Раздел наследства отца: две квартиры в разных городах, недееспособная наследница в интернате, долги по коммуналке, обмен долями между наследниками

Допустим ли раздел (обмен долями) по соглашению наследников с отступлением от причитающихся долей

Статья 1165. Раздел наследства по соглашению между наследниками 1. Наследственное имущество, которое находится в общей долевой собственности двух или нескольких наследников, может быть разделено по соглашению между ними. К соглашению о разделе наследства применяются правила настоящего Кодекса о форме сделок и форме договоров. 2. Соглашение о разделе наследства, в состав которого входит недвижимое имущество, в том числе соглашение о выделении из наследства доли одного или нескольких наследников, может быть заключено наследниками после выдачи им свидетельства о праве на наследство. Государственная регистрация прав наследников на недвижимое имущество, в отношении которого заключено соглашение о разделе наследства, осуществляется на основании соглашения о разделе наследства и ранее выданного свидетельства о праве на наследство, а в случае, когда государственная регистрация прав наследников на недвижимое имущество была осуществлена до заключения ими соглашения о разделе наследства, на основании соглашения о разделе наследства. 3. Несоответствие раздела наследства, осуществленного наследниками в заключенном ими соглашении, причитающимся наследникам долям, указанным в свидетельстве о праве на наследство, не может повлечь за собой отказ в государственной регистрации их прав на недвижимое имущество, полученное в результате раздела наследства.
— ст. 1165 ГК РФ

Это базовая норма: имущество, поступившее в общую долевую собственность наследников, может быть разделено по соглашению между ними. Соглашение о разделе недвижимости заключается после получения свидетельства о праве на наследство — значит, пока свидетельства не выданы, предлагаемую схему («отдать 2/9 в Усинске — взамен 1/9 в Азове») на бумаге оформить нельзя; сначала нотариус выдаёт свидетельства (всем трём наследникам, включая представителя недееспособной), а уже затем подписывается соглашение.

Раздел наследственного имущества, поступившего в долевую собственность наследников, производится: в течение трех лет со дня открытия наследства по правилам статей 1165–1170 ГК РФ (часть вторая статьи 1164 ГК РФ), а по прошествии этого срока – по правилам статей 252, 1165, 1167 ГК РФ. Запрещается заключение соглашения о разделе наследства, в состав которого входит недвижимое имущество, до получения соответствующими наследниками свидетельства о праве на наследство.
— п. 51 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 № 9

Пленум подтверждает и сроковую развилку: пока не истекли три года со дня открытия наследства, раздел идёт по специальным правилам ст. 1165–1170 ГК РФ, а позднее — по общим правилам ст. 252, 1165, 1167 ГК РФ. Прямой запрет — соглашение о разделе до выдачи свидетельства о праве на наследство. Поэтому для вас критично, какой срок прошёл со дня смерти отца.

1. При заключении наследниками соглашений, мировых соглашений о разделе наследственного имущества следует иметь в виду, что наследники осуществляют принадлежащие им гражданские права по своему усмотрению, поэтому раздел наследства может быть произведен ими и не в соответствии с причитающимися им размерами долей. Соглашение о разделе наследства, совершенное с целью прикрыть другую сделку с наследственным имуществом (например, о выплате наследнику денежной суммы или передаче имущества, не входящего в состав наследства, взамен отказа от прав на наследственное имущество), ничтожно. Передача всего наследственного имущества одному из наследников с условием предоставления им остальным наследникам компенсации может считаться разделом наследства только в случаях осуществления преимущественного права, предусмотренного статьями 1168 и 1169 ГК РФ.
   — п. 55 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 № 9

Здесь ключевое для задуманной вами конструкции: раздел может быть произведён и не в соответствии с причитающимися долями — то есть дочь от второго брака (вы) и жена вправе передать свои 2/9 в Усинске представителю недееспособной сестры, получив взамен её 1/9 в Азове, и «зачесть» разницу в стоимости. Но Пленум делает важную оговорку: если такое соглашение прикрывает иную сделку (выплату денежной суммы или передачу имущества, не входящего в состав наследства, взамен отказа от наследственных прав), оно ничтожно, а передача всего имущества одному наследнику с компенсацией остальным признаётся разделом только в рамках преимущественного права (ст. 1168 и 1169 ГК РФ).

Вывод: предложенный вами обмен юридически возможен, но правильная его форма — единое соглашение о разделе наследственного имущества (двух объектов), в котором прямо указывается натуральная передача долей в Усинске и Азове с денежной доплатой (компенсацией) за разницу в стоимости, а не отдельно «дарение/мена + расписка о возмещении разницы». Дарением это оформлять нельзя — п. 2 ст. 37 ГК РФ прямо запрещает опекуну без предварительного разрешения органа опеки совершать сделки дарения имущества подопечного (см. блок 2). И обязательным условием является наличие выданных свидетельств о праве на наследство.

Участие недееспособного наследника: полномочия интерната и разрешение органа опеки

1. Опекуны или попечители не назначаются недееспособным или не полностью дееспособным лицам, помещенным под надзор в образовательные организации, медицинские организации, организации, оказывающие социальные услуги, или иные организации, в том числе для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей. Исполнение обязанностей опекунов или попечителей возлагается на указанные организации.
   — ч. 5 ст. 11 ФЗ «Об опеке и попечительстве»

Это исчерпывающая норма о том, кто действует за вашу сестру: поскольку она помещена под надзор в психоневрологический интернат (организацию, оказывающую социальные услуги), опекун ей не назначается — исполнение обязанностей опекуна возлагается на сам интернат. Поэтому в сделке от её имени будет действовать интернат как законный представитель; орган опеки — не сторона, но контролирующий орган.

Статья 1167. Охрана законных интересов несовершеннолетних, недееспособных и ограниченно дееспособных граждан при разделе наследства При наличии среди наследников несовершеннолетних, недееспособных или ограниченно дееспособных граждан раздел наследства осуществляется с соблюдением правил статьи 37 настоящего Кодекса. В целях охраны законных интересов указанных наследников о составлении соглашения о разделе наследства (статья 1165) и о рассмотрении в суде дела о разделе наследства должен быть уведомлен орган опеки и попечительства.
— ст. 1167 ГК РФ

ГК РФ прямо предусматривает вашу ситуацию: при наличии среди наследников недееспособного раздел наследства осуществляется с соблюдением правил ст. 37 ГК РФ, и о составлении соглашения о разделе должен быть уведомлён орган опеки и попечительства. То есть «без органа опеки ничего не оформят» — верно по существу: либо орган опеки даёт предварительное разрешение интернату на подписание соглашения, либо сделка не состоится.

1. Опекун не вправе без предварительного разрешения органа опеки и попечительства совершать, а попечитель - давать согласие на совершение сделок по отчуждению, в том числе обмену или дарению имущества подопечного, сдаче его внаем (в аренду), в безвозмездное пользование или в залог, сделок, влекущих отказ от принадлежащих подопечному прав, раздел его имущества или выдел из него долей, а также любых других действий, влекущих уменьшение имущества подопечного.
   — п. 2 ст. 37 ГК РФ

Пункт 2 ст. 37 ГК РФ называет прямо и обмен, и дарение, и раздел имущества подопечного или выдел из него долей, и любые действия, влекущие уменьшение имущества подопечного. Формулировка «влекущих уменьшение имущества» имеет для вас решающее значение: орган опеки должен быть уверен, что сестра не теряет, а приобретает.

Статья 20. Особенности распоряжения недвижимым имуществом, принадлежащим подопечному 1. Недвижимое имущество, принадлежащее подопечному, не подлежит отчуждению, за исключением: 1) принудительного обращения взыскания по основаниям и в порядке, которые установлены федеральным законом, в том числе при обращении взыскания на предмет залога; 2) отчуждения по договору ренты, если такой договор совершается к выгоде подопечного; 3) отчуждения по договору мены, если такой договор совершается к выгоде подопечного; 4) отчуждения жилого помещения, принадлежащего подопечному, при перемене места жительства подопечного; (В редакции Федерального закона от 05.05.2014 № 118-ФЗ) 5) отчуждения недвижимого имущества в исключительных случаях (необходимость оплаты дорогостоящего лечения и другое), если этого требуют интересы подопечного. 2. Для заключения в соответствии с частью 1 настоящей статьи сделок, направленных на отчуждение недвижимого имущества, принадлежащего подопечному, требуется предварительное разрешение органа опеки и попечительства, выданное в соответствии со статьей 21
— ст. 20 ФЗ «Об опеке и попечительстве»

ФЗ «Об опеке и попечительстве» уточняет пределы: недвижимость подопечного отчуждается только в исключительных случаях, но среди разрешённых исключений прямо названо отчуждение по договору мены, если такой договор совершается к выгоде подопечного. Это и есть та юридическая «полка», на которую следует поставить вашу схему: она допустима тогда и только тогда, когда экономически очевидно, что сестра получает больше, чем отдаёт.

1. Опекун без предварительного разрешения органа опеки и попечительства не вправе совершать, а попечитель не вправе давать согласие на совершение сделок по сдаче имущества подопечного внаем, в аренду, в безвозмездное пользование или в залог, по отчуждению имущества подопечного (в том числе по обмену или дарению), совершение сделок, влекущих за собой отказ от принадлежащих подопечному прав, раздел его имущества или выдел из него долей, и на совершение любых других сделок, влекущих за собой уменьшение стоимости имущества подопечного.
   — ч. 1 ст. 21 ФЗ «Об опеке и попечительстве»

Норма очерчивает границы: интернат как опекун без предварительного разрешения органа опеки не вправе подписывать соглашение, влекущее раздел имущества подопечного или уменьшение его стоимости. Значит, порядок действий — сначала заявление в орган опеки и получение письменного разрешения.

1. Предварительное разрешение органа опеки и попечительства, предусмотренное частями 1 и 2 настоящей статьи, или отказ в выдаче такого разрешения должны быть предоставлены опекуну или попечителю в письменной форме не позднее чем через пятнадцать дней с даты подачи заявления о предоставлении такого разрешения. Отказ органа опеки и попечительства в выдаче такого разрешения должен быть мотивирован. Предварительное разрешение, выданное органом опеки и попечительства, или отказ в выдаче такого разрешения могут быть оспорены в судебном порядке опекуном или попечителем, иными заинтересованными лицами, а также прокурором.
   — ч. 3 ст. 21 ФЗ «Об опеке и попечительстве»

Процедурные гарантии: разрешение или мотивированный отказ выдаются в письменной форме не позднее 15 дней с даты подачи заявления; отказ можно оспорить в суде (вами как заинтересованным лицом или прокурором). Этот же срок — инструмент контроля: если орган опеки «тянет», бездействие обжалуется в порядке КАС РФ.

1. При обнаружении факта заключения договора от имени подопечного без предварительного разрешения органа опеки и попечительства последний обязан незамедлительно обратиться от имени подопечного в суд с требованием о расторжении такого договора в соответствии с гражданским законодательством, за исключением случая, если такой договор заключен к выгоде подопечного. При расторжении такого договора имущество, принадлежавшее подопечному, подлежит возврату, а убытки, причиненные сторонам договора, подлежат возмещению опекуном или попечителем в размере и в порядке, которые установлены гражданским законодательством.
   — ч. 4 ст. 21 ФЗ «Об опеке и попечительстве»

Если соглашение подписать без разрешения, орган опеки обязан обратиться в суд о расторжении договора, имущество подопечного возвращается, а убытки сторон возмещает опекун. Это прямой риск и для вас как приобретателя доли: сделка «развалится», а задаток/расчёты придётся возвращать.

Вывод: за сестру действует интернат как законный представитель; для подписания соглашения о разделе (обмене долями с доплатой) необходимо предварительное письменное разрешение органа опеки и попечительства (ответ — в течение 15 дней, отказ оспорим в суде). Соглашение должно быть сконструировано как мена/раздел к выгоде подопечной — с подтверждением рыночными отчётами, что 1/9 в дорогом Азове плюс погашенные долги больше, чем 2/9 в дешёвом Усинске. Без разрешения органа опеки нотариус и Росреестр такую сделку не оформят.

Долги по коммунальным услугам: кто и в каком объёме платит

1. Наследники, принявшие наследство, отвечают по долгам наследодателя солидарно (статья 323). Каждый из наследников отвечает по долгам наследодателя в пределах стоимости перешедшего к нему наследственного имущества.
   — п. 1 ст. 1175 ГК РФ

Долг по коммунальным услугам, накопившийся до смерти отца, — это наследственный долг: наследники отвечают по нему солидарно, но каждый — в пределах стоимости перешедшего к нему имущества. Долги же, накопившиеся после открытия наследства, вы несёте уже как собственники своих долей.

Стоимость перешедшего к наследникам имущества, пределами которой ограничена их ответственность по долгам наследодателя, определяется его рыночной стоимостью на время открытия наследства вне зависимости от ее последующего изменения ко времени рассмотрения дела судом.
— п. 61 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 № 9

Предел вашей ответственности считается по рыночной стоимости наследственного имущества на дату открытия наследства, а не по последующей конъюнктуре. Для вас это означает: расчёт «кто сколько должен» по квитанциям с 2022 года нужно разделить по дате — до смерти отца (включается в наследственную массу) и после (бремя собственника).

Статья 210. Бремя содержания имущества Собственник несет бремя содержания принадлежащего ему имущества, если иное не предусмотрено законом или договором.
— п. 1 ст. 210 ГК РФ

1. Обязанность по внесению платы за жилое помещение и коммунальные услуги возникает у: 1) нанимателя жилого помещения по договору социального найма с момента заключения такого договора; 1 1 ) нанимателя жилого помещения по договору найма жилого помещения жилищного фонда социального использования с момента заключения данного договора; (Дополнение пунктом - Федеральный закон от 21.07.2014 № 217-ФЗ) 2) арендатора жилого помещения государственного или муниципального жилищного фонда с момента заключения соответствующего договора аренды; 3) нанимателя жилого помещения по договору найма жилого помещения государственного или муниципального жилищного фонда с момента заключения такого договора; 4) члена жилищного кооператива с момента предоставления жилого помещения жилищным кооперативом; 5) собственника помещения с момента возникновения права собственности на такое помещение
   — п. 1, подп. 5 п. 2 ст. 153 ЖК РФ

1. Собственник помещения в многоквартирном доме обязан нести расходы на содержание принадлежащего ему помещения, а также участвовать в расходах на содержание общего имущества в многоквартирном доме соразмерно своей доле в праве общей собственности на это имущество путем внесения платы за содержание жилого помещения, взносов на капитальный ремонт.
   — ч. 1 ст. 158 ЖК РФ

Бремя содержания имущества лежит на собственнике, а обязанность по внесению платы возникает у собственника с момента возникновения права собственности. С даты открытия наследства вы, ваша мать и сестра стали сособственниками долей, поэтому «накопившиеся с 2022 года 150–200 тысяч» распределяются по долям (2/9 · 2/9 · 1/9) и на доли, которые принадлежат бывшей жене и дочери (2/3 в Усинске, 2/3 в Азове) — на них наследники-должники не отвечают. Погашение долгов «за обе квартиры», которое вы планируете, — это не подарок: эти суммы можно зачесть в цену долей по соглашению.

1. Общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого в соответствии со статьей 200 настоящего Кодекса.
   — п. 1 ст. 196 ГК РФ

Исковая давность по требованиям об оплате коммунальных услуг — три года по каждому периоду. Требования по «просроченным» квитанциям старше трёх лет защищаются возражением о пропуске срока; пени и долговая нагрузка требуют проверки, в том числе через закрытые исполнительные производства.

1. Арест имущества должника включает запрет распоряжаться имуществом, а при необходимости - ограничение права пользования имуществом или изъятие имущества. Вид, объем и срок ограничения права пользования имуществом определяются судебным приставом-исполнителем в каждом случае с учетом свойств имущества, его значимости для собственника или владельца, характера использования, о чем судебный пристав-исполнитель делает отметку в постановлении о наложении ареста
   — ч. 4 ст. 80 ФЗ № 229-ФЗ

Запрет (арест) на регистрационные действия в Азове означает запрет распоряжаться этим имуществом до снятия обременения. Пока арест не снят, вы не сможете ни передать, ни получить долю в Азове по соглашению о разделе — это препятствие для всей схемы, которое нужно снимать досудебно/судебно.

Вывод: по квитанциям вы платите пропорционально долям (2/9 · 2/9 · 1/9), при этом долг, возникший при жизни отца, вы и сестра несёте солидарно в пределах стоимости наследственного имущества, а по «свежим» периодам — как собственники; задачей «погасить всё за обе квартиры» вы увеличиваете вклад и вправе требовать его зачёта в стоимость приобретаемых долей. По квартире в Азове сначала снимается запрет на регистрационные действия, иначе раздел и регистрация невозможны; по просроченным периодам заявляется давность (3 года).

Как учесть разницу в стоимости квартир: доплата и судебный путь при отказе

1. Несоразмерность имущества, выделяемого в натуре участнику долевой собственности на основании настоящей статьи, его доле в праве собственности устраняется выплатой соответствующей денежной суммы или иной компенсацией.
   — п. 4 ст. 252 ГК РФ

Норма даёт основание для доплаты: если доли распределяются несоразмерно их стоимости, несоразмерность устраняется выплатой соответствующей денежной суммы или иной компенсацией. Именно на это вы опираетесь, предлагая сестре вместо 2/9 в дешёвом Усинске получить 1/9 в дорогом Азове с доплатой или, наоборот, выплатить ей разницу. Компенсация вместо выдела доли в натуре допускается с её согласия (то есть с согласия органа опеки/интерната как её представителя), а принудительно суд может обязать только при незначительности доли и отсутствии существенного интереса.

1. Правила настоящей статьи применяются также при отчуждении доли по договору мены.
   — п. 5 ст. 250 ГК РФ

Правило о преимущественном праве покупки применяется и при отчуждении доли по договору мены. Это значит, что при обмене долями между вами и сестрой (в Азове/Усинске) необходимо учесть права других сособственников — бывшей жены (2/3 в Усинске) и второй жены (2/3 в Азове). Наиболее безопасная конструкция — не мена, а единое соглашение о разделе наследства (блок 1), которое не является возмездным отчуждением доли посторонним лицам, но и в нём распределение долей с доплатой должно быть оформлено прозрачно.

Вывод: разница в стоимости компенсируется денежной доплатой (ст. 252 ГК РФ), при этом сделка с сестрой — только с согласия её представителя и органа опеки, а при отказе органа опеки или интерната от сделки раздел идёт в судебном порядке (иск о разделе наследства / об изменении долей с компенсацией) с обязательным уведомлением органа опеки (ст. 1167 ГК РФ) и, в интересах сестры, с назначением отчёта об оценке обеих квартир. Судебный раздел — реальный выход, если договориться не удастся, но он затягивается и потребует оценочных экспертиз.

Документы, форма сделки и порядок исполнения (регистрация в Росреестре)

Свидетельство о праве на наследство — обязательный «входной» документ: соглашение о разделе наследства, в состав которого входит недвижимое имущество, заключается только после его выдачи (ст. 1165 ГК РФ, п. 2; п. 51 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 № 9). Практически это означает: сначала нотариус оформляет свидетельства на 1/3 в каждой квартире на трёх наследников, затем подписывается соглашение, и уже на его основании вместе со свидетельством регистрируются права в Росреестре.

К соглашению о разделе применяются правила ГК РФ о форме сделок и форме договоров (п. 1 ст. 1165 ГК РФ) — для отчуждения долей в недвижимости требуется письменная форма, а переход права регистрируется (ст. 131, 551 ГК РФ). Для органа опеки готовится пакет: заявление опекуна (интерната), проект соглашения, отчёты об оценке обеих квартир, документы о долгах и расчётах, выписки ЕГРН, подтверждение прав сестры, — и по ч. 3 ст. 21 ФЗ «Об опеке и попечительстве» разрешение или мотивированный отказ выдаётся в письменной форме в течение 15 дней.

По квартире в Азове до подачи документов снимается запрет на регистрационные действия: арест включает запрет распоряжаться имуществом (ч. 4 ст. 80 ФЗ № 229-ФЗ) и препятствует регистрации соглашения.

Вывод: последовательность действий — (1) получить свидетельства о праве на наследство; (2) снять запрет на регистрационные действия по Азову; (3) собрать пакет и получить предварительное разрешение органа опеки (15 дней, отказ — в суд); (4) подписать нотариально удостоверенное соглашение о разделе с денежной доплатой за разницу стоимости; (5) зарегистрировать права в Росреестре и закрыть вопросы по долгам (зачёт погашенных сумм в цену). Судебный спор (раздел наследства с обязательным уведомлением органа опеки — ст. 1167 ГК РФ) остаётся запасным вариантом, если соглашение не удаётся.

Сроки по коммунальным долгам и форма/регистрация сделки: уточнения

К срокам исковой давности по требованиям кредиторов наследодателя правила о перерыве, приостановлении и восстановлении исковой давности не применяются
— п. 59 Постановления Пленума ВС РФ от 29.05.2012 № 9

Это уточнение к блоку 3: по долгам, которые являются именно долгами наследодателя (возникли до его смерти), срок исковой давности не прерывается, не приостанавливается и не восстанавливается — то есть кредитор (ресурсоснабжающая организация) ограничен жёстким трёхлетним сроком по каждому периоду без «продлевающих» механизмов. По просроченным платежам старше трёх лет вы вправе заявить о пропуске срока, и эти суммы (с пенями) с наследников взыскать нельзя. По «свежим» периодам, когда вы уже стали собственниками, действуют общие правила ст. 196–200 ГК РФ.

при государственной регистрации права на объект недвижимости, возникшего на основании нотариально удостоверенной сделки, в результате которой образованы новый объект недвижимости либо несколько новых объектов недвижимости
— ч. 1 ст. 15 ФЗ «О государственной регистрации недвижимости»

Форма исполнения: соглашение о разделе наследства с недвижимостью подлежит нотариальному удостоверению (ст. 1165 ГК РФ через общие правила о форме сделок), и только на его основании, вместе со свидетельством о праве на наследство, Росреестр регистрирует переход прав. Участие опекуна (интерната) и наличие предварительного разрешения органа опеки — обязательны (блок 2); без них нотариус и регистратор сделку не оформят.

Статья 77. Обращение взыскания на имущество должника, находящееся у третьих лиц 1. Обращение взыскания на имущество должника, находящееся у третьих лиц, производится на основании судебного акта или исполнительной надписи нотариуса в случаях, установленных настоящим Федеральным законом. (В редакции Федерального закона от 06.12.2011 № 405-ФЗ ) 2. Заявление взыскателя или судебного пристава-исполнителя об обращении взыскания на имущество должника, находящееся у третьих лиц, рассматривается судом в десятидневный срок
— ч. 1 ст. 30 ФЗ № 229-ФЗ

Практическое следствие для незакрытых исполнительных производств по ресурсоснабжающей организации: если долги уже взысканы и по ним идут производства, решить вопрос «погашением долгов за обе квартиры» можно только добровольным исполнением или согласованием с взыскателем/приставом; запрет регистрационных действий в Азове снимается через пристава (или суд, если запрет наложен судом), после чего возможна регистрация соглашения.

Вывод: сроки давности по коммунальному долгу наследодателя — жёсткие 3 года без перерыва/приостановления (для «наследственных» периодов); регистрация соглашения о разделе возможна только после снятия запрета в Азове и при наличии свидетельств + разрешения опеки; по исполнительным производствам вопрос закрывается исполнением или процессуальным снятием ареста.

Преимущественные права и трёхлетний срок: дополнение к блоку 1

К общей собственности наследников на наследственное имущество применяются положения главы 16 настоящего Кодекса об общей долевой собственности с учетом правил статей 1165 - 1170 настоящего Кодекса. Однако при разделе наследственного имущества правила статей 1168 - 1170 настоящего Кодекса применяются в течение трех лет со дня открытия наследства.
— ст. 1164 ГК РФ, п. 3

Уточняет темпоральную развилку блока 1: первые три года со дня открытия наследства действуют специальные наследственные правила разделов (включая преимущественные права ст. 1168–1170), а по их истечении раздел идёт по общим правилам о долевой собственности (глава 16, в т.ч. ст. 252). Это влияет на то, на какую норму нотариус оформит соглашение и какие приоритеты будут действовать.

1. Если в состав наследства входит жилое помещение (жилой дом, квартира и тому подобное), раздел которого в натуре невозможен, при разделе наследства наследники, проживавшие в этом жилом помещении ко дню открытия наследства и не имеющие иного жилого помещения, имеют перед другими наследниками, не являющимися собственниками жилого помещения, входящего в состав наследства, преимущественное право на получение в счет их наследственных долей этого жилого помещения.
   — п. 3 ст. 1168 ГК РФ

Прямое следствие для вашей ситуации: недееспособная сестра по обеим квартирам — сособственник вместе с отцом (1/3 отца вы наследуете сообща с долями бывшей жены/второй жены). Пункт 3 ст. 1168 даёт преимущественное право на жилое помещение в счёт наследственной доли лишь тому, кто проживал в нём ко дню открытия наследства и не имеет иного жилья. Поскольку в Усинске никто не живёт, а сестра находится в интернате, это преимущественное право к спорным квартирам применимо ограниченно — что, впрочем, не мешает вам и интернату договориться о разделе добровольно (ст. 1165 ГК РФ), т.к. преимущественное право — это право, а не запрет на соглашение.

Вывод: ваша схема остаётся допустимой как добровольное соглашение о разделе (ст. 1165 ГК РФ) с доплатой за разницу стоимости, независимо от трёхлетнего срока и преимущественных прав — с обязательным разрешением органа опеки и выданными свидетельствами о праве на наследство.

Форма соглашения о разделе наследства: норма-опора

Наследственное имущество, которое находится в общей долевой собственности двух или нескольких наследников, может быть разделено по соглашению между ними. К соглашению о разделе наследства применяются правила настоящего Кодекса о форме сделок и форме договоров.
— п. 1 ст. 1165 ГК РФ

Здесь закреплено два момента: раздел производится по соглашению между наследниками, и к такому соглашению применяются общие правила ГК РФ о форме сделок и форме договоров. Для недвижимости это означает письменную форму с обязательным нотариальным удостоверением и последующей государственной регистрацией перехода прав — иначе соглашение не породит вещно-правового эффекта (перехода долей). Практическое следствие для вашего плана: обмен 2/9 в Усинске на 1/9 в Азове с доплатой оформляется одним нотариально удостоверенным соглашением о разделе, а не устной договорённостью или парой отдельных расписок.

Вывод: форма сделки — письменная, нотариально удостоверенная, с регистрацией в Росреестре; предметом одного соглашения охватываются обе квартиры и денежная доплата за разницу стоимости.