Как ответить тренеру на запрос, разосланный в несколько организаций, и в какой форме направлять ответ
Ваша ситуация затрагивает два ключевых аспекта: корректность направления копии обращения в ДЮСШ и правомерность требования о письменном ответе с печатью. Давайте разберем их последовательно.
Анализ направления копии обращения в ДЮСШ для «контроля»
Прямого законодательного запрета на одновременное направление обращения в несколько организаций не существует. Вы, как региональная спортивная федерация (общественная организация), не обязаны руководствоваться Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 N 59-ФЗ при рассмотрении рядовых обращений, если иное не предусмотрено вашим уставом. Как следует из закона, он регулирует работу государственных органов и может применяться к иным организациям, только если это закреплено в их учредительных документах:
«Установленный настоящим Федеральным законом порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами может применяться к отношениям, связанным с рассмотрением обращений граждан иными организациями, в том числе общественными объединениями, если это предусмотрено их учредительными документами». (Источник: Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", статья 1.1)
Поэтому обосновать некорректность рассылки исключительно через этот закон будет трудно. Однако, действия тренера заслуживают критической оценки с точки зрения законодательства о персональных данных, если его обращение содержит сведения о конкретных воспитанниках.
Если в письме, направленном в ДЮСШ, фигурируют фамилии, имена или иные данные детей, позволяющие их идентифицировать, то такая рассылка является раскрытием персональных данных неопределенному кругу лиц в организации. Согласно закону, это требует согласия субъекта персональных данных:
«Операторы и иные лица, получившие доступ к персональным данным, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено федеральным законом». (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", статья 7)
Обоснование «для контроля» не является законным основанием для распространения персональных данных без согласия. Таким образом, вы можете указать тренеру на недопустимость подобной практики в будущем, апеллируя к обязанности соблюдать конфиденциальность персональных данных.
Правомерность требования о предоставлении письма с подписью и печатью
Это требование в вашем случае является неправомерным. Обосновать это можно следующим.
Во-первых, федерация как негосударственная организация не обязана отвечать заявителю исключительно на бумажном носителе с «живой» печатью, тем более, если сам запрос поступил в электронной форме. Законодательство, регулирующее деятельность спортивных федераций (Федеральный закон «О физической культуре и спорте в Российской Федерации»), не устанавливает такой обязанности. Вы также не связаны жесткой формой ответа, предусмотренной Федеральным законом N 59-ФЗ, как это было разъяснено выше.
Во-вторых, даже государственные органы при ответе на электронные обращения руководствуются принципом «электронному запросу — электронный ответ». Это следует из норм, которые носят рекомендательный и логичный характер для любых организаций:
«Ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит направлению в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении». (Источник: Федеральный закон "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", статья 12)
В-третьих, электронный документ может обладать юридической значимостью и без собственноручной подписи и «мокрой» печати. Вы вправе направить скан-копию официального письма, подписанного руководителем, по электронной почте. Более того, электронный ответ приобретает полную равнозначность бумажному, если подписан квалифицированной электронной подписью:
«Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, за исключением случаев, если федеральными законами... установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе». (Источник: Федеральный закон "Об электронной подписи", статья 6)
Таких исключительных требований для вашей ситуации закон не устанавливает.
Выводы и рекомендации
По вопросу копии в ДЮСШ:
Вы можете корректно ответить, что сама по себе рассылка в несколько адресов не противоречит законодательству. Однако если в письме сообщались персональные данные воспитанников, следует указать тренеру, что их распространение третьим лицам (ДЮСШ) без согласия субъектов данных является нарушением статьи 7 Федерального закона «О персональных данных». Это может повлечь ответственность, предусмотренную статьей 24 того же закона. Рекомендуем в будущем воздерживаться от таких рассылок.
По вопросу формы ответа:
Требование тренера о предоставлении письменного ответа исключительно с «живой» подписью и печатью является неправомерным. Вы вправе и обязаны дать ответ по существу в той же форме, в которой получили запрос, то есть по электронной почте. Для этого вы можете:
- Подготовить мотивированный ответ в виде официального письма.
- Подписать его у руководителя, поставить печать организации.
- Сделать скан-копию этого письма.
- Направить скан-копию в качестве ответа на электронный адрес заявителя.
Этот подход будет полностью соответствовать законодательству и распространенной деловой практике. Никакие нормативные акты не обязывают вас в данной ситуации направлять ответ на бумажном носителе.
