Согласно ст. 16 ТК РФ, трудовые отношения возникают не только при подписании трудового договора, но и на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя, даже если договор не был оформлен надлежащим образом. В вашей ситуации сотрудники ПВЗ уже выполняли трудовую функцию в 2025 году, поэтому трудовые отношения считаются возникшими с момента фактического начала работы, а не с даты, когда вы планируете подписать договор. Оформление сотрудников только с текущей даты, при том что они реально работали ранее, не соответствует закону — работодатель обязан зафиксировать отношения с даты фактического допуска, а не задним числом произвольно выбрать более позднюю дату.
Трудовые отношения между работником и работодателем возникают также на основании фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя в случае, когда трудовой договор не был надлежащим образом оформлен.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 16
Данный вывод подтверждается ст. 67 ТК РФ, которая обязывает работодателя оформить трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения сотрудника к работе. Если сотрудники приступили к обязанностям, допустим, в январе 2025 года, а вы оформляете их только сейчас, это является нарушением срока оформления. Оформить договор "текущей датой" без отражения реальной даты начала работы — значит исказить фактические обстоятельства, что противоречит императивному требованию этой нормы.
Трудовой договор, не оформленный в письменной форме, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его уполномоченного на это представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех рабочих дней со дня фактического допущения работника к работе.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 67
Сдача нулевой отчетности по НДФЛ и страховым взносам за месяцы, когда сотрудники фактически получали заработную плату, невозможна. Ст. 230 НК РФ возлагает на налогового агента (вашу организацию) обязанность вести учет доходов физических лиц и представлять расчет сумм НДФЛ и сведения о доходах за каждый налоговый период. Если работники получали доход, он должен быть отражен в отчетности. Представление нулевого расчета при фактическом наличии дохода является представлением заведомо недостоверных сведений, что рассматривается как нарушение налогового законодательства.
Статья 230 НК РФ устанавливает обязанность налоговых агентов вести учет доходов физических лиц, исчисленных и удержанных налогов, а также представлять в налоговый орган расчет сумм НДФЛ и сведения о доходах физических лиц за налоговый период. Налоговые агенты обязаны представлять расчет за первый квартал, полугодие, девять месяцев не позднее 25-го числа месяца, следующего за соответствующим периодом, за год - не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом. Сведения о доходах физических лиц представляются не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.
— Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая), ст. 230
Статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» прямо запрещает принимать к учету документы, оформляющие не имевшие места факты хозяйственной жизни. Если вы оформите кадровые документы задним числом или составите нулевые расчеты, когда доходы фактически выплачены, такие документы будут признаны фиктивными (мнимыми). Закон требует, чтобы первичный учетный документ составлялся при совершении факта хозяйственной жизни или непосредственно после его окончания — то есть зарплатные ведомости и табели должны отражать реальную работу в те дни, когда она выполнялась.
Статья 9. Первичные учетные документы 1. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Не допускается принятие к бухгалтерскому учету документов, которыми оформляются не имевшие места факты хозяйственной жизни, в том числе лежащие в основе мнимых и притворных сделок. ... 3. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.
— Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», ст. 9
За неофициальное трудоустройство (уклонение от оформления трудового договора) предусмотрена административная ответственность по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц штраф от 10 000 до 20 000 рублей, для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей. Это прямое последствие того, что вы не заключили письменные договоры при фактическом допуске сотрудников к работе.
- Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, - влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
— Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, ст. 5.27
Непредставление в налоговый орган сведений по работникам за 2025 год в установленный срок (25 февраля 2026 года за год, а также промежуточные периоды) или представление нулевых расчетов вместо правильных влечет ответственность по ст. 15.6 КоАП РФ. Штраф на должностных лиц составляет от 300 до 500 рублей, но главное — сам факт нарушения фиксируется. Если налоговая уже направила запрос, игнорирование его или предоставление заведомо недостоверных данных может быть квалифицировано как непредставление сведений либо представление искаженных сведений, что также подпадает под эту статью.
- Непредставление в установленный законодательством о налогах и сборах срок либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, - влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.
— Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, ст. 15.6
При значительных суммах неудержанного НДФЛ и неуплаченных страховых взносов возможна уголовная ответственность. Ст. 199 УК РФ предусматривает наказание за уклонение от уплаты налогов и страховых взносов путем непредставления декларации или включения заведомо ложных сведений в крупном размере (свыше 18 750 000 рублей за три финансовых года подряд). Если вы не подавали расчеты по страховым взносам и не удерживали НДФЛ, а суммы задолженности достигнут этого порога, руководителю грозит уголовное преследование.
Статья 199. Уклонение от уплаты налогов, сборов, подлежащих уплате организацией, и (или) страховых взносов, подлежащих уплате организацией - плательщиком страховых взносов ... путем непредставления налоговой декларации (расчета) или иных документов, представление которых в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах является обязательным, либо путем включения в налоговую декларацию (расчет) или такие документы заведомо ложных сведений, совершенное в крупном размере, - ... Примечания. 1. Крупным размером ... признается сумма налогов, сборов, страховых взносов, превышающая за период в пределах трех финансовых лет подряд восемнадцать миллионов семьсот пятьдесят тысяч рублей, особо крупным размером - сумма, превышающая за период в пределах трех финансовых лет подряд...
— Уголовный кодекс Российской Федерации, ст. 199
Кроме того, ст. 199.1 УК РФ устанавливает ответственность за неисполнение обязанностей налогового агента — то есть за то, что организация не удержала и не перечислила НДФЛ с заработной платы сотрудников. Если это совершено в личных интересах (например, экономия на налогах) и в крупном размере, наступает уголовная ответственность. Однако примечание 2 к этой статье позволяет освободиться от ответственности, если полностью уплатить суммы неудержанного налога, пени и штраф — это может быть использовано для минимизации рисков.
Статья 199.1. Неисполнение обязанностей налогового агента... 1. Неисполнение в личных интересах обязанностей налогового агента по исчислению, удержанию или перечислению налогов и (или) сборов... совершенное в крупном размере... наказывается... Примечания. 1. Крупным размером... признается сумма налогов и (или) сборов, превышающая за период в пределах трех финансовых лет подряд восемнадцать миллионов семьсот пятьдесят тысяч рублей... 2. Лицо, впервые совершившее преступление... освобождается от уголовной ответственности, если... полностью перечислены в соответствующий бюджет суммы неисчисленных, неудержанных или неперечисленных налогов и (или) сборов и соответствующих пеней, а также сумма штрафа...
— Уголовный кодекс Российской Федерации, ст. 199.1
Возможность легализовать отношения задним числом с помощью ст. 19.1 ТК РФ ограничена: она предусматривает признание отношений трудовыми со дня фактического допуска, если ранее был заключен гражданско-правовой договор, но в вашей ситуации договоров вообще не было. Поэтому вам следует признать фактические трудовые отношения, оформить договоры с даты начала работы, а не с текущей даты, и подать корректирующую (уточненную) отчетность, а не нулевую. Ответ на запрос налоговой должен содержать достоверные сведения, с указанием всех работников, фактически выполнявших обязанности в 2025 году, даже если вы только сейчас оформляете документы.
Если отношения, связанные с использованием личного труда, возникли на основании гражданско-правового договора, но впоследствии в порядке, установленном частями первой - третьей настоящей статьи, были признаны трудовыми отношениями, такие трудовые отношения между работником и работодателем считаются возникшими со дня фактического допущения физического лица, являющегося исполнителем по указанному договору, к исполнению предусмотренных указанным договором обязанностей.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 19.1
Также напомню, что ст. 15 ТК РФ запрещает подменять трудовые отношения гражданско-правовыми договорами, если фактически осуществляется трудовая функция. В вашем случае, если вы попытаетесь заключить с сотрудниками договоры ГПХ вместо трудовых, это также будет нарушением, так как работа на ПВЗ по графику и под контролем работодателя — это именно трудовые отношения.
Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции... Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается.
— Трудовой кодекс Российской Федерации, ст. 15
