Краткий ответ
Ваша ситуация отличается?Опишите её своими словами — Нейроадвокат ответит за 5 минут
Опишите ситуацию своими словами — ответ за 5 минут Рекомендуемые действия
- 1Подайте уведомление в Роскомнадзор о начале обработки персональных данных, если еще не сделали этого.
- 2Убедитесь, что обработка данных арендаторов основана на договоре и соответствует закону.
- 3Обеспечьте безопасность персональных данных, хранящихся в бухгалтерской программе.
- 4Учтите, что за нарушение закона о персональных данных предусмотрены административные штрафы.
- 5Обратитесь к адвокату по защите персональных данных для подготовки документов и консультации.
Документы и доказательства
- Уведомление в Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные арендаторов.
- Договоры аренды жилых помещений с арендаторами.
- Если закон требует письменное согласие для данной обработки (в фабуле не указано, что оно требуется): Письменные согласия арендаторов на обработку их персональных данных.
- Документы, подтверждающие правовое основание обработки данных (например, договор с бухгалтерской программой).
- Внутренние документы о порядке обработки и защиты персональных данных.
- Сведения о мерах по обеспечению безопасности персональных данных при их хранении.
Сроки и риски
- Подайте уведомление в Роскомнадзор в кратчайшие сроки, если обработка уже начата.
- Учитывайте, что использование бухгалтерской программы означает автоматизированную обработку данных.
- Отсутствие работников и малый объем данных не освобождают вас от обязанности уведомить Роскомнадзор.
- Обеспечьте безопасность персональных данных арендаторов при их хранении и обработке.
- За неподачу уведомления предусмотрена административная ответственность в виде штрафа.
- Обратитесь к адвокату для подготовки уведомления и проверки соблюдения требований закона.
Чего не делать
- Не рассчитывайте на исключение для неавтоматизированной обработки: бухгалтерская программа означает автоматизацию.
- Не откладывайте подачу уведомления в Роскомнадзор, если обработка уже ведется.
- Не игнорируйте обязанность уведомления из-за отсутствия наемных работников или малого объема данных.
- Не пренебрегайте обеспечением безопасности хранящихся в программе персональных данных.
- Не полагайтесь только на договор: проверьте соблюдение всех принципов и условий обработки данных.
Обработка персональных данных при сдаче жилья в аренду индивидуальным предпринимателем
Анализ ситуации
Вы являетесь индивидуальным предпринимателем, осуществляющим сдачу жилых помещений в аренду частным лицам. В процессе этой деятельности вы обрабатываете персональные данные арендаторов (паспортные данные, контактную информацию) для заключения договоров аренды и ведения учета. Данные хранятся в бухгалтерском программном обеспечении.
Применимые правовые нормы
Кто признается оператором персональных данных
"оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 3)
Вы самостоятельно организуете и осуществляете обработку персональных данных арендаторов, определяете цели и состав обрабатываемых данных, поэтому признаетесь оператором персональных данных.
Обязанность уведомления Роскомнадзора
"Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных о своем намерении осуществлять обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 22)
Исключения из обязанности уведомления
"Оператор вправе осуществлять без уведомления уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных обработку персональных данных: ... 8) в случае, если оператор осуществляет деятельность по обработке персональных данных исключительно без использования средств автоматизации" (Источник: Федеральный закон "О персональных данных", Статья 22)
Выводы и рекомендации
По вопросу обязанности уведомления Роскомнадзора
-
Вы являетесь оператором персональных данных, поскольку самостоятельно организуете и осуществляете обработку персональных данных арендаторов.
-
Вы обязаны подать уведомление в Роскомнадзор, поскольку:
- Обработка персональных данных осуществляется с использованием бухгалтерского программного обеспечения
- Использование программного обеспечения означает автоматизированную обработку данных
- Исключение для обработки "исключительно без использования средств автоматизации" к вам не применяется
-
Отсутствие наемных работников и небольшой объем данных не освобождают от обязанности уведомления - в законодательстве не предусмотрены исключения, основанные на этих факторах.
Рекомендации
-
Подайте уведомление в Роскомнадзор до начала обработки персональных данных или в кратчайшие сроки, если уже осуществляете такую обработку.
-
Убедитесь, что обработка персональных данных соответствует требованиям законодательства, в частности:
- Имеется правовое основание для обработки (заключение договора)
- Соблюдаются принципы и условия обработки персональных данных
- Обеспечивается безопасность персональных данных
-
Учтите, что за нарушение требований законодательства о персональных данных предусмотрена ответственность, включая административные штрафы.
-
Рекомендую обратиться к адвокату, специализирующемуся на защите персональных данных, для получения консультации по всем требованиям законодательства и помощи в подготовке необходимых документов.
Столкнулись с похожей ситуацией?
Подробно опишите детали,
и Нейроадвокат подберёт решение