Аналогичные требования содержатся в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержденном Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н). Пункты 26 и 28 этого Положения предписывают организациям проводить инвентаризацию для обеспечения достоверности данных, а выявленные расхождения отражать на счетах: излишки приходуются по рыночной стоимости, недостачи относятся на издержки или на виновных лиц. В вашем случае, если при сопоставлении данных прихода, выручки и фактического остатка обнаружатся расхождения (например, недостача), их необходимо документально оформить и отразить в учете. Отсутствие начального остатка не препятствует инвентаризации — она устанавливает фактическое наличие на дату проверки, а расчет начального остатка производится математически: Начальный остаток = Расход (включая выручку, списания, недостачи) + Фактический остаток на дату — Приход за период. Таким образом, инвентаризация является ключевым действием для привязки всех цифр.
Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке: а) излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации; б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения (расходы), сверх нор
— Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), п. 26, 28
Для восстановления стоимости товара в балансе необходимо также опираться на правила оценки. Пункты 58 и 60 Положения устанавливают, что фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из фактических затрат на приобретение, а товары в торговле отражаются по стоимости их приобретения, с возможностью списания с использованием методов оценки (ФИФО, средней себестоимости и т.д.). При отсутствии первичных документов о начальном остатке текущий руководитель может использовать данные инвентаризации и приходных документов, а для оценки товаров, по которым нет подтверждения цены, — применить рыночную стоимость на дату инвентаризации (как для излишков). Это позволит сформировать достоверный баланс.
Сырье, материалы, готовая продукция и товары 58. ... Фактическая себестоимость материальных ресурсов определяется исходя из фактически произведенных затрат на их приобретение и изготовление. ... 60. Товары в организациях, занятых торговой деятельностью, отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости их приобретения. При продаже (отпуске) товаров их стоимость разрешается списывать с применением методов оценки, изложенных в пункте 58 настоящего Положения.
— Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), п. 58, 60
Обязательность документального оформления каждого факта хозяйственной жизни закреплена в ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете». В ней указано, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно — непосредственно после его окончания; лицо, ответственное за оформление, обеспечивает своевременную передачу документов. Отсутствие первичных документов о начальном остатке и прошлых операциях — прямое нарушение этой нормы. Для вашей ситуации это означает, что текущий руководитель обязан восстановить учет, насколько это возможно, в том числе путем проведения инвентаризации и запроса документов у контрагентов (поставщиков, банков).
Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. ... Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.
— Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9
Хранение документов бухгалтерского учета регулируется ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете»: первичные документы хранятся не менее пяти лет, а при смене руководителя должна быть обеспечена передача документов. Утрата документов предыдущим директором создает риск административной ответственности, однако сам факт утраты не освобождает текущего руководителя от обязанности восстановить учет. Если передача не была оформлена надлежаще, это может указывать на вину бывшего руководителя.
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.
При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.
— Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 29
Дополнительно ответственность за организацию хранения документов возлагается на руководителя организации пунктами 98 и 101 Положения по ведению бухгалтерского учета. Таким образом, как бывший, так и нынешний руководитель несут обязанность по сохранности документов. Если бывший директор не передал документы, он может быть привлечен к материальной ответственности по нормам Трудового кодекса.
Организация обязана хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.
— Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), п. 98, 101
В отношении бывшего директора применяются положения Трудового кодекса РФ о материальной ответственности. Статья 232 ТК РФ устанавливает, что расторжение трудового договора не освобождает от обязанности возместить ущерб, причиненный другой стороне. Если бывший директор отвечал за сохранность документов, и их утрата привела к невозможности определить начальный остаток (а следовательно, к убыткам в виде недостачи или необоснованных списаний), он может быть привлечен к полной материальной ответственности на основании ст. 243 ТК РФ, в частности подпункта 2 — за недостачу ценностей, вверенных ему по специальному договору. Поскольку директору товар вверен в силу должностных обязанностей, утрата документов, препятствующая оприходованию товаров, может рассматриваться как недостача.
Обязанность стороны трудового договора возместить ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора. ... Расторжение трудового договора после причинения ущерба не влечет за собой освобождения стороны этого договора от материальной ответственности, предусмотренной настоящим Кодексом или иными федеральными законами.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 232
Материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба возлагается на работника в следующих случаях:
...
2) недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
...
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 243
Кроме того, отсутствие первичных учетных документов является грубым нарушением требований к бухгалтерскому учету и влечет административную ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ. Эта норма применяется к должностным лицам, ответственным за ведение учета (в том числе к бывшему директору, допустившему утрату документов). Для текущего руководителя также существует риск, если он не примет мер к восстановлению учета в разумный срок.
Статья 15.11 КоАП РФ устанавливает ответственность за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету, в том числе за отсутствие первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета в течение установленных сроков хранения. Примечание 1 к статье относит к грубым нарушениям, в частности, отсутствие у экономического субъекта первичных учетных документов и (или) регистров бухгалтерского учета. Это может быть применимо к ситуации утраты документов предыдущего директора.
— Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, ст. 15.11
Наконец, сам процесс документального оформления хозяйственных операций регулируется также пунктами 12 и 15 Положения по ведению бухгалтерского учета. Требования главного бухгалтера по оформлению документов обязательны, а первичный документ должен составляться в момент операции. Отсутствие начального остатка — это уже нарушение, но его можно исправить путем составления бухгалтерской справки на основе инвентаризации и восстановленных документов.
... Требования главного бухгалтера ... по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений обязательны для всех работников организации. ... Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.
— Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), п. 12, 15
Таким образом, для восстановления начального остатка необходимо провести инвентаризацию, на ее основе составить товарный баланс, используя данные прихода, выручки и текущего остатка. Если документы о начальном остатке не сохранились по вине бывшего директора, он может быть привлечен к материальной и административной ответственности. Текущий руководитель обязан принять меры к восстановлению учета, иначе он сам рискует попасть под санкции.
