Правомерность заключения контракта в упрощенной форме и отказ Казначейства в оплате без единого письменного документа
Проанализируем вашу ситуацию, разделив понятия «отсутствие конкурентных процедур» и «отсутствие контракта как документа».
1. Анализ ситуации: почему Казначейство требует письменный договор?
Ваше заблуждение заключается в том, что разрешение проводить закупку без конкурентных процедур (у единственного поставщика) вы приравниваете к разрешению не заключать контракт вовсе. Это не так.
Действительно, для закупок малого объема, указанных в п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ, закон делает послабление в части формы контракта. Но он не отменяет необходимость заключения самого гражданско-правового договора в письменной форме, как того требует общее правило для юридических лиц. Позиция Казначейства, требующего документ, выражающий согласованную волю сторон, в данном случае правомерна.
2. Применимые нормы права
Обязательность письменной формы для сделок юридических лиц
Вы являетесь бюджетным учреждением, то есть юридическим лицом. Ваш контрагент, вероятнее всего, также является юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем. Гражданский кодекс РФ прямо устанавливает императивное правило для таких случаев.
"Должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения:
- сделки юридических лиц между собой и с гражданами..." (Источник: ГК РФ, статья 161).
Заключаемый вами договор на выполнение работ или оказание услуг является двусторонней сделкой (ГК РФ, статья 154), поэтому требование о простой письменной форме на него полностью распространяется.
Понятие контракта по Закону № 44-ФЗ
Закон о контрактной системе дает четкое определение контракта для бюджетных учреждений, которое не допускает устной формы.
"контракт — государственный или муниципальный контракт либо гражданско-правовой договор, который заключен в письменной форме и предметом которого являются поставка товара, выполнение работы, оказание услуги... и который заключен бюджетным учреждением..." (Источник: Федеральный закон № 44-ФЗ, статья 3, часть 8.1).
Упрощенный режим заключения контракта для закупок малого объема
Ключевая норма, на которую вы можете опираться, но которая не отменяет письменную форму, а упрощает ее, содержится в статье 34 Закона № 44-ФЗ. Эта статья прямо говорит о закупках по вашему основанию (п. 4 ч. 1 ст. 93).
"При заключении контракта в случаях, предусмотренных... пунктами 4 и 5... части 1 статьи 93 настоящего Федерального закона, требования частей 4 - 9, 11 - 13 настоящей статьи заказчиком могут не применяться к указанному контракту. В этих случаях контракт может быть заключен в простой письменной форме в соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации для совершения сделок." (Источник: Федеральный закон № 44-ФЗ, статья 34, часть 15).
Эта норма прямо разрешает вам не включать в контракт ряд обязательных условий (например, об ответственности сторон или о графике исполнения) и заключить его в упрощенной форме по правилам ГК РФ.
Как выглядит «простая письменная форма» по ГК РФ
Гражданский кодекс допускает заключение договора не только в виде единого документа, подписанного сторонами. Простая письменная форма может быть соблюдена иным способом.
"Договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа... или обмена письмами, телеграммами, электронными документами либо иными данными..." (Источник: ГК РФ, Статья 434, часть 2).
Более того, закон считает договор заключенным в письменной форме, если в ответ на письменное предложение (оферту) последовали фактические действия по его исполнению.
"Совершение лицом, получившим оферту, в срок, установленный для ее акцепта, действий по выполнению указанных в ней условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ...) считается акцептом, если иное не предусмотрено законом, иными правовыми актами или не указано в оферте." (Источник: ГК РФ, Статья 438, часть 3).
"Письменная форма договора считается соблюденной, если письменное предложение заключить договор принято в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 438 настоящего Кодекса." (Источник: ГК РФ, Статья 434, часть 3).
Это означает, что если вы направили поставщику проект договора или иную оферту, а он, не подписав ее, приступил к работе — договор считается заключенным в надлежащей письменной форме.
3. Выводы и ответы на поставленные вопросы
1. Обязателен ли письменный контракт?
Да, обязателен. Закупка у единственного поставщика по п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона № 44-ФЗ не освобождает вас от необходимости заключения контракта. Это прямо следует из определения контракта в ст. 3 Закона № 44-ФЗ и императивного требования ст. 161 ГК РФ.
2. Достаточно ли акта и счета для признания контракта заключенным?
Самих по себе акта сдачи-приемки и счета недостаточно, если им не предшествовала какая-либо письменная оферта.
- Счет — это односторонний финансовый документ, он не содержит всех существенных условий договора (например, сроков выполнения работ), а значит, не может считаться офертой (ГК РФ, ст. 435).
- Акт — это документ о приемке исполнения, он подтверждает факт выполнения обязательств, но не факт их установления (заключения сделки).
Таким образом, акт и счет фиксируют исполнение уже существующего договора. Если нет доказательств его заключения (письменной оферты и ее акцепта), Казначейство вправе отказать в оплате.
3. Правомерны ли действия Казначейства?
Да, действия Казначейства правомерны. Органы Федерального казначейства осуществляют санкционирование оплаты расходов. Для этого им необходимо убедиться, что денежное обязательство, подлежащее оплате, возникло на законных основаниях. Таким основанием является контракт. Отсутствие единого документа, выражающего согласованную волю двух сторон (договора), или документов, подтверждающих его заключение в порядке обмена (оферта-акцепт), является для них основанием для отказа в санкционировании оплаты. Их позиция полностью соответствует определению контракта, данному в ст. 3 Закона № 44-ФЗ.
4. Каков минимальный необходимый пакет документов?
Чтобы избежать отказов Казначейства и при этом не оформлять громоздкий контракт, рекомендуем следующий минимальный пакет документов, основанный на ст. 434 и 438 ГК РФ:
- Основной документ — контракт (договор) в простой письменной форме. Это может быть краткий документ, подписанный обеими сторонами и содержащий минимум существенных условий:
- Предмет (что именно делается: «ремонт помещения», «оказание клининговых услуг» и т.п.).
- Цена.
- Объем.
- Сроки выполнения/оказания.
- Реквизиты сторон и подписи.
Именно такую возможность дает ч. 15 ст. 34 Закона № 44-ФЗ. Это самый надежный способ.
- Счет (может быть как приложением к договору, так и отдельным документом на оплату).
- Акт сдачи-приемки выполненных работ/оказанных услуг, подписанный сторонами, подтверждающий факт и объем исполнения.
Рекомендации:
Вам не нужно проводить конкурентную процедуру, но для беспрепятственной оплаты вам необходимо всегда составлять в простой письменной форме хотя бы краткий гражданско-правовой договор (контракт), содержащий все существенные условия. Практика оформления лишь акта и счета без первичного документа о сделке противоречит Гражданскому кодексу и правомерно блокируется Казначейством. В случае возникновения спорных ситуаций с Казначейством, для защиты ваших интересов и выработки оптимального шаблона документов может потребоваться консультация адвоката, специализирующегося на бюджетном законодательстве и госзакупках.
