Как подтвердить факт внесения в паспорт тёти и совместного выезда в Германию в 1985 году, если паспорт старого образца утрачен, а тётя умерла: куда обращаться и есть ли шанс найти документы

Сохранился ли паспорт 1974 года и документы о выезде, где их искать

Ключевой вопрос — не «уничтожены ли паспорта спустя 40 лет», а какие именно архивные документы могли образоваться и куда они переданы. Сам бланк паспорта тёти как вещь, скорее всего, не сохранился (после смерти или сдачи паспорт изымается/гасится), однако учётные документы паспортной системы — карточки (форма № 1/1П), книги регистрации выдачи паспортов, картотеки постоянного адресно-справочного учёта, листки убытия — это документы длительного срока хранения, и к ним следует обращаться в первую очередь.

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1 1 статьи 23 настоящего Федерального закона. (В редакции федеральных законов от 18.06.2017 № 127-ФЗ, от 14.07.2022 № 339-ФЗ) 2. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается. 3. В отношении особо ценных документов, в том числе уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов. 4. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к особо ценным документам, порядок учета таких документов, создания и хранения их страховых копий определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства. (В редакции Федерального закона от 11.06.2021 № 170-ФЗ) 5. Порядок отнесения документов Архивного фонда Российской Федерации к уникальным документам, порядок учета, хранения и использования таких документов определяются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.
— ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Из этой нормы следует, что государственные органы (в 1985 г. это были паспортные столы ОВД/исполкомов) обязаны были обеспечивать сохранность образовавшихся у них документов по личному составу и учёту в течение установленных сроков хранения. Паспортные учётные картотеки и листки убытия (форма 12-Б) как документы, содержащие сведения о гражданах, относятся к документам длительного/постоянного хранения и подлежали передаче по принадлежности, а не немедленному уничтожению.

Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы. 2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в процессе деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории субъекта Российской Федерации, могут передаваться в государственные архивы субъекта Российской Федерации на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела. (В редакции Федерального закона от 28.12.2017 № 435-ФЗ) 3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, научные организации, включенные в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, научными организациями, включенными в перечень, который утверждается Правительством Российской Федерации, и собственниками указанных документов. (В редакции Федерального закона от 23.05.2016 № 149-ФЗ) 4.
— ч. 1 ст. 21 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ

Для фактов 1985 года сроки временного хранения давно истекли, поэтому разыскиваемые учётные документы паспортного стола (картотеки, листки убытия, домовые/поквартирные карточки) должны были быть переданы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив соответствующего субъекта РФ (либо в Центральный адресно-справочный учёт МВД / ГИАЦ МВД России для картотек адресно-справочного учёта).

Вывод по вопросу «можно ли найти»: рассчитывать стоит, но искать нужно не сам паспорт, а учётные документы паспортной системы — карточку № 1/1П на тётю с информацией о вписанных детях, листок убытия (форма 12-Б) о снятии с учёта при выезде на ПМЖ, домовую/поквартирную карточку по адресу прописки. Эти позиции передаются в государственный (муниципальный) архив субъекта и в адресно-справочный учёт МВД, а не уничтожаются по истечении коротких сроков.

Куда обращаться с запросом и в каком порядке

Начинать следует с письменного запроса, содержащего максимум идентифицирующих сведений: ФИО тёти, её дату и год рождения, точный адрес прописки на 1985 год, ваше ФИО и дату рождения (для связи с записью о вписанном ребёнке), по возможности — год выезда на ПМЖ. Такие запросы рассматриваются по правилам ФЗ № 59-ФЗ и архивного делопроизводства.

Письменное обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения, за исключением случая, указанного в части 1 1 настоящей статьи. (В редакции Федерального закона от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 1 1 . Письменное обращение, поступившее высшему должностному лицу субъекта Российской Федерации (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) и содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, рассматривается в течение 20 дней со дня регистрации письменного обращения. (Дополнение частью - Федеральный закон от 24.11.2014 № 357-ФЗ ) 2. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 настоящего Федерального закона, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.
— ч. 1 ст. 12 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ

уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией. 2. Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение 15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления. 3. Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом. 4.
— п. 5 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ

Если запрос адресован «не тому» органу, он обязан в течение определённого времени перенаправить его по компетенции с уведомлением вас — это снимает риск «хода по кругу»: паспортный стол/отдел по вопросам миграции (ОВМ) сам перешлёт запрос в архив или адресно-справочное подразделение МВД, если документы находятся там.

Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации. Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в соответствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к предмету запроса. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация. При поступлении в архив Интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации. Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.
— п. 5.8 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19

Срок исполнения именно архивного (социально-правового) запроса — до 30 дней с регистрации:

Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно. Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива - не более 15 дней с момента его регистрации. При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий 5.9. Архивная справка (приложение N 13) и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка". 5.9.1. Текст в архивной справке (приложение N 13) дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
— п. 5.8.3 Правил, утв. Приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19

Практический порядок действий (маршрут запроса):

1. ОВМ (отдел по вопросам миграции) МВД по месту прежней прописки тёти — наследует функции паспортного стола; запрашивается справка о наличии сведений о выдаче паспорта на тётю и о вписанных в него детях, а также о снятии с регистрационного учёта в связи с выездом на ПМЖ (листок убытия).
2. ГИАЦ МВД России / ИЦ МВД по субъекту — адресно-справочный учёт (картотеки формы № 1/1П), сведения о регистрации и снятии с учёта.
3. Государственный (муниципальный) архив субъекта РФ, куда передаются поквартирные/домовые карточки и учётные документы ликвидированных паспортных подразделений.
4. Архив ЗАГС — записи о смерти тёти (для подтверждения родства и снятия ограничений доступа), а также о рождении.

Вывод: идти нужно последовательно — сначала в ОВМ МВД и адресно-справочный учёт МВД по месту прежней прописки, затем (по уведомлению о перенаправлении) в государственный/муниципальный архив. Заявитель вправе рассчитывать на письменный ответ в 30-дневный срок, а архивный запрос социально-правового характера исполняется безвозмездно.

Ограничения доступа: чьи данные можно запрашивать (тётя умерла)

Паспортные документы и листки убытия содержат сведения о личной и семейной жизни граждан и потому относятся к документам ограниченного доступа. Это не значит, что доступ для вас закрыт — но он зависит от того, кем вы приходитесь тёте.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина, а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных документов.
— ч. 3 ст. 25 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

Доступ к таким документам до истечения 75 лет ограничен и возможен только по письменному разрешению самого гражданина, а после его смерти — наследников.

является наследником по закону - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство; является наследником по завещанию - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам; имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям - на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя. 3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца. 3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности. 3.5.
— подп. 3.2.3 п. 3.2 Порядка, утв. Приказом Росархива от 01.09.2017 № 143

Конкретная развилка для вас:

• Если вы (или уполномочивший вас наследник тёти) входите в число её наследников по закону или завещанию — доступ предоставляется на основании заявления с паспортом и документами, подтверждающими родство/право наследования. Ваше свидетельство о рождении здесь служит доказательством родственной связи, но племянник становится наследником по закону не первой очереди (наследует по праву представления или в иных очередях) — поэтому важно подтвердить, кто именно является наследником тёти.
• Если вы не наследник и не субъект сведений (сведения касаются не вас, а тёти) — потребуется письменное разрешение наследников тёти либо доверенность от них.

Вывод: запрос на паспортные данные умершей тёти возможен, но для снятия ограничения доступа к документам, не достигшим 75-летнего возраста, заявитель должен подтвердить статус наследника (свидетельство о рождении + документы о родстве и/или свидетельство о праве на наследство) либо представить письменное разрешение наследников. Факт смерти тёти подтверждается справкой/свидетельством о смерти из ЗАГС.

Если документов нет или в запросе отказано: судебный путь

Если паспортные учёты тёти утрачены (не переданы в архив, уничтожены при ликвидации подразделений в 1990-е), подтвердить факт «был вписан в паспорт тёти и выехал вместе с ней» можно через суд — установление факта, имеющего юридическое значение.

Суд устанавливает факты, от которых зависит возникновение, изменение, прекращение личных или имущественных прав граждан, организаций. 2. Суд рассматривает дела об установлении: 1) родственных отношений; 2) факта нахождения на иждивении; 3) факта регистрации рождения, усыновления (удочерения), брака, расторжения брака, смерти; 4) факта признания отцовства; 5) факта принадлежности правоустанавливающих документов (за исключением воинских документов, паспорта и выдаваемых органами записи актов гражданского состояния свидетельств) лицу, имя, отчество или фамилия которого, указанные в документе, не совпадают с именем, отчеством или фамилией этого лица, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении; 6) факта владения и пользования недвижимым имуществом; 7) факта несчастного случая; 8) факта смерти в определенное время и при определенных обстоятельствах в случае отказа органов записи актов гражданского состояния в регистрации смерти; 9) факта принятия наследства и места открытия наследства; 10) других имеющих юридическое значение фактов.
— ч. 1, п. 10 ч. 2 ст. 264 ГПК РФ

Условие такого пути — объективная невозможность получить документы в ином (внесудебном) порядке, поэтому суду нужно предъявить ответы архивов/МВД об отсутствии запрашиваемых документов или отказ:

Суд устанавливает факты, имеющие юридическое значение, только при невозможности получения заявителем в ином порядке надлежащих документов, удостоверяющих эти факты, или при невозможности восстановления утраченных документов.
— ст. 265 ГПК РФ

Подсудность — по месту жительства (нахождения) заявителя, что удобно, если вы давно проживаете в Германии или в ином регионе:

Заявление об установлении факта, имеющего юридическое значение, подается в суд по месту жительства заявителя, за исключением заявления об установлении факта владения и пользования недвижимым имуществом, которое подается в суд по месту нахождения недвижимого имущества.
— ст. 266 ГПК РФ

Косвенными доказательствами в суде послужат ваше свидетельство о рождении, справки об адресе прописки тёти (домовая книга), документы о выезде семьи на ПМЖ (если сохранились у иных родственников), переписка, школьные/медицинские документы 1985 года, а также, при необходимости, сведения немецких ведомств о регистрации прибытия семьи (Bundesverwaltungsamt, записи о поздних переселенцах — Aussiedler/Spätaussiedler). За сам факт вписывания ребёнка в паспорт и совместного выезда отвечает также запись о снятии с учёта по месту жительства, которую можно подтвердить листком убытия либо его архивной копией.

Вывод: если получить документы во внесудебном порядке не удалось (подтверждено ответами/отказом архива и МВД), факт вписывания в паспорт тёти и совместного выезда на ПМЖ устанавливается районным судом в порядке гл. 28 ГПК РФ по месту жительства заявителя как иное юридически значимое обстоятельство; государственная пошлина уплачивается по ст. 333.19 НК РФ (за дела особого производства — как за заявление по делам особого производства).