Как правильно указать в шапке договора поставки сторону, действующую через управляющую организацию, и нужно ли запрашивать доверенность

Является ли ООО «Группа компаний «Вторая» органом поставщика или его представителем — от этого зависит вся конструкция преамбулы

Договор поставки — обычная двусторонняя сделка (ст. 506 ГК РФ), но сторону в нём представляет не «свой» директор, а другая организация. Юридически возможны две принципиально разные конструкции.

Конструкция 1 — управляющая организация (орган). Закон допускает, что в качестве единоличного исполнительного органа выступает не физическое лицо, а управляющая организация:

Общество вправе передать по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа управляющему. 2. Общество, передавшее полномочия единоличного исполнительного органа управляющему, осуществляет гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через управляющего, действующего в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и уставом общества.
— п. 1, 2 ст. 42 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»

Это единственное законное исключение из правила «в ЕИО — только физическое лицо»:

В качестве единоличного исполнительного органа общества может выступать только физическое лицо, за исключением случая, предусмотренного статьей 42 настоящего Федерального закона.
— п. 2 ст. 40 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»

Значит, если ООО «Группа компаний «Вторая» — управляющая организация ООО «Первая компания», то она действует как ОРГАН поставщика, а не как представитель по доверенности. Полномочия органа действовать без доверенности прямо закреплены в законе:

без доверенности действует от имени общества, в том числе представляет его интересы и совершает сделки; 2) выдает доверенности на право представительства от имени общества, в том числе доверенности с правом передоверия; 3) издает приказы о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении, применяет меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания; 4) осуществляет иные полномочия, не отнесенные настоящим Федеральным законом или уставом общества к компетенции общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и коллегиального исполнительного органа общества. 3 1 . Уставом общества может быть предусмотрена необходимость получения согласия совета директоров (наблюдательного совета) общества или общего собрания участников общества на совершение определенных сделок. При отсутствии такого согласия или последующего одобрения соответствующей сделки она может быть оспорена лицами, указанными в абзаце первом пункта 4 статьи 46 настоящего Федерального закона, в порядке и по основаниям, которые установлены пунктом 1 статьи 174 Гражданского кодекса Российской Федерации . (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 03.07.2016 № 343-ФЗ) 4. Порядок деятельности единоличного исполнительного органа общества и принятия им решений устанавливается уставом общества, внутренними документами общества, а также договором, заключенным между обществом и лицом, осуществляющим функции его единоличного исполнительного органа.
— пп. 1 п. 3 ст. 40 ФЗ от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об ООО»

Конструкция 2 — представитель по доверенности. Если передачи полномочий ЕИО не было, ООО «Группа компаний «Вторая» может действовать только как представитель: полномочие возникает из доверенности, и тогда сделка создаёт права и обязанности для представляемого:

Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.
— п. 1 ст. 182 ГК РФ

Вывод по вопросу. Сомнение клиента «раз выступает организация, то на основании доверенности» — верно лишь частично. Если имела место передача полномочий ЕИО (ст. 42 ФЗ об ООО), организация выступает как орган и действует на основании устава и договора о передаче полномочий, а НЕ доверенности. Доверенность нужна только во второй конструкции. Поэтому первый шаг — не правка текста, а установление факта: есть ли решение о передаче полномочий ЕИО управляющей организации и запись об этом в ЕГРЮЛ.

Проверка: предусмотрена ли сама возможность передачи полномочий и отражена ли она в ЕГРЮЛ

Полномочия органа существуют не «сами по себе» — они следуют из учредительного документа и закона:

Юридическое лицо приобретает гражданские права и принимает на себя гражданские обязанности через свои органы, действующие в соответствии с законом, иными правовыми актами и учредительным документом.
— п. 1 ст. 53 ГК РФ

Применительно к ООО это означает: чтобы управляющая организация законно выступала от имени поставщика, устав ООО «Первая компания» должен допускать такую модель, а сведения об управляющей организации как о лице, имеющем право действовать без доверенности, должны быть в ЕГРЮЛ — причём для юридического лица в реестр вносятся наименование, ОГРН и ИНН:

сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица: в отношении физического лица - фамилия, имя и, если имеется, отчество, должность, паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, место жительства, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии); в отношении юридического лица - наименование, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика.
— пп. «л» п. 1 ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

Данные реестра, пока в них не внесены изменения, считаются достоверными, и именно на них разумно опираться при проверке контрагента:

Записи вносятся в государственные реестры на основании документов, представленных при государственной регистрации. Каждой записи присваивается государственный регистрационный номер, и для каждой записи указывается дата внесения ее в соответствующий государственный реестр. При несоответствии указанных в пунктах 1 и 2 настоящей статьи сведений государственных реестров сведениям, содержащимся в документах, представленных при государственной регистрации, сведения, указанные в пунктах 1 и 2 настоящей статьи, считаются достоверными до внесения в них соответствующих изменений.
— п. 4 ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

Для сравнения: если полномочия предоставлены нескольким лицам, действующим совместно, это тоже должно быть в реестре, иначе подпись одного из них не создаст эффекта для общества:

Учредительным документом может быть предусмотрено, что полномочия выступать от имени юридического лица предоставлены нескольким лицам, действующим совместно или независимо друг от друга. Сведения об этом подлежат включению в единый государственный реестр юридических лиц.
— абз. 3 п. 1 ст. 53 ГК РФ

Вывод по вопросу. Проверить нужно два документа: (1) устав ООО «Первая компания» — есть ли в нём положение о передаче полномочий ЕИО управляющей организации; (2) выписку из ЕГРЮЛ — указано ли в ней в качестве лица, действующего без доверенности, именно ООО «Группа компаний «Вторая» (наименование, ОГРН, ИНН). Если в ЕГРЮЛ до сих пор значится физическое лицо (прежний директор), полномочия управляющей организации не подтверждены публично — высокий риск спора о полномочиях.

Как правильно звучит преамбула: формулировка и порядок расположения слов

Договор в письменной форме должен быть подписан «должным образом уполномоченными» лицами — именно поэтому основание полномочий указывается в преамбуле и подтверждается документами:

Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, либо должным образом уполномоченными ими лицами.
— п. 1 ст. 160 ГК РФ

С учётом ст. 42 ФЗ об ООО (см. блок 1) корректная формулировка для варианта с управляющей организацией:

«Общество с ограниченной ответственностью «Моя организация» (ОГРН ___, ИНН ___), в лице директора Кузнецова Андрея Андреевича, действующего на основании устава, далее именуемое «Покупатель», с одной стороны, и Общество с ограниченной ответственностью «Первая компания» (ОГРН ___, ИНН _), полномочия единоличного исполнительного органа которого переданы Обществу с ограниченной ответственностью «Группа компаний «Вторая» (ОГРН , ИНН ) на основании решения общего собрания участников от «» ______ 20 г. и договора о передаче полномочий единоличного исполнительного органа от «» ______ 20 г., в лице директора Сидорова Сергея Сергеевича, действующего на основании устава, далее именуемое «Поставщик», с другой стороны, …».

Ключевые отличия от предложенного клиентом варианта: (1) уточняется, что полномочия ЕИО именно ПЕРЕДАНЫ управляющей организации, со ссылкой на решение и договор; (2) фраза «действующего на основании устава» во втором случае относится к директору управляющей организации и это указывается прямо, чтобы не возникло двусмысленности, чей устав имеется в виду; (3) добавляются идентификаторы (ОГРН/ИНН) обеих организаций; (4) в реквизитах и подписной части указываются оба юридических лица — поставщик и управляющая организация с должностью «директор управляющей организации», а подпись скрепляется печатью (при наличии).

Если же передачи полномочий ЕИО не было, то ООО «Группа компаний «Вторая» может выступать только как представитель, чьё полномочие основано на доверенности — иное основание для представительства, кроме доверенности, указания закона либо акта органа, законом не предусмотрено:

Сделка, совершенная одним лицом (представителем) от имени другого лица (представляемого) в силу полномочия, основанного на доверенности, указании закона либо акте уполномоченного на то государственного органа или органа местного самоуправления, непосредственно создает, изменяет и прекращает гражданские права и обязанности представляемого.
— п. 1 ст. 182 ГК РФ

В этом случае преамбула строится по аналогии с доверенностью: «…ООО «Первая компания», в лице представителя — ООО «Группа компаний «Вторая», действующего на основании доверенности от «» ______ 20 г. № ___ и в лице директора Сидорова Сергея Сергеевича, в пределах полномочий, предоставленных доверенностью, далее именуемое «Поставщик»…». Смешивать два основания («в лице ООО, в лице директора, действующего на основании устава») без указания решения и договора о передаче полномочий или доверенности нельзя — такая запись не раскрывает источник полномочий.

Вывод по вопросу. Предложенная клиентом формулировка в целом узнаваема, но юридически неполна: она не показывает источник полномочий второй организации. Правильно указывать вид полномочий (управляющая организация / представитель по доверенности), документы-основания с датой и номером, а «действующего на основании устава» относить строго к директору управляющей организации.

Нужно ли запрашивать доверенность и какой пакет документов подтверждает полномочия

Доверенность обязательна только в конструкции представительства; правила о доверенности применяются и к полномочиям, закреплённым в договоре:

Правила настоящего Кодекса о доверенности применяются также в случаях, когда полномочия представителя содержатся в договоре, в том числе в договоре между представителем и представляемым, между представляемым и третьим лицом, либо в решении собрания, если иное не установлено законом или не противоречит существу отношений. 5. В случае выдачи доверенности нескольким представителям каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно. 6. Правила настоящей статьи соответственно применяются также в случаях, если доверенность выдана несколькими лицами совместно. (Статья в редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Статья 185 1 . Удостоверение доверенности 1. Доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы, на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок, а также на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами должна быть нотариально удостоверена, за исключением случаев, предусмотренных законом. 2. К нотариально удостоверенным доверенностям приравниваются: 1) доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, которые удостоверены начальником такого учреждения, его заместителем по медицинской части, а при их отсутствии старшим или дежурным врачом;
— п. 4 ст. 185 ГК РФ

И доверенность от имени организации выдаётся её руководителем — то есть доверенность, выданная ООО «Первая компания», должна быть подписана тем, кто на тот момент был вправе действовать без доверенности (при модели управляющей организации — управляющей организацией в лице её директора):

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. (Дополнение статьей - Федеральный закон от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Статья 186. Срок доверенности 1. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. (В редакции Федерального закона от 07.05.2013 № 100-ФЗ) Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, ничтожна. 2. Удостоверенная нотариусом доверенность, предназначенная для совершения действий за границей и не содержащая указание о сроке ее действия, сохраняет силу до ее отмены лицом, выдавшим доверенность. Статья 187. Передоверие 1. Лицо, которому выдана доверенность, должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Оно может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью, а также если вынуждено к этому силою обстоятельств для охраны интересов выдавшего доверенность лица и доверенность не запрещает передоверие. 2. Лицо, передавшее полномочия другому лицу, должно известить об этом в разумный срок выдавшее доверенность лицо и сообщить ему необходимые сведения о лице, которому переданы полномочия. Неисполнение этой обязанности возлагает на передавшее полномочия лицо ответственность за действия лица, которому оно передало полномочия, как за свои собственные. 3. Доверенность, выдаваемая в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.
— п. 4 ст. 185.1 ГК РФ

На практике это означает, что при модели управляющей организации требовать «доверенность от ООО «Первая компания»» бессмысленно — её просто не должно быть. Запрашивать нужно:

1. устав ООО «Первая компания» (положение о передаче полномочий ЕИО управляющей организации);
2. решение общего собрания участников (или совета директоров — если это его компетенция) о передаче полномочий с указанием управляющей организации;
3. договор о передаче полномочий ЕИО;
4. устав ООО «Группа компаний «Вторая» и документ о назначении Сидорова С.С. (решение/приказ), чтобы подтвердить его статус директора управляющей организации;
5. актуальную выписку из ЕГРЮЛ по обоим обществам;
6. при ограничениях в уставе управляющей организации на крупные сделки — соответствующее согласие.

Если же в ЕГРЮЛ ООО «Первая компания» в качестве действующего без доверенности лица указано ООО «Группа компаний «Вторая», а подписывает договор Сидоров С.С. как её директор — отдельная доверенность от поставщика не требуется; достаточно документов 1–5. Обратная ветка: если «Группа компаний «Вторая» — просто агент/представитель, то требуется доверенность (или договор, содержащий полномочие — п. 4 ст. 185 ГК РФ) с прямо выраженным правом на заключение договоров поставки, и лучше с приложением её копии к договору.

Вывод по вопросу. Запросить документы у контрагента нужно обязательно, но доверенность — только если вторая организация не является управляющей организацией (ЕИО) поставщика. При модели управляющей организации роль «мандата» выполняют устав поставщика + решение + договор о передаче полномочий + данные ЕГРЮЛ; при модели представительства — доверенность, подписанная надлежащим руководителем.

Риски, если полномочия не подтверждены: подписание неуполномоченным лицом и превышение ограничений

Если окажется, что передачи полномочий ЕИО не было и доверенности у второй организации нет, работает правило о сделке неуполномоченного лица:

При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
— п. 1 ст. 183 ГК РФ

То есть договор будет считаться заключённым от имени и в интересах того, кто его подписал, а не ООО «Первая компания» — поставщик не станет обязанным. Покупатель при этом защищён слабо, но у него есть право на отказ и убытки:

Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков.
— п. 3 ст. 183 ГК РФ

Отдельный риск — ограничения полномочий уставом или внутренними документами (например, лимит суммы сделки). Тогда сделка оспорима, но только если доказано, что другая сторона знала или должна была знать об ограничениях:

Если полномочия лица на совершение сделки ограничены договором или положением о филиале или представительстве юридического лица либо полномочия действующего от имени юридического лица без доверенности органа юридического лица ограничены учредительными документами юридического лица или иными регулирующими его деятельность документами по сравнению с тем, как они определены в доверенности, в законе либо как они могут считаться очевидными из обстановки, в которой совершается сделка, и при ее совершении такое лицо или такой орган вышли за пределы этих ограничений, сделка может быть признана судом недействительной по иску лица, в интересах которого установлены ограничения, лишь в случаях, когда доказано, что другая сторона сделки знала или должна была знать об этих ограничениях.
— п. 1 ст. 174 ГК РФ

Это важный практический нюанс: чем больше документов о полномочиях вы получили и приложили к договору, тем сложнее контрагенту потом ссылаться на то, что вы «не знали» ограничений, но одновременно тем выше ваша осведомлённость о них. Оптимально получить документы и письменно зафиксировать в договоре заверение об их достоверности и о наличии всех корпоративных согласий.

Вывод по вопросу. Риск «пустого» договора (не обязавшего поставщика) существует именно при отсутствии подтверждённых полномочий. Снимается он пакетом: устав + решение + договор о передаче полномочий + выписка ЕГРЮЛ, а в текст договора добавляются (1) заверение поставщика о наличии полномочий и всех необходимых согласий и (2) условие о том, что документы приложены к договору. При сомнениях — не подписывать, пока пакет не получен, либо подписать с отлагательным условием об одобрении (п. 2 ст. 183 ГК РФ допускает последующее одобрение).

Если контрагент отказывается предоставить документы и подтвердить полномочия

Специальной нормы, обязывающей контрагента по запросу раскрывать устав и договор о передаче полномочий, нет, однако закон даёт покупателю действенные средства и без принуждения.

Во-первых, пока полномочия не подтверждены, договор по правилу о неуполномоченном лице не связывает поставщика, и другая сторона вправе отказаться от него в одностороннем порядке:

При отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии не одобрит данную сделку.
— п. 1 ст. 183 ГК РФ

Во-вторых, если представляемый не одобрит сделку, у пострадавшей стороны есть право отказаться и потребовать возмещения убытков:

Если представляемый отказался одобрить сделку или ответ на предложение представляемому ее одобрить не поступил в разумный срок, другая сторона вправе потребовать от неуправомоченного лица, совершившего сделку, исполнения сделки либо вправе отказаться от нее в одностороннем порядке и потребовать от этого лица возмещения убытков.
— п. 3 ст. 183 ГК РФ

В-третьих, данные о лице, действующем от имени общества без доверенности, являются публичными и, пока не изменены, считаются достоверными — их можно взять самостоятельно, без согласия контрагента:

сведения о лице, имеющем право без доверенности действовать от имени юридического лица: в отношении физического лица - фамилия, имя и, если имеется, отчество, должность, паспортные данные или данные иного документа, удостоверяющего личность в соответствии с законодательством Российской Федерации, место жительства, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии); в отношении юридического лица - наименование, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика.
— пп. «л» п. 1 ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

Записи вносятся в государственные реестры на основании документов, представленных при государственной регистрации. Каждой записи присваивается государственный регистрационный номер, и для каждой записи указывается дата внесения ее в соответствующий государственный реестр. При несоответствии указанных в пунктах 1 и 2 настоящей статьи сведений государственных реестров сведениям, содержащимся в документах, представленных при государственной регистрации, сведения, указанные в пунктах 1 и 2 настоящей статьи, считаются достоверными до внесения в них соответствующих изменений.
— п. 4 ст. 5 ФЗ от 08.08.2001 № 129-ФЗ

Практически это даёт следующий алгоритм: (1) запросить выписку из ЕГРЮЛ на ООО «Первая компания» самостоятельно через открытые сервисы — если в ней лицом без доверенности уже указана ООО «Группа компаний «Вторая», сам факт публичной регистрации полномочий существенно снижает риск, и остальные документы (устав, решение, договор) запрашиваются как добросовестное заверение; (2) если контрагент отказывается их дать — письменно зафиксировать запрос и, до получения подтверждения, не исполнять договор либо исполнять с оговоркой об одобрении сделки (п. 2 ст. 183 ГК РФ допускает последующее одобрение с обратной силой); (3) отразить в договоре приложение подтверждающих документов и заверение поставщика о наличии полномочий.

Вывод по вопросу. Отказ в документах не блокирует вас полностью: полномочия проверяются по публичному ЕГРЮЛ, а до подтверждения вы вправе отказаться от сделки или отсрочить её действие условием об одобрении. Но разумно не подписывать окончательный текст, пока пакет (устав, решение, договор о передаче полномочий) не получен и не приложен к договору.