Как оформить доверенность на маму для получения справки в военкомате, если я живу в другом городе

Форма доверенности на получение справки в военкомате: достаточно ли простой письменной или нужна нотариальная?

По закону для получения справки о воинском учёте достаточно простой письменной доверенности (без нотариуса), поскольку такое действие не относится к случаям, требующим нотариальной формы.

1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. 2. Доверенности от имени малолетних (статья 28) и от имени недееспособных граждан (статья 29) выдают их законные представители. 3. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя. Письменное уполномочие на получение представителем гражданина его вклада в банке, внесение денежных средств на его счет по вкладу, на совершение операций по его банковскому счету, в том числе получение денежных средств с его банковского счета, а также на получение адресованной ему корреспонденции в организации связи может быть представлено представляемым непосредственно банку или организации связи. 4. Правила настоящего Кодекса о доверенности применяются также в случаях, когда полномочия представителя содержатся в договоре, в том числе в договоре между представителем и представляемым, между представляемым и третьим лицом, либо в решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений. 5. В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно. 6.
   — п. 1 ст. 185 ГК РФ

Доверенность — это письменное уполномочие. При этом для получения справки в военном комиссариате нотариальная форма не требуется, поскольку перечень сделок и действий, требующих нотариального удостоверения доверенности, прямо установлен и закрыт:

1. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. 2. К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются: 1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, которые удостоверены начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, а при их отсутствии старшим или дежурным врачом; 2) доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности работников, членов их семей и членов семей военнослужащих, которые удостоверены командиром (начальником) этих части, соединения, учреждения или заведения; 3) доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, которые удостоверены начальником соответствующего места лишения свободы; 4) доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, проживающих в стационарных организациях социального обслуживания, которые удостоверены руководителями (их заместителями) таких организаций . (В редакции федеральных законов от 28.03.2017 № 39-ФЗ, от 03.04.2023 № 101-ФЗ) 3.
   — п. 1 ст. 185.1 ГК РФ

Получение справки в военкомате — это не сделка, требующая нотариальной формы, не подача заявлений о государственной регистрации прав и не распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами. Поэтому по букве п. 1 ст. 185.1 ГК РФ нотариальное удостоверение такой доверенности не обязательно — мама может действовать по доверенности в простой письменной форме, составленной и подписанной вами.

1. Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.
   — п. 1 ст. 182 ГК РФ

Фактическое получение справки мамой — это реализация ваших прав через представителя по полномочию из доверенности, что соответствует общим правилам представительства. Сотрудник военкомата вправе сверить личность представителя и полномочия по документу.

Вывод по вопросу формы: по закону для получения справки в военкомате достаточно простой письменной доверенности — нотариального удостоверения Гражданский кодекс в данном случае не требует. НО на практике военные комиссариаты, опасаясь споров о персональных данных, часто соглашаются принять только нотариально удостоверенную доверенность либо настаивают на личном присутствии гражданина. Поэтому надёжный порядок — оформить доверенность у нотариуса (это снимает любые возражения военкомата); простая письменная форма — законный, но менее надёжный вариант, который военкомат может не принять.

Законность выдачи военкоматом справки с персональными данными представителю по доверенности

Справка о воинском учёте содержит персональные данные гражданина. Выдача её представителю по доверенности прямо допускается законодательством о персональных данных: субъект ПД вправе получать сведения о себе через своего представителя.

1. Субъект персональных данных имеет право на получение сведений, указанных в части 7 настоящей статьи, за исключением случаев, предусмотренных частью 8 настоящей статьи. Субъект персональных данных вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав. 2. Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, должны быть предоставлены субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных. 3. Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором в течение десяти рабочих дней с момента обращения
   — ч. 1, 3 ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ

Военный комиссариат как оператор обязан предоставить сведения субъекту персональных данных или его представителю. Доверенность, удостоверяющая полномочия мамы как представителя, и является основанием для того, чтобы справка была выдана ей. При этом согласие гражданина на выдачу справки военкомату в отдельном документе не требуется, поскольку военкомат обрабатывает персональные данные в силу возложенных на него законом обязанностей по ведению воинского учёта:

1. обработка персональных данных необходима для достижения целей, предусмотренных международным договором Российской Федерации или законом, для осуществления и выполнения возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей; 3) обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах; (В редакции Федерального закона от 29.07.2017 № 223-ФЗ) 3 1 ) обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного акта);
   — п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ

Обработка персональных данных военкоматом идёт на законном основании (функции по воинскому учёту по ФЗ № 53-ФЗ), а не по согласию, поэтому получение мамой справки не требует какого-то отдельного «согласия на разглашение». Единственное правовое основание для выдачи справки матери — это доверенность, уполномочивающая её как представителя.

Вывод по вопросу персональных данных: закон не запрещает военкомату выдавать справку представителю гражданина по доверенности — напротив, ч. 3 ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ прямо предусматривает предоставление сведений субъекту или его представителю. Следовательно, отказ военкомата по мотиву «персональные данные нельзя выдавать по простой доверенности» был бы юридически уязвим, однако на практике для защиты от таких отказов и споров целесообразно нотариально удостоверить доверенность.

Реквизиты и содержание доверенности, срок действия, передача при проживании в разных городах

Чтобы доверенность была корректной и принятой, в ней обязательно указываются данные самого доверителя (вас) и представителя (мамы), а также точный предмет полномочия. В ней должно быть прямо написано право матери получить в конкретном военном комиссариате справку о вашем состоянии на воинском учёте (либо указывается конкретное наименование справки). Обязателен срок действия и дата совершения:

1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. 2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность. Статья 187. Передоверие 1. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие. 2. Лицо, передавшее полномочия другому лицу, должно известить об этом в разумный срок выдавшее доверенность лицо и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшее полномочия лицо ответственность за действия лица, которому оно передало полномочия, как за свои собственные. 3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена. Правило о нотариальном удостоверении доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, не применяется к доверенностям, выдаваемым в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц. 4.
   — ст. 186 ГК РФ, п. 1

Если в доверенности не указать срок действия, она действительна в течение года со дня совершения; если в ней не указана дата совершения — доверенность ничтожна. Поэтому в доверенности обязательно проставляются дата её составления и, желательно, срок действия (например, «действительна до …»).

При проживании в разных городах оригинал доверенности передаётся маме одним из способов: почтой (заказным письмом с описью вложения и уведомлением), курьерской доставкой либо в отсканированном виде с последующим приложением оригинала. Нотариально заверенную доверенность безопаснее пересылать только почтой/курьером оригиналом — в большинстве военкоматов требуют представить оригинальный документ.

Развилка по нотариальной форме завершения (два возможных порядка):

• Нотариальное удостоверение (надёжный путь). Вы (доверитель) лично обращаетесь к любому нотариусу в своём городе с паспортом и паспортными данными мамы; нотариус составляет и удостоверяет доверенность. Через проверку по реестру нотариусов мама и военкомат могут сверить подлинность. Оригинал нотариальной доверенности передаётся маме почтой или курьером. Такой документ военкомат примет без возражений.
• Простая письменная форма (экономия средств, но риск отказа). Вы пишете доверенность от руки или печатаете, подписываете, указываете дату и срок; заверять у нотариуса закон не требует. Однако конкретный военкомат может настоять на нотариальной форме — тогда маме придётся вернуться позже либо вам оформлять доверенность у нотариуса дистанционно.

Вывод по вопросу процедуры и содержания: доверенность должна быть письменной, содержать ваши ФИО и паспортные данные, ФИО и паспортные данные мамы, точное полномочие — «получить в военном комиссариате № … справку …», дату составления и срок действия. Мама при обращении в военкомат предъявляет свой паспорт, доверенность и, при необходимости, заполняет заявление на выдачу справки. Оригинал доставляется ей почтой или курьерской службой.

Что делать, если военкомат откажет матери в выдаче справки

Если военкомат откажет в приёме простой письменной доверенности или в выдаче справки, у вас есть законные способы защиты. Во-первых, военкомат как оператор персональных данных обязан предоставить сведения их субъекту или представителю в течение 10 рабочих дней — отказ должен быть мотивирован (ст. 14 и 21 ФЗ № 152-ФЗ). Во-вторых, заявление матери в военкомат о выдаче справки рассматривается как обращение гражданина и должно получить мотивированный письменный ответ.

Развилки при отказе:

• Если военкомат мотивирует отказ тем, что справку выдаёт только лично или только по нотариальной доверенности — подготовьте нотариально удостоверенную доверенность (это самый быстрый способ устранить возражение). Такое требование военкомата, хотя и не основано прямо на законе, на практике приемлемо и легко выполнимо у нотариуса по месту вашего жительства.
• Если отказ формализован (письменный отказ военкомата) — его можно обжаловать в порядке подчинённости вышестоящему военному комиссариату субъекта либо в суд (административное исковое заявление об оспаривании действий органа), а также направить жалобу в военную прокуратуру. Обжалование действий должностных лиц военных комиссариатов не требует специальной процедуры сверх общей, установленной КАС РФ, и не лишает вас права получить справку после устранения формальных оснований отказа.

Вывод по вопросу поведения при отказе: наиболее практичный и надёжный способ избежать отказа — сразу оформить нотариально удостоверенную доверенность. Если отказ всё же получен в письменном виде, жалоба подаётся вышестоящему военному комиссару, в военную прокуратуру либо в суд в порядке административного судопроизводства. Дополнительно рассмотрите электронный способ: многие справки о воинском учёте (например, справка о том, что вы не состоите/состоите на воинском учёте) в настоящее время заказываются гражданином дистанционно через личный кабинет на портале «Госуслуги» или выпиской из реестра воинского учёта — при такой возможности доверенность вообще не понадобится.

Риски и гражданско-правовые последствия выдачи доверенности, ответственность должностных лиц

Доверенность остаётся под вашим контролем: вы вправе в любое время её отменить, а мама — отказаться от полномочий.

1. Лицо, которому выдана доверенность, во всякое время может отказаться от полномочий, а лицо, выдавшее доверенность, может отменить доверенность или передоверие, за исключением случая, предусмотренного статьей 188 1 настоящего Кодекса. Соглашение об отказе от этих прав ничтожно. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 3. С прекращением доверенности теряет силу передоверие. Статья 188 1 . Безотзывная доверенность 1. В целях исполнения или обеспечения исполнения обязательства представляемого перед представителем или лицами, от имени или в интересах которых действует представитель, в случаях, если такое обязательство связано с осуществлением предпринимательской деятельности, представляемый может указать в доверенности, выданной представителю, на то, что эта доверенность не может быть отменена до окончания срока ее действия либо может быть отменена только в предусмотренных в доверенности случаях (безотзывная доверенность). Такая доверенность в любом случае может быть отменена после прекращения того обязательства, для исполнения или обеспечения исполнения которого она выдана, а также в любое время в случае злоупотребления представителем своими полномочиями, равно как и при возникновении обстоятельств, очевидно свидетельствующих о том, что данное злоупотребление может произойти. 2. Безотзывная доверенность должна быть нотариально удостоверена и содержать прямое указание на ограничение возможности ее отмены в соответствии с пунктом 1 настоящей статьи. 3.
   — п. 2 ст. 188 ГК РФ

Для вашей ситуации это означает: поскольку доверенность отзывная, после получения мамой справки вы можете её отменить либо она прекратит действие с истечением указанного в ней срока (а при отсутствии срока — через год, ст. 186 ГК РФ). Риски ограничиваются предметом полномочия: чтобы мама не могла совершить ничего, кроме получения справки, в доверенности нужно указать только одно конкретное действие — получение конкретной справки в конкретном военкомате — и не включать формулировок о праве представительства «во всех органах и организациях» или «с правом получения любых документов».

По линии ответственности: поскольку военкомат обрабатывает ваши персональные данные в силу закона о воинском учёте (п. 2 ч. 1 ст. 6 ФЗ № 152-ФЗ — процитировано выше), а выдача справки представителю прямо допускается ч. 3 ст. 14 ФЗ № 152-ФЗ, необоснованный отказ военкомата в выдаче справки уполномоченному представителю может повлечь для должностных лиц установленную законом ответственность за нарушение законодательства о персональных данных и порядка рассмотрения обращений граждан. Это дополнительно обязывает военкомат либо выдать справку матери, либо дать письменный мотивированный отказ, который подлежит обжалованию.

Вывод по вопросу рисков и последствий: доверенность отзывная и ограничивается точно указанным полномочием, поэтому имущественных и иных рисков сверх получения справки не создаёт; необоснованный отказ военкомата выдаёт вам право на обжалование и на привлечение допустивших нарушение должностных лиц к ответственности. Включите в доверенность лишь одно конкретное полномочие — получение конкретной справки о воинском учёте в конкретном военном комиссариате.