Риски при использовании УПД с подрядчиком по услугам на УСН доходы минус расходы

Допустимо ли подтверждать приёмку услуг УПД (не только товаров)?

Убеждение, что «УПД — это для товаров», ошибочно. Закон о бухгалтерском учёте не привязывает форму первичного документа к виду операции (товар/работа/услуга): каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом, а перечень обязательных реквизитов одинаков для любого такого документа.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. (В редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) 2. Обязательными реквизитами первичного учетного документа являются: 1) наименование документа; 2) дата составления документа; 3) наименование экономического субъекта, составившего документ; 4) содержание факта хозяйственной жизни; 5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; 6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события; (В редакции Федерального закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) 7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
— п. 1 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ

Ключевое для вашего вопроса — то, что закон не устанавливает закрытого перечня наименований первичных документов («акт», «УПД», «накладная»): формы первичных учётных документов руководитель экономического субъекта определяет самостоятельно.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации. (В редакции федеральных законов от 21.12.2013 № 357-ФЗ, от 26.07.2019 № 247-ФЗ) 5. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. 6. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа за свой счет изготавливать на бумажном носителе копии первичного учетного документа, составленного в виде электронного документа. 7. В первичном учетном документе допускаются исправления, если иное не установлено федеральными законами или нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета. Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц. 8.
— п. 4 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ

Следовательно, то, что с подрядчиком приёмка оформляется УПД, а с заказчиком — актом, само по себе не является нарушением: стороны каждого договора свободны в определении того, каким документом подтверждается исполнение (п. 1 и 2 ст. 421 ГК РФ — свобода договора, стороны могут выбрать любую не противоречащую закону форму фиксации приёмки). Разница в оформлении между двумя вашими договорами не создаёт правового риска.

Граждане и юридические лица свободны в заключении договора. Понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда обязанность заключить договор предусмотрена настоящим Кодексом, законом или добровольно принятым обязательством. 2. Стороны могут заключить договор, как предусмотренный, так и не предусмотренный законом или иными правовыми актами. К договору, не предусмотренному законом или иными правовыми актами, при отсутствии признаков, указанных в пункте 3 настоящей статьи, правила об отдельных видах договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами, не применяются, что не исключает возможности применения правил об аналогии закона (пункт 1 статьи 6) к отдельным отношениям сторон по договору. (В редакции Федерального закона от 08.03.2015 № 42-ФЗ) 3. Стороны могут заключить договор, в котором содержатся элементы различных договоров, предусмотренных законом или иными правовыми актами (смешанный договор). К отношениям сторон по смешанному договору применяются в соответствующих частях правила о договорах, элементы которых содержатся в смешанном договоре, если иное не вытекает из соглашения сторон или существа смешанного договора. 4. Условия договора определяются по усмотрению сторон, кроме случаев, когда содержание соответствующего условия предписано законом или иными правовыми актами (статья 422).
— п. 1 ст. 421 ГК РФ

Вам нужно лишь убедиться, что ваш УПД по подрядчику содержит все обязательные реквизиты п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ (наименование документа, дата, наименование сторон, содержание операции — оказанные IT-услуги, их стоимость, подписи обеих сторон). Если они на месте — УПД полноценно подтверждает факт оказания услуг, как и акт.

Вывод: использование УПД с подрядчиком вместо акта допустимо и для услуг; УПД не является документом «только для товаров». Риска в самом факте выбора УПД нет — важно лишь наличие обязательных реквизитов.

Подтвердит ли УПД расходы на подрядчика при УСН «доходы минус расходы»?

При УСН расходы учитываются в закрытом перечне ст. 346.16 НК РФ, но главное требование — как и для всех налогов — документальное подтверждение затрат (ст. 252 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. (В редакции Федерального закона от 06.06.2005 № 58-ФЗ) 2. Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы. (В редакции Федерального закона от 29.05.2002 № 57-ФЗ) Абзац. (Исключен - Федеральный закон от 29.05.2002 № 57-ФЗ) 2 1 .
— п. 1 ст. 252 НК РФ

Ст. 252 НК РФ не требует, чтобы факт получения услуг подтверждался исключительно актом: достаточно любого документа, оформленного в соответствии с законодательством, содержащего обязательные реквизиты первичного документа. УПД с обязательными реквизитами ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ (процитирована выше) таким документом является, поэтому стоимость услуг подрядчика по УПД принимается в расходы при УСН.

При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы: 1) расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств (с учетом положений пунктов 3 и 4 настоящей статьи); (В редакции Федерального закона от 17.05.2007 № 85-ФЗ) 2) расходы на приобретение нематериальных активов и создание нематериальных активов самим налогоплательщиком, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение нематериальных активов (с учетом положений пунктов 3 и 4 настоящей статьи); (В редакции Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ) 2 1 ) расходы на приобретение исключительных прав на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для электронных вычислительных машин, базы данных, топологии интегральных микросхем, секреты производства (ноу-хау), а также прав на использование указанных результатов интеллектуальной деятельности на основании лицензионного договора; (Дополнение подпунктом - Федеральный закон от 19.07.2007 № 195-ФЗ) 2 2 ) расходы на патентование и (или) оплату правовых услуг по получению правовой охраны результатов интеллектуальной деятельности, включая средства индивидуализации;
— п. 1 ст. 346.16 НК РФ

Поскольку вы на УСН «доходы минус расходы» и подрядчик оказывает услуги, которые вы перепродаёте заказчику (IT-аутсорсинг), эти затраты относятся к расходам, уменьшающим налоговую базу, при условии их связи с деятельностью, направленной на получение дохода (экономическая обоснованность по ст. 252 НК РФ). Момент признания расхода — после фактической оплаты подрядчику (кассовый метод по ст. 346.17 НК РФ), независимо от того, актом или УПД оформлена приёмка.

Расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. В целях настоящей главы оплатой товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав признается прекращение обязательства налогоплательщика - приобретателя товаров (работ, услуг) и (или) имущественных прав перед продавцом, которое непосредственно связано с поставкой этих товаров (выполнением работ, оказанием услуг) и (или) передачей имущественных прав. При этом расходы учитываются в составе расходов с учетом следующих особенностей: 1) материальные расходы (в том числе расходы по приобретению сырья и материалов), а также расходы на оплату труда - в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета , счета цифрового рубля налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности - в момент такого погашения. Аналогичный порядок применяется в отношении оплаты процентов за пользование заемными средствами (включая банковские кредиты) и при оплате услуг третьих лиц.
— п. 2 ст. 346.17 НК РФ

Развилка (важная деталь вашего УПД). В УПД есть статус 1 (документ одновременно является и счётом-фактурой, и первичным документом) и статус 2 (только первичный документ). На УСН вы не являетесь плательщиком НДС и не принимаете «входящий» НДС к вычету, поэтому статус 1 или 2 для признания расхода значения не имеет — в обоих случаях УПД подтверждает расход, если подписан обеими сторонами и содержит реквизиты ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ. Если ваш подрядчик — плательщик НДС и выставляет УПД со статусом 1, сумма НДС по нему включается в ваш расход (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ — НДС по оплаченным услугам), что также уменьшает базу.

Вывод: УПД по подрядчику при УСН «доходы минус расходы» подтверждает расход наравне с актом при условии наличия обязательных реквизитов и подписей обеих сторон; признание расхода происходит после фактической оплаты (ст. 346.17 НК РФ). Менять УПД на акт нет необходимости.

Гражданско-правовая природа и риски ответственности за оформление

Оба ваших договора — это договоры возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ): с заказчиком вы продаёте IT-услуги, с подрядчиком — покупаете их для перепродажи.

По договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги. 2. Правила настоящей главы применяются к договорам оказания услуг связи, медицинских, ветеринарных, аудиторских, консультационных, информационных услуг, услуг по обучению, туристическому обслуживанию и иных, за исключением услуг, оказываемых по договорам, предусмотренным главами 37, 38, 40, 41, 44, 45, 46, 47, 49, 51, 53 настоящего Кодекса. Статья 780. Исполнение договора возмездного оказания услуг Если иное не предусмотрено договором возмездного оказания услуг, исполнитель обязан оказать услуги лично. Статья 781. Оплата услуг 1. Заказчик обязан оплатить оказанные ему услуги в сроки и в порядке, которые указаны в договоре возмездного оказания услуг. 2. В случае невозможности исполнения, возникшей по вине заказчика, услуги подлежат оплате в полном объеме, если иное не предусмотрено законом или договором возмездного оказания услуг. 3. В случае, когда невозможность исполнения возникла по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, заказчик возмещает исполнителю фактически понесенные им расходы, если иное не предусмотрено законом или договором возмездного оказания услуг. Статья 782. Односторонний отказ от исполнения договора возмездного оказания услуг 1.
— п. 1 ст. 779 ГК РФ

Для услуг гл. 39 ГК РФ не устанавливает обязательной формы документа о приёмке (в отличие, например, от строительного подряда, где ст. 753 ГК РФ прямо требует акт). Поэтому в сфере услуг закон не обязывает подписывать именно «акт» — стороны вправе фиксировать приёмку любым документом, подтверждающим факт оказания услуг, включая УПД. Ни в гл. 39 ГК РФ, ни в ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ нет нормы, требующей для услуг исключительно акта.

Риск ответственности возникает не от выбора формы (УПД или акт), а от отсутствия или фиктивности первичного документа. Административная ответственность за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту (для должностных лиц — штраф от 5 000 до 10 000 руб., при повторном — до 20 000 руб. или дисквалификация на срок до 2 лет) наступает за конкретные нарушения, перечисленные в примечании к статье.

Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности 1. Грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, предусмотренных статьей 15.15 6 настоящего Кодекса) , - (В редакции Федерального закона от 29.05.2019 № 113-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей. 2. Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до двух лет. Примечания: 1. Под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчетности (за исключением случаев, предусмотренных статьей 15.15 6 настоящего Кодекса) , понимается: (В редакции Федерального закона от 29.05.2019 № 113-ФЗ) занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10 процентов вследствие искажения данных бухгалтерского учета; искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10 процентов; регистрация в регистрах бухгалтерского учета мнимого объекта бухгалтерского учета (в том числе неосуществленных расходов, несуществующих обязательств, не имевших места фактов хозяйственной жизни) или притворного объекта бухгалтерского учета;
— ст. 15.11 КоАП РФ (примечание 1)

Обратите внимание: состав правонарушения образует, в частности, «отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов» и «регистрация в регистрах бухгалтерского учета мнимого объекта» (не имевших места фактов хозяйственной жизни). Иными словами, наказывается не то, что документ назван УПД вместо акта, а то, что документа нет вовсе или он фиксирует несуществующую операцию. Поскольку ваш УПД оформляет реально оказанные услуги и содержит обязательные реквизиты ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, состава ст. 15.11 КоАП РФ нет.

Вывод: выбор УПД вместо акта для услуг не противоречит ни гл. 39 ГК РФ, ни ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ и не образует административного правонарушения; риск наступает лишь при отсутствии первичного документа либо при фиксации мнимой операции, а не от выбора его формы.

Условия, при которых УПД подтверждает расход (НДС «входящий» в составе расходов)

При УСН вы не принимаете НДС к вычету (ст. 346.11 НК РФ освобождает от НДС), поэтому «входящий» НДС, предъявленный плательщиком НДС — вашим подрядчиком, включается в состав расходов наравне со стоимостью самих услуг.

суммы налога на добавленную стоимость по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком и подлежащим включению в состав расходов в соответствии с настоящей статьей и со статьей 346 17 настоящего Кодекса, за исключением сумм налога на добавленную стоимость, которые принимаются к вычету в порядке, предусмотренном главой 21 настоящего Кодекса; (В редакции Федерального закона от 25.04.2026 № 104-ФЗ) 9) проценты, уплачиваемые за предоставление в пользование денежных средств (кредитов, займов), а также расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, в том числе связанные с продажей иностранной валюты при взыскании задолженности за счет имущества налогоплательщика в порядке, предусмотренном статьей 46 настоящего Кодекса; (В редакции федеральных законов от 27.07.2006 № 137-ФЗ, от 14.07.2022 № 263-ФЗ) 10) расходы на обеспечение пожарной безопасности налогоплательщика в соответствии с законодательством Российской Федерации, расходы на услуги по охране имущества, обслуживанию охранно-пожарной сигнализации, расходы на приобретение услуг пожарной охраны и иных услуг охранной деятельности; 11) суммы таможенных платежей, уплаченные при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, и не подлежащие возврату налогоплательщику в соответствии с таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле;
— пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ

Практический вывод для вас: если ваш подрядчик — плательщик НДС и выставляет УПД со статусом 1 (документ одновременно является счётом-фактурой и первичным документом), то вся сумма по УПД, включая НДС, принимается у вас в расход при УСН «доходы минус расходы» после её фактической оплаты (кассовый метод, ст. 346.17 НК РФ). Если подрядчик на УСН и применяет УПД со статусом 2 (только первичный документ, без НДС) — расходом является стоимость услуг без НДС.

И в том, и в другом случае определяющим для признания расхода является не статус УПД и не его наименование, а наличие обязательных реквизитов первичного документа (п. 2 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, процитирована выше) и двустороннее подписание. Смена УПД на акт не меняет ни порядок, ни момент признания расхода — ни один из документов не даёт и не отнимает право на расход, если операция реальна и оформлена с обязательными реквизитами.

Вывод: УПД по подрядчику полноценно подтверждает расход при УСН «доходы минус расходы»; при подрядчике-плательщике НДС сумма НДС по УПД (статус 1) также включается в расход (пп. 8 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Заменять УПД на акт не требуется — правовой результат одинаков.