1. Юридическое лицо либо гражданин возмещает вред, причиненный его работником при исполнении трудовых (служебных, должностных) обязанностей. Применительно к правилам, предусмотренным настоящей главой, работниками признаются граждане, выполняющие работу на основании трудового договора (контракта), а также граждане, выполняющие работу по гражданско-правовому договору, если при этом они действовали или должны были действовать по заданию соответствующего юридического лица или гражданина и под его контролем за безопасным ведением работ.
   — ст. 1068 ГК РФ, п. 1

Норма двусторонняя: «работником» для целей возмещения вреда признаётся и лицо, работающее по гражданско-правовому договору, если оно действовало по заданию и под контролем за безопасным ведением работ. Значит, чем больше вы контролируете тренера (методика, техника безопасности, доступ в зал под вашим надзором), тем выше вероятность, что за травму клиента отвечать будете вы. Это ещё один аргумент за честную «арендную» модель с минимальным контролем.

Отдельно — риск, если договор вообще не заключён, а деньги тренер вам платит «в конверте». Тогда полученная вами плата юридически ничем не обоснована и квалифицируется как неосновательное обогащение.

Лицо, которое без установленных законом, иными правовыми актами или сделкой оснований приобрело или сберегло имущество (приобретатель) за счет другого лица (потерпевшего), обязано возвратить последнему неосновательно приобретенное или сбереженное имущество (неосновательное обогащение),
— п. 1 ст. 1102 ГК РФ

Пользование залом без договора даёт вам право требовать плату как неосновательное обогащение.

Лицо, неосновательно временно пользовавшееся чужим имуществом без намерения его приобрести либо чужими услугами, должно возместить потерпевшему то, что оно сберегло вследствие такого пользования, по цене, существовавшей во время, когда закончилось пользование, и в том месте, где оно происходило.
— п. 2 ст. 1105 ГК РФ

Это подкрепляется и процентами:

На сумму неосновательного денежного обогащения подлежат начислению проценты за пользование чужими средствами (статья 395) с того времени, когда приобретатель узнал или должен был узнать о неосновательности получения или сбережения денежных средств.
— п. 2 ст. 1107 ГК РФ

Практический смысл: отсутствие письменного договора не лишает вас права взыскать с нерадивого тренера фактическую стоимость пользования залом, но и не защищает вас — доказать, что тренер арендовал зал, а не работал у вас, будет значительно труднее. Для целей налоговой и ГИТ «устная аренда» — худший вариант: вы не можете подтвердить ни природу отношений, ни их условия.

Вывод: при арендной модели ответственность за вред клиенту несёт сам тренер, но она «сваливается» на вас, как только появляется ваш контроль. Поэтому фиксируйте самостоятельность письменно, а при отсутствии договора учитывайте право взыскать неосновательное обогащение и проценты. Оптимальный сценарий — письменный договор аренды рабочего места, чек НПД от тренера и самостоятельная ответственность тренера за качество и безопасность своих тренировок.

Сроки давности и процедура на случай проверки

По нарушениям трудового законодательства (переквалификация, уклонение от оформления трудового договора) установлен не общий, а специальный — годичный срок давности: в перечне из ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ прямо указано «за нарушение трудового законодательства».

Постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении шестидесяти календарных дней (по делу об административном правонарушении, рассматриваемому судьей, - по истечении девяноста календарных дней ) со дня совершения административного правонарушения, за нарушение законодательства Российской Федерации об экспортном контроле, в области персональных данных, о внутренних морских водах, территориальном море, континентальном шельфе, об исключительной экономической зоне Российской Федерации, о геодезии и картографии, о наименованиях географических объектов, патентного, антимонопольного законодательства Российской Федерации, законодательства Российской Федерации в области охраны окружающей среды и природопользования, законодательства Российской Федерации в области ограничения выбросов парниковых газов, законодательства об энергосбережении и о повышении энергетической эффективности, законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан, в области санитарно-эпидемиологического благополучия населения, о защите детей от информации, причиняющей вред их здоровью и (или) развитию, о безопасности дорожного движения (в части административных правонарушений, предусмотренных статьями 12.8, 12.21 1 , 12.21 3 , 12.21 5 , 12.24, 12.26, частью 3 статьи 12.27, частью 2 статьи 12.30 настоящего Кодекса), законодательства Российской Федерации в области связи (в части административных правонарушений, предусмотренных статьями 13.2 1 , 13.4, 13.29, 13.29 3
— ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ

Для ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ судебная практика (Постановление Пленума ВС РФ от 23.12.2021 № 45, п. 13) уточняет: правонарушение не длящееся и оканчивается по истечении трёх рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе — то есть давность отсчитывается именно с этого момента, а не «пока отношения продолжаются». Практический вывод: чем дольше тренер работает без надлежащего оформления, тем меньше окно для привлечения вас к ответственности, но это не оправдание — ГИТ и налоговая могут прийти и в пределах года.

Процедурно для проверки вам потребуется подтвердить: (1) статус тренера как плательщика НПД (сервис ФНС «Проверка статуса налогоплательщика НПД»); (2) письменный договор аренды со спецификацией; (3) отсутствие признаков трудовых отношений (нет графика, подчинения, регулярной зарплаты). Держите эти документы готовыми.

Вывод: основной риск для вас — административная ответственность по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ со сроком давности 1 год с момента фактического допущения. Минимизируйте риск оформлением письменного договора аренды, проверкой статуса НПД тренера и отказом от любых признаков подчинения и контроля. Если проверка уже выявила нарушения — не отказывайтесь признавать трудовые отношения, а оплатите фактически отработанное время, иначе добавится ответственность по ст. 67.1 ТК РФ.

Лицензия и медицинские требования к фитнес-тренерам — влияет ли это на выбор договора

Для фитнес-услуг (физкультурно-оздоровительных занятий с населением в зале) отдельная лицензия не требуется — лицензируется только образовательная деятельность по образовательным программам. Фитнес-услуги без образовательной лицензии остаются обычными физкультурно-оздоровительными услугами. Однако к квалификации и допуску тех, кто фактически проводит тренировки, установлены обязательные требования профессиональным стандартом.

При реализации фитнес-услуг самозанятыми, индивидуальными предпринимателями непосредственно или с привлечением третьих лиц требования к образованию и обучению, практическому опыту и особые условия допуска к работе должны быть исполнены лицами, оказывающими фитнес-услуги
— Профстандарт «Специалист по фитнесу (фитнес-тренер)», утв. приказом Минтруда от 27.04.2023 № 353н, п. 3.1

Это принципиально для вашей схемы: требования к образованию, опыту и медосмотрам исполняет лицо, оказывающее фитнес-услугу, то есть сам тренер, а не вы как арендодатель. Но раз вы допускаете тренеров в зал под своим брендом, вам важно проверить у тренера документы о профильном образовании/переподготовке по физической культуре и спорту, иначе к нему претензии, а к вам — репутационные и, потенциально, деликтные риски.

К работе не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость за преступления, состав и виды которых установлены законодательством Российской Федерации 3 Прохождение обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров 4 Прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда
— Профстандарт «Специалист по фитнесу (фитнес-тренер)», раздел III, особые условия допуска, п. 3.1

К работе фитнес-тренером не допускаются лица с судимостью за определённые преступления и без прохождения обязательных медосмотров и обучения охране труда. Практический вывод: при допуске тренера запрашивайте справку об отсутствии судимости, медицинскую книжку/заключение о прохождении медосмотра и документ о профильном образовании. Это не формальность — это условие самой законности оказания фитнес-услуг в вашем зале.

Вывод: лицензия для фитнеса не нужна, но к каждому тренеру, которого вы допускаете в зал, применяются требования профстандарта № 353н: профильное образование/переподготовка по физической культуре, отсутствие судимости, медосмотр. Возложите обязанность подтвердить эти условия либо на самого тренера (закрепив её в договоре аренды), либо проверяйте документы сами — это снижает ваши риски и делает модель юридически чистой.

Какие документы подтверждают самостоятельность тренера и что грозит без письменного договора

Письменная форма для аренды части здания/помещения обязательна: договор аренды здания или сооружения заключается только в письменной форме путём составления одного документа.

Договор аренды здания или сооружения заключается в письменной форме путем составления одного документа, подписанного сторонами
— п. 1 ст. 651 ГК РФ

Несоблюдение письменной формы не делает сделку автоматически недействительной, но лишает вас права ссылаться на свидетельские показания при споре.

Несоблюдение простой письменной формы сделки лишает стороны права в случае спора ссылаться в подтверждение сделки и ее условий на свидетельские показания, но не лишает их права приводить письменные и другие доказательства.
— п. 1 ст. 162 ГК РФ

Это и есть ответ на позицию тренеров «договор не нужен»: юридически это лишает вас главного доказательства того, что отношения — арендные, а не трудовые. На случай проверки ГИТ или ФНС вам нужен пакет документов, подтверждающих самостоятельность тренера:

— письменный договор аренды части помещения/рабочего места со спецификацией (зона, оборудование, часы, плата) — подтверждает предмет и природу отношений;

— подтверждение статуса тренера как плательщика НПД (справка о постановке на учёт) и его чеки через «Мой налог» — закрывают налоговый вопрос: кто кому и за что платит;

— письменное заверение тренера о том, что он не состоял с вами в трудовых отношениях последние два года — защищает от риска скрытого трудового договора и от запрета НПД;

— документы на самого тренера (образование, отсутствие судимости, медосмотр) — исполняют требования профстандарта.

Что касается чеков: именно тренер, а не вы, обязан пробивать чек при расчётах со своими клиентами.

При произведении расчетов, связанных с получением доходов от реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся объектом налогообложения, налогоплательщик обязан с использованием мобильного приложения "Мой налог" и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию передать сведения о произведенных расчетах в налоговый орган, сформировать чек и обеспечить его передачу покупателю (заказчику), если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом. Состав передаваемых сведений о расчетах и порядок их передачи через мобильное приложение "Мой налог" устанавливаются порядком использования мобильного приложения "Мой налог". 2. При реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) в интересах налогоплательщика на основе договоров поручения, договоров комиссии либо агентских договоров с участием посредника в расчетах налогоплательщик обязан с использованием мобильного приложения "Мой налог" и (или) через уполномоченного оператора электронной площадки и (или) уполномоченную кредитную организацию передать в налоговый орган сведения о произведенных за налоговый период расчетах по каждому расчету с покупателем (заказчиком) или сводные сведения не позднее 9-го числа месяца, следующего за налоговым периодом, в котором произведены расчеты с покупателями (заказчиками), если указанные сведения не переданы посредником в установленном порядке с применением контрольно-кассовой техники.
— ст. 14 ФЗ № 422-ФЗ, п. 1

Вы пробиваете чеки только по своим абонементам. Если тренер отдаёт вам плату за зал без чека и без договора — вы не можете подтвердить источник дохода, а он — свои расходы, что при проверке создаёт проблемы обоим.

Вывод: без письменного договора вы остаётесь без главного доказательства, что отношения арендные, а не трудовые, и рискуете переквалификацией со штрафом по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Минимально необходимый пакет: письменный договор аренды рабочего места + справка о статусе НПД тренера + заверение об отсутствии трудовых отношений в прошлые 2 года + документы о допуске (образование, судимость, медосмотр), а чеки клиентам пробивает сам тренер через «Мой налог».