Порядок оформления найма генерального директора в ООО с единственным участником: нужно ли нотариальное удостоверение решения, очерёдность решения и трудового договора, подача заявления в налоговую, полномочия до смены сведений в ЕГРЮЛ

Требуется ли нотариус для решения единственного участника об избрании директора

Да, требуется. Даже в обществе с одним участником решение об избрании единоличного исполнительного органа принимается единолично и оформляется письменно, но при этом федеральный закон прямо предписывает подтверждать его нотариальным удостоверением:

В обществе, состоящем из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников общества, принимаются единственным участником общества единолично , оформляются письменно и в случаях, предусмотренных федеральным законом, должны быть подтверждены путем нотариального удостоверения
— ст. 39 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»

Более того, применительно именно к избранию директора это правило закреплено специально — сам факт принятия решения об избрании (назначении) единоличного исполнительного органа должен быть нотариально удостоверен:

Факт принятия решения об избрании (назначении) единоличного исполнительного органа общества должен быть нотариально удостоверен. Указанное положение не применяется к обществам, являющимся кредитными организациями, некредитными финансовыми организациями, специализированными обществами, созданными в соответствии с законодательством Российской Федерации о ценных бумагах
— абз. 2 п. 1 ст. 40 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»

Для вашего случая это означает: недостаточно просто составить письменное решение единственного участника — его нужно удостоверить у нотариуса. Уставом иной (альтернативный) порядок уже не может быть предусмотрен: закон императивно требует нотариального удостоверения, и «старый устав», где про это ничего не сказано, этому не препятствует. Исключение из правила сделано только для кредитных и некредитных финансовых организаций, к которым обычное ООО не относится. Если нотариуса не привлечь, решение будет принято с нарушением закона, что создаёт риск его оспаривания:

{c?Ст. 43 ФЗ № 14-ФЗ}

Ссылка о неприменимости ст. 43 — только к судьбе решения. Сам вопрос действительности решения единственного участника, принятого без нотариального удостоверения, — это основание для оспаривания заинтересованным лицом в пределах двухмесячного срока.

Вывод: решение единственного участника об избрании директора обязательно удостоверяется нотариусом (абз. 2 п. 1 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ, ст. 39 ФЗ № 14-ФЗ); оформлять его «просто письменно» нельзя, даже если устав об этом молчит. Устав в этой части приводится в соответствие с законом.

Что раньше — решение или трудовой договор, и кто его подписывает

Сначала — решение (с нотариальным удостоверением), потом — трудовой договор. Полномочия директора возникают из решения об избрании, а договор лишь оформляет трудовые отношения. Закон прямо определяет, кто подписывает договор со стороны общества:

Договор между обществом и его единоличным исполнительным органом подписывается от имени общества лицом, председательствовавшим на заседании общего собрания участников общества, на котором принято решение об избрании единоличного исполнительного органа общества, или участником общества, уполномоченным решением общего собрания участников общества, либо, если решение вопроса об образовании единоличного исполнительного органа общества отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, председателем совета директоров (наблюдательного совета) общества или лицом, уполномоченным решением совета директоров (наблюдательного совета) общества
— абз. 3 п. 1 ст. 40 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»

Директор избирается общим собранием (у единственного участника — его решением) на срок, определённый уставом, и может быть избран не из числа участников:

Единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор и другие) избирается общим собранием участников общества на срок, определенный уставом общества, если уставом общества решение вопроса о его образовании не отнесено к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества. Единоличный исполнительный орган общества может быть избран (назначен) также не из числа его участников
— абз. 1 п. 1 ст. 40 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»

Если устав не устанавливает конкретный срок, ориентируйтесь на то, что трудовой договор с руководителем заключается на срок, установленный учредительными документами или соглашением сторон (ст. 275 ТК РФ). Практический вывод: чтобы не было неопределённости, срок полномочий нужно зафиксировать либо в уставе, либо прямо в решении и трудовом договоре; иначе договор рискует стать бессрочным.

Трудовой договор заключается в письменной форме в двух экземплярах:

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя
— ст. 67 ТК РФ

Приказ о вступлении в должность (приёме на работу) издаётся на основании заключённого трудового договора и должен соответствовать его условиям:

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора
— ст. 68 ТК РФ

Обратите внимание: по ч. 6 ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном в том числе учредительными документами:

Права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются: физическим лицом, являющимся работодателем; органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами, иными лицами, уполномоченными на это в соответствии с федеральным законом, в порядке, установленном настоящим Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами
— ч. 6 ст. 20 ТК РФ

Значит, договор от имени общества подписывает не сам новый директор (иначе получилось бы подписание «с самим собой»), а лицо, председательствовавшее на собрании, либо участник, уполномоченный решением, — то есть ваш единственный участник. Приказ уже издаёт новый директор, вступивший в должность.

Вывод: последовательность такая — (1) нотариально удостоверенное решение единственного участника об избрании директора и о сроке полномочий; (2) трудовой договор, подписанный участником (председательствующим) от имени общества и директором; (3) приказ о вступлении в должность; (4) сведения в ЕГРЮЛ; (5) карточка в банке. Срок полномочий обязательно закрепите в уставе или в решении/договоре (ст. 275 ТК РФ).

Кто подаёт заявление в налоговую и что делать, если прежний директор уволился

Сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени общества, содержатся в ЕГРЮЛ, и их изменение надо зарегистрировать:

сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица: в отношении физического лица - фамилия, имя и, если имеется, отчество, должность, паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, место жительства, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии)
— подп. «л» п. 1 ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

Ключевой момент: при смене директора ООО заявителем по закону выступает не новый и не прежний директор, а нотариус, удостоверивший решение об избрании:

При государственной регистрации изменений, вносимых в сведения о юридическом лице, содержащиеся в едином государственном реестре юридических лиц, в связи с избранием (назначением) лица, имеющего право без доверенности действовать от имени общества с ограниченной ответственностью, заявителем является нотариус, удостоверивший факт принятия указанного решения органом общества с ограниченной ответственностью, или нотариус, удостоверивший факт принятия указанного решения единственным участником этого общества с ограниченной ответственностью
— п. 1.3-2 ст. 9 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

То есть «искать подпись прежнего директора» не нужно тем более, если он уже уволился. Заявление в регистрирующий орган направляет нотариус в рамках одного нотариального действия — в день свидетельствования подлинности подписи заявителя:

В случае свидетельствования подлинности подписи заявителя на заявлении о внесении изменений в сведения о юридическом лице, содержащиеся в едином государственном реестре юридических лиц, в связи с избранием (назначением) лица, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица, представление такого заявления осуществляется нотариусом, засвидетельствовавшим подлинность подписи заявителя на заявлении о государственной регистрации, в рамках одного нотариального действия в день нотариального свидетельствования подлинности подписи заявителя на таком заявлении
— абз. 7 п. 1 ст. 9 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

Практически это означает: единственный участник (или иное управомоченное лицо) обращается к нотариусу, тот удостоверяет решение об избрании директора и сам подаёт заявление о внесении изменений в ЕГРЮЛ в электронной форме. Отсюда правило большой важности: до внесения записи в ЕГРЮЛ именно прежние сведения о директоре считаются достоверными, и общество не вправе в отношениях с третьими лицами ссылаться на то, чего в реестре нет:

При несоответствии указанных в пунктах 1 и 2 настоящей статьи сведений государственных реестров сведениям, содержащимся в документах, представленных при государственной регистрации, сведения, указанные в пунктах 1 и 2 настоящей статьи, считаются достоверными до внесения в них соответствующих изменений
— п. 4 ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

Соответственно, не стоит затягивать: за непредставление или несвоевременное представление сведений в ЕГРЮЛ предусмотрена административная ответственность:

{c?ч. 4 ст. 14.25 КоАП РФ}

Данные ЕГРЮЛ открыты для всеобщего ознакомления, и добросовестный контрагент вправе полагаться на них; при этом само общество обязано возместить убытки, причинённые другим участникам оборота непредставлением или несвоевременным представлением достоверных данных:

Лицо, добросовестно полагающееся на данные единого государственного реестра юридических лиц, вправе исходить из того, что они соответствуют действительным обстоятельствам. Юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, полагавшимся на данные единого государственного реестра юридических лиц, ссылаться на данные, не включенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем, за исключением случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица
— п. 2 ст. 51 ГК РФ

Юридическое лицо обязано возместить убытки, причиненные другим участникам гражданского оборота вследствие непредставления, несвоевременного представления или представления недостоверных данных о нем в единый государственный реестр юридических лиц
— п. 2 ст. 51 ГК РФ (абз. 3)

Вывод: заявление в налоговую о смене директора подаёт нотариус, удостоверивший решение об избрании, — подпись прежнего директора для этого не требуется, поэтому его увольнение процедуру не блокирует. Если прежний директор ещё действует, разумно оформить передачу дел, печати и ключей и прекратить с ним трудовые отношения приказом, а заявление всё равно направит нотариус.

Можно ли подписывать договоры и распоряжаться счётом до изменения ЕГРЮЛ

Здесь важно различать корпоративные полномочия и публичную достоверность реестра. Юридическое лицо приобретает права и обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом и учредительным документом:

Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом. (В редакции Федерального закона от 29.06.2015 № 210-ФЗ) Порядок образования и компетенция органов юридического лица определяются настоящим Кодексом, другим законом и учредительным документом
— п. 1 ст. 53 ГК РФ

Полномочия директора действовать без доверенности от имени общества, совершать сделки, выдавать доверенности и издавать приказы возникают из самого факта избрания, а не из записи в ЕГРЮЛ:

без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки; 2) выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия; 3) издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания; 4) осуществляет иные полномочия, не отнесенные настоящим Федеральным законом или уставом общества к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества. 3 1 . Уставом общества может быть предусмотрена необходимость получения согласия совета директоров (наблюдательного совета) общества или общего собрания участников общества на совершение определенных сделок. При отсутствии такого согласия или последующего одобрения соответствующей сделки она может быть оспорена лицами, указанными в абзаце первом пункта 4 статьи 46 настоящего Федерального закона, в порядке и по основаниям, которые установлены пунктом 1 статьи 174 Гражданского кодекса Российской Федерации . (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 03.07.2016 № 343-ФЗ) 4. Порядок деятельности единоличного исполнительного органа общества и принятия им решений устанавливается уставом общества, внутренними документами общества, а также договором, заключенным между обществом и лицом, осуществляющим функции его единоличного исполнительного органа.
— подп. 1 п. 3 ст. 40 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»

Но до момента, пока запись не обновлена, действует презумпция достоверности прежних данных реестра, и общество не вправе ссылаться на невнесённые данные в отношениях с добросовестными контрагентами:

Лицо, добросовестно полагающееся на данные единого государственного реестра юридических лиц, вправе исходить из того, что они соответствуют действительным обстоятельствам. Юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, полагавшимся на данные единого государственного реестра юридических лиц, ссылаться на данные, не включенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем, за исключением случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица
— п. 2 ст. 51 ГК РФ

Поэтому практически: если новый директор уже избран нотариально удостоверенным решением, он вправе подписывать договоры, но контрагенты и банк, ориентируясь на ЕГРЮЛ, могут не признать его полномочия, пока запись не изменена. Если же он начнёт действовать до надлежащего оформления решения (без нотариального удостоверения), сделки рискуют быть квалифицированы как совершённые неуполномоченным лицом:

При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку
— п. 1 ст. 183 ГК РФ

По банковскому счёту: при изменении сведений, устанавливаемых при открытии счёта, клиент обязан представить в банк документы, подтверждающие изменение данных, а лица, наделённые правом подписи, обязаны представить документ, удостоверяющий личность, и документы, подтверждающие наличие полномочий:

В случае изменения сведений, подлежащих установлению при открытии счета, клиенты обязаны представлять в банк необходимые документы (их копии), подтверждающие изменение данных сведений
— п. 1.9 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И

Представитель клиента, лица, уполномоченные распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете, используя аналог собственноручной подписи, и лица, наделенные правом подписи, обязаны представить документ, удостоверяющий личность, а также документы, подтверждающие наличие соответствующих полномочий
— п. 1.12 Инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И

Значит, до обновления карточки с образцами подписей банк, скорее всего, не примет распоряжения нового директора по счёту. Надёжный порядок: сначала зарегистрировать изменения в ЕГРЮЛ, затем подать в банк новые документы и карточку.

Вывод: подписывать договоры новый директор формально вправе с момента избрания надлежащим (нотариально удостоверенным) решением, но до внесения записи в ЕГРЮЛ и замены карточки в банке распоряжаться счётом он не сможет, а сделки будут оспоримы со ссылкой на недостоверность реестра. Кроме того, если уставом предусмотрено согласие участника или совета директоров на отдельные сделки, несогласованная сделка может быть оспорена по п. 3.1 ст. 40 ФЗ № 14-ФЗ:

Уставом общества может быть предусмотрена необходимость получения согласия совета директоров (наблюдательного совета) общества или общего собрания участников общества на совершение определенных сделок. При отсутствии такого согласия или последующего одобрения соответствующей сделки она может быть оспорена лицами, указанными в абзаце первом пункта 4 статьи 46 настоящего Федерального закона, в порядке и по основаниям, которые установлены пунктом 1 статьи 174 Гражданского кодекса Российской Федерации
— п. 3.1 ст. 40 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»

Оптимально: не заключать крупных и банковских операций до регистрации изменений и обновления карточки.

Ответственность за срыв оформления и защита сделок

За уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора установлена административная ответственность:

Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей
— ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ

То есть если директор фактически приступил к работе, а договор с ним не оформлен письменно, работодатель рискует штрафом; сама статья направлена против практики «работы без договора». Одновременно юридическое лицо обязано возместить убытки другим участникам оборота, причинённые непредставлением или несвоевременным представлением достоверных данных в ЕГРЮЛ:

Юридическое лицо обязано возместить убытки, причиненные другим участникам гражданского оборота вследствие непредставления, несвоевременного представления или представления недостоверных данных о нем в единый государственный реестр юридических лиц
— п. 2 ст. 51 ГК РФ (абз. 3)

Для защиты самих сделок важно: если полномочия директора на момент подписания были оформлены надлежаще (нотариально удостоверенное решение + ЕГРЮЛ), сделки действительны; если директор подписал договор без полномочий, его можно «вылечить» последующим одобрением обществом:

При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку
— п. 1 ст. 183 ГК РФ

Добросовестный контрагент, полагавшийся на данные ЕГРЮЛ, защищён законом, и общество не сможет оспорить сделку ссылкой на невнесённые в реестр сведения:

Лицо, добросовестно полагающееся на данные единого государственного реестра юридических лиц, вправе исходить из того, что они соответствуют действительным обстоятельствам. Юридическое лицо не вправе в отношениях с лицом, полагавшимся на данные единого государственного реестра юридических лиц, ссылаться на данные, не включенные в указанный реестр, а также на недостоверность данных, содержащихся в нем, за исключением случаев, если соответствующие данные включены в указанный реестр в результате неправомерных действий третьих лиц или иным путем помимо воли юридического лица
— п. 2 ст. 51 ГК РФ

Вывод: чтобы не оказалось, что сделки недействительны, нужно держать связку «нотариально удостоверенное решение → запись в ЕГРЮЛ → актуальная карточка в банке»; до этого крупные сделки лучше не совершать либо страховать их последующим одобрением участником. За неоформленный трудовой договор и за просрочку сведений в ЕГРЮЛ предусмотрены административные штрафы.