Запрос выписки из личного дела при переходе на контракт в другую государственную службу

Переход с государственной службы в надзорном органе на контрактную службу в пограничном ведомстве: запрос документов с предыдущего места службы

Анализ вашей ситуации

Вы планируете перейти с государственной службы в одном ведомстве (надзор и охрана) на контрактную службу в другом государственном органе, связанном с контролем на границе. Ключевой вопрос — обязательно ли новое место работы будет запрашивать характеристику или выписку из вашего личного дела с предыдущего места службы и как эта процедура осуществляется.

Применимые правовые нормы

1. Правовая основа перехода между ведомствами

Перевод военнослужащих между федеральными органами исполнительной власти, в которых предусмотрена военная служба, прямо предусмотрен законодательством.

"Военнослужащие могут быть переведены для дальнейшего прохождения военной службы: ... в) из одного федерального органа исполнительной власти или федерального государственного органа, в котором предусмотрена военная служба, в другой федеральный орган исполнительной власти или федеральный государственный орган, в котором предусмотрена военная службы." (Источник: Указ Президента РФ от 16.09.1999 N 1237, статья 17, пункт 1)

"Указанный перевод военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, производится в персональном порядке - с их согласия или по их просьбе." (Источник: Указ Президента РФ от 16.09.1999 N 1237, статья 17, пункт 2)

Это означает, что ваш переход регулируется установленными процедурами перевода, а не поступлением на службу как новичок.

2. Обязанность ведения личных дел

Законодательство предусматривает обязательное ведение личных дел на сотрудников силовых ведомств.

"На военнослужащих и гражданский персонал органов федеральной службы безопасности оформляются личные дела. Порядок ведения и хранения личных дел военнослужащих и гражданского персонала органов федеральной службы безопасности определяется руководителем федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности..." (Источник: Федеральный закон от 03.04.1995 N 40-ФЗ "О федеральной службе безопасности", статья 16.1)

Аналогичные нормы существуют и для других силовых ведомств, что подтверждается наличием детальных положений о ведении личных дел в органах внутренних дел.

3. Запрос документов между ведомствами

Нормативные акты предусматривают возможность и порядок запроса характеризующих документов при переводе между государственными органами.

"Руководитель федерального органа исполнительной власти в сфере внутренних дел или уполномоченный руководитель по межведомственным запросам руководителей иных государственных органов направляет им расчет выслуги лет, копию послужного списка, заключение по результатам последней аттестации и иные характеризующие служебную деятельность сотрудника органов внутренних дел документы и информацию при его поступлении (переводе) на службу (работу) в соответствующий государственный орган..." (Источник: Федеральный закон от 30.11.2011 N 342-ФЗ "О службе в органах внутренних дел Российской Федерации", статья 39, пункт 4)

Эта норма, хотя и относится к ОВД, демонстрирует общий принцип взаимодействия ведомств при переводе сотрудников. Аналогичные механизмы, вероятно, существуют и для других силовых структур, включая пограничные ведомства.

4. Процедура перевода и заключения нового контракта

При переводе оформляется новый контракт с принимающим ведомством.

"г) при переводе из Вооруженных Сил Российской Федерации в федеральный орган исполнительной власти или федеральный государственный орган, в котором предусмотрена военная служба, и наоборот, а также из одного федерального органа исполнительной власти или федерального государственного органа, в котором предусмотрена военная служба, в другой." (Источник: Указ Президента РФ от 16.09.1999 N 1237, статья 9, пункт 1)

"Новый контракт с указанным военнослужащим заключается в день его зачисления в федеральный орган исполнительной власти или федеральный государственный орган, в который он переведен..." (Источник: Указ Президента РФ от 16.09.1999 N 1237, статья 17, пункт 5)

5. Сведения, которые могут запрашиваться

Из предоставленных документов видно, какие сведения обычно интересуют ведомства при оценке кандидата. В образце справки-объективки указываются:

"14. Государственные награды Российской Федерации, ведомственные награды... 15. Неснятые дисциплинарные взыскания, взыскания за коррупционные правонарушения..." (Источник: Приказ МВД России от 24.11.2020 N 800, Приложение N 9 "Справка-объективка")

Также важны сведения об аттестациях, которые проводятся для оценки соответствия военнослужащего занимаемой должности.

Выводы и рекомендации

1. Запрос документов с предыдущего места службы является стандартной процедурой. При переводе военнослужащего из одного силового ведомства в другое новое ведомство, как правило, запрашивает характеризующие документы с предыдущего места службы. Это делается для оценки вашего профессионального уровня, дисциплинарной истории, наличия наград и взысканий.

2. Инициатива запроса исходит от нового ведомства. Вам не нужно самостоятельно обращаться в предыдущее ведомство за выпиской из личного дела. Новый работодатель (пограничное ведомство) направит соответствующий межведомственный запрос в ваше предыдущее ведомство в рамках процедуры проверки кандидата.

3. Процедура перевода оформляется официально. Перевод осуществляется по согласованию между руководителями ведомств (или уполномоченными лицами) с вашего согласия. В день зачисления в новое ведомство с вами заключается новый контракт.

4. Для вас как кандидата ключевые шаги:

   • Подать рапорт (заявление) о переводе в принимающее ведомство.
   • Предоставить документы, которые запрашивает новое ведомство непосредственно у вас (как правило, это заявление, анкета, документы об образовании, автобиография и др.).
   • Дать согласие на проведение проверок, включая проверку достоверности предоставленных сведений.
   • Пройти необходимые процедуры (медицинское освидетельствование, проверку профессиональной психологической пригодности и т.д.).

5. Особенности для пограничных ведомств: Поскольку в предоставленном контексте отсутствуют прямые нормы, регулирующие конкретно пограничную службу, рекомендуется уточнить особенности процедуры непосредственно в том ведомстве, куда вы планируете перейти. Порядок может иметь нюансы, установленные внутренними нормативными актами Федеральной службы безопасности Российской Федерации или Пограничной службы ФСБ России.

Рекомендация: Для получения наиболее точной информации о процедуре перехода и конкретном перечне документов обратитесь в кадровый орган (отдел кадров) того пограничного ведомства, куда вы планируете устроиться. Они разъяснят действующий порядок с учетом специфики своей организации.