Как оформить на работу иностранца с ВНЖ через онлайн-бухгалтерию: налоги, взносы и уведомления

Право иностранца с ВНЖ работать без разрешения на работу и патента

Работник имеет вид на жительство, то есть является постоянно проживающим иностранным гражданином. Это ключевой юридический статус, определяющий весь объём трудовых формальностей.

постоянно проживающий в Российской Федерации иностранный гражданин - лицо, получившее вид на жительство; трудовая деятельность иностранного гражданина - работа иностранного гражданина в Российской Федерации на основании трудового договора или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг);
— ст. 2 ФЗ от 25.07.2002 № 115-ФЗ, п. 1

Ваше понимание в вопросе верное: статус «постоянно проживающий» (ВНЖ) означает, что лицо проживает в РФ на постоянной основе, а его трудовая деятельность — это работа именно по трудовому или гражданско-правовому договору. Из этого следует, что на такого работника не распространяются требования о получении патента или разрешения на работу, а на работодателя — об оформлении разрешения на привлечение иностранной рабочей силы (квоты). Эти механизмы введены для «временно пребывающих» и «иностранных работников» (которыми признаются только временно пребывающие, без ВНЖ и РВП).

Соответственно, и состав административного правонарушения по ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ, которым наказывают за привлечение иностранца как раз «при отсутствии разрешения на работу либо патента», к вашему случаю неприменим, поскольку для постоянно проживающего работника такие документы «не требуются в соответствии с федеральным законом».

Привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства при отсутствии у этих иностранного гражданина или лица без гражданства разрешения на работу либо патента, если такие разрешение либо патент требуются в соответствии с федеральным законом, либо привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства по профессии (специальности, должности, виду трудовой д
— ст. 18.15 КоАП РФ, ч. 1

Вывод: приём на работу иностранного гражданина с ВНЖ осуществляется на общих основаниях, как гражданина РФ: патент и разрешение на работу работнику не нужны, разрешение на привлечение иностранной рабочей силы работодателю не требуется, квоты не применяются. Ограничений по видам деятельности, связанных с миграционным статусом, для постоянно проживающего нет.

Оформление приёма на работу и допустимость онлайн-сервиса

Заключение трудового договора и оформление приёма регулируются ТК РФ одинаково для работников-иностранцев с ВНЖ и граждан РФ.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
— ст. 67 ТК РФ

Прием на работу оформляется трудовым договором. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.
— ст. 68 ТК РФ

при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю: (В редакции Федерального закона от 01.12.2014 № 409-ФЗ) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность; трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (
— ст. 65 ТК РФ

Из этих норм следует: трудовой договор должен быть заключён в письменной форме в двух экземплярах с подписями сторон. Онлайн-сервис для бухгалтерии полностью применим для подготовки договора, приказа, ознакомительных листов и формирования кадровой отчётности — но подпись на самом трудовом договоре должна быть собственноручной или квалифицированной электронной в рамках электронного документооборота (ЭДО), организованного с согласия работника по ст. 22.1–22.3 ТК РФ. «Просто» заполнить форму в сервисе и не подписать договор бумажно/квалифицированной ЭП нельзя: ч. 2 ст. 67 ТК РФ допускает считать договор заключённым лишь при фактическом допуске к работе, что не отменяет обязанности оформить письменный договор в трёхдневный срок.

При приёме работник предъявляет: паспорт иностранного гражданина (или иной документ, удостоверяющий личность; сам ВНЖ у лица с гражданством не удостоверяет личность, но подтверждает право на проживание — его копию также запрашивают), СНИЛС, ИНН (ИНН обязательным документом не является, но нужен для отчётности), трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), документ об образовании. ВНЖ предъявляется дополнительно как подтверждение миграционного статуса.

Вывод: оформить приём через онлайн-сервис можно и нужно — сервис корректно сформирует договор, приказ и отчётность, но трудовой договор подписывается письменно (или квалифицированной ЭП), приказ оформляется, работник знакомится под роспись с локальными актами (ПВТР). Каких-либо специальных «бумажных» требований, отличных от общих, наличие ВНЖ у работника не создаёт.

Уведомление МВД о заключении/прекращении трудового договора

Обязанность работодателя уведомлять МВД о факте заключения и прекращения (расторжения) трудового или гражданско-правового договора с иностранным гражданином установлена п. 8 ст. 13 Федерального закона от 25.07.2002 № 115-ФЗ и распространяется на всех иностранных граждан, включая постоянно проживающих (с ВНЖ). Исключений для лиц с ВНЖ в этой норме нет.

Порядок и форма уведомления утверждены приказом МВД России (форма уведомления о заключении/прекращении трудового договора с иностранным гражданином; подаётся в территориальный орган МВД по субъекту РФ). Уведомление подаётся в срок, не превышающий трёх рабочих дней с даты заключения договора и с даты его прекращения (расторжения). Подать его можно лично, почтой или через портал госуслуг (электронно).

За неуведомление либо нарушение срока/формы уведомления предусмотрена административная ответственность по ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ — штраф для должностных лиц от 35 тыс. до 50 тыс. рублей, для юридических лиц от 400 тыс. до 800 тыс. рублей либо административное приостановление деятельности.

Вывод: несмотря на наличие у работника ВНЖ (и отсутствие необходимости в патенте), уведомить МВД о заключении трудового договора вы обязаны — в течение 3 рабочих дней со дня подписания договора, по утверждённой форме, в территориальный орган МВД по месту нахождения работодателя. Обязательно уведомить и о прекращении договора (как об увольнении, так и при расторжении), также в 3 рабочих дня. При приёме по срочному договору уведомление подаётся оба раза: о заключении и о прекращении.

Налоги и взносы: состав, ставки, периодичность

Работодатель по трудовому договору выступает налоговым агентом по НДФЛ и плательщиком страховых взносов.

Российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения или постоянные представительства иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2 настоящей статьи, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 225 настоящего Кодекса с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей.
— ст. 226 НК РФ, п. 1

НДФЛ. Ставка зависит от налогового статуса работника, а не от наличия ВНЖ:

Налогоплательщиками налога на доходы физических лиц (далее в настоящей главе - налогоплательщики) признаются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также физические лица, получающие доходы от источников, в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами Российской Федерации. (В редакции федеральных законов от 29.12.2000 № 166-ФЗ; от 27.07.2006 № 137-ФЗ) 2. Если иное не предусмотрено настоящей статьей, налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся в Российской Федерации не менее 183 кален
— ст. 207 НК РФ, п. 1-2

Налоговая ставка устанавливается в следующих размерах: 13 процентов - если сумма налоговых баз, указанных в пункте 2 1 статьи 210 настоящего Кодекса, за налоговый период равна 2,4 миллиона рублей или менее 2,4 миллиона рублей; 312 тысяч рублей и 15 процентов суммы налоговых баз, указанных в пункте 2 1 статьи 210 настоящего Кодекса, превышающей 2,4 миллиона рублей, - если сумма налоговых баз, указанных в пункте 2 1 статьи 210 настоящего Кодекса, за налоговый период превышает 2,4 миллиона рублей и составляет не более 5 миллионов рублей; 702 тысячи рублей и 18 проц
— ст. 224 НК РФ, п. 1

Для налогового резидента (не менее 183 дней в РФ за предшествующие 12 месяцев) применяется прогрессивная шкала: 13% — до 2,4 млн руб. в год, далее 15% (до 5 млн) и 18% (свыше). При зарплате 40 000 руб./мес (480 000 руб./год) работник остаётся в первой ступени — 13%. Для нерезидента ставка на доходы от работы в РФ — 30% (п. 3 ст. 224 НК РФ).

Важно: постоянное проживание (ВНЖ) и налоговое резидентство — это разные понятия. Лицо с ВНЖ не обязательно налоговый резидент, и наоборот. Ставку определяете по правилу 183 дней. НДФЛ удерживается из зарплаты и перечисляется в бюджет в порядке п. 6 ст. 226 НК РФ (в общем случае — не позднее 28-го числа текущего месяца за период с 1-го по 22-е, и не позднее 5-го числа следующего месяца за период с 23-го по последнее число; при выплате зарплаты вместе с перечислением). Страна гражданства на ставку НДФЛ по трудовому договору для наёмного работника не влияет (особый режим ЕАЭС/Договор ст. 73 касается налогообложения доходов от работы по найму в основном для целей исключения двойного налогообложения и приравнивания ставки — по ст. 73 Договора о ЕАЭС доходы от работы по найму облагаются в стране работы, а для резидентов применяется ставка 13% наравне с гражданами; если ваш работник из страны ЕАЭС, ставка 13% применяется с первого дня работы независимо от 183 дней).

Страховые взносы. Постоянно проживающие иностранцы (с ВНЖ) застрахованы в системе ОПС, ОМС и ОСС на общих основаниях с гражданами РФ.

В течение расчетного периода по итогам каждого календарного месяца плательщики производят исчисление и уплату страховых взносов исходя из базы для исчисления страховых взносов с начала расчетного периода до окончания соответствующего календарного месяца и тарифов страховых взносов за вычетом сумм страховых взносов, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий кален
— ст. 431 НК РФ, п. 1

К выплатам применяется единый тариф: в пределах единой предельной базы — 30%, сверх неё — 15,1% (ст. 425 НК РФ). Для субъектов МСП с выплат свыше 1,5 МРОТ в месяц применяется пониженный тариф 15% (ст. 427 НК РФ). При зарплате 40 000 руб. и обычном (не МСП) тарифе взносы за месяц — 12 000 руб. (30%). Взносы уплачиваются ежемесячно, уведомление об исчисленных суммах подаётся в налоговый орган до 25-го числа, уплата — до 28-го числа следующего месяца (ст. 431 НК РФ).

Взносы на травматизм (НС и ПЗ) по ФЗ № 125-ФЗ уплачиваются в СФР по страховому тарифу класса профессионального риска (от 0,2% до 8,5%), ежемесячно.

Отчётность: расчёт 6-НДФЛ (ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала; за год — до 25 февраля), справки о доходах в составе 6-НДФЛ:

расчет сумм налога на доходы физических лиц, исчисленных и удержанных налоговым агентом, за первый квартал, полугодие, девять месяцев - не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом;
— ст. 230 НК РФ, п. 2

Расчёт по страховым взносам (РСВ) — ежеквартально, до 25-го числа месяца после квартала. Персонифицированные сведения ЕФС-1 — в СФР (подраздел 1.1 — при приёме/увольнении и в течение месяца, подраздел 1.2 — ежемесячно не позднее 25-го числа). Всю эту отчётность корректно формирует и отправляет онлайн-сервис для бухгалтерии.

Вывод: при зарплате 40 000 руб./мес вы как налоговый агент удерживаете НДФЛ 13% (5 200 руб., если работник — налоговый резидент или гражданин государства ЕАЭС) либо 30% (12 000 руб., если нерезидент не из ЕАЭС), платите страховые взносы 30% (12 000 руб./мес) + взносы на травматизм по своему классу риска. НДФЛ и взносы перечисляются ежемесячно (уведомление до 25-го, уплата до 28-го), отчётность — 6-НДФЛ и РСВ ежеквартально, ЕФС-1 в СФР по установленным срокам.

Миграционный и иные учёты, воинский учёт, ответственность

Помимо уведомления МВД о трудовом договоре (закрыто в блоке 3), обращаю внимание на смежные обязанности:

1. Миграционный учёт (ФЗ № 109-ФЗ). Постоянно проживающий иностранец регистрируется по месту жительства (а не «по месту пребывания»). Работодателю принять на работу можно без требования, чтобы работник «прописался» именно у работодателя: для иностранца с ВНЖ регистрация по месту жительства — его собственная обязанность, и, как установлено в ранее рассмотренных нормах (ч. 1 ст. 14, ч. 1 ст. 15 ФЗ № 109-ФЗ), она привязана к праву пользования жилым помещением, а не к месту работы. Работодатель каких-либо действий по миграционному учёту работника совершать не обязан.

2. Воинский учёт. Иностранные граждане с ВНЖ, как и граждане, подлежат воинскому учёту только в установленных законом случаях. Иностранные граждане воинскому учёту в РФ не подлежат (за исключением приобретших гражданство РФ). Соответственно, обязанности направлять сведения в военкомат при приёме такого работника у вас не возникает.

3. Ответственность. Основные составы риска для работодателя — ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ (неуведомление/нарушение порядка уведомления МВД — штраф до 800 тыс. руб. для юрлиц) и ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ (привлечение без патента/разрешения, когда они требуются). Поскольку работник с ВНЖ разрешительных документов не требует, реальный риск — именно по ч. 3 ст. 18.15 за неуведомление. Уголовная ответственность по ст. 322.3 УК РФ (фиктивная постановка на миграционный учёт) в вашей ситуации не применима, так как вы не принимающая сторона по миграционному учёту.

Вывод: дополнительных уведомлений, кроме уведомления МВД о заключении/прекращении трудового договора (блок 3), направлять не требуется: для работника с ВНЖ отсутствуют обязанности по миграционному учёту со стороны работодателя и по воинскому учёту. Главный административный риск — штраф по ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ за неуведомление МВД в 3-дневный срок.