Как узнать номер генеральной доверенности по паспортным данным, если осталась только копия с нечитаемым номером

Что такое номер доверенности и где он юридически фиксируется

Номер генеральной (нотариально удостоверенной) доверенности — это её регистрационный номер в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата (ЕИС). Именно он указывается на бланке доверенности и именно к нему закон привязывает «узнаваемость» доверенности третьими лицами.

Федеральная нотариальная палата обеспечивает с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" ежедневно и круглосуточно свободный и прямой доступ неограниченного круга лиц без взимания платы к следующим сведениям, содержащимся в единой информационной системе нотариата: 1) сведения о доверенности (сведения о лице, удостоверившем доверенность, дате удостоверения доверенности, ее регистрационном номере в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, дате и времени внесения сведений об отмене доверенности в этот реестр в случае, если доверенность отменена , сведения (при наличии) о факте смерти гражданина, выдавшего доверенность
— п. 1 ч. 1 ст. 34.4 Основ законодательства РФ о нотариате

Из этой нормы прямо следует: сведения о доверенности, включая сведения о лице (нотариусе), удостоверившем доверенность, дате удостоверения и регистрационном номере, являются открытыми, публичными и предоставляются любому лицу безвозмездно. Это означает, что для установления номера доверенности не требуется какой-либо специальный статус — доступ к этим сведениям есть у неограниченного круга лиц. Паспортные данные как таковые для поиска номера не нужны: реестр не индексируется по серии и номеру паспорта доверителя, а поиск ведётся по сведениям о самой доверенности и её сторонах (ФИО доверителя/доверенного лица, дате рождения).

Практический инструмент для этого — публичный онлайн-реестр нотариальных доверенностей Федеральной нотариальной палаты, где по фамилии, имени, отчеству и дате рождения доверителя (или доверенного лица) можно бесплатно найти запись о доверенности: регистрационный номер, дату удостоверения и нотариуса, а также проверить, не отменена ли она.

Предоставление лицу в соответствии с частью первой настоящей статьи сведений об отмененных доверенностях, за исключением нотариально удостоверенных доверенностей, содержащихся в реестре распоряжений об отмене доверенностей, осуществляется незамедлительно через единую информационную систему нотариата, в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг
— ч. 2 ст. 34.4 Основ законодательства РФ о нотариате

Эта норма дополнительно подтверждает, что сведения об отменённых доверенностях доводятся до сведения лиц, в том числе через ЕИС и портал госуслуг, — то есть проверка статуса доверенности также является публичной процедурой.

Вывод: номер доверенности — это её регистрационный номер в реестре нотариальных действий ЕИС; он относится к открытым сведениям. Узнать его можно самостоятельно и бесплатно в публичном реестре доверенностей ФНП по ФИО и дате рождения участника (серия и номер паспорта для этого не требуются и реквизитом поиска не являются).

Получение справки или дубликата у нотариуса, удостоверившего доверенность

Хотя сведения о доверенности публичны, полноценное подтверждение её реквизитов (включая точный номер) заинтересованному лицу удобнее получить у нотариуса, удостоверившего доверенность. Закон ограничивает выдачу сведений о совершенных нотариальных действиях кругом «заявителей».

Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только заявителям - лицам, обратившимся за совершением этих нотариальных действий самостоятельно или через представителя, если иное не установлено настоящими Основами
— абз. 3 ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате

Это значит: сведения о нотариальном действии (в том числе реквизиты доверенности, её номер) нотариус выдает лицу, обратившемуся за совершением этого действия, то есть доверителю (лицу, выдавшему доверенность), либо его представителю. Если вы являетесь доверителем по этой доверенности, вы и есть «заявитель» — по паспорту нотариус идентифицирует вас и выдаст справку о совершённом нотариальном действии либо дубликат утраченной доверенности с точным регистрационным номером.

Если вы — доверенное лицо (представитель, действующий по доверенности), а не доверитель, то «заявителем», обращавшимся за совершением нотариального действия, являлся доверитель, и по общему правилу сведения о доверенности выдаются ему; представитель вправе получить их только при наличии соответствующих полномочий. Для точного установления номера в таком случае достаточно публичного реестра доверенностей.

Право нотариуса выдавать дубликаты нотариально удостоверенных документов закреплено в перечне нотариальных действий (аналогично дубликат вправе выдать и уполномоченное должностное лицо органа местного самоуправления).

1. выдавать дубликаты документов, выражающих содержание нотариально удостоверенных сделок. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ ) Законодательными актами Российской Федерации должностным лицам местного самоуправления, указанным в части четвертой статьи 1 настоящих Основ, может быть предоставлено право на совершение иных нотариальных действий. (В редакции Федерального закона от 26.07.2019 № 226-ФЗ ) Сведения об удостоверении или отмене доверенности должны быть направлены органом, в котором работает должностное лицо, удостоверившее доверенность, в нотариальную палату соответствующего субъекта Российской Федерации в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, в порядке, установленном федеральным органом юстиции, в течение пяти рабочих дней со дня совершения нотариального действия для внесения таких сведений в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата. Нотариальная палата вносит такие сведения в реестр нотариальных действий единой информационной системы нотариата в течение двух рабочих дней со дня их поступления. (Дополнение частью - Федеральный закон от 21.12.2013 № 379-ФЗ ) (В редакции федеральных законов от 29.12.2014 № 457-ФЗ;
   — п. 13 ст. 37 Основ законодательства РФ о нотариате

Вывод: если вы выдавали эту доверенность (доверитель), обратитесь к удостоверившему её нотариусу с паспортом — как «заявитель» вы вправе получить справку о совершенном нотариальном действии и (при утрате оригинала) дубликат доверенности с точным регистрационным номером. Если нотариуса вы не помните, его фамилия и реквизиты видны в публичном реестре доверенностей.

Что делать, если нотариус неизвестен или его полномочия прекращены (архив)

Если вы не знаете, какой именно нотариус удостоверил доверенность (номер на копии не читается, оригинал утерян), либо нотариус прекратил полномочия, а его документы переданы в архив, сведения можно получить через нотариальную палату соответствующего субъекта РФ.

Нотариальная палата вправе выдавать копии нотариальных документов, в том числе в электронной форме, архивные справки из нотариального архива за плату, установленную настоящей статьей. (Дополнение частью - Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ ) За выдачу копии нотариального документа, архивной справки из нотариального архива взимается плата, размер которой ежегодно устанавливается нотариальной палатой и не может превышать следующие размеры: 1) на бумажном носителе - 10 процентов от размера регионального тарифа, установленного в соответствии с частью второй настоящей статьи, предусмотренного за выдачу дубликатов нотариальных документов нотариусом; (В редакции федеральных законов от 29.12.2022 № 588-ФЗ , от 28.04.2023 № 145-ФЗ ) 2) в электронной форме - 5 процентов от размера регионального тарифа, установленного в соответствии с частью второй настоящей статьи, предусмотренного за выдачу дубликатов нотариальных документов нотариусом. (В редакции федеральных законов от 29.12.2022 № 588-ФЗ , от 28.04.2023 № 145-ФЗ ) (Дополнение частью - Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ ) По требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве делами нотариальная палата выдает подлинник нотариального документа из нотариального архива, подлежащий возврату в нотариальную палату, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
— абз. 4 ч. 2 ст. 25 Основ законодательства РФ о нотариате

Эта норма означает: нотариальная палата, в чей архив переданы документы нотариуса, вправе выдавать копии нотариальных документов (в том числе в электронной форме) и архивные справки. Архивная справка как раз и содержит реквизиты документа, в том числе регистрационный номер доверенности в реестре нотариальных действий. Такая выдача осуществляется за плату, размер которой ежегодно устанавливает нотариальная палата (на бумажном носителе — не более 10 %, в электронной форме — не более 5 % от установленного регионального тарифа за выдачу дубликатов).

При этом запрос сведений о нотариальном действии по фамилии доверителя является правомерным способом установить, где и кем была удостоверена доверенность и каков её номер, — сведения о доверенности не составляют нотариальной тайны в части реквизитов (регистрационного номера, даты, нотариуса), поскольку прямо отнесены к публичным сведениям ЕИС (см. блок 1).

Вывод: если установить нотариуса не удаётся или его архив передан нотариальной палате, обратитесь в нотариальную палату субъекта РФ, где предположительно удостоверялась доверенность, с паспортом и заявлением о выдаче архивной справки (копии) — по ней вы получите точный регистрационный номер доверенности. Кроме того, не забудьте, что номер и все реквизиты доверенности доступны бесплатно в публичном реестре доверенностей ФНП без обращения к нотариусу.

Гражданско-правовое значение номера доверенности и публичности сведений о ней

Понимание того, зачем нужен номер доверенности, даёт нормы ГК РФ о доверенности как письменном уполномочии и о порядке проверки её действительности третьими лицами.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами
— п. 1 ст. 185 ГК РФ

Поскольку доверенность удостоверена нотариально, к ней применяются повышенные требования к форме и к фиксации её отмены: отмена нотариально удостоверенной доверенности также совершается в нотариальной (или той же) форме.

отмены доверенности лицом, выдавшим ее, или одним из лиц, выдавших доверенность совместно, при этом отмена доверенности совершается в той же форме, в которой была выдана доверенность, либо в нотариальной форме
— пп. 2 п. 1 ст. 188 ГК РФ

Сведения об отмене доверенности вносятся в реестр нотариальных действий ЕИС и предоставляются Федеральной нотариальной палатой бесплатно и круглосуточно неограниченному кругу лиц.

Лицо, выдавшее доверенность и впоследствии отменившее ее, обязано известить об отмене лицо, которому доверенность выдана, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность. Такая же обязанность возлагается на правопреемников лица, выдавшего доверенность, в случаях ее прекращения по основаниям, предусмотренным в подпунктах 4 и 5 пункта 1 статьи 188 настоящего Кодекса. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Сведения о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности вносятся нотариусом в реестр нотариальных действий, ведение которого осуществляется в электронной форме, в порядке, установленном законодательством о нотариате. (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ) (В редакции федеральных законов от 03.07.2016 № 332-ФЗ, от 06.12.2021 № 402-ФЗ) Сведения об отмене доверенности, за исключением доверенности, указанной в абзаце втором настоящего пункта, могут быть внесены в реестр распоряжений об отмене доверенностей, ведение которого осуществляется в электронной форме в порядке, установленном законодательством о нотариате. (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 06.12.2021 № 402-ФЗ) Указанные в абзацах втором и третьем настоящего пункта сведения предоставляются Федеральной нотариальной палатой ежедневно и круглосуточно неограниченному кругу лиц без взимания платы с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в порядке, установленном законодательством о нотариате.
— п. 1 ст. 189 ГК РФ

Из совокупности этих норм следует юридический смысл регистрационного номера доверенности: именно по нему (в связке с датой удостоверения и сведениями о нотариусе) любое заинтересованное лицо может проверить, выдавалась ли доверенность, действительна ли она и не отменена ли. Поэтому номер доверенности — это не реквизит, доступный только «по паспорту» его владельцу, а публичный идентификатор записи в ЕИС, поиск которого ведётся по сведениям о сторонах (ФИО, дата рождения), а не по серии и номеру паспорта.

Вывод: номер доверенности — публичный регистрационный реквизит в ЕИС нотариата; он не «привязан» к паспортным данным и узнаётся бесплатно в публичном реестре доверенностей ФНП по ФИО и дате рождения доверителя или доверенного лица, а также у нотариуса (справка/дубликат) или через архивную справку нотариальной палаты.

Сроки: как долго доступны сведения о доверенности

Для своевременности действий важно учитывать, что сведения о доверенности и сами нотариальные документы сохраняются длительно, а не только в момент выдачи доверенности.

Нотариальная палата вправе выдавать копии нотариальных документов, в том числе в электронной форме, архивные справки из нотариального архива за плату, установленную настоящей статьей. (Дополнение частью - Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ ) За выдачу копии нотариального документа, архивной справки из нотариального архива взимается плата, размер которой ежегодно устанавливается нотариальной палатой и не может превышать следующие размеры: 1) на бумажном носителе - 10 процентов от размера регионального тарифа, установленного в соответствии с частью второй настоящей статьи, предусмотренного за выдачу дубликатов нотариальных документов нотариусом; (В редакции федеральных законов от 29.12.2022 № 588-ФЗ , от 28.04.2023 № 145-ФЗ ) 2) в электронной форме - 5 процентов от размера регионального тарифа, установленного в соответствии с частью второй настоящей статьи, предусмотренного за выдачу дубликатов нотариальных документов нотариусом. (В редакции федеральных законов от 29.12.2022 № 588-ФЗ , от 28.04.2023 № 145-ФЗ ) (Дополнение частью - Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ ) По требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве делами нотариальная палата выдает подлинник нотариального документа из нотариального архива, подлежащий возврату в нотариальную палату, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.
— абз. 4 ч. 2 ст. 25 Основ законодательства РФ о нотариате

Как следует из приведённой нормы, нотариальная палата принимает нотариальные документы (включая экземпляры доверенностей, хранящиеся в делах нотариуса) в нотариальный архив на хранение и обязана обеспечить их хранение, комплектование, учёт и использование. Это означает, что даже спустя значительное время после выдачи доверенности — и даже если удостоверивший её нотариус прекратил деятельность — заинтересованное лицо не лишается возможности получить копию документа или архивную справку с его реквизитами, включая регистрационный номер.

Сведения о доверенности в реестре нотариальных действий ЕИС также сохраняются и предоставляются неограниченному кругу лиц круглосуточно, а сведения об отмене доверенности — открыты для проверки на постоянной основе (см. блок 1). Поэтому ограничений по срокам для установления номера доверенности через реестр ФНП или через архив нотариальной палаты нет: чем раньше вы обратились, тем быстрее получите результат, но срок давности здесь не течёт, а документ и его реквизиты остаются доступными.

Вывод: установить номер доверенности можно и спустя время после её выдачи: сведения в ЕИС открыты постоянно, а нотариальные документы (и реквизиты в виде архивной справки/копии) сохраняются в делах нотариуса и нотариальном архиве. Никаких пресекательных сроков для обращения за справкой или дубликатом закон не устанавливает.