Какие справки и документы нужны для подтверждения доходов, налогов и взносов за границей для налоговой в другой стране?

Документы работодателя, подтверждающие работу, зарплату и налог

Ключевая норма — ст. 62 ТК РФ. Она прямо перечисляет справки, которые работник вправе получить, и это ровно те данные, которые запрашивает иностранная налоговая (факт работы, зарплата, страховые взносы):

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется) в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется); справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (В редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 240-ФЗ) Работник, которому работодатель выдал трудовую книжку в соответствии с частью первой настоящей статьи, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю. Сведения о трудовой деятельности (статья 66 1 настоящего Кодекса) у данного работодателя предоставляются работнику в порядке, установленном статьями 66 1 и 84 1 настоящего Кодекса. (Статья в редакции Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ) Глава 11.
— ст. 62 ТК РФ

Эта норма означает для вас: вы вправе письменным заявлением затребовать у российского работодателя в течение трёх рабочих дней заверенные копии: (1) справки о заработной плате, (2) справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, (3) справки о периоде работы у данного работодателя, а также (4) выписки из трудовой книжки и копий приказов о приёме/переводах/увольнении. Все копии заверяются и выдаются безвозмездно. Именно связка «справка о зарплате + справка о взносах + подтверждение периода работы» закрывает требование вашей налоговой о налоговых и социальных платежах.

По налогу отдельно работает п. 3 ст. 230 НК РФ — он прямо обязывает налогового агента (работодателя) по заявлению работника выдать справку установленной формы:

Налоговые агенты выдают физическим лицам по их заявлениям справки о полученных физическими лицами доходах и удержанных суммах налога по форме , утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов. 4. Утратил силу с 1 января 2020 года. - Федеральный закон от 29.09.2019 N 325-ФЗ. 5. В случае неисполнения реорганизованной (реорганизуемой) организацией (независимо от формы реорганизации) до момента завершения реорганизации обязанностей, предусмотренных настоящей статьей, сведения, предусмотренные пунктом 2 настоящей статьи, подлежат представлению правопреемником (правопреемниками) в налоговый орган по месту своего учета. При наличии нескольких правопреемников обязанность каждого из правопреемников при исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей статьей, определяется на основании передаточного акта или разделительного баланса. (п. 5 введен Федеральным законом от 27.11.2017 N 335-ФЗ) 6.
— п. 3 ст. 230 НК РФ

Это означает, что справку о доходах и удержанном НДФЛ обязан выдать именно работодатель как налоговый агент. На практике это форма «Справка о доходах и суммах налога физического лица» (КНД 1175018), утверждённая приказом ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (с отчётности за I квартал 2024 года), а за 2023 год — соответствующая архивная форма. В ней отражаются виды дохода, даты выплат, суммы и удержанный НДФЛ — то есть налоговый блок требования.

Подтверждение факта работы даёт ст. 66.1 ТК РФ:

Лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности: у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя); в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом; в Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью; с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью
— ст. 66.1 ТК РФ

Сведения о трудовой деятельности (в т.ч. СТД-Р) можно получить у работодателя за период работы у него, в СФР или через ЕПГУ — заверенные надлежащим образом.

Вывод по вопросу. Основание вашего права требовать все перечисленные документы — ст. 62 ТК РФ (трёхдневный срок, бесплатность, заверение копий); обязанность выдать справку о доходах и удержанном НДФЛ отдельно закреплена п. 3 ст. 230 НК РФ; подтверждение самого факта работы — ст. 66.1 ТК РФ. По одному письменному заявлению работодателю вы получаете: справку о доходах и суммах налога, справку о зарплате, справку о взносах, справку о периоде работы, сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) и/или выписку из трудовой книжки. Форма этих документов для иностранной налоговой не критична — важно, что в них отражены суммы дохода, налога и взносов.

Подтверждение страховых (социальных) взносов: справки и выписка из ИЛС

Социальный блок (взносы на обязательное пенсионное, социальное, медицинское страхование) подтверждается двумя путями. Первый — справка работодателя о начисленных и фактически уплаченных взносах (она названа в ст. 62 ТК РФ, приведена выше). Второй — документ из СФР о вашем индивидуальном лицевом счёте:

Зарегистрированное (застрахованное) лицо имеет право: (В редакции Федерального закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ) получать бесплатно в органах Фонда, а также через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг по своему обращению способом, указанным им при обращении, сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете (указанные сведения могут быть направлены ему в форме электронного документа, порядок оформления которого определяется Фондом , с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, включая единый портал государственных и муниципальных услуг, а также иным способом, в том числе почтовым отправлением)
— абз. 2 ст. 14 ФЗ № 27-ФЗ

Абз. 3 той же статьи дополняет это право страхователя получить у работодателя копию сведений, которые тот подавал на вас в Фонд и налоговые органы:

получить бесплатно у страхователя копию сведений о себе, представленных страхователем в Фонд и налоговые органы для индивидуального (персонифицированного) учета
— абз. 3 ст. 14 ФЗ № 27-ФЗ

Для вас это означает: если работодатель не выдаёт справку о взносах или уже ликвидирован, вы можете самостоятельно получить в СФР (в т.ч. через ЕПГУ) выписку из индивидуального лицевого счёта, где отражены все периоды работы и суммы начисленных/уплаченных страховых взносов. Это независимый от работодателя источник подтверждения социальных платежей, что особенно ценно при отказе или ликвидации работодателя.

Вывод по вопросу. Уплату страховых (социальных) взносов подтверждают: справка работодателя о начисленных и уплаченных взносах (ст. 62 ТК РФ) и выписка из индивидуального лицевого счёта, выдаваемая СФР (абз. 2 ст. 14 ФЗ № 27-ФЗ). Оба документа можно получить напрямую, причём выписку из ИЛС — без участия работодателя, через СФР или ЕПГУ.

Легализация документов для предъявления за рубежом

Поскольку документы предназначены для иностранной налоговой, возможен вопрос об их легализации/апостилировании. Это регулируется ФЗ от 22.06.2024 № 145-ФЗ. Общее правило о легализации российских документов:

Легализация российских официальных документов осуществляется федеральным органом исполнительной власти, ведающим вопросами иностранных дел, и его территориальными органами - представительствами на территории Российской Федерации в случаях, если такие российские официальные документы предназначены для представления на территориях иностранных государств, которые не являются участниками международных договоров Российской Федерации, отменяющих требование легализации документов. 2. Легализация нотариальных документов осуществляется после подтверждения подлинности подписи нотариуса и оттиска его печати федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере юстиции, или его территориальным органом. 3. Порядок легализации российских официальных документов, форма заявления о легализации российского официального документа, порядок подачи такого заявления, в том числе через многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг, срок рассмотрения такого заявления, перечень оснований для отказа в приеме представленных на легализацию российских официальных документов, перечень оснований для отказа в легализации российских официальных документов, а также форма легализационной отметки и порядок выдачи легализованных российских официальных документов устанавливаются федеральным органом исполнительной власти, ведающим вопросами иностранных дел. 4.
— ст. 4 ФЗ от 22.06.2024 № 145-ФЗ, п. 1

С учётом того, что между страной работы и страной вашего проживания действует договор об избежании двойного налогообложения, легализация требуется прежде всего тогда, когда страна не является участницей международного договора, отменяющего требование легализации (п. 1 ст. 4 прямо увязывает легализацию с отсутствием такого договора). При наличии Гаагской конвенции 1961 года достаточно апостиля, который проставляет МИД России (его территориальные органы).

Вывод по вопросу. Если иностранная налоговая потребует легализации, документы придётся апостилировать (проставляет МИД России) либо легализовать в общем порядке по ст. 4 ФЗ № 145-ФЗ; если страна — участник договора, отменяющего легализацию, апостиль не нужен, а для самого договора об избежании двойного налогообложения обычно достаточно справки о налоговом резидентстве и заверенных справок работодателя.

Если работодатель отказывает или ликвидирован — резервные пути

Здесь важна ветка защиты ваших интересов. Основной источник — ст. 62 ТК РФ (приведена в блоке 1): она очерчивает границу обязанности работодателя — по письменному заявлению и в течение 3 рабочих дней, бесплатно. Если работодатель отказывает или не отвечает, обязанность всё равно не исчезает, а её неисполнение даёт вам право на самостоятельные процессуальные меры.

Если работодателя уже нет (ликвидация, реорганизация), данные о вашем доходе и взносах сохраняются в государственных системах. По ст. 62 ТК РФ вы могли бы требовать документы только у действующего работодателя, поэтому при его отсутствии следует опираться на:
— выписку из индивидуального лицевого счёта в СФР (абз. 2 ст. 14 ФЗ № 27-ФЗ, блок 2) — там отражены периоды работы и уплаченные взносы;
— сведения о доходах, которые налоговый агент ежегодно сдавал в налоговый орган (п. 2 ст. 230 НК РФ): если нужно, эти данные можно получить в налоговом органе/через личный кабинет налогоплательщика;
— сведения о трудовой деятельности (СТД-Р), которые формирует СФР (ст. 66.1 ТК РФ).

Сам факт отказа работодателя выдать заверенные документы, названные в ст. 62 ТК РФ, является нарушением трудового законодательства и может быть обжалован (в т.ч. в государственную инспекцию труда и суд); после получения письменного отказа либо истечения 3-дневного срока вы вправе требовать их выдачи.

Вывод по вопросу. При отказе работодателя — подайте письменное заявление по ст. 62 ТК РФ (срок ответа 3 рабочих дня), при бездействии обжалуйте в ГИТ или суд. При ликвидации работодателя нужные данные получайте напрямую: выписка из ИЛС в СФР, сведения о доходах/налоге из налогового органа (по п. 2 ст. 230 НК РФ), СТД-Р из СФР — это полноценная замена документам, которые выдал бы работодатель. Факт отказа сам по себе не лишает вас возможности подтвердить доход и взносы перед иностранной налоговой.

Роль договора об избежании двойного налогообложения и справки о резидентстве

Поскольку между страной вашего проживания и страной работы действует ДИДН, приоритет его положений над национальным законом прямо закреплён в НК РФ:

Если международным договором Российской Федерации установлены иные правила и нормы, чем предусмотренные настоящим Кодексом и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, применяются правила и нормы международных договоров Российской Федерации. (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 243-ФЗ ) 2. Лицом, имеющим фактическое право на доходы, в целях настоящего Кодекса признается лицо (иностранная структура без образования юридического лица), которое в силу прямого и (или) косвенного участия в организации, контроля над организацией (иностранной структурой без образования юридического лица) либо в силу иных обстоятельств имеет право самостоятельно пользоваться и (или) распоряжаться доходом, полученным этой организацией (иностранной структурой без образования юридического лица). Лицом, имеющим фактическое право на доходы, в целях настоящего Кодекса также признается лицо (иностранная структура без образования юридического лица), в интересах которого иное лицо (иная иностранная структура без образования юридического лица) правомочно распоряжаться доходом, полученным организацией (иностранной структурой без образования юридического лица), указанной в абзаце первом настоящего пункта, или непосредственно таким иным лицом (иной иностранной структурой без образования юридического лица).
— ст. 7 НК РФ, п. 1

Для вас это означает: правила о том, как именно подтверждается доход и налог для целей зачёта/освобождения в стране проживания, определяются прежде всего самим договором об избежании двойного налогообложения. Практически иностранная налоговая обычно просит два пакета: (1) документы, подтверждающие фактическую работу и уплаченный налог в стране работы (справка о доходах и суммах налога по п. 3 ст. 230 НК РФ, справки по ст. 62 ТК РФ, выписка из ИЛС по ст. 14 ФЗ № 27-ФЗ — всё это у вас уже есть), и (2) подтверждение налогового резидентства страны работы — справку о статусе налогового резидента РФ, которую выдаёт налоговый орган по заявлению налогоплательщика.

Вывод по вопросу. Наличие ДИДН означает, что зачёту/освобождению подлежит именно налог, фактически удержанный в стране работы, — а его факт и размер подтверждается справкой о доходах и суммах налога (КНД 1175018) и, при необходимости, справкой о налоговом резидентстве РФ. Документы, названные в блоках 1–2, полностью закрывают это требование иностранной налоговой.

Денежные последствия задержки выдачи документов

Если работодатель задерживает справки или отказывает, защитную ветку обеспечивает ст. 236 ТК РФ в части, касающейся любых причитающихся работнику выплат:

При нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже одной сто пятидесятой действующей в это время ключевой ставки Центрального банка Российской Федерации от начисленных, но не выплаченных в срок сумм и (или) не начисленных своевременно сумм в случае, если вступившим в законную силу решением суда было признано право работника на получение неначисленных сумм, за каждый день задержки начиная со дня, следующего за днем, в который эти суммы должны были быть выплачены при своевременном их начислении в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, трудовым договором, по день фактического расчета включительно. При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. (В редакции Федерального закона от 30.01.2024 № 3-ФЗ) Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
— ст. 236 ТК РФ

Применительно к вашей ситуации: названная норма напрямую касается денежных выплат (зарплата, расчёт при увольнении), а не выдачи справок как таковой. Однако если задержка/невыдача документов фактически заблокировала причитающиеся вам выплаты либо причинила ущерб (например, иностранная налоговая доначислила налог из-за невозможности подтвердить уже уплаченный), вы вправе ставить вопрос о возмещении убытков и компенсации морального вреда в судебном порядке наряду с требованием о выдаче документов по ст. 62 ТК РФ.

Вывод по вопросу. Основной механизм защиты — письменное заявление по ст. 62 ТК РФ с трёхдневным сроком и последующее обжалование (ГИТ, суд); денежную компенсацию ст. 236 ТК РФ можно применить к задержанным причитающимся суммам и, при доказанном ущербе, к убыткам от невыдачи подтверждающих документов.