Какие документы нужны для заверения доверенности от ООО, если директор в отпуске и доверенность подписывает представитель по доверенности

Действия по доверенности от директора: правовая природа и условия передоверия

Вы собираетесь удостоверить у нотариуса доверенность от имени ООО, при этом сами действуете не как руководитель, а по доверенности от директора (который в отпуске). С юридической точки зрения выдача вами доверенности от имени фирмы третьему лицу — это передоверие полномочий, переданных вам директором.

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие. 2. Лицо, передавшее полномочия другому лицу, должно известить об этом в разумный срок выдавшее доверенность лицо и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшее полномочия лицо ответственность за действия лица, которому оно передало полномочия, как за свои собственные. 3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена. Правило о нотариальном удостоверении доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, не применяется к доверенностям, выдаваемым в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц. 4. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана. 5. Передоверие не допускается в случаях, предусмотренных пунктом 3 статьи 185 1 настоящего Кодекса. 6. Если иное не указано в доверенности или не установлено законом, представитель, передавший полномочия другому лицу в порядке передоверия, не утрачивает соответствующие полномочия. 7.
— п. 3, 4 ст. 187 ГК РФ

Из п. 1 ст. 187 ГК РФ следует: вы вправе передоверить полномочия третьему лицу только если на это прямо уполномочены основной доверенностью (либо вынуждены к этому силой обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица, и доверенность не запрещает передоверие). То есть первое, что нужно проверить перед походом к нотариусу — содержит ли ваша доверенность от директора право передоверия. Если нет — нотариус откажет (см. блок 3).

Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, подлежит нотариальному удостоверению по представлении основной доверенности, в которой оговорено право передоверия, либо по представлении доказательств того, что представитель по основной доверенности вынужден к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность. Доверенность, выданная в порядке передоверия, не должна содержать в себе больше прав, чем предоставлено по основной доверенности. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.
— ст. 59 Основ законодательства о нотариате

Критично: ст. 59 Основ связывает удостоверение доверенности в порядке передоверия именно с представлением основной доверенности, в которой оговорено право передоверия. Значит, без основной доверенности (от директора) с правом передоверия нотариус не вправе удостоверить новую доверенность. Кроме того, доверенность в порядке передоверия не может содержать больше прав и не может действовать дольше, чем основная доверенность.

Вывод по вопросу: вы можете удостоверить доверенность от имени ООО в порядке передоверия, но только обязательное условие — наличие у вас основной доверенности от директора, в которой прямо оговорено право передоверия, и объём полномочий/срок новой доверенности не должны выходить за пределы основной.

Какие документы потребует нотариус

Нотариус обязан проверить правоспособность юридического лица, полномочия представителя и личность обратившегося.

При совершении нотариального действия нотариус устанавливает личность обратившихся за совершением нотариального действия гражданина, его представителя или представителя юридического лица. Установление личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица должно производиться на основании паспорта или других документов, исключающих любые сомнения относительно личности указанных гражданина, его представителя или представителя юридического лица, за исключением случаев, предусмотренных частями пятой, шестой и десятой настоящей статьи. (В редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 480-ФЗ) При установлении личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица нотариус использует соответствующие государственные информационные ресурсы, доступ к которым предоставляет федеральный орган исполнительной власти в сфере внутренних дел в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. (В редакции федеральных законов от 27.12.2018 № 528-ФЗ; от 27.12.2019 № 480-ФЗ) Для установления личности гражданина, его представителя или представителя юридического лица нотариус также использует специальные технические и программно-технические средства, позволяющие удостовериться в подлинности представленных гражданином документов, при их наличии в его распоряжении. Требования к таким специальным техническим и программно-техническим средствам утверждаются федеральным органом исполнительной власти в сфере внутренних дел.
— ст. 42 Основ законодательства о нотариате

Поскольку за действием обращаетесь вы как представитель, а доверенность выдаётся от имени юридического лица, нотариус устанавливает вашу личность по паспорту (ст. 42 Основ) и проверяет ваши полномочия (ст. 43 Основ — по основной доверенности).

В случае, если за совершением нотариального действия обратился представитель заявителя, проверяются полномочия представителя. (В редакции Федерального закона от 27.12.2019 № 480-ФЗ ) В случае, если согласие на совершение сделки не полностью дееспособным лицом дает его родитель, усыновитель или попечитель, проверяются их полномочия. (Статья в редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 379-ФЗ )
— ст. 43 Основ законодательства о нотариате

Для подтверждения полномочий директора, выдавшего вам основную доверенность, нотариус потребует учредительные документы и подтверждение избрания директора. Обратите внимание: именно директор (единоличный исполнительный орган) по закону является тем лицом, которое выдаёт доверенности от имени общества.

выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия; 3) издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания; 4) осуществляет иные полномочия, не отнесенные настоящим Федеральным законом или уставом общества к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества. 3 1 . Уставом общества может быть предусмотрена необходимость получения согласия совета директоров (наблюдательного совета) общества или общего собрания участников общества на совершение определенных сделок. При отсутствии такого согласия или последующего одобрения соответствующей сделки она может быть оспорена лицами, указанными в абзаце первом пункта 4 статьи 46 настоящего Федерального закона, в порядке и по основаниям, которые установлены пунктом 1 статьи 174 Гражданского кодекса Российской Федерации . (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 03.07.2016 № 343-ФЗ) 4. Порядок деятельности единоличного исполнительного органа общества и принятия им решений устанавливается уставом общества, внутренними документами общества, а также договором, заключенным между обществом и лицом, осуществляющим функции его единоличного исполнительного органа.
— п. 3 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об ООО»

Из п. 3 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ следует: доверенности от имени ООО — в том числе с правом передоверия — выдаёт директор. Вы действуете по доверенности от него, поэтому ваше право выдавать новую доверенность производно от этой основной доверенности и должно быть в ней прямо предусмотрено (право передоверия). Именно поэтому нотариус и запрашивает документы, подтверждающие всю цепочку полномочий — от общества к директору и от директора к вам.

Кроме того, с 8 августа 2024 г. факт избрания (назначения) директора ООО подлежит обязательному нотариальному удостоверению:

Факт принятия решения об избрании (назначении) единоличного исполнительного органа общества должен быть нотариально удостоверен. Указанное положение не применяется к обществам, являющимся кредитными организациями, некредитными финансовыми организациями, специализированными обществами, созданными в соответствии с законодательством Российской Федерации о ценных бумагах. (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 08.08.2024 № 287-ФЗ) Договор между обществом и его единоличным исполнительным органом подписывается от имени общества лицом, председательствовавшим на заседании общего собрания участников общества, на котором принято решение об избрании единоличного исполнительного органа общества, или участником общества, уполномоченным решением общего собрания участников общества, либо, если решение вопроса об образовании единоличного исполнительного органа общества отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, председателем совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицом, уполномоченным решением совета директоров (наблюдательного совета) общества. (В редакции Федерального закона от 08.08.2024 № 287-ФЗ) (Пункт в редакции Федерального закона от 30.12.2008 № 312-ФЗ) 2. В качестве единоличного исполнительного органа общества может выступать только физическое лицо, за исключением случая, предусмотренного статьей 42 настоящего Федерального закона. 3.
— абз. 2 п. 1 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ «Об ООО»

«Протокол собрания», о котором говорил нотариус — это решение/протокол об избрании директора. Если директор избран после 08.08.2024 — это решение должно быть нотариально удостоверено; если избран раньше — достаточно обычного протокола общего собрания участников, но в действующей редакции.

Минимальный комплект документов для визита:

1. Ваш паспорт (ст. 42 Основ — удостоверение личности);
2. Основная доверенность от директора с правом передоверия (ст. 187 ГК РФ, ст. 59 Основ);
3. Устав ООО в действующей редакции (подтверждает правоспособность и полномочия директора);
4. Решение/протокол об избрании директора — при избрании после 08.08.2024 нотариально удостоверенный (абз. 2 п. 1 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ);
5. Свежая выписка из ЕГРЮЛ (подтверждает, что директор внесён в реестр как лицо, действующее без доверенности);
6. Паспорт третьего лица, на которое выписывается доверенность (для установления личности доверенного).

Вывод по вопросу: «лишнего» нести не придётся — нотариус законно истребует устав, подтверждение избрания директора (протокол; при избрании после 08.08.2024 — нотариально удостоверенный) и выписку из ЕГРЮЛ, поскольку по ст. 42–43 Основ он обязан установить вашу личность и проверить правоспособность ООО и полномочия представителя по всей цепочке (общество → директор → вы).

Развилка: если в основной доверенности нет права передоверия

Если ваша доверенность от директора не содержит прямо предоставленного права передоверия — нотариус откажет в удостоверении новой доверенности. Отказ прямо предусмотрен законом, когда обращается представитель, не имеющий необходимых полномочий.

с просьбой о совершении нотариального действия обратился недееспособный гражданин либо представитель, не имеющий необходимых полномочий; сделка, совершаемая от имени юридического лица, противоречит целям, указанным в его уставе или положении; сделка не соответствует требованиям закона; документы, представленные для совершения нотариального действия, не соответствуют требованиям законодательства; факты, изложенные в документах, представленных для совершения нотариального действия, не подтверждены в установленном законодательством Российской Федерации порядке при условии, что подтверждение требуется в соответствии с законодательством Российской Федерации; (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 30.03.2015 № 67-ФЗ) у нотариуса отсутствует возможность обеспечения сохранности движимых вещей, передаваемых нотариусу на депонирование на основании статьи 88 1 настоящих Основ; (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 23.05.2018 № 119-ФЗ) отсутствует технологическая возможность преобразования электронного документа посредством изменения его формата; (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 27.12.2019 № 480-ФЗ) не устранены причины, послужившие основанием для отложения совершения нотариального действия удаленно в случае, предусмотренном частью шестой статьи 41 настоящих Основ.
— ст. 48 Основ законодательства о нотариате

Это соответствует ст. 187 ГК РФ (передоверие допустимо только при уполномочии в доверенности либо при вынужденности силой обстоятельств для охраны интересов доверителя) и ст. 59 Основ (нужна основная доверенность с оговорённым правом передоверия). Если оба условия отсутствуют — передоверие неправомерно.

Последствия действий без надлежащих полномочий для вас лично:

При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку. До одобрения сделки представляемым другая сторона путем заявления совершившему сделку лицу или представляемому вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении. (Пункт в редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 2. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения. 3. Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков. Убытки не подлежат возмещению, если при совершении сделки другая сторона знала или должна была знать об отсутствии полномочий либо об их превышении. (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ)
— п. 1, 3 ст. 183 ГК РФ

То есть если вы всё же выдадите доверенность (или она будет использована) третьему лицу без права передоверия в основной доверенности, сделки по ней будут считаться заключёнными от вашего имени и в ваших интересах, а в случае отказа ООО их одобрить вы можете быть обязаны возместить убытки.

Вывод по вопросу: если в доверенности от директора нет права передоверия — нотариус вправе и обязан отказать (ст. 48 Основ, ст. 187 ГК РФ, ст. 59 Основ). В этом случае правильным путём будет, чтобы директор сам подписал доверенность (лично или после выхода из отпуска), либо чтобы директор выдал/дополнил доверенность с правом передоверия. Действовать через передоверие без такого права — значит рисковать личной ответственностью по ст. 183 ГК РФ.

Нотариальная форма и срок действия доверенности

Важно понимать, что доверенность от имени юридического лица по общему правилу не требует обязательной нотариальной формы — нотариальное удостоверение нужно лишь для доверенностей на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на регистрацию прав/сделок и на распоряжение зарегистрированными в реестрах правами.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. (Дополнение статьей - Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ)
— п. 4 ст. 185.1 ГК РФ

Более того, правило об обязательном нотариальном удостоверении доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, прямо не применяется к юридическим лицам:

Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие. 2. Лицо, передавшее полномочия другому лицу, должно известить об этом в разумный срок выдавшее доверенность лицо и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшее полномочия лицо ответственность за действия лица, которому оно передало полномочия, как за свои собственные. 3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена. Правило о нотариальном удостоверении доверенности, выдаваемой в порядке передоверия, не применяется к доверенностям, выдаваемым в порядке передоверия юридическими лицами, руководителями филиалов и представительств юридических лиц. 4. Срок действия доверенности, выданной в порядке передоверия, не может превышать срок действия доверенности, на основании которой она выдана. 5. Передоверие не допускается в случаях, предусмотренных пунктом 3 статьи 185 1 настоящего Кодекса. 6. Если иное не указано в доверенности или не установлено законом, представитель, передавший полномочия другому лицу в порядке передоверия, не утрачивает соответствующие полномочия. 7.
— п. 3, 4 ст. 187 ГК РФ

Это означает: если вашей фирме нужна доверенность от имени ООО, выданная в порядке передоверия, её в принципе можно оформить в простой письменной форме за подписью уполномоченного лица. Однако раз вы идёте к нотариусу — удостоверение будет совершено, и нотариус всё равно проверит документы по всей цепочке полномочий (блок 2). Нотариальную форму имеет смысл использовать, когда доверенность понадобится для действий, перечисленных в п. 1 ст. 185.1 ГК РФ (например, для регистрационных действий с недвижимостью или долями в ООО).

По сроку действия:

Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. 2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность.
— п. 1 ст. 186 ГК РФ

Из п. 1 ст. 186 ГК РФ следует два практических момента, которые нужно проверить в основной доверенности и учесть в новой: (1) в доверенности обязательно должна быть указана дата совершения, иначе она ничтожна; (2) если срок не указан — доверенность действует один год. А поскольку доверенность в порядке передоверия не может действовать дольше основной (п. 4 ст. 187 ГК РФ, ст. 59 Основ), срок новой доверенности ограничен сроком доверенности от директора.

Вывод по вопросу: нотариальная форма для доверенности от ООО, выдаваемой в порядке передоверия, законом не обязательна (п. 4 ст. 185.1, п. 3 ст. 187 ГК РФ) — она нужна только для действий, требующих нотариальной формы. Срок новой доверенности не может превышать срок действия основной доверенности от директора.