Может ли компания оплатить авиабилеты постороннему человеку, который летит вместе с директором в командировку, и какие налоговые последствия?

Может ли компания оплатить билет лицу, не состоящему с ней в трудовых или гражданско-правовых отношениях

Правовое основание оплаты проезда в командировку привязано к статусу работника. Служебная командировка — это поездка именно работника по поручению работодателя.

В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. 20. Работнику при направлении его в командировку на территорию иностранного государства дополнительно возмещаются: а) расходы на оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов; б) обязательные консульские и аэродромные сборы; в) сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта; г) расходы на оформление обязательной медицинской страховки; д) иные обязательные платежи и сборы. 21. Возмещение иных расходов, связанных с командировками, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы, в порядке и размерах, которые предусмотрены абзацем вторым пункта 9 настоящего Положения. 22. Работнику в случае его временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту постоянного жительства. За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации. 23.
— п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501

Положение о командировках прямо очерчивает круг лиц, чьи поездки могут оплачиваться как командировочные: «В командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем». Друг директора, не оформленный в компании и не состоящий с ней ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях, в этот круг не входит. Значит, оформить поездку «как командировку» этого человека нельзя — приказа о направлении в командировку лица, не являющегося работником, быть не может, и билет нельзя возместить по правилам ст. 168 ТК РФ.

Если компания тем не менее оплачивает билет постороннему лицу без встречного предоставления (он не оказывает компании никаких услуг, не выполняет работ), по своей гражданско-правовой природе это безвозмездная передача имущества в пользу этого лица, то есть дарение.

По договору дарения одна сторона (даритель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (одаряемому) вещь в собственность либо имущественное право (требование) к себе или к третьему лицу либо освобождает или обязуется освободить ее от имущественной обязанности перед собой или перед третьим лицом
— п. 1 ст. 572 ГК РФ

По договору дарения одна сторона безвозмездно передаёт другой стороне вещь либо освобождает её от имущественной обязанности. Оплатив билет друга директора, компания фактически освобождает его от обязанности заплатить перевозчику, то есть совершает в его пользу безвозмездную передачу. Само по себе это не запрещено (между юридическим лицом и гражданином дарение, не связанное с предпринимательскими отношениями, законом не запрещается), но для компании это расход, не связанный с её деятельностью, что влечёт последствия по налогу на прибыль и НДФЛ (см. вопросы 2 и 3).

Можно ли это легализовать оформительскими мерами, зависит от реальной цели поездки:

• если человек действительно привлекался компанией к решению деловых задач (переговоры, сопровождение сделки, услуги переводчика, консультанта) — с ним заключается гражданско-правовой договор на оказание услуг на время поездки, и оплата билета становится элементом вознаграждения/компенсацией по договору; тогда такая оплата может рассматриваться как связанная с деятельностью компании;
• если поездка носит чисто личный характер (друг просто летит вместе с директором) — никакое оформление (приказ, договор) не изменит экономического содержания операции: это безвозмездная выплата в пользу постороннего, и она не может быть признана ни командировочными, ни представительскими расходами.

Вывод: как командировку оплатить билет постороннему лицу нельзя — это противоречит п. 2 Положения о командировках (командируются только работники, состоящие в трудовых отношениях). Оплата возможна, но либо как безвозмездная передача (дарение) в пользу друга директора — с налоговыми последствиями, либо как исполнение гражданско-правового договора возмездного оказания услуг, если поездка реально связана с интересами компании и это документально подтверждено. Решение «можно/нельзя» определяется не оформлением, а реальным содержанием поездки.

Налог на прибыль: можно ли учесть стоимость билета в расходах

Расходы для целей налога на прибыль должны быть экономически оправданы, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода.

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода
— п. 1 ст. 252 НК РФ

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, а расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Билет на самолёт для лица, которое не является работником компании и не привлечено к её деятельности по договору, этим критериям не отвечает: он не связан с получением дохода, и обосновать его «производственную» необходимость нечем (нет ни служебного задания, ни договора, ни подтверждения участия в деловых мероприятиях).

Ст. 252 НК РФ прямо называет среди документов, косвенно подтверждающих расходы, в том числе приказ о командировке и проездные документы. Но сам по себе билет без приказа о командировке и без трудового/гражданско-правового статуса пассажира закрывает документальное подтверждение именно как командировочного расхода.

Развилка по фактам о цели поездки:

• если поездка связана с интересами компании и оформлена договором оказания услуг (переводчик, консультант, деловой партнёр, участник переговоров) с подтверждением (программа, письма, отчёты, акты) — стоимость билета можно относить к расходам как связанную с деятельностью, направленной на получение дохода;
• если это личное сопровождение — расход не учитывается при налогообложении прибыли. Тогда, помимо исключения суммы из «налоговых» расходов, возникает риск: если расход уже был отнесён на затраты, налоговый орган при проверке снимет его и доначислит налог на прибыль со штрафом по ст. 122 НК РФ.

Если организация применяет УСН, стоимость билета постороннему также не входит в закрытый перечень учитываемых расходов и уменьшить на неё налоговую базу нельзя.

Вывод: расход на билет постороннего лица в общем случае нельзя учесть для целей налога на прибыль (и при УСН) — он не является экономически оправданным и не связан с деятельностью компании. Учесть его можно только при документально подтверждённой деловой цели поездки и оформлении гражданско-правовых отношений с этим лицом. Иначе — риск снятия расхода и доначисления налога со штрафом по п. 1 ст. 122 НК РФ (20% неуплаченной суммы).

НДФЛ: возникает ли у «друга директора» доход и кто платит налог

Оплата за физическое лицо товаров (работ, услуг) признаётся его доходом в натуральной форме.

К доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся: 1) оплата (полностью или частично) за него организациями или индивидуальными предпринимателями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика
— подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ

К доходам в натуральной форме прямо отнесена оплата (полностью или частично) за налогоплательщика организациями товаров (работ, услуг) в интересах налогоплательщика. Оплатив билет за друга директора, компания создаёт ему доход в натуральной форме — стоимость билета.

Грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, предусмотренного пунктом 2 настоящей статьи, (В редакции федеральных законов от 09.07.1999 № 154-ФЗ; от 23.07.2013 № 248-ФЗ) влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей
— п. 1 ст. 120 НК РФ

Налоговая база по НДФЛ учитывает все доходы, полученные как в денежной, так и в натуральной форме. То есть у пассажира возникает объект обложения НДФЛ вне зависимости от того, назвали ли операцию «дарением», «командировкой» или «представительскими расходами». Освобождения для такого дохода глава 23 НК РФ не устанавливает (поскольку лицо не работник, нормы-исключения для командировочных и компенсаций ст. 217 НК РФ к нему не применяются).

Кто обязан исчислить и удержать налог:

1. Российские организации, индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты, а также обособленные подразделения или постоянные представительства иностранных организаций в Российской Федерации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в пункте 2 настоящей статьи, обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить сумму налога, исчисленную в соответствии со статьей 225 настоящего Кодекса с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей. Налог с доходов адвокатов исчисляется, удерживается и уплачивается коллегиями адвокатов, адвокатскими бюро и юридическими консультациями. (В редакции федеральных законов от 29.12.2000 № 166-ФЗ, от 31.12.2002 № 187-ФЗ, от 27.07.2006 № 137-ФЗ, от 24.07.2007 № 216-ФЗ, от 23.11.2020 № 372-ФЗ, от 31.07.2023 № 389-ФЗ) Указанные в абзаце первом настоящего пункта лица именуются в настоящей главе налоговыми агентами. (В редакции Федерального закона от 27.07.2006 № 137-ФЗ) Если иное не предусмотрено пунктом 2 или абзацем вторым пункта 6 статьи 226 1 настоящего Кодекса, налоговыми агентами признаются также российские организации и индивидуальные предприниматели, осуществляющие выплаты по договорам купли-продажи (мены) ценных бумаг, заключенным ими с налогоплательщиками.
   — п. 1 ст. 226 НК РФ

Компания, от которой физическое лицо получило доход, признаётся налоговым агентом и обязана исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить НДФЛ. При выплате дохода в натуральной форме удержать налог из денежных выплат этому лицу компания не может (он не работник, иных выплат ему она не производит). В таком случае налоговый агент обязан в установленном порядке уведомить налоговый орган о невозможности удержания налога, после чего НДФЛ уплачивает уже сам гражданин. При этом важно: доход в натуральной форме не освобождается от налога — меняется лишь порядок его уплаты (не через агента, а самим гражданином по уведомлению налогового органа).

Последствие для компании:

Неправомерное неудержание и (или) неперечисление (неполное удержание и (или) перечисление) в установленный настоящим Кодексом срок сумм налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, (В редакции федеральных законов от 09.07.1999 № 154-ФЗ; от 27.07.2010 № 229-ФЗ; от 27.12.2018 № 546-ФЗ) влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению
— п. 1 ст. 123 НК РФ

Неправомерное неудержание и (или) неперечисление налога, подлежащего удержанию и перечислению налоговым агентом, влечёт штраф 20% от суммы, подлежащей удержанию и (или) перечислению. То, что удержать налог из дохода в натуральной форме технически невозможно, не освобождает компанию от обязанности как налогового агента правильно отразить эту операцию.

Вывод: у друга директора возникает облагаемый доход в натуральной форме в размере стоимости билета (подп. 1 п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 210 НК РФ); у компании — обязанности налогового агента (п. 1 ст. 226 НК РФ), включая уведомление налогового органа о невозможности удержания. Если компания этот доход не отразит, ей грозит штраф по п. 1 ст. 123 НК РФ (20%); НДФЛ по ставке 13% (15% с превышения порога) в итоге должен быть уплачен с этого дохода.

Страховые взносы на стоимость оплаченного билета

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты именно в рамках трудовых отношений либо по гражданско-правовым договорам на выполнение работ/оказание услуг.

Объектом обложения страховыми взносами для плательщиков, указанных в абзацах втором и третьем подпункта 1 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса, если иное не предусмотрено настоящей статьей, признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (за исключением вознаграждений, выплачиваемых лицам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 419 настоящего Кодекса): 1) в рамках трудовых отношений
— п. 1 ст. 420 НК РФ

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений (а также по ГПД на выполнение работ, оказание услуг — подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Друг директора не состоит с компанией ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях, поэтому стоимость его билета не образует объекта обложения страховыми взносами — но именно потому, что он не работник и не исполнитель по договору. Как только с ним будет заключён гражданско-правовой договор на оказание услуг, оплата по этому договору попадёт под взносы (по ГПД — на ОПС и ОМС).

все виды установленных законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных: с возмещением вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья; с возмещением расходов на оплату жилого помещения, питания и продуктов, топлива, или их оплатой, или их бесплатным предоставлением, а также с возмещением расходов на оплату коммунальных услуг или их оплатой; (В редакции Федерального закона от 23.11.2020 № 374-ФЗ) с оплатой стоимости и (или) выдачей полагающегося натурального довольствия, а также с выплатой денежных средств взамен этого довольствия; с оплатой стоимости питания, спортивного снаряжения, оборудования, спортивной и парадной формы, получаемых спортсменами и работниками физкультурно-спортивных организаций для тренировочного процесса и участия в спортивных соревнованиях, а также спортивными судьями для участия в спортивных соревнованиях;
— подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ

Из-под обложения взносами выведены, в частности, компенсационные выплаты, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это исключение работает только для работников по трудовому договору, поэтому к постороннему лицу не применяется. Здесь нет «компенсационной» природы — это доход, но он не облагается взносами формально из-за отсутствия объекта обложения (нет ни трудового, ни ГПД).

Вывод: для компании, оплатившей билет постороннему лицу, объект обложения страховыми взносами не возникает (п. 1 ст. 420 НК РФ) — не потому, что операция не облагается по своей природе, а потому что лицо не состоит с ней ни в трудовых, ни в гражданско-правовых отношениях. Это не создаёт налоговой выгоды бухгалтерии: уход от взносов возможен только при отсутствии договора, но тогда неизбежно возникают вопросы по налогу на прибыль (см. блок 2) и НДФЛ (блок 3).

Бухгалтерский учёт и ответственность за нарушение правил учёта

Отражение операции, не связанной с деятельностью компании, при её «замаскировке» под командировочный расход создаёт риски по ст. 120 НК РФ.

Те же деяния, если они повлекли занижение налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), (В редакции федеральных законов от 09.07.1999 № 154-ФЗ; от 03.07.2016 № 243-ФЗ) влекут взыскание штрафа в размере двадцати процентов от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее сорока тысяч рублей
— п. 3 ст. 120 НК РФ

Грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения, если оно повлекло занижение налоговой базы, влечёт штраф 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей. Если стоимость билета неправомерно включена в расходы (по налогу на прибыль) или не отражён доход (по НДФЛ), возможна как ответственность налогоплательщика по ст. 122 НК РФ, так и ответственность за грубое нарушение правил учёта по ст. 120 НК РФ.

Неуплата или неполная уплата сумм налога (сбора, страховых взносов) в результате занижения налоговой базы (базы для исчисления страховых взносов), иного неправильного исчисления налога (сбора, страховых взносов) или других неправомерных действий (бездействия), если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных статьями 129 3 и 129 5 настоящего Кодекса, (В редакции Федерального закона от 03.07.2016 № 243-ФЗ) влечет взыскание штрафа в размере 20 процентов от неуплаченной суммы налога
— п. 1 ст. 122 НК РФ

Неуплата или неполная уплата налога в результате занижения налоговой базы либо иного неправильного исчисления влечёт штраф 20% от неуплаченной суммы (при умышленном совершении — 40%). Если налоговый орган квалифицирует учёт билета постороннего как занижение базы по налогу на прибыль, применяется именно эта санкция.

Практическое требование к бухгалтерии: если операция всё же проводится, экономическое содержание должно совпадать с оформлением. Проведение билета постороннего через подотчёт директора как «командировочного» расхода, без приказа и без подтверждения деловой цели, — это и есть искажение факта хозяйственной жизни, за которое отвечает в том числе главный бухгалтер. Правильная (безопасная) квалификация — либо договор возмездного оказания услуг с реальной деловой целью, либо безвозмездная передача (дарение) с отражением дохода у получателя и без принятия в расходы по прибыли.

Вывод: бухгалтерия права, возражая против «командировочного» оформления билета на постороннего — такое проведение искажает учёт и влечёт ответственность. За необоснованное отнесение на расходы и неотражение дохода грозят штрафы по ст. 120 НК РФ (от 40 000 руб. при занижении базы) и ст. 122 НК РФ (20% неуплаченного налога), а при неисполнении обязанностей налогового агента — по ст. 123 НК РФ (20%).

Ветка защиты: может ли компания вообще отказаться от оплаты и что делать, если билет уже куплен

Если поездка постороннего носит личный характер, надёжный вариант — вообще не проводить её через компанию: оплатить билет за счёт личных средств директора или самого пассажира. Тогда дохода в натуральной форме не возникает (некому его выплачивать), нет вопроса о налоговом агенте и о расходах по прибыли. Процитированные в предыдущих блоках нормы демонстрируют, что любое проведение такой оплаты через компанию порождает налоговые обязанности; отказ от такого проведения — законен и не влечёт санкций.

Если билет уже оплачен через компанию, юридически корректных вариантов два:

1. Деловая цель реальна — оформить гражданско-правовой договор возмездного оказания услуг с приложением подтверждений (программа поездки, письма, приглашения, отчёт/акт). Тогда оплата проезда — часть исполнения договора, доход у гражданина возникает как вознаграждение, компания выступает налоговым агентом по НДФЛ, а по ГПД начисляются страховые взносы на ОПС и ОМС (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Этот вариант снимает вопрос и по прибыли — расход связан с деятельностью, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

2. Деловая цель отсутствует — квалифицировать оплату как безвозмездную передачу (дарение) в пользу физического лица: у получателя возникает доход в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ), компания обязана отразить доход и исполнить обязанности налогового агента (п. 1 ст. 226 НК РФ) с уведомлением налогового органа о невозможности удержания; в расходы по прибыли сумма не принимается.

Во втором случае корректная позиция для бухгалтерии — настаивать на переквалификации: не оформлять операцию как командировочную (п. 2 Положения о командировках к постороннему неприменим), а отразить её по существу с соответствующими налоговыми последствиями.

Вывод: самый безопасный путь — не проводить личные расходы постороннего через компанию. Если оплата уже состоялась, выбор между двумя законными схемами: договор возмездного оказания услуг (при реальной деловой цели — с НДФЛ и взносами, но с правом учесть расход) либо безвозмездная передача (с доходом в натуральной форме у получателя и без учёта в расходах). «Командировочное» оформление без трудового статуса пассажира и без деловой цели — путь к доначислениям и штрафам по ст. 120, 122, 123 НК РФ.