Можно ли доверенному лицу получить дубликат утерянной нотариальной доверенности без участия доверителя

Вправе ли доверенное лицо получить дубликат доверенности без доверителя

В случае утраты лицом, от имени или по поручению которого совершалось соответствующее нотариальное действие, документа, выражающего содержание нотариально удостоверенной сделки, исполнительной надписи, или нотариального свидетельства, экземпляр которых хранится в делах нотариальной конторы в соответствии с частью второй статьи 44 1 настоящих Основ, по заявлению в письменной форме такого лица, его представителя или правопреемника выдается дубликат утраченного документа.
— абз. 1 ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате

Эта норма определяет круг лиц, которым выдаётся дубликат нотариального документа. Дубликат выдаётся по заявлению лица, «от имени или по поручению которого» совершалось нотариальное действие, его представителя или правопреемника. Доверенность — это односторонняя сделка доверителя (ст. 185 ГК РФ), поэтому «лицом, от имени которого совершалось нотариальное действие», является именно доверитель, а не доверенное лицо. Доверенное лицо (вы) — это представитель, но применительно к самому нотариальному действию по удостоверению доверенности вы действуете не по поручению доверителя как его представитель, а как выгодоприобретатель полномочия. Буквальный текст абз. 1 ст. 52 не называет доверенное лицо среди тех, кто вправе получить дубликат утраченной доверенности.

Сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только заявителям - лицам, обратившимся за совершением этих нотариальных действий самостоятельно или через представителя, если иное не установлено настоящими Основами.
— абз. 4 ст. 5 Основ законодательства РФ о нотариате

Это ключевая «ограничительная» норма: выдать сведения и документы по нотариальному действию нотариус может только заявителю — тому, кто сам обращался за совершением действия (или через своего представителя). Значит, к нотариусу, удостоверившему доверенность, с заявлением о дубликате должен обратиться доверитель (либо его представитель по отдельной доверенности), а не доверенное лицо.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований статей 5 и 50 настоящих Основ. Копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату нотариального документа. (Дополнение частью - Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ ) ГЛАВА X. УДОСТОВЕРЕНИЕ СДЕЛОК
— абз. 2 ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате

Требования ст. ст. 5 и 50 подтверждают этот же вывод: порядок выдачи дубликатов подчиняется общему правилу о выдаче документов заявителям — участникам нотариального действия.

Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению организаций и лиц, указанных в частях третьей и четвертой статьи 5 и в статье 28 настоящих Основ.
— ч. 2 ст. 50 Основ законодательства РФ о нотариате

Выписка из реестра нотариальных действий также выдаётся только лицам, указанным в ст. 5 Основ, то есть заявителю — доверителю. Это ещё раз очерчивает границы права доверенного лица на обращение к архиву нотариуса.

Вывод. Получить дубликат самой нотариальной доверенности вместо доверителя вы как доверенное лицо не вправе — заявление о выдаче дубликата подаёт доверитель (либо его представитель по отдельной доверенности). Однако для вас есть рабочий механизм подтверждения полномочий без оригинального бланка — публичный реестр нотариальных действий (разобран в следующем блоке). Доверителю, если он не может приехать к тому нотариусу, закон позволяет обратиться к любому нотариусу по месту своего нахождения за удостоверением новой доверенности; привязки к «тому же» нотариусу для удостоверения доверенности закон не устанавливает.

Как подтвердить полномочия при утрате оригинала — публичный реестр доверенностей

Федеральная нотариальная палата обеспечивает с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" ежедневно и круглосуточно свободный и прямой доступ неограниченного круга лиц без взимания платы к следующим сведениям, содержащимся в единой информационной системе нотариата: 1) сведения о доверенности (сведения о лице, удостоверившем доверенность, дате удостоверения доверенности, ее регистрационном номере в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, дате и времени внесения сведений об отмене доверенности в этот реестр в случае, если доверенность отменена
— п. 1 ч. 1 ст. 34.4 Основ законодательства РФ о нотариате

Федеральная нотариальная палата обязана обеспечивать свободный, круглосуточный и бесплатный доступ неограниченного круга лиц к сведениям о доверенности: кто её удостоверил, дата удостоверения, регистрационный номер в реестре нотариальных действий, а также сведения об отмене (или об отсутствии отмены) и о смерти доверителя. Это именно тот публичный источник, который позволяет вам самой, без доверителя и без оригинала, проверить и подтвердить третьему лицу (органу ГИБДД, организации, банку) факт существования и действительности доверенности.

Если третьему лицу предъявлена доверенность, о прекращении которой оно не знало и не должно было знать, права и обязанности, приобретенные в результате действий лица, полномочия которого прекращены, сохраняют силу для представляемого и его правопреемников.
— п. 2 ст. 189 ГК РФ

Если доверенность прекращена, но третьему лицу предъявлен документ и оно не знало и не должно было знать о прекращении, — приобретённые права сохраняют силу для представляемого. Это объясняет, почему третьим лицам важно проверять реестр: сам факт действительности доверенности подтверждается именно по реестру, а не по бумажному бланку.

Нотариус обязан выдавать выписки из реестра по письменному заявлению организаций и лиц, указанных в частях третьей и четвертой статьи 5 и в статье 28 настоящих Основ.
— ч. 2 ст. 50 Основ законодательства РФ о нотариате

Наряду с открытым реестром вы вправе получить и выписку из реестра нотариальных действий — но, как показано выше, только если входите в круг заявителей по ст. 5 Основ. Для проверки полномочий третьими лицами достаточно публичного реестра ФНП.

Вывод. Оригинальный бланк доверенности не является единственным доказательством ваших полномочий. Действительность нотариальной доверенности, её регистрационный номер и отсутствие отмены подтверждаются бесплатно и в любое время через публичный реестр доверенностей ФНП (п. 1 ч. 1 ст. 34.4 Основ). Практически: вы называете третьему лицу реквизиты доверенности (нотариус, дата, реестровый номер — их видно и на сохранившемся фото первой страницы), а лицо самостоятельно проверяет их в реестре; при необходимости вы можете распечатать сведения из реестра. Это законный способ подтвердить полномочия без доверителя и без оригинала.

Не прекратилась ли доверенность и можно ли заверить копию фотографии

Действие доверенности прекращается вследствие: 1) истечения срока доверенности; 2) отмены доверенности лицом, выдавшим ее, или одним из лиц, выдавших доверенность совместно, при этом отмена доверенности совершается в той же форме, в которой была выдана доверенность, либо в нотариальной форме; (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 332-ФЗ) 3) отказа лица, которому выдана доверенность, от полномочий; 4) прекращения юридического лица, от имени которого или которому выдана доверенность, в том числе в результате его реорганизации в форме разделения, слияния или присоединения к другому юридическому лицу; 5) смерти гражданина, выдавшего доверенность, признания его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим;
— п. 1 ст. 188 ГК РФ

Перечень оснований прекращения доверенности исчерпывающий, и утрата бланка (оригинала) доверенности в него не входит. Доверенность прекращается только по указанным основаниям: истечение срока, отмена доверителем, отказ доверенного лица, смерть/недееспособность и т.п. Следовательно, пока срок не истёк и доверитель не отменил доверенность, ваши полномочия по содержанию сохраняются — потерян лишь физический носитель.

Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. 2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
— п. 1 ст. 186 ГК РФ

Срок доверенности: если в ней срок не был указан — она действует год со дня совершения; а доверенность без даты совершения ничтожна. Поскольку вы указали, что «срок ещё не закончился», полномочия действительны; но проверьте по фото дату совершения и срок — от этого зависит вывод.

Нотариус свидетельствует верность копий документов и выписок из документов, выданных органами государственной власти, органами местного самоуправления, юридическими лицами, гражданами.
— абз. 1 ст. 77 Основ законодательства РФ о нотариате

Нотариус свидетельствует верность копий документов, выданных гражданами. Однако для свидетельствования верности копии нужен предъявляемый документ (его оригинал или копия с нотариально засвидетельствованной верности — ст. 79 Основ). Фотография первой страницы в телефоне оригиналом не является, поэтому заверить «копию с фото» как копию доверенности не получится — нотариус не сможет удостоверить то, что ему не предъявлено.

При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
— п. 1 ст. 183 ГК РФ

Если вы всё же совершите сделку (например, по управлению машиной или получению документов) без подтверждённых полномочий, сделка считается заключённой от вашего имени и в ваших интересах, если доверитель её не одобрит. Это риск именно для вас — поэтому подтверждать полномочия нужно реестром или новым бланком, а не фотографией.

Вывод. Утрата оригинала не прекращает доверенность (её основания исчерпывающе перечислены в п. 1 ст. 188 ГК РФ). Нотариально заверить копию с фотографии нельзя, поскольку для свидетельствования верности копии требуется предъявление самого документа. Если по фото невозможно установить дату или срок — исходите из правила: без даты доверенность ничтожна, без срока — действует год (п. 1 ст. 186 ГК РФ); проверьте эти данные по фотографии.

Надёжный путь без выезда доверителя — новая доверенность

Если задача — получить полноценный документ, а не только подтвердить полномочия по реестру, единственный законный путь при недоступности того нотариуса — оформить новую доверенность.

Нотариально удостоверенные односторонние сделки, а также нотариальные свидетельства выдаются в одном экземпляре. Нотариусы при совершении нотариального действия оставляют в делах нотариальной конторы один экземпляр нотариально удостоверенных завещаний, договоров, нотариальных свидетельств и исполнительных надписей. По усмотрению нотариуса может быть оставлен в делах нотариальной конторы один экземпляр других нотариально удостоверяемых сделок. Часть. (Утратила силу - Федеральный закон от 26.07.2019 № 226-ФЗ) (Дополнение статьей - Федеральный закон от 21.12.2013 № 379-ФЗ)
— ч. 3 ст. 44.1 Основ законодательства РФ о нотариате

Это норма о количестве экземпляров: нотариально удостоверенные односторонние сделки (к которым относится доверенность) выдаются в одном экземпляре, и лишь по усмотрению нотариуса один экземпляр может быть оставлен в делах нотариальной конторы — не обязательно. Это объясняет, почему в архиве нотариуса может и не оказаться экземпляра вашей доверенности: их выдают на руки, дубликат же возможен только из архива (ст. 52 Основ). Поэтому надёжнее не восстанавливать старую, а выдать новую доверенность.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований статей 5 и 50 настоящих Основ. Копия нотариального документа, выданная из нотариального архива нотариальной палатой, приравнивается к дубликату нотариального документа. (Дополнение частью - Федеральный закон от 14.07.2022 № 339-ФЗ ) ГЛАВА X. УДОСТОВЕРЕНИЕ СДЕЛОК
— абз. 2 ст. 52 Основ законодательства РФ о нотариате

Нотариус, удостоверивший доверенность, вправе выдать её дубликат только из своего архива и только заявителю — доверителю. Доверителю для этого не нужно приезжать именно к тому нотариусу: удостоверить новую доверенность он может у любого нотариуса по месту своего нахождения (закон не требует территориальной привязки для удостоверения доверенностей), а при необходимости — через удалённое удостоверение. После этого новый оригинал передаётся вам.

Вывод. Рекомендуемый и наиболее надёжный вариант: доверитель оформляет новую нотариальную доверенность у любого нотариуса по своему месту жительства (в том числе с возможностью удалённого удостоверения), а старую при необходимости отменяет. Это не требует его приезда к «тому» нотариусу и полностью восстанавливает ваши полномочия. Если получить дубликат именно у «того» нотариуса всё же нужно — заявление подаёт только доверитель (как участник нотариального действия), личная явка которого к тому нотариусу для этого необходима; либо дубликат/копию из архива может выдать нотариальная палата, и такая копия приравнивается к дубликату (абз. 3 ст. 52 Основ).

Сроки, стоимость, отказ нотариуса и доказательства полномочий

Сроки. Действие доверенности подчинено п. 1 ст. 186 ГК РФ: без указания срока — год со дня совершения, без даты совершения — ничтожна. Прекращение доверенности — только по исчерпывающим основаниям п. 1 ст. 188 ГК РФ, и утрата бланка в перечень не входит. Пока срок не истёк и отмены нет — полномочия сохраняются. Постановление об отказе нотариус выносит не позднее десяти дней со дня обращения (абз. 3 ст. 48 Основ).

Стоимость. За выдачу дубликатов нотариальных документов взимается федеральный тариф.

за выдачу дубликатов документов, хранящихся в делах государственных нотариальных контор, органов исполнительной власти, - 100 рублей; 26) за совершение прочих нотариальных действий, для которых законодательством Российской Федерации предусмотрена обязательная нотариальная форма, - 100 рублей. 2. Положения настоящей статьи применяются с учетом положений статьи 333 25 настоящего Кодекса.
— пп. 26 п. 1 ст. 333.24 НК РФ

Для дубликата нотариального документа федеральный тариф составляет 100 рублей (пп. 26 п. 1 ст. 333.24 НК РФ), однако к нему добавляется региональный тариф нотариуса за услуги правового и технического характера (поиск и подготовка документа). Итоговая сумма определяется по тарифам того региона и того нотариуса, у которого испрашивается дубликат.

Если нотариус откажет. Отказ оформляется мотивированно и обжалуется в суд.

Нотариус по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия.
— абз. 3 ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате

Заинтересованное лицо, считающее неправильным совершенное нотариальное действие или отказ в совершении нотариального действия, вправе подать об этом жалобу в районный суд по месту нахождения государственной нотариальной конторы (нотариуса, занимающегося частной практикой).
— абз. 1 ст. 49 Основ законодательства РФ о нотариате

Если нотариус откажет выдать документ, он обязан по вашей просьбе изложить причины в письменной форме и разъяснить порядок обжалования (абз. 3 ст. 48 Основ). Такой отказ обжалуется жалобой в районный суд по месту нахождения нотариуса (ст. 49 Основ). Это касается и ситуации, когда нотариус откажет доверенному лицу как ненадлежащему заявителю: отказ должен быть мотивирован и письменно оформлен, и его можно оспорить.

Доказательства полномочий. У вас есть три источника: (1) сохранившееся фото первой страницы с реквизитами (нотариус, дата, реестровый номер); (2) публичный реестр доверенностей ФНП — бесплатный, круглосуточный, подтверждает действительность и отсутствие отмены (п. 1 ч. 1 ст. 34.4 Основ); (3) выписка из реестра нотариальных действий — но только для круга заявителей по ст. 5 Основ (то есть для доверителя). Самостоятельно вы вправе опираться на публичный реестр.

При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
— п. 1 ст. 183 ГК РФ

Если вы совершите сделку без подтверждённых полномочий — по ст. 183 ГК РФ она считается заключённой от вашего имени, если доверитель её не одобрит. Значит, третьему лицу нужно предъявлять подтверждение из реестра, а не фотографию.

Вывод. Утрата оригинала не прекращает доверенность; до истечения срока полномочия действительны (п. 1 ст. 186, п. 1 ст. 188 ГК РФ). Дубликат стоит 100 руб. федерального тарифа плюс региональный тариф нотариуса и требует заявления доверителя. При отказе нотариус обязан письменно мотивировать его в десятидневный срок и разъяснить порядок обжалования; отказ обжалуется в районный суд по месту нахождения нотариуса (ст. ст. 48, 49 Основ). Подтвердить свои полномочия вы можете бесплатно через публичный реестр доверенностей ФНП, а не бланком-фотографией.

Риски использования фотографии/копии доверенности для подтверждения полномочий

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.
— п. 1 ст. 185 ГК РФ

Доверенность — это именно письменное уполномочие для представительства перед третьими лицами. Утрата этого письменного документа ставит под сомнение возможность надлежащего подтверждения полномочий перед третьим лицом.

Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя.
— п. 3 ст. 185 ГК РФ

Третье лицо, которому предъявляется подтверждение полномочий, вправе удостовериться в личности представляемого и сделать отметку о полномочиях на документе, подтверждающем полномочия представителя. Поскольку доверенность — письменный документ, именно он (или его законная замена) служит подтверждением; фотография первой страницы письменным документом не является и может быть не принята третьим лицом как достаточное подтверждение.

При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
— п. 1 ст. 183 ГК РФ

Гражданско-правовое последствие: при отсутствии подтверждённых полномочий (или превышении их) сделка считается заключённой от имени и в интересах совершившего её лица, если только доверитель впоследствии не одобрит её. Для действий по получению документов и управлению автомобилем это означает, что без надлежаще подтверждённых полномочий такие действия могут быть признаны совершёнными вами лично — с обязанностями и, при отказе доверителя одобрить, с возможным возмещением убытков (п. 3 ст. 183 ГК РФ).

Федеральная нотариальная палата обеспечивает с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" ежедневно и круглосуточно свободный и прямой доступ неограниченного круга лиц без взимания платы к следующим сведениям, содержащимся в единой информационной системе нотариата: 1) сведения о доверенности (сведения о лице, удостоверившем доверенность, дате удостоверения доверенности, ее регистрационном номере в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата, дате и времени внесения сведений об отмене доверенности в этот реестр в случае, если доверенность отменена
— п. 1 ч. 1 ст. 34.4 Основ законодательства РФ о нотариате

Надёжная и бесплатная замена утраченному бланку — публичный реестр доверенностей ФНП: по реквизитам доверенности (нотариус, дата, регистрационный номер — эти данные видны на сохранившемся фото) третье лицо самостоятельно удостоверяется в её действительности и отсутствии отмены.

Вывод. Поскольку доверенность — письменный документ (п. 1 ст. 185 ГК РФ), а фотография письменным документом не является, полагаться только на фото бланка рискованно: подтверждать полномочия следует письменным документом, а при его утрате — публичным реестром доверенностей ФНП либо новым оригиналом. Действия без надлежаще подтверждённых полномочий по ст. 183 ГК РФ влекут последствия лично для вас, если доверитель их не одобрит. Нотариально засвидетельствовать копию без предъявления оригинала нельзя (ст. 77, ст. 79 Основ законодательства РФ о нотариате).