Нумерация листов в деле при нестандартном расположении текста
В описанной вами ситуации вы столкнулись с распространённой проблемой, когда формальные правила нумерации вступают в логическое противоречие с фактическим расположением текста документа. Давайте разберемся, как действовать в рамках действующих нормативных требований.
Анализ действующих норм о нумерации листов
Ключевое правило, устанавливающее технику нумерации, очень конкретно и не предполагает исключений, связанных с тем, с какой стороны начинается текст документа.
"все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором."
Вы проставили нумерацию именно так, как того требует норма — в правом верхнем углу каждого листа. Это совершенно верный и законный подход. Подчерки, что порядковый номер присваивается физическому листу, а не логической странице документа. Если документ напечатан так, что его первая страница приходится на оборотную сторону другого листа, это не меняет порядок нумерации разворота как двух последовательных листов.
Исключения из этого правила касаются совершенно других типов объектов:
"Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа."
Поскольку текстовые документы, пусть даже с началом на левой стороне разворота, не относятся к категории “иллюстративных”, никакого переноса нумерации на левую сторону для них не предусмотрено.
Как исправить ситуацию: ошибка или особенность?
Теперь главный вопрос: считать ли сложившуюся ситуацию ошибкой, требующей перенумерации? Ответ — нет. Вы не ошиблись, проставив номер в правом верхнем углу. Это было сделано в строгом соответствии с правилами. Однако само наличие таких документов в деле является его особенностью, которую необходимо задокументировать, чтобы у тех, кто будет работать с делом в будущем, не возникло вопросов.
Перенумерация всего дела была бы уместна, если бы вы массово проставляли номера не в том месте (например, в левом верхнем углу). Процедура предназначена именно для исправления ошибок:
"В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа..."
В вашем же случае ошибок нет, есть объективная особенность расположения текста части документов. Проводить перенумерацию, зачеркивать номера и создавать новый лист-заверитель не требуется и даже вредно, так как это замусорит дело исправлениями там, где их быть не должно.
Практические рекомендации по оформлению
Ваша задача — не исправлять нумерацию, а разъяснить ее особенности во внутренней описи и листе-заверителе. Это полностью соответствует правилам, которые прямо предписывают оговаривать особенности нумерации в заверительном листе:
"Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются... особенности нумерации номеров дела..."
Вот что вам следует сделать:
- Ничего не перенумеровывать. Оставьте номера листов в правом верхнем углу как есть. Это не является нарушением.
- Четко отразить ситуацию во внутренней описи. При заполнении графы "Номера листов дела" для таких документов вы можете указать оба номера через дробь (например, "5/6"), если логически единый документ занимает два листа. Однако по смыслу правил опись все же привязывается к физическому листу. Самый безопасный и правильный способ — в графе «Примечания» внутренней описи или в заголовке документа сделать пометку, например: «Документ начинается на обороте л. 5 и продолжается на л. 6». Это снимет все вопросы.
- Обязательно зафиксировать особенности в листе-заверителе. Это самый важный шаг. В листе-заверителе, в разделе, где оговариваются особенности нумерации, сделайте запись примерно следующего содержания: «В деле имеются документы (л. 5-6, 15-17...), текст которых начинается на оборотной стороне листа, в связи с чем нумерация, проставленная в правом верхнем углу, не совпадает с последовательностью чтения разворота».
Таким образом, вы сохраните формально безупречную нумерацию и одновременно дадите исчерпывающие пояснения для любого, кто в будущем откроет дело. Сохранение текущей нумерации без этих пометок было бы не нарушением, а недочетом, который может ввести в заблуждение. Ваши же действия полностью соответствуют духу и букве делопроизводственных правил.
Если у вас остаются сомнения в правильности оформления конкретных документов, вы всегда можете проконсультироваться со специалистом по архивному делу или адвокатом перед утверждением описи.
