Какие документы нужны для нотариального заверения доверенности от ООО на физическое лицо, включая представительство в суде

Требуется ли нотариальная форма доверенности от ООО и что она обязательна для

Нотариальная форма НЕ является обязательной для доверенности от юрлица на представительство в суде и на получение обычной корреспонденции/документов — закон требует её только для узкого круга случаев.

Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом.
— п. 1 ст. 185.1 ГК РФ

Это значит: если ваш представитель будет только ходить в суды и получать документы, не связанные с регистрацией прав, нотариальное удостоверение не обязательно — по ГПК и АПК достаточно простой письменной доверенности, подписанной руководителем и скреплённой печатью.

Доверенность от имени организации выдается за подписью ее руководителя или иного уполномоченного на это ее учредительными документами лица, скрепленной печатью этой организации (при наличии печати).
— п. 3 ст. 53 ГПК РФ

Однако нотариальная форма СТАНОВИТСЯ обязательной, если представителю предстоит подавать заявления о государственной регистрации прав или сделок и распоряжаться зарегистрированными в реестрах правами (например, операции с недвижимостью через Росреестр). Поэтому при выборе формы решающий вопрос — что именно «получать документы»: если это документы из Росреестра/сделки с недвижимостью — нужна нотариальная доверенность; если судебные и обычные документы — нет.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. (Дополнение статьей - Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Статья 186. Срок доверенности 1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. 2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность. Статья 187. Передоверие 1. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие. 2. Лицо, передавшее полномочия другому лицу, должно известить об этом в разумный срок выдавшее доверенность лицо и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшее полномочия лицо ответственность за действия лица, которому оно передало полномочия, как за свои собственные. 3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.
— п. 4 ст. 185.1 ГК РФ

Доверенность от имени ООО в любом случае выдаётся за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного учредительными документами. Печать проставлять можно (у вас она есть), но с 07.04.2015 печать не обязательна — формула «при наличии печати» прямо это подтверждает.

Вывод: для похода в суд и получения обычных документов нотариальная форма не обязательна; она обязательна только если представитель будет подавать заявления о госрегистрации прав/сделок или распоряжаться зарегистрированными правами. Если цель — универсальная «на всё», нотариальная доверенность надёжнее и снимает вопрос о форме на любой случай.

Какие документы директор обязан предъявить нотариусу и в каком виде

Нотариус обязан проверить правоспособность юрлица и полномочия лица, обращающегося от его имени.

При удостоверении сделок нотариус осуществляет проверку дееспособности граждан и правоспособности юридических лиц, а также наличия волеизъявления заявителей. (В редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 480-ФЗ ) В случае, если за совершением нотариального действия обратился представитель заявителя, проверяются полномочия представителя.
— ст. 43 Основ законодательства РФ о нотариате

Следовательно, для удостоверения доверенности от ООО нотариус должен удостовериться: (1) что ООО существует и правоспособно, (2) что вы являетесь его директором и вправе выдавать доверенности. Правоспособность ООО нотариус проверяет по данным ЕГРЮЛ (устав, свидетельства ИНН/ОГРН — это внутренние/устаревшие документы, ЕГРЮЛ — единственный актуальный источник). Полномочия директора подтверждаются: выпиской (листом записи) из ЕГРЮЛ, где вы указаны как лицо, действующее без доверенности, уставом и приказом/решением о вашем назначении.

Единоличный исполнительный орган общества: 1) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки; 2) выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
— подп. 2 п. 3 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Именно ЕГРЮЛ (в форме актуальной выписки или листа записи) является ключевым документом: из него нотариус видит, кто директор. Свидетельства ИНН/ОГРН и «папка» с ними не заменяют выписку, поскольку правовое значение имеет актуальная запись реестра, а не бумажное свидетельство. Приказ о вашем назначении — вспомогательный документ, дополняющий, но не заменяющий ЕГРЮЛ.

Установление личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица должно производиться на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности указанных гражданина, его представителя или представителя юридического лица, за исключением случаев, предусмотренных частями пятой, шестой и десятой настоящей статьи. (В редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 480-ФЗ) При установлении личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица нотариус использует соответствующие государственные информационные ресурсы, доступ к которым предоставляет федеральный орган исполнительной власти в сфере внутренних дел в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. (В редакции федеральных законов от 27.12.2018 № 528-ФЗ; от 27.12.2019 № 480-ФЗ) Для установления личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица нотариус также использует специальные технические и программно-технические средства, позволяющие удостовериться в подлинности представленных гражданином документов, при их наличии в его распоряжении. Требования к таким специальным техническим и программно-техническим средствам утверждаются федеральным органом исполнительной власти в сфере внутренних дел. (В редакции федеральных законов от 27.12.2018 № 528-ФЗ;
— абз. 2 ст. 42 Основ законодательства РФ о нотариате

Паспорт обязателен — нотариус устанавливает вашу личность на его основании. Представлять его копию недостаточно, нужен оригинал паспорта.

Документы, представляемые нотариусу в подтверждение фактов, которые нотариус обязан проверить при совершении нотариального действия, должны соответствовать требованиям настоящей статьи. В случае, если указанные документы исполнены на бумажных носителях, они не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей.
— ст. 45 Основ законодательства РФ о нотариате

Требования к документам: без подчисток и неоговоренных исправлений, читаемый текст. Что касается оригиналов/копий — устав и учредительные документы нотариус вправе проверить в оригинале (либо нотариально заверенной копии), выписку из ЕГРЮЛ можно взять в бумажном виде, но нотариус сам вправе получить сведения из ЕГРЮЛ по запросу. Практически: берите ОРИГИНАЛ паспорта, оригинал (или нотариальную копию) устава, актуальную выписку/лист записи ЕГРЮЛ, приказ о назначении. Копии «на всякий случай» можно иметь, но они не заменят оригиналы там, где нотариус должен удостовериться в подлинности.

Вывод: необходимый минимум — ваш паспорт (оригинал), актуальная выписка или лист записи ЕГРЮЛ, устав (оригинал/нотариально заверенная копия), приказ/решение о вашем назначении. Свидетельства ИНН/ОГРН не обязательны и не заменяют выписку ЕГРЮЛ. Оригиналы приоритетны, копии допустимы только заверенные там, где это предусмотрено.

Должен ли представитель лично прийти к нотариусу; достаточно ли его паспортных данных

Нотариус устанавливает личность каждого обратившегося, а не только доверителя.

При совершении нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившихся за совершением нотариального действия гражданина, его представителя или представителя юридического лица.
— ст. 42 Основ законодательства РФ о нотариате

Это означает: представитель (доверенное лицо) как лицо, которому выдаётся доверенность, должен лично явиться к нотариусу с паспортом для установления личности. Одних «паспортных данных», продиктованных заранее, недостаточно — нотариус обязан удостовериться в личности по документу, удостоверяющему личность.

Если представитель НЕ придёт, нотариус не сможет надлежащим образом установить его личность, и доверенность не будет удостоверена (либо будет удостоверена без достоверных реквизитов доверенного лица). Поэтому для корректного оформления представителю следует явиться лично с оригиналом паспорта.

Исключение из общего правила личной явки закон не устанавливает для представителя при удостоверении доверенности — в отличие от случаев, где нотариусу достаточно сведений из ЕГРЮЛ о юрлице. Для физического лица-представителя нужна личная явка с паспортом.

Вывод: представитель должен прийти к нотариусу лично с паспортом; его паспортных данных без явки недостаточно.

Решение об одобрении сделки (крупная сделка) и ограничения полномочий директора

Выдача доверенности сама по себе не является крупной сделкой и не требует одобрения общего собрания — крупной может быть только сделка с имуществом на сумму от 25% балансовой стоимости активов.

Крупной сделкой считается сделка (несколько взаимосвязанных сделок), выходящая за пределы обычной хозяйственной деятельности и при этом: связанная с приобретением, отчуждением или возможностью отчуждения обществом прямо либо косвенно имущества (в том числе заем, кредит, залог, поручительство, приобретение такого количества акций (иных эмиссионных ценных бумаг, конвертируемых в акции) публичного общества, в результате которых у общества возникает обязанность направить обязательное предложение в соответствии с главой XI 1 Федерального закона от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ "Об акционерных обществах"), цена или балансовая стоимость которого составляет 25 и более процентов балансовой стоимости активов общества, определенной по данным его бухгалтерской (финансовой) отчетности на последнюю отчетную дату;
— п. 1 ст. 46 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Доверенность — это уполномочие на представительство, а не сделка по отчуждению/приобретению имущества общества, поэтому «решение об одобрении сделки» для её выдачи НЕ требуется. Директор выдаёт доверенность в силу закона:

Единоличный исполнительный орган общества: 1) без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки; 2) выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия;
— подп. 2 п. 3 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Однако есть два ограничения, которые надо проверить по уставу:

Уставом общества может быть предусмотрена необходимость получения согласия совета директоров (наблюдательного совета) общества или общего собрания участников общества на совершение определенных сделок. При отсутствии такого согласия или последующего одобрения соответствующей сделки она может быть оспорена лицами, указанными в абзаце первом пункта 4 статьи 46 настоящего Федерального закона, в порядке и по основаниям, которые установлены пунктом 1 статьи 174 Гражданского кодекса Российской Федерации . (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 03.07.2016 № 343-ФЗ) 4. Порядок деятельности единоличного исполнительного органа общества и принятия им решений устанавливается уставом общества, внутренними документами общества, а также договором, заключенным между обществом и лицом, осуществляющим функции его единоличного исполнительного органа.
— п. 3.1 ст. 40 ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью»

Если в вашем уставе прямо предусмотрено, что выдача доверенностей (или доверенностей с определёнными полномочиями) требует согласия совета директоров или общего собрания участников, — тогда такое согласие потребуется, иначе сделка (выдача доверенности) может быть оспорена по ст. 174 ГК РФ. Если таких положений в уставе нет — решение об одобрении не нужно.

Вывод: решение об одобрении сделки для выдачи доверенности по общему правилу НЕ требуется. Оно необходимо только если ваш устав прямо относит выдачу доверенностей (или конкретной категории доверенностей) к сделкам, требующим согласия органа общества. Проверьте устав перед визитом.

Объём полномочий для суда: специальные полномочия нужно прямо прописать

Для представительства в суде доверенность должна быть оформлена по закону, а «опасные» процессуальные действия — специально оговорены в её тексте.

Полномочия представителя на ведение дела должны быть выражены в доверенности, выданной и оформленной в соответствии с законом. (В редакции Федерального закона от 28.11.2018 № 451-ФЗ ) 2. Доверенности, выдаваемые гражданами, могут быть удостоверены в нотариальном порядке либо организацией, в которой работает или учится доверитель, товариществом собственников жилья, жилищным, жилищно-строительным или иным специализированным потребительским кооперативом, осуществляющим управление многоквартирным домом, управляющей организацией по месту жительства доверителя, администрацией организации социального обслуживания, в которой находится доверитель, а также стационарного лечебного учреждения, в котором доверитель находится на излечении, командиром (начальником) соответствующих воинских части, соединения, учреждения, военной профессиональной образовательной организации, военной образовательной организации высшего образования, если доверенности выдаются военнослужащими, работниками этих части, соединения, учреждения, военной профессиональной образовательной организации, военной образовательной организации высшего образования или членами их семей. Доверенности, выдаваемые гражданами, пребывающими в добровольческих формированиях, предусмотренных Федеральным законом от 31 мая 1996 года № 61-ФЗ "Об обороне", удостоверяются командирами воинских частей. Доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверяются начальником соответствующего места лишения свободы.
— п. 1 ст. 53 ГПК РФ

В суде общей юрисдикции перечень действий, которые требуют особого указания в доверенности, прямо установлен:

Представитель вправе совершать от имени представляемого все процессуальные действия. Однако право представителя на подписание искового заявления, предъявление его в суд, передачу спора на рассмотрение третейского суда, предъявление встречного иска, полный или частичный отказ от исковых требований, уменьшение их размера, признание иска, изменение предмета или основания иска, заключение мирового соглашения, передачу полномочий другому лицу (передоверие), обжалование судебного постановления, предъявление исполнительного документа к взысканию, получение присужденного имущества или денег должно быть специально оговорено в доверенности, выданной представляемым лицом.
— п. 1 ст. 54 ГПК РФ

В арбитражном суде — аналогичный (и даже более широкий) перечень:

В доверенности, выданной представляемым лицом, или ином документе должно быть специально оговорено право представителя на подписание искового заявления и отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, передачу дела в третейский суд, полный или частичный отказ от исковых требований и признание иска, изменение основания или предмета иска, заключение мирового соглашения и соглашения по фактическим обстоятельствам, передачу своих полномочий представителя другому лицу (передоверие), а также право на подписание заявления о пересмотре судебных актов по новым или вновь открывшимся обстоятельствам, обжалование судебного акта арбитражного суда, получение присужденных денежных средств или иного имущества.
— ч. 2 ст. 62 АПК РФ

Это означает: если в вашей доверенности написать общую фразу «представлять интересы во всех судах», представитель НЕ сможет подписывать иски, признавать иск, отказываться от требований, заключать мировое соглашение, обжаловать судебные акты, получать присуждённые деньги. Все эти полномочия нужно перечислить в тексте отдельно. Поскольку вы уже набросали текст — проверьте, что в нём явно перечислены: подписание и подача исков, признание/отказ от иска, уменьшение требований, мировое соглашение, обжалование, получение присуждённого имущества/денег, передоверие (если нужно).

Если доверенность нужна и для «получения документов» в Росреестре или иных госорганах, связанных с регистрацией прав, — помните о нотариальной форме из п. 1 ст. 185.1 ГК РФ (см. блок 1).

Вывод: укажите в тексте доверенности специальные полномочия по ст. 54 ГПК РФ / ч. 2 ст. 62 АПК РФ (подписание иска, отказ, признание, мировое, обжалование, получение денег) — иначе представитель не сможет их реализовать в суде.

Проект текста: можно ли править на месте; срок, тариф, отказ и передоверие

Заранее показывать проект нотариусу не обязательно — текст доверенности можно подготовить и править непосредственно у нотариуса: обязанности предварительно согласовывать проект закон не устанавливает. Нотариус проверяет содержание на соответствие закону и вправе отказать, если оно противоречит закону (ст. 48 Основ). Практически разумно принести свой черновик, чтобы нотариус оформил его по установленной форме, — это ускорит дело.

По сроку: если в доверенности не указать срок, она будет действовать только один год со дня совершения.

Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна.
— ст. 186 ГК РФ, п. 1

Обязательно проверьте, что в тексте проставлена дата совершения — доверенность без даты ничтожна (то же правило). Если нужен длительный срок — укажите его явно (закон не ограничивает максимальный срок доверенности).

По тарифу: за удостоверение доверенности, нотариальная форма которой НЕ обязательна, федеральный тариф — 200 рублей:

за удостоверение доверенностей, нотариальная форма которых не обязательна в соответствии с законодательством Российской Федерации, - 200 рублей; 7) (Пункт утратил силу - Федеральный закон от 21.12.2013 № 379-ФЗ) 8) за принятие в депозит нотариуса денежных сумм или ценных бумаг, за исключением случая, указанного в пункте 8 1 настоящей части, - 0,5 процента принятой денежной суммы или рыночной стоимости ценных бумаг, но не менее 1 000 рублей; (В редакции Федерального закона от 29.12.2014 № 457-ФЗ) 8 1 ) за принятие в депозит нотариуса, удостоверившего сделку, денежных сумм в целях исполнения обязательств по такой сделке - 1 500 рублей; (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 29.12.2014 № 457-ФЗ) 8 2 ) за принятие на депонирование нотариусом на основании статьи 88 1 настоящих Основ указанных в этой статье объектов, за исключением денежных средств, предусмотренных пунктом 8 3 настоящей части, - 0,5 процента принятой денежной суммы, рыночной стоимости ценных бумаг или заявленной депонентом стоимости имущества, но не менее 1000 рублей; (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 23.05.2018 № 119-ФЗ) 8 3 ) за принятие на депонирование нотариусом на основании статьи 88 1 настоящих Основ денежных средств в целях исполнения обязательств сторон по сделке, удостоверенной нотариально, - 1500 рублей;
— подп. 6 ч. 1 ст. 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате

К нему добавляется плата за услуги правового и технического характера (УПТХ), которая устанавливается региональной нотариальной палатой отдельно — итоговая сумма будет больше 200 рублей (обычно заметно выше). Если доверенность требуется для подачи заявлений о госрегистрации прав — нотариальная форма обязательна, и применяется иной тариф (удостоверение доверенности, нотариальная форма которой обязательна).

По передоверию: если хотите, чтобы представитель мог передать полномочия другому лицу, это надо прямо разрешить в доверенности, иначе он должен действовать лично:

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие.
— п. 1 ст. 187 ГК РФ

По отказу: если нотариус откажет, он обязан по вашей просьбе письменно изложить причины и вынести постановление об отказе, которое можно обжаловать:

Нотариус по просьбе лица, которому отказано в совершении нотариального действия, должен изложить причины отказа в письменной форме и разъяснить порядок его обжалования. В этих случаях нотариус не позднее чем в десятидневный срок со дня обращения за совершением нотариального действия выносит постановление об отказе в совершении нотариального действия.
— ч. 3 ст. 48 Основ законодательства РФ о нотариате

Вывод: проект можно править прямо у нотариуса; проставьте дату и (при необходимости длительного действия) срок; базовый федеральный тариф за необязательную нотариальную доверенность — 200 руб. плюс УПТХ; передоверие разрешайте явной оговоркой; отказ нотариуса оформляется письменно и обжалуется.

Риски и гражданско-правовые последствия: неуполномоченное лицо, прекращение доверенности

Выдача доверенности не снимает ответственности за действия неуполномоченного лица и за корректное прекращение полномочий.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами. 2. Доверенности от имени малолетних (статья 28) и от имени недееспособных граждан (статья 29) выдают их законные представители. 3. Письменное уполномочие на совершение сделки представителем может быть представлено представляемым непосредственно соответствующему третьему лицу, которое вправе удостовериться в личности представляемого и сделать об этом отметку на документе, подтверждающем полномочия представителя. Письменное уполномочие на получение представителем гражданина его вклада в банке, внесение денежных средств на его счет по вкладу, на совершение операций по его банковскому счету, в том числе получение денежных средств с его банковского счета, а также на получение адресованной ему корреспонденции в организации связи может быть представлено представляемым непосредственно банку или организации связи. 4. Правила настоящего Кодекса о доверенности применяются также в случаях, когда полномочия представителя содержатся в договоре, в том числе в договоре между представителем и представляемым, между представляемым и третьим лицом, либо в решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений. 5. В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно. 6.
— п. 1 ст. 185 ГК РФ

Если представитель выйдет за пределы полномочий, сделка будет считаться совершённой от его собственного имени, если общество её не одобрит (ст. 183 ГК РФ). Поэтому в тексте доверенности круг полномочий должен быть очерчен точно — чем шире «генеральная» формулировка, тем выше риск, что действия представителя будут признаны выходящими за рамки или, наоборот, дадут ему избыточные возможности.

Целостность обеспечивает и правило о личном совершении действий: без оговорки о передоверии представитель не вправе передавать полномочия третьим лицам (см. блок 6, ст. 187 ГК РФ).

Наконец, доверенность прекращается, в том числе при прекращении самого ООО (ликвидации или реорганизации в форме разделения/слияния/присоединения):

прекращения юридического лица, от имени которого или которому выдана доверенность, в том числе в результате его реорганизации в форме разделения, слияния или присоединения к другому юридическому лицу;
— подп. 4 п. 1 ст. 188 ГК РФ

Это важно для вас как директора: если общество будет реорганизовано или ликвидировано, выданная доверенность автоматически прекратится, и представитель утратит полномочия — контрагентов и суды об этом извещать придётся через механизм ст. 189 ГК РФ (реестр распоряжений об отмене доверенностей).

Вывод: точно очертите полномочия в тексте, чтобы избежать рисков ст. 183 ГК РФ; учтите, что доверенность прекращается при прекращении самого ООО; при необходимости отмены — оформляйте её и вносите в реестр отмен доверенностей.