Секретарь отказался подписывать протокол собрания: решения приняты большинством голосов, председатель подписал — вступят ли они в силу и можно ли признать их недействительными?

Вступают ли в силу решения, принятые большинством, при отказе секретаря подписать протокол?

Решения общего собрания принимаются голосованием и с момента голосования, а протокол выполняет функцию подтверждения факта заседания и результатов голосования, а не функцию правообразующего документа.

Проведение заседания участников гражданско-правового сообщества и результаты голосования на заседании, а также результаты заочного голосования подтверждаются протоколом. Протокол составляется в письменной форме, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств (абзац второй пункта 1 статьи 160), и подписывается в случае проведения заседания председательствующим на заседании и секретарем заседания, а в случае принятия решения в результате заочного голосования - лицами, проводившими подсчет голосов или зафиксировавшими результат подсчета голосов. Настоящим Кодексом, законом, единогласным решением участников гражданско-правового сообщества или уставом юридического лица может быть предусмотрен иной способ подтверждения проведения заседания участников гражданско-правового сообщества и результатов голосования на заседании, а также результатов заочного голосования. (В редакции Федерального закона от 28.06.2021 № 225-ФЗ) 4. В протоколе должны быть указаны: 1) дата и время проведения заседания, место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия членов гражданского-правового сообщества в заседании, а в случаях заочного голосования - дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества, и способ отправки этих документов; 2) сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;
— п. 3 ст. 181.2 ГК РФ

Из ст. 181.2 ГК РФ следует: протокол лишь «подтверждает» проведение заседания и «результаты голосования». Сами решения принимаются по правилам п. 1 ст. 181.2 (большинство от числа участвовавших при наличии кворума). Отказ секретаря поставить подпись не отменяет факта того, что вопросы проголосованы большинством, и не «обнуляет» волеизъявление участников — подписание протокола является стадией оформления, следующей за принятием решения.

Дополнительно: подписание протокола председательствующим и секретарём формально обязательно (п. 3 ст. 181.2), однако даже нарушение этой процедуры не делает решения недействительными автоматически — недействительность наступает только по основаниям главы 9.1 ГК РФ.

Решение собрания недействительно по основаниям, установленным настоящим Кодексом или иными законами, в силу признания его таковым судом (оспоримое решение) или независимо от такого признания (ничтожное решение). Недействительное решение собрания оспоримо, если из закона не следует, что решение ничтожно. 2. Если решение собрания опубликовано, сообщение о признании судом решения собрания недействительным должно быть опубликовано на основании решения суда в том же издании за счет лица, на которое в соответствии с процессуальным законодательством возлагаются судебные расходы. Если сведения о решении собрания внесены в реестр, сведения о судебном акте, которым решение собрания признано недействительным, также должны быть внесены в соответствующий реестр. Статья 181 4 . Оспоримость решения собрания 1. Решение собрания может быть признано судом недействительным при нарушении требований закона, в том числе в случае, если: 1) допущено существенное нарушение порядка принятия решения о проведении, порядка подготовки и проведения заседания общего собрания или заочного голосования участников общества, а также порядка принятия решений общего собрания, влияющее на волеизъявление участников собрания; (В редакции Федерального закона от 28.06.2021 № 225-ФЗ) 2) у лица, выступавшего от имени участника собрания, отсутствовали полномочия; 3) допущено нарушение равенства прав участников гражданско-правового сообщества при проведении заседания общего собрания или заочного голосования ;
— ст. 181.3 ГК РФ, п. 1

По ст. 181.3 ГК РФ решение недействительно либо в силу признания судом (оспоримое), либо ничтожно. Иначе говоря, действует презумпция действительности решений собрания: они считаются законными, пока не признаны судом недействительными. Подписание протокола одним председателем при отказе секретаря означает наличие оспоримого дефекта оформления, но не влечёт ничтожности и не препятствует вступлению решений в силу с момента их принятия.

Вывод по вопросу 1: Решения, принятые большинством голосов, вступают в силу с момента их принятия (голосования) независимо от того, подписал ли секретарь протокол. Отказ секретаря от подписи не прерывает действия решений и не делает их ничтожными; протокол, подписанный председательствующим, фиксирует состоявшееся волеизъявление. Вопрос возможной недействительности — отдельный вопрос оспаривания в суде (разбирается ниже).

Является ли неподписание протокола секретарем основанием для признания решений недействительными?

Здесь необходимо разграничить ничтожность и оспоримость. Закрытый перечень ничтожных решений установлен ст. 181.5 ГК РФ. Неподписание протокола секретарём в этот перечень не входит.

Если иное не предусмотрено законом, решение собрания ничтожно в случае, если оно: 1) принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в заседании или заочном голосовании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества; (В редакции Федерального закона от 28.06.2021 № 225-ФЗ) 2) принято при отсутствии необходимого кворума; 3) принято по вопросу, не относящемуся к компетенции собрания; 4) противоречит основам правопорядка или нравственности. Глава 10. Представительство. Доверенность Статья 182. Представительство 1. Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого. Полномочие может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). 2. Не являются представителями лица, действующие хотя и в чужих интересах, но от собственного имени, лица, лишь передающие выраженную в надлежащей форме волю другого лица, а также лица, уполномоченные на вступление в переговоры относительно возможных в будущем сделок. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) 3.
— ст. 181.5 ГК РФ, п. 7

Пункт 7 ст. 181.4 ГК РФ (в составе цитаты c5) лишь уточняет, что оспоримое решение признаётся недействительным с момента его принятия. Поскольку неподписание секретаря не названо в числе ничтожных оснований (вне повестки, отсутствие кворума, вне компетенции, противоречие основам правопорядка), оно может быть оценено только как оспоримое нарушение правил составления протокола.

Оспоримость предусмотрена пп. 4 п. 1 ст. 181.4 ГК РФ — «существенное нарушение правил составления протокола». Однако ключевым является слово «существенное»:

допущено существенное нарушение правил составления протокола, в том числе правила о письменной форме протокола (пункт 3 статьи 181 2 ). 2. Решение собрания не может быть признано судом недействительным по основаниям, связанным с нарушением порядка принятия решения, если оно подтверждено последующим решением собрания , принятым в установленном порядке до вынесения решения суда. (В редакции Федерального закона от 28.06.2021 № 225-ФЗ) 3. Решение собрания вправе оспорить в суде участник соответствующего гражданско-правового сообщества, не принимавший участия в заседании или заочном голосовании либо голосовавший против принятия оспариваемого решения. (В редакции Федерального закона от 28.06.2021 № 225-ФЗ) Участник собрания, голосовавший за принятие решения или воздержавшийся от голосования, вправе оспорить в суде решение собрания в случаях, если его волеизъявление при голосовании было нарушено. 4. Решение собрания не может быть признано судом недействительным, если голосование лица, права которого затрагиваются оспариваемым решением, не могло повлиять на его принятие и решение собрания не влечет существенные неблагоприятные последствия для этого лица. 5.
— пп. 4 п. 1, п. 2, п. 4, п. 5 ст. 181.4 ГК РФ

Помимо требования существенности, п. 4 ст. 181.4 ГК РФ устанавливает дополнительный барьер для признания недействительности: суд не признает решение недействительным, если голосование оспаривающего лица не могло повлиять на принятие решения и решение не влечёт для него существенных неблагоприятных последствий. В описанной ситуации все вопросы приняты большинством голосов, то есть голос одного участника (в т.ч. секретаря) не изменил бы результат.

Для общества с ограниченной ответственностью аналогичное правило прямо закреплено в ст. 43 Федерального закона об ООО — суд оставит решение в силе при отсутствии влияния на результаты голосования и несущественности нарушений:

Суд вправе с учетом всех обстоятельств дела оставить в силе обжалуемое решение, если голосование участника общества, подавшего заявление, не могло повлиять на результаты голосования, допущенные нарушения не являются существенными и решение не повлекло причинение убытков данному участнику общества. 3. Решение совета директоров (наблюдательного совета) общества, единоличного исполнительного органа общества, коллегиального исполнительного органа общества или управляющего, принятое с нарушением требований настоящего Федерального закона, иных правовых актов Российской Федерации, устава общества и нарушающее права и законные интересы участника общества, может быть признано судом недействительным по заявлению этого участника общества. Абзац. (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 30.12.2008 № 312-ФЗ) (Утратил силу - Федеральный закон от 19.07.2009 № 205-ФЗ) Суд с учетом всех обстоятельств дела вправе оставить в силе обжалуемое решение, если допущенные нарушения не являются существенными и решение не повлекло за собой причинение убытков обществу или данному участнику общества либо возникновение иных неблагоприятных последствий для них. (Дополнение абзацем - Федеральный закон от 19.07.2009 № 205-ФЗ) 4.
— ст. 43 Федерального закона об ООО, п. 2

Именно на секретаря, отказавшегося от подписи и намеренного оспаривать решение, ложится бремя доказать, что дефект оформления (неподписание) существенно нарушил именно его волеизъявление при голосовании и повлёк неблагоприятные последствия. Само по себе отсутствие подписи секретаря не свидетельствует о том, что кто-либо из участников был лишён возможности голосовать или его голос был искажён. Поэтому формальный порок протокола, как правило, не признаётся существенным, если содержание протокола достоверно отражает состоявшееся голосование.

Вывод по вопросу 2: Неподписание протокола секретарём при подписании его председательствующим — это оспоримый (а не ничтожный) дефект оформления протокола. Само по себе оно не является автоматическим основанием для признания принятых большинством решений недействительными: суд признает их недействительными лишь при доказанной существенности нарушения и наличии неблагоприятных последствий, чего при реально принятых большинством решениях обычно нет. Вероятность успешного оспаривания по одному лишь данному основанию низкая.

Процедурные и практические аспекты: как действовать, если секретарь отказывается, и каковы риски оспаривания

Кто и в какие сроки вправе оспорить. Оспорить решение вправе только участник, не принимавший участия в голосовании либо голосовавший против (п. 3 ст. 181.4 ГК РФ); участник, голосовавший «за» или воздержавшийся, может оспорить лишь если его волеизъявление было нарушено. Срок оспаривания:

Решение собрания может быть оспорено в суде в течение шести месяцев со дня, когда лицо, права которого нарушены принятием решения, узнало или должно было узнать об этом, но не позднее чем в течение двух лет со дня, когда сведения о принятом решении стали общедоступными для участников соответствующего гражданско-правового сообщества. 6. Лицо, оспаривающее решение собрания, должно уведомить в письменной форме заблаговременно участников соответствующего гражданско-правового сообщества о намерении обратиться с таким иском в суд и предоставить им иную информацию, имеющую отношение к делу. Участники соответствующего гражданско-правового сообщества, не присоединившиеся в порядке, установленном процессуальным законодательством, к такому иску, в том числе имеющие иные основания для оспаривания данного решения, в последующем не вправе обращаться в суд с требованиями об оспаривании данного решения, если только суд не признает причины этого обращения уважительными. 7. Оспоримое решение собрания, признанное судом недействительным, недействительно с момента его принятия. Статья 181 5 . Ничтожность решения собрания Если иное не предусмотрено законом, решение собрания ничтожно в случае, если оно: 1) принято по вопросу, не включенному в повестку дня, за исключением случая, если в заседании или заочном голосовании приняли участие все участники соответствующего гражданско-правового сообщества;
— п. 5 ст. 181.4 ГК РФ (срок оспаривания)

То есть любой, кто голосовал за принятие оспариваемых решений (включая самого секретаря, если он голосовал «за»), права на оспаривание по факту неподписания протокола, как правило, не имеет — его волеизъявление при голосовании выражено и нарушено не было.

Как зафиксировать отказ секретаря (защитная фиксация). Поскольку подпись секретаря на протоколе прямо предусмотрена и уставом, и п. 3 ст. 181.2 ГК РФ, отсутствие подписи в принятом виде долгое время создаёт правовую неопределённость. Правовой выход — не «просто» оставить протокол за подписью одного председателя, а воспользоваться нормой п. 4 ст. 181.5... нет, — нормой о подтверждении нарушенного решения последующим решением собрания (п. 2 ст. 181.4 ГК РФ в составе цитаты c2): нарушение порядка оформления «исцеляется», если до вынесения судебного решения принято новое решение в надлежащем порядке. Практические меры защиты:

• составить протокол с отметкой уполномоченного лица об отказе секретаря подписать и о её причинах (акт об отказе подписать, подписанный председателем и присутствующими);
• зафиксировать факт отказа в наличествующих записях/аудио/видео;
• при отсутствии в уставе положения о последствиях отказа — закрепить в уставной редакции правило (например, о подписании протокола председателем и иным лицом в случае отказа секретаря);
• при необходимости повторно рассмотреть те же вопросы и принять решение в надлежащем оформлении.

Если решения требуют внесения в ЕГРЮЛ/госрегистрацию либо нотариального удостоверения. В таких процедурах регистрирующий орган/нотариус вправе потребовать письменные документы с реквизитами председателя, а конфликт по поводу подписи секретаря может служить формальным препятствием. В этой ветке вопрос решается не через признание решений недействительными, а путём устранения формального дефекта — доведения протокола (либо последующего подтверждающего решения) до вида, удовлетворяющего регистрирующему органу/нотариусу, либо, при бездействии, обжалованием отказа в порядке КоАП/суда. Само неподписание секретаря при этом не означает, что решение по существу не принято: оно действует в отношениях между участниками с момента голосования.

Подсудность. Споры об оспаривании решений органов управления юридического лица (корпоративные споры) по коммерческим организациям отнесены к компетенции арбитражного суда (п. 1 ст. 2, подп. 4.1 ст. 33 АПК РФ); для некоммерческих организаций аналогичные споры рассматривают суды общей юрисдикции.

Вывод по вопросу 3: Для признания решений недействительными по рассматриваемому основанию необходимо одновременное наличие: (а) права на оспаривание у конкретного лица (голосовал против/не участвовал, с нарушенным волеизъявлением), (б) существенности нарушения правил составления протокола и (в) наступления существенных неблагоприятных последствий либо возможности повлиять на исход голосования. При принятии вопросов большинством, когда голос секретаря не изменил бы результата и существенных неблагоприятных последствий нет, суд, как правило, оставит решения в силе. Наиболее надёжная линия поведения — зафиксировать отказ секретаря документально и, при необходимости, дополнительно подтвердить принятые решения последующим надлежаще оформленным решением собрания.

Ответственность и гражданско-правовые последствия: пределы допустимого при неподписании протокола

Отказ секретаря подписать протокол, при том что решения реально приняты большинством голосов и факт голосования достоверен, сам по себе не образует ни административного, ни уголовного правонарушения. Однако важно понимать границу: протокол с дефектом подписи не должен превращаться в источник недостоверных сведений для государственных (регистрационных) процедур.

Если в протоколе, подписанном одним председателем, достоверно отражены состоявшееся заседание и результаты голосования, то использование такого протокола не нарушает ни ст. 181.2 ГК РФ (в части фиксации факта), ни требований о достоверности при подаче документов. Дефект подписи секретаря — это вопрос внутренней процедуры юридического лица, а не признак фальсификации.

Напротив, риск возникновения уголовно-правовых и административных последствий появляется только в случае, если на основании протокола, не отражающего действительное волеизъявление (например, собрание фактически не проводилось либо результаты искажены), в Единый государственный реестр юридических лиц вносятся заведомо ложные сведения. В такой ситуации речь идёт не о «недостающей подписи секретаря», а о предоставлении регистрирующему органу недостоверных документов, что квалифицируется по ст. 170.1 УК РФ (фальсификация ЕГРЮЛ) и влечёт административную ответственность по ст. 14.25 КоАП РФ (представление недостоверных сведений о юридическом лице). В рассматриваемой ситуации (решения реально приняты большинством, секретарь лишь не подписал протокол) такие последствия не наступают.

Гражданско-правовой аспект для самой организации. Отсутствие второй подписи на протоколе не создаёт оснований для признания решений недействительными по существу (см. выводы выше) и не влечёт автоматического взыскания с организации или её должностных лиц каких-либо убытков: вред отсутствует, поскольку решения действительны и исполнимы. Единственная практическая уязвимость — возможный отказ регистрирующего органа или нотариуса принять протокол с формальным дефектом, который устраняется документальной фиксацией отказа секретаря либо последующим надлежаще оформленным решением собрания.

Вывод по вопросу 4: Неподписание протокола секретарём при достоверно отражённом голосовании не влечёт ни административной, ни уголовной ответственности и не порождает убытков для организации или участников. Ответственность (вплоть до уголовной по ст. 170.1 УК РФ / административной по ст. 14.25 КоАП РФ) возможна лишь при внесении в ЕГРЮЛ заведомо ложных сведений на основании протокола, не отражающего действительное волеизъявление, — что к описываемой ситуации (реальное большинство «за») не относится.